面向資產管理的高校圖書館編目外包質控研究

李煒峰 宋海艷 彭佳 張潔

作者簡介：李煒峰（1980— ），上海交通大學圖書館助理館員;宋海艷（1981— ），上海交通大學圖書館副研究館員;彭佳（1979— ），上海交通大學圖書館館員;張潔（1982— ），上海交通大學圖書館副研究館員。

摘 要：文章從編目外包對圖書資產管理的影響入手，梳理了圖書資產管理對編目外包的管理要求，以上海交通大學圖書館編目外包質控管理實踐為例，在嚴格落實資產管理要求、選擇合適的編目外包公司、注重業務溝通協調、提高管理水平等方面提出了相關建議，以期高校圖書館更好地開展圖書資產管理工作。

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2022）02-0064-05

關鍵詞：高校圖書館;編目外包;質量控制;圖書資產管理

圖書館編目外包屬于圖書館業務外包，于20世紀90年代被引入我國[1]。朱復成于2000年發表的《美國圖書館業務外包的得失及啟示》是我國最早介紹圖書館編目外包和信息外包的文章。朱復成認為，編目外包的成功與否主要取決于圖書館是否能夠做出正確規劃并簽訂合同，以及監督檢查合同的執行情況[2]。2004年，中山大學舉辦了“文獻資源建設與供需方互動研究”研討會，程煥文教授從信息技術發展壓力和工作重心轉移推動兩方面分析了圖書館采編業務外包的必要性，并結合中山大學圖書館的實踐情況，指出圖書館采編業務外包可造就雙贏局面，是圖書館不可忽視的發展趨勢[3]。另外，有研究者根據美國圖書館界多年的編目外包發展歷程提出，科學合理的編目外包是圖書館節省人力、物力、財力以及提高工作效率和服務質量的有效途徑[4]。因此，我國圖書館的編目外包得到快速發展。

1 編目外包給圖書資產管理帶來的實際影響

根據服務場所分類，編目外包通常分為駐場外包、異地外包及混合形式。編目外包的主要內容包括編目、驗收入藏、貼條形碼、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼書標等[5]。編目外包有利于圖書館節約人力成本，提高工作效率，節省工作時間[6]。但是，隨著編目外包的普遍化，因外包公司從業人員專業知識欠缺、人事變動頻繁等引起的數據質量差、后續成本增加已成為高校圖書館不可忽視的重大問題[7]。近年來，我國有關部門印發了《關于加強行政事業單位固定資產管理的通知》《教育部關于規范和加強直屬高校國有資產管理的若干意見》《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》等文件，對國有固定資產的入賬、登記、驗收、規范使用、清查盤點等工作提出了更加嚴格的管理要求。圖書文獻資源是高校圖書館國有固定資產的重要組成部分，高校圖書館應進一步根據內控制度、資產審計等要求，強化對圖書文獻資源的精細化管理。高校圖書館的編目外包質控管理情況直接影響其圖書資產管理的規范性和成效。一方面，編目外包涉及的圖書登記、驗收流程和圖書加工的規范性與圖書資產統計相關;另一方面，編目外包涉及的編目數據質量與圖書資產檢索、服務和處置管理相關。因此，在圖書資產管理方面，高校圖書館應更加重視編目外包質控管理，提高圖書資產管理的效率和水平。

2 圖書資產管理對編目外包質控管理提出的新要求

2.1 固定資產管理：驗收登記，賬卡相符

《關于加強行政事業單位固定資產管理的通知》規定，行政事業單位固定資產是行政事業單位為滿足自身開展業務活動或其他活動需要而控制的，使用年限和單位價值在規定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。高校圖書館應按規定登記固定資產賬簿，定期與固定資產卡片進行核對，確保賬卡相符，在固定資產卡上載明固定資產的基本信息、財務信息及使用信息，并隨資產全生命周期管理動態更新。《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》規定，高校應當建立健全國有資產購置、驗收、入賬、保管、領用、維護等相互制約的管理制度，加強國有資產日常管理[8]。高校圖書館應加強對編目外包質控的過程監管，既要增強圖書驗收、登記、標記等工作的規范性，又要加大館員在驗收登記時的監管和復核力度，把好圖書資產管理的入口關。

2.2 內部控制管理：風險防控，程序合規

財政部于2012年印發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》指出，行政事業單位內部控制是指通過制定制度、實施措施和執行程序，實現對行政事業單位經濟活動風險的防范和管控[9]。行政事業單位內部控制的目標包括保證經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，以有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務效率。因此，高校圖書館應樹立編目外包風險防控意識，注重對外包人員的專業素質培養及數據質量管理，根據清單核實到館圖書的種數、冊數、價格、批次等數據，為后續的圖書資產使用、服務和處置等提供準確的信息。

2.3 資產審計管理：制度規范，資產安全

教育部于2015年印發的《教育部關于加強直屬高等學校內部審計工作的意見》要求高校應加強學校資產管理審計，規范學校資產管理，提高資產使用效益[10]。高校圖書館應重點審計資產配置、使用、處置和對外投資是否符合規定，將資產管理與預算管理、財務管理相結合，防止高校資產流失。編目外包是資產入賬的重要環節，高校圖書館應主動加強制度建設，使相關業務流程的執行規范、有效，保障資產安全。

3 上海交通大學圖書館編目外包質控管理實踐

為了解決人力減少的問題，提高圖書上架效率，上海交通大學圖書館（以下簡稱“上交大館”）于2007年開始探索和開展駐館編目外包工作，其中，外包的工作內容主要有圖書拆包、系統驗收、建立資產簿、書目數據套錄、添加單冊、系統典藏、貼標簽、貼條碼、裝磁條、蓋館藏章等，館員主要負責圖書驗收、資產簿復核和管理、書目數據校對、書目數據原編、系統典藏管理及外包現場管理等工作。隨著我國對圖書資產管理要求的精細化，上交大館根據圖書資產管理、資產審計等要求，持續完善編目外包質控管理工作。

3.1 梳理潛在風險點，建立內部控制制度

自2016年起，上交大館在學校財務處、資實處的指導下，編制了《圖書文獻資料內部控制操作規范》，內容包括內控概述、管理體制與運行機制、預算編制、招投標、采購與驗收、使用與管理、剔舊與捐贈、信息化管理、績效考評、監督與評價等。上交大館針對圖書文獻資源驗收工作，確定了內控目標，即根據清單核實到館圖書種數、冊數、價格、批次等數據，確保圖書的數量和質量符合采購要求。為了確保實現內部控制目標，上交大館梳理了兩個潛在的風險點，分別為紙質資源驗收程序不規范和紙質資源書目數據存在錯誤，并針對潛在風險采取了以下控制措施：一是建立嚴格的紙質資源交付使用驗收制度，規定由不同崗位的工作人員共同開展驗收工作，確保圖書信息登記的準確性、完整性。二是通過招標的方式確定合適的編目外包公司，定期開展編目外包人員培訓工作，并要求編目館員不斷加大對書目數據的校對質控力度，提高紙質圖書編目質量，為讀者提供良好的檢索、服務體驗。

3.2 規范業務流程，加強監督管理

3.2.1 規范業務工作流程。為了加強對編目外包工作的指導，上交大館制定并持續更新《紙質文獻資源編目總則》《中文加工與編目細則和基本流程》《外文加工與編目細則和基本流程》《標簽加裝與轉換流程》《文獻資源典藏分配方案》等工作流程規范，使編目外包工作的流程更加規范。

3.2.2 實現閉環管理。2019年，上交大館發布了《圖書資產管理辦法》，要求相關工作人員及時對采購的圖書資產進行驗收，并建立資產臺賬，已被納入圖書資產的文獻資源不得滯留賬外，由編目外包公司開展圖書拆包驗收及后續的編目、典藏、加工等具體工作。上交大館立足資產管理和風險控制要求，設計了如上頁圖1、圖2所示的《上海交通大學圖書館圖書驗收統計表》及《中外文圖書驗收（分類）統計表》，使圖書驗收及相關工作過程有據可循，實現對編目外包工作的閉環管理。

3.2.3 注重現場管理。除注重業務規范、業務監督外，上交大館還注重在編目外包現場的溝通、協調和管理。2021年，上交大館在落實內部控制管理要求的基礎上，進一步制定了《圖書編目加工工作場所管理規范》，對編目外包工作場所的工作區域劃分、消防安全、安全管理及疫情防控等事項進行了更加細化的規定，以保障編目外包工作的有序開展。

3.3 建立多層級管理團隊，加強編目數據質量管理

為了提高編目外包管理效率和管理水平，上交大館建立了多層級的管理團隊，詳見圖3。編目外包公司工作人員的具體工作包括圖書驗收、數據套錄、圖書典藏、圖書加工等，由上交大館指定編目外包公司駐館工作組長，方便及時溝通與協調編目外包具體工作。上交大館在崗位設置中明確了編目外包現場管理館員的職責，由其直接對接編目外包公司駐館工作組長，以協調編目工作安排、人員管理等事宜。對于編目外包公司駐館工作組長無法解決的事宜，由編目外包現場管理館員直接與編目外包公司負責人對接，協調并共同解決相關問題。圖書館編目校對館員負責發現編目數據存在的質量問題，并與編目外包公司駐館工作組長溝通協調，及時解決相關問題。圖書館業務部門負責人的職責是向圖書館編目外包現場管理館員傳達管理要求，并與編目外包公司負責人溝通協調編目外包相關的重大問題，以及根據編目校對館員的建議，對編目數據質量管理提出更高的管理要求。

4 面向資產管理的高校圖書館編目外包質控建議

4.1 源頭規范：嚴格落實資產管理要求

無最低使用年限、單價相對較低、數量龐大、使用人數和次數較多、容易遺失等都是圖書資產獨有的特點，有別于家具、設備等其他固定資產。因此，在實際業務工作中，高校圖書館應嚴格落實資產管理要求，規范有序地開展圖書驗收、登記與信息記錄工作，確保相關信息的完整、準確，為后續的資產統計、圖書檢索與服務、資產處置等工作提供明確的依據。

4.2 質量控制：選擇合適的編目外包公司

為了保障編目數據的質量和驗收的規范性，高校圖書館應慎重選擇合適的編目外包公司，要求編目外包公司能夠獨立開展編目外包工作，避免因圖書采購供應服務商變動造成的編目外包工作調整。高校圖書館在招標時，應綜合考慮編目外包公司的信譽、業務經歷和工作人員的業務能力，并要求工作人員具有CALIS編目相關資質及一定的服務經驗和學習能力。同時，為了保障編目數據質量的穩定性，高校圖書館應通過協商或簽訂合同的方式，避免因外包工作人員頻繁變動造成的編目數據質量下降等問題。

4.3 效能提升：注重業務溝通協調

外包服務過程的協調管理是高校圖書館編目外包質控管理的關鍵環節，高校圖書館應與編目外包公司保持緊密的溝通和協調關系[11]。一方面，高校圖書館可以合同的形式與外包公司約定服務規則和規范，建立業務溝通協調機制，使編目外包公司能夠明確相關工作職責;另一方面，高校圖書館可要求編目外包公司加快服務反饋和響應速度，及時解決服務過程中出現的問題和矛盾，提升圖書編目工作質量。

4.4 系統保障：提高管理水平

高校圖書館必須建立健全用人機制及質量控制機制，保持編目工作隊伍的穩定，要求編目外包公司加大對外包數據的審校及維護力度[12]。高校圖書館應不斷優化編目外包工作細則、提升編目外包數據質量，以外包自評、館員評價、業務部門評價及用戶評價等方式，定期開展編目外包服務成效評估工作，及時解決編目外包中存在的問題，持續創新編目外包管理方式，提高管理水平，使圖書編目工作更加高效、有序。

5 結語

經過多年的發展，編目外包已成為高校圖書館提高服務效率、減輕館員壓力、減少圖書積壓的主要手段。但是，相關實踐證明，編目外包加重了高校圖書館的監管負擔，增加了其風險防控對象[13]。為了更加有效、規范地落實圖書資產管理要求，高校圖書館必須始終把編目外包質控管理放在首位，不斷加強編目外包管理制度建設，持續、健康地開展圖書編目工作。

參考文獻：

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[4] 曹秋霞，陳如好.美國圖書館編目業務外包的經驗及啟示[J].圖書館學研究，2009（5）：56-59.

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[6] 張彩霞.我國高校圖書館編目業務外包初探[J].圖書館理論與實踐，2012（10）：78-79，82.

[7] 陳梅，宋彪，王瑾，等.高校圖書館編目業務外包研究：以南京林業大學圖書館為例[J].圖書館學刊，2017（9）：55-58.

[8] 中華人民共和國教育部.教育部關于印發《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》的通知[EB/OL].[2021-12-08].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A05/s7052/201212/t20121217_181258.html.

[9] 宋海艷，李芳，彭佳.高校圖書館文獻資源內部控制框架體系構建與實施[J].圖書情報工作，2019（18）：22-29.

[10] 中華人民共和國教育部.教育部關于加強直屬高等學校內部審計工作的意見[EB/OL].[2021-12-08].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A05/s7501/201502/t20150226_189348.html.

[11] 趙晨潔，吳麗春，梁芳.基于TQM的高校圖書館編目外包質量管理模式研究：以南京航空航天大學圖書館為例[J].圖書館學研究，2014（3）：42-45.

[12] 張艷.高校圖書館編目外包的管理與實踐：以湖北大學圖書館為例[J].圖書館學刊，2013（1）：24-27.

[13] 游曉丹.公共圖書館采編業務外包質量控制研究[J].河南圖書館學刊，2020（2）：10-12.

（編校：馮耕）

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