數字經濟時代企業電子發票應用與風險防范的研究

魏蕾 中國電子科技集團公司第三研究所

一、引言

隨著市場經濟的不斷深入，市場整體規模不斷擴大，人工智能、5G系統、云計算等數字經濟蓬勃發展。為推動其與實體經濟行業的深度融合，2015年11月26日，國家稅務總局出臺了《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》，這一公告的發布是我國發票電子化改革邁出的重要一步。2017年3月，國家稅務總局發布了《關于進一步做好增值稅電子普通發票推行工作的指導意見》，深度普及和推廣了電子發票在實踐中的應用，更好地配合了我國營改增重大稅收制度改革。

二、電子發票的內涵及發展趨勢

發票是指在相關經濟業務發生的這個過程中能夠記載業務收付實際金額的一種憑證，也是會計核算工作和稅收征管稽查的重要依據。電子發票本質上也是一種收付款憑證，是以電子方式開具、收取、存儲并通過網絡傳遞的收付憑證。“電子發票”從名稱上可拆分為“電子”和“發票”，可通俗地理解為以“電子形式存在的發票”。相比傳統紙質發票，電子發票運用了網絡信息技術手段，其成本較低、方便快捷、遠程交付便利，具有顯著的社會效益。不遠的將來，電子發票取代紙質發票終將成為必然趨勢。而伴隨著電子發票的推廣和應用，其在有效簡化稅收流程，節約稅收成本，為智能化、數字化發展提供重大助力的同時，由于其可復印性，可跨地域開具，可集中批量開具（如網約車）等新的特點也給企業帶來了新的內部控制難題。

三、現階段電子發票在企業會計核算應用中存在的風險

（一）真實性和唯一性存疑，制造了舞弊的機會

當前電子發票已在各行各業廣泛推廣，企業財務人員接觸到的發票類型有：餐飲費、會議費、快遞費、運輸費、交通費（網約車）、電商購物等，基本上涵蓋了納入電子發票范圍內的絕大多數發票類型。但是，很多企業報銷電子發票時仍然需要打印成紙質發票，而紙質發票只是承載發票信息的媒介，不具備物理防偽功能。比如現在各類修圖軟件工具很發達，能夠對PDF格式文件進行修改的工具也比較多，且易于學習、便于操作。這樣難免就會有人利用這種漏洞，通過專業工具對發票信息進行偽造和篡改，從而滋生舞弊，導致會計信息失真，虛假入賬。另外，電子發票下載后可多次打印、復印，使得財務人員無法分辨和識別之前是否報銷，從而又會產生重復報銷的問題。為了“查重”，財務人員采取了很多辦法，比如將發票代碼、發票號碼、銷售方名稱、金額等字段信息錄入表格，建立臺賬。但類似這種人工排查手段，自動化程度低下，給一些營運資金巨大、崗位人員編制不足的企業集團帶來了很大挑戰，其效率和準確度遠不能滿足企業的發展需求，且存在潛在的成本控制、稅務稽查、紀檢審查等風險。

（二）電子發票以打印件入賬存檔，有悖電子發票的本質，無法助力實現“碳中和”目標

從目前電子發票推廣運用情況來看，以打印件入賬很普遍，企業仍然承擔著印刷成本、打印成本、郵寄成本、保存成本以及人力成本等，沒有獲得預期的紅利，更沒有很好的保護環境，節約資源。電子發票本是“互聯網+ 稅務”背景下出現的新生事物，很大程度上卻退回到了手工記賬的老路。其開票環節高效、環保，報銷環節卻低效、浪費。這有悖于電子發票的本質，偏離了數字經濟時代的發展軌跡，更沒能做到節能減排，助力社會低碳發展，不利于實現“碳中和”目標。

（三）會計核算系統不能對電子專用票進行自動接收、識別和認證

2020年12月，國家稅務總局發布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》，要求自12月21日起全國新增11個地區的新辦納稅人實行增值稅專用發票電子化。2021年1月21日起，專票電子化范圍繼續擴大至25省市，發票電子化改革持續深入推進。

然而，當前會計核算系統還不能對電子專用票進行自動接收、識別和認證，企業也沒有及時給員工組織相應的財稅培訓。他們作為業務經辦人，沒有基本的財稅知識，在收到一張增值稅電子專用發票時，不知道與電子普通發票的區別，打印完電子增值稅專用發票后，同其他票據一起附在報銷單后面，全程對財務人員沒有任何提示。而財務人員在面對海量的發票報銷單據時，因審核要素較多，比如票據內容的規范性、準確性，經費使用的合規性，業務背景的真實性，內部流程的完整性，很有可能疏忽了票據中的增值稅電子專用發票，錯過了進項稅的認證抵扣，造成稅金的損失。

四、對電子發票應用中的風險思考與探析

（一）提升信息化技術手段，完善報銷流程

為了確保電子發票的唯一性，可以引入信息技術工具“查重”。當前電子發票全國樣式統一，且運用了二維碼防偽技術，一票一碼。對此，企業可以配置掃描槍等信息技術工具，通過掃描二維碼，將發票信息存儲到電子數據庫中。這相比于手工登記和維護，有效提升了操作的準確性和效率。

為確保電子發票入賬的真實性，企業可要求經辦人在驗證發票真偽的同時，提供進一步的支撐材料。比如，報銷餐飲電子發票須提供招待人員名單及菜單；會議費電子發票須提供會議通知及簽到表；快遞費運費電子發票須提供運單；電子網購發票須提供銷貨明細；滴滴打車、代駕等網約車電子發票須提供行程單。但這種方式有利有弊，有利的是在一定程度上保障了發票入賬的真實性，弊端是打印電子發票及各類證明材料、支撐材料耗費了員工大量的時間，加重了企業的成本。根據會計法對于以電子形式儲存的會計檔案有效性的認可，企業可建立單獨的附件存儲數據庫，按照電子檔案的存儲要求進行保管、備查。這樣不僅可以減輕企業的成本，同時還能節約員工整理、打印各種證明材料、支撐材料所耗用的時間。

（二）引用區塊鏈前沿技術，推動未來電子發票系統、增值稅專用發票認證系統與企業ERP系統協同對接，真正實現電子發票無紙化流轉

區塊鏈是當前顛覆性的互聯網技術之一，它是利用塊鏈式數據結構來驗證與存儲數據，利用分布式節點共識算法來生成和更新數字，運用多種密碼學原理進行數據加密及隱私保護。區塊鏈技術的特點是去中心化、不可篡改與可追溯、安全透明、智能合約。

區塊鏈可以連接以及實現信息的交換，通常不需要借助第三方中心機構，通過共識機制實現節點間的相互信任。相關信息一旦上鏈，則永久存儲，不可修改，這使得鏈上信息具有不可篡改的優勢。同時鏈式存儲結構使得信息溯源非常方便，區塊鏈上任意一條記錄都可以通過鏈式結構追根溯源。鏈上節點根據授權還可以查閱鏈上交易信息，而非對稱加密技術又使得數據安全得到了保障，交易信息只有在經過信息所有者授權后才能被其他節點訪問，在保障數據安全的前提下實現公開透明。智能合約是預先以代碼方式寫入區塊鏈網絡，在相關條件得到滿足時自動執行合約，是實現自動化的工具，其實質是通過技術方式實現契約原則，最終實現互信。

將區塊鏈技術應用到電子發票管理上，其鏈式結構有利于完善發票鏈條，將每一張發票所涵蓋的信息作為一個區塊的交易信息連接起來，中間任何一個環節發生類似信息篡改時，都會使整個區塊鏈產生異常，引起監督者的察覺，從而能夠在很大程度上保證了電子發票的真實性和唯一性。鑒于此，引用區塊鏈技術勢必可推動電子發票系統、增值稅專用發票認證系統與企業ERP系統協同對接。當前這幾個系統是分屬于稅務局和企業端的獨立系統，擁有獨自的數據運行邏輯，如果能夠在區塊鏈技術的推動下實現協同對接，就好比打通了電子發票的任督二脈，形成了從電子發票的接收、審核、認證、抵扣、核算、記賬，到歸檔、保存、調閱一體化財稅全流程，真正實現“交易數據即發票”，使電子發票無紙化流轉，為企業降本增效，更為稅務部門提高監管力度。雖然目前在實踐中系統對接還存在著諸多困難，但隨著電子發票的逐步推行，電子發票系統、增值稅專用發票認證系統與企業ERP系統的對接一定是未來宏觀層面財稅發展的大趨勢。

（三）推動發票電子化管理流程，實現會計檔案數字化管理

由于電子發票是新生事物，在實踐中還存在許多問題和難點，因此紙質發票與電子發票并存的局面預計還要維持較長時間。2015年國家稅務總局出臺了《會計檔案管理辦法》，將會計檔案的范圍擴展至電子檔案，在此背景下，企業應順應政策方向，結合管理訴求，逐步推動發票電子化管理流程，盡快構建電子會計檔案管理系統。

電子會計檔案系統是運用圖像識別、影像傳輸等新技術，對電子會計憑證及相關原始單據的獲取、入賬、歸檔、保管的全過程實施數字化和網絡化管理。當前如何進一步優化電子會計檔案系統，保障檔案信息安全性、真實性和有效性，是應重視和亟待解決的問題。例如對財務系統與電子檔案系統之間數據傳輸可以引入第三方電子認證，由相關權威機構提供數字證書作為會計檔案證據固化手段，同時采用電子簽名、簽字簽章、時間戳等技術有效避免電子會計檔案信息遭到偽造、篡改。

另外，在當前紙質發票與電子發票并存的過渡期，實物票據的影像文件還不能取代實物票據作為原始憑證的存在，那么其歸檔后應與電子會計檔案建立檢索對照，比如設置目錄查詢、關鍵字檢索、綜合查詢、模糊檢索等多種檢索方式，以此降低信息查閱的成本，提高查詢調閱效率，滿足單位內外各種需求，優化財務管理流程。

總之，建立健全發票電子化管理是對國家發票電子化改革的積極響應，是探索電子發票內控管理的重要舉措，是為電子發票內控管理工作的深入推進提供重要支撐，為企業財稅管理向智能化、數字化方向轉型提供支持。

（四）保障電子發票的數據安全，為企業財務數字化轉型保駕護航

電子發票有其重要的數據價值，是企業數據資產的一部分，對業務發展和經營決策都有著深遠的影響，故財務數據的信息安全問題至關重要。實際應用中電子發票的開具、交付、傳輸、存儲等功能的實現都依賴操作系統和網絡安全，如果出現網絡故障、癱瘓，或者被惡意破壞攻擊，會造成數據丟失、信息泄露，給企業帶來重大經濟損失。因此，電子發票信息系統在數據庫、網絡環境的選擇上務必力求安全、穩定、可靠。企業須加強網絡安全預警和管理力度，以防止黑客攻擊、網絡監聽、數據篡改等不法行為的發生。同時數據備份中心后臺運行須能隨時進入應急狀態，做到即使數據受到破壞也能很快修復。為此，企業可以與專業運營商相互合作，加強后臺的運維，構建穩定的網絡環境，保證操作系統安全有序的運行，對電子發票數據信息進行全面保護。

（五）建立個人信用考評體系，加強企業內部審計

對于抑制舞弊的發生，可以建立健全個人信用考評體系。誠然，企業應堅持以人為本的治理理念，用激勵、啟發、感召的方法調動員工積極性，提高員工忠誠度，但始終應將職業操守和道德價值觀置于員工考評的首位。另外，企業還應加強內部審計，財務人員在無法判斷是否存在舞弊的狀況時，應第一時間匯報給內審部門，由內審部門從專業角度來調查。在調查完畢后，應以書面形式將情況匯報給企業管理層，并由管理層宣布處罰決定。不能只要申請人解釋辯解，或要求退回單據不再報銷，調查舞弊的工作就不了了之。對于舞弊行為要一查到底，嚴厲懲罰，從而規范員工的職業操守，提高職業素養。

（六）提高財務人員綜合素質，加強風險防控意識

過去，會計人員大多以手工方式核算記賬或是輔助一些簡單地電算化手段。隨著全球數字經濟時代的來臨，傳統會計須與時俱進，盡快轉變思想觀念，努力提升業務能力水平，靈活運用互聯網信息技術，提高綜合素質能夠勝任崗位工作。企業財務人員可通過網絡等多渠道學習相關軟件及系統的具體操作技能，及時了解和研讀相關財稅政策。同時還須加強風險防控意識，能深刻認識到風險可能給企業帶來的巨大損失。財務人員在實踐中應積極優化財務管理流程，進一步提高會計核算質量和效率，最大限度發揮電子發票的優勢，為企業財務管理向數字化轉型作出貢獻。

五、結語

作為數字經濟時代的新興產物，電子發票雖然已具有與紙質發票同等的法律效力，但是在涉及范圍、使用方式、后期管理上還處于探索階段。此外，與電子發票相關的法律法規也存在著一定漏洞，這使得企業財務工作難免會遇到問題和風險。目前國際上，歐美一些發達國家都已經推廣和應用電子發票，在不斷改進的同時也可以借鑒國外電子發票在發展進程中積累的經驗，增強自身核心競爭力，從容面對全球數字化經濟所帶來的機遇與挑戰。