事業單位做好社保檔案編制工作的有效策略思考

劉敏

摘要：事業單位的社保檔案關系到員工的社會保險合法權益，是日常管理工作中的重要內容。開展社保檔案編制工作，搜集整理各項資料，做好分類管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，還能提高利用率，滿足員工的使用需求，維護員工的合法權益。但是一些事業單位的社保檔案編制工作存在諸多問題，編制混亂，編制不統一等等影響了后續的使用和事業單位的內部管理，在新時期事業單位需要及時解決這些問題，才能更好的應對發展困境。因此開展本文的研究工作，重點分析在事業單位社保檔案編制工作中的一系列問題，提出幾點有效策略能夠為事業單位提供一定參考。

關鍵詞：事業單位;社保檔案編制;有效策略

隨著社會保障制度改革的不斷深入，社保檔案的管理和使用也逐漸頻繁。因此做好社保檔案的編制工作尤為重要，確保搜集信息的準確性和全面性，并完善編制流程，加強檔案管理。減少突發事件給檔案帶來的損失，從而提高社保檔案的利用率。為了解決事業單位社保檔案編制工作中的一系列問題，還需要提高事業單位重視，樹立社保檔案編制意識，提高編制人員的綜合素質，借助于信息技術開展編制和管理工作，并備份檔案，減少人為因素影響，保障檔案編制的質量，提高檔案管理的效率。

一、事業單位社保檔案編制工作的重要性

事業單位開展社保檔案編制工作，搜集整理員工參保的信息，進行歸檔處理。這一檔案具有較高的利用價值，尤其是員工在發展中可能會應用各種檔案，事業單位也需要利用這些檔案為一些重大決策提供幫助。強化編制工作能夠發揮檔案工作的服務職能，提高檔案的利用率。而且開展社保檔案的編制工作，能夠維護員工的社會保險合法權益，充分落實國家的相關規定，體現事業單位的人文情懷和社會責任，為員工提供一個有效保障。最后還有利于資料的保存。借助于信息技術歸檔處理，開展備份管理工作，很好的保存各種資料，提高檔案管理的效率。

二、事業單位社保檔案編制工作中存在的問題

（一）社保種類多，編制混亂

社會保險包括基本養老保險、基本醫療保險、工傷保險、失業保險和生育保險，這些保險對應的流程比較復雜，在開展檔案編制工作中，需要根據各種保險的要求搜集資料進行編制。但是事業單位缺乏對該方面的重視程度，編織意識薄弱，各個險種的管理內容有所不同，制定的標準不統一，這就導致檔案編制相對混亂，內容并不齊全。再加上一些編制人員的素質不高，在搜集資料的過程中相對隨意，導致一些資料存在缺失錯誤的情況。這些問題的存在，影響了社保檔案的編制工作，也增加了管理難度，影響了后續的使用。

（二）檔案編制管理缺乏規范化

針對社保檔案編制工作，國家也進行相關規定，出臺了各種規章制度，規范檔案的編制和管理。但是大多數相對籠統，對于細節部分等并未進行明確規定。檔案編制缺乏統一性和規范化，編制人員在搜集整理生育保險，養老保險，醫療保險等的資料時，只是按照每個險種的要求進行整理，忽略了統一編制的要求。不僅影響資料的收集，還會影響到各險種的統一管理。而在管理工作中，也并未結合不同檔案編制，制定針對性的管理措施，管理監督落實不到位，影響到檔案編制的質量。

（三）信息技術應用不足

近些年隨著信息技術水平的不斷提升，在編制工作中也應用了信息技術減少人力資源使用，提高編制的效率。但是在一些事業單位的社保檔案編制工作中，依舊采取傳統的編制方法，主要依靠人力資源搜集整理社保資料，然后提交審核編目成冊。在這一過程中，很有可能由于人為因素影響導致檔案中的一些材料錯誤或者出現缺失等等。在后續使用中如果發現問題，修改起來十分繁瑣，也會影響到使用者的使用。信息技術應用不足，無法輔助相關人員開展檔案編制工作，增加了監督管理難度，降低了編制效率。

三、解決事業單位社保檔案編制問題的有效策略

（一）強化檔案編制意識，做好編制工作

要想高效來完成事業單位社保檔案的編制工作就需要強化檔案的編制意識，提高編制人員的業務素養，做好分類編制工作。首先加強對編制人員的監督管理，督促他們落實到位?？梢蚤_展相關的宣傳培訓工作，提高他們的專業素養，明確檔案的編制規范，統一社保檔案的編制。其次，還需要提高領導的檔案編制意識。檔案編制人員與領導進行溝通交流，傳達編制工作中的一些問題，使領導能夠積極解決這些問題，推進檔案編制的進程。第三，根據不同險種的特點，明確編制的內容和格式，開展編制工作，統一管理，提高檔案編制的效率。還需要考慮檔案保管期限，將檔案分為永久檔案和定期檔案，開展分級編制管理工作，能夠明確檔案編制的重點，有方向有順序的開展編制工作。

（二）加強檔案管理規范化，保障資料的實效性

開展社保檔案編制工作，需要有計劃的進行。事業單位要明確社保檔案編制的目的，完善相關的規章制度，加強檔案管理的規范化，在編制的工作中，要求管理人員做好監管工作，確保資料收集的全面性和準確性。如果編制大型資料，還需要區分輕重緩急，合理劃分內容，制定一個明確的計劃，才能有效推進進程，提高檔案編制的效率。當然事業單位還需要設立統一的檔案編制部門，提高編制人員的重視程度，針對事業單位內部員工的養老保險，醫療保險，生育保險，失業保險和工傷保險，進行統一的編制。嚴格落實國家出臺的相關制度，規范整個編制流程。設立了編制部門后，還需要構建一個聯合機制，各部門要加強與檔案部門的溝通聯系，及時分享各項資料，確保編制人員獲得全面信息，保障資料的實效性。此外還需要完善管理機制，劃分檔案編制的責任主體，明確崗位職責。將檔案編制管理的責任落實到具體的人身上，能夠端正他們的工作態度，減少一些人為因素的影響。

（三）加強信息化建設，提高編制效率

事業單位還需要加強信息化建設，為檔案編制工作提供信息技術的支持?？梢詰脵n案編制管理軟件編制檔案，減少人力資源的使用，也能保障內容的準確性。構建一個檔案數據庫，儲存電子版的檔案，并進行備份管理。也可以借助信息系統加強各部門的溝通聯系，及時獲得各項資料，自動分類歸檔處理。信息技術的應用也可以滿足檢索要求，自動檢索所需信息，提高編制效率。在檔案管理工作中，也可以借助信息技術創新管理模式。利用大數據云計算等信息技術分析整理檔案信息，做好統計工作，滿足事業單位內部管理的要求。同時，做好分類歸納，有序管理，提高管理效率。

四、結束語

綜上所述，在新時期事業單位開展社保檔案編制工作，應當重視其中存在的問題，強化編制意識，完善規章制度的建設，引進信息技術。逐步提高編制人員的專業素養，統一編制，加強管理，確保社保檔案的全面性，運用信息技術減少人為失誤，提高檔案的質量，方便后續的利用。在各種措施的支持下，提高社保檔案編制的效率，加強檔案管理工作，也能強化事業單位的人事管理，促進事業單位的快速發展。

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