差旅單據填報與審核信息化流程的構建
——以福建省直×單位為例

陳森洲

（福建開放大學，福建福州，350013）

一、引言

福建省直×單位位于福建福州，從2015年起使用北京某公司提供的M3協同系統，不斷加強單位內部管理的信息化建設，形成較為完善的業務審批流程。M3協同是一款遠程移動辦公軟件，其擁有網頁端和移動設備端且允許同時在線使用，是現階段該單位推行無紙化辦公、提高辦公效率的重要途徑。當前，推行網上財務報銷一體化建設是大勢所趨，但從財力、人力、業務量、信息孤島一時間難以被打破等因素進行綜合判斷，該單位短期內加快財務信息一體化建設的可能性極小。構建部分業務報銷的單據填報與審核信息化流程，成了財務處有效降低工作量，提升服務能力，切實為民辦實事的重要舉措。其中，差旅報銷業務涉及每個教職工，最需要財務處與報銷人員進行多次溝通。以該單位2021年為例，差旅費報銷業務量約占全年總量的14.96%，尤其在每年例行開展全省各地的巡視工作時，業務量短期大增，極大增加了財務工作量。差旅費報銷有相應的嚴格標準和程序，易于信息化構建。因此，探索構建差旅單據填報與審核信息化流程，具有深遠的現實意義。

二、差旅費報銷存在的常見問題與信息化解決的方案建議

（一）差旅費報銷存在的常見問題分析

差旅費報銷是財務報銷工作的重要組成部分，在實際報銷工作中常常存在以下幾個問題。

1.報銷不及時，影響資信

差旅費報銷是依據單位差旅費管理辦法，必須使用公務卡結算住宿費的一種費用類報銷。它關系到全體教職工，涉及多個審批管理，是對已支出事項的結算，若未能及時有效地資金給付，可能給個人甚至是單位帶來資信影響。出差人員由于各種原因不能盡早到財務處辦理報銷，而財務處也可能因其他工作繁忙，未能及時處理業務，更多的是雙方在溝通、單據傳輸、補充或替換憑據上，耗費大量時間。

2.人工審核數據量大，難免出現工作差錯

在報銷審核過程中，除了基本票據審核外，還需要結合出差（含用餐用車情況）、派車單等審批流程，重點審核出差日期、出差人員的交通工具、住宿費標準、是否完成出差前審批等內容，財務人員面對大量基礎數據審核，審核中，難免因疏忽大意而出現工作差錯。[1]

3.填報信息不規范、不真實，影響會計信息質量

出差人員往往因工作繁忙而無法及時填報差旅信息、遞交材料，填報信息時，存在因記憶模糊或未能正確理解差旅費管理辦法而無法真實反映出差的實際情況，[2]不規范、不真實填報差旅信息，影響會計信息質量，也同時增加了財務工作量。

4.對報銷標準的理解，存在前后不一致的情形

差旅費報銷涉及對多方面政策的理解和有關流程的審核，尤其是財政政策與實際工作之間尚未建立統一的有效解讀、深度鏈接，財務人員對差旅費報銷口徑的理解有時也存在前后不一致的現象。

（二）信息化解決差旅報銷常見問題的方案建議

差旅費報銷存在的這些問題，如果能將單據填報與審核進行流程梳理并加以信息化，流程規范化并得到及時審核，那么差旅費報銷中的大部分問題也將迎刃而解。構建一套完善的單據填報與審核信息化流程，將差旅費報銷的標準、規范明確在流程中，同時，讓搭載流程的系統及時提醒出差人員進行數據的填報，再通過內嵌的信息比對、審核，最終自動生成報銷金額。啟用這一流程后，將更有助于提高差旅費報銷的時效性，減少財務工作量，減少疫情防控期間的人員接觸，同時也能最大限度地避免工作差錯，有利于完善財務內部控制。

三、構建信息化流程的有利條件

（一）科技發展，構建信息化流程的軟硬基礎雄厚

技術的不斷發展，尤其是通信、圖文識別、信息交互、大數據等技術的高速發展，為差旅單據填報與審核信息化提供了強有力的支撐。黨和國家大力支持和發展網絡通信，大部分地區都覆蓋了手機信號，可實現自由自在連接網絡。同時，教職工手機等移動設備受設備廠商升級換代的影響，普遍用上了能連接4G或者5G網絡的智能設備。這些設備，不僅能順暢運行M3協同APP，而且都具備了信息化流程中所需的拍照、上傳等功能。M3協同經過不斷的迭代開發，在這個萬物互聯時代，已經具備更加智能、更加安全、更加高效、更加完善的特性，是一款可以定制能提供全場景的移動辦公平臺。

（二）省直×單位內控體系完善，教職工綜合素養較高

近年來，該單位不斷推進內部控制建設，形成了較為完善的內控體系。教職工綜合素養較高，新入職員工均要求研究生學歷，理解和支持學校內部控制較以往有了很大的改觀。尤其是受新型冠狀病毒疫情的影響，教職工使用M3協同的頻率大大提高，對M3協同的使用均有了較為熟練的掌握。該單位已在M3協同上構建出差審批、派車單、機票訂購等多個流程，也對教職工進行分組分類，建立了組織架構，為信息化流程的構建，提供了良好的條件。截至2022年7月31日，M3協同的APP為單位提供的授權數已占在職員工數的95%以上，完全覆蓋可能的出差人員。

（三）現有差旅報銷業務嫻熟、規范，便于信息化

當前，省直×單位線下差旅費報銷業務已形成了較為完善的報賬流程，尤其是培養了一大批熟悉差旅費報銷制度的職工。差旅報銷業務雖然涉及多個業務流程，但其審核內容相對固定，且有統一的標準，大部分可以利用現代化手段進行自動審核，是實現差旅單據填報與審核信息化的重要前提。

四、構建差旅單據填報與審核信息化的基本假設

為進一步推動差旅單據與審核信息化流程的構建，基于福建省直×單位是執行《福建省省直機關差旅費管理辦法》及其有關解讀的實際，本文還作了以下假設：第一，對差旅單據填報與審核信息化流程進行構建，主要是指基于出差人員對報銷單據的填報，并運用大數據技術加以信息化比對、審核，生成報銷金額的流程。第二，該流程僅支持單人次的差旅費報銷，暫不考慮多人次報銷的情況。第三，教職工都擁有公務卡，同時差旅費支付要求中，除了住宿費必須使用公務卡結算，乘坐飛機需要定點采購或使用公務卡結算外，其余款項均按現金支付處理，所有涉及款項支付金額的填寫均按實際數額結算。第四，能夠提供完善的數據審核信息，至少包括1.全體職工的級別（含職務、職稱）以及工資卡、公務卡信息；2.現行的差旅費管理辦法中的交通工具乘坐等級、伙食補貼、住宿費等標準；3.審批人的簽名樣式；4.外單位開具單位發票的有關信息；5.能讀取現有M3協調系統中的人員體系架構、出差人員審批、派車單、機票訂購等流程信息。第五，出差人員在選擇填報內容時，根據最貼合自身情況的內容真實填報。其中，會議培訓期間是指出差人員報到后到離開前的期間。接到M3協同系統發出的短信提醒后，能及時進行差旅有關信息的準確填報。第六，根據通知具體指的是根據“邀請函、會議通知、培訓通知”的文本內容。第七，經費審批依據該單位2020年度修訂的審批管理辦法，經費開支項目均都指定了具體的審批人。第八，財務處指定專人負責及時處理、解釋報銷流程出現的情況。

五、信息化流程梳理與設計

從出差人員的角度出發，筆者圍繞填報內容、上傳附件，提交流程、信息比對，人工審核、流程走向等情況，對差旅費報銷業務流程進行了全面的梳理和設計，具體流程如圖1所示。出差人員根據流程中的各功能模塊預設的內容進行填寫后，提交流程，流程經過大數據信息比對無誤或經人工審核無誤，提交給流程發起人繼續流程的填寫。流程運行結束后，報銷人員打印包括信息化流程上的所有內容后再次審核簽字確認，并連同差旅費用的原始票據一起按照規范粘貼后，遞交到財務處。財務處人員進行差旅費報銷的再次審核，審核無誤后，在賬務系統上進行會計憑證制作后，再到財政一體化系統中去完成款項的支付。

圖1 差旅單據填報與審核流程圖

六、信息化流程的填寫要求和審核重點

筆者從多年的差旅費報銷審核經驗出發，結合報銷過程存在的難點、易錯點和最需要反復溝通事項等情況的實際處理，將差旅費報銷的填寫要求和審核重點在流程的功能模塊作了進一步明確、細化，內容如下。

第一，（出發、返程）車船票填報模塊：選擇乘坐的交通工具后，填寫出差的目的地，并上傳車票，默認從福州出發。第二，關聯或上傳出差審批模塊：流程開始時就將與此次出差有關的審批表在OA系統中進行關聯或上傳，包括出差審批表、派車單、機票訂購單等已完成審批的表單。第三，出差事由選擇模塊：參加會議培訓、一般性公務出差、前往別的市（縣、區）繼續出差、返程。其中，填報“前往別的市（縣、區）繼續出差”的，流程到達住宿費模塊后，返回出發車船票填報模塊。填報“返程”的，流程前往住宿費后，前往返程車船票填報模塊。填報“參加會議培訓”的，要上傳會議、培訓、邀請函等有關文件。第四，用餐情況選擇模塊：分早餐、午餐、晚餐三段，選擇根據通知有提供用餐，會議培訓期間自行用餐，自行用餐（含免費），協助安排就餐，按規定接待一餐。其中，協助安排就餐的需要上傳用餐繳費的票據；會議培訓期間自行用餐的，需上傳自行用餐的有關憑據。第五，用車情況選擇模塊，分上午、下午、晚上，選擇根據通知有提供接送站，會議培訓期間提供用車、自行用車，接待單位協助提供車輛，本單位或其他省直單位提供車輛。其中，接待單位協助提供車輛的，需要上傳用車繳費的票據。第六，支付模塊：填寫支付金額，選擇公務卡支付，現金支付，轉賬支付。其中，填報公務卡支付需要填報刷卡人信息，并上傳刷卡結算單據；填報轉賬支付的，需要提交對方單位的銀行賬戶信息，內置機票定點采購公司的銀行賬戶信息，可供勾選。第七，住宿費填報模塊：填寫住宿天數，選擇所在市（縣、區）后，上傳住宿費發票。若是午休房，還需要上傳情況說明。第八，生成報銷金額模塊：根據填報的公務卡支付，現金支付，轉賬支付的累計金額生成，并計算出報銷總金額。[3]累計金額的規則為：填報的金額小于或等于（車票、住宿發票等）票面金額的，按填報金額生成；填報金額大于票面金額的，按票面金額生成。其中，用餐用車補貼根據相應的出差天數生成補貼金額，累計到現金支付中。第九，差旅費報銷審批模塊：選擇需要先辦理借款后再報銷，直接辦理報銷，出差人員根據業務的實際情況選擇具體經費預算項目后，由事先確定的負責人審批，其中，出差人員包含部門負責人的，還需上報分管單位領導審批。若是差旅費報銷金額為5萬元及以上的，再報分管處室領導審批，若是借款，則需報分管財務領導審批。該模塊，審批人可查看當前整個流程的情況。第十，大數據信息比對模塊（內嵌）：對上傳的所有單據（含上傳的所有文件）、審批流程進行智能識別、分類，根據系統預設的相關信息，充分應用信息交互技術，核驗發票信息，比對出差人員乘坐的交通工具的等級，根據出差地點比對住宿費標準、伙食補貼標準，給予伙食費補助和市內交通費，檢驗公務卡消費信息等，進行綜合比對，通過的規則如下：1.乘坐規定等級及以下的交通工具，車票金額大于或等于填寫支付金額的。2.住宿費發票信息需要比對購買方信息、數量、單價、稅收分類編碼、發票代碼、號碼等，比對通過后，再根據出差地點、人員級別判斷，發票金額大于或等于填寫支付金額，且填寫金額在住宿費標準及以下的。3.午、晚用餐填報“協助安排就餐”并上傳用餐繳費票據或“自行用餐”的，按照出差地點的每人每天的伙食補助費標準，按出差自然天數給予補助；填報“會議培訓期間自行用餐”，根據上傳的用餐憑據計算累計金額。生成伙食補貼金額規則如下：累計金額在出差地點的伙食補貼標準及以下的，根據上傳票據金額，超過的，按照出差地點的伙食補貼標準；其他情況不給予伙食費補貼。其中，到閩侯縣、連江縣貴安和長樂機場開展其他公務活動，當天往返的，給予發放伙食補助40元。4.上午、下午、晚上用車有填報“接待單位協助提供車輛”的，并上傳用車繳費的票據或“自行用車”的，按出差自然天數給予每人每天80元包干使用的市內交通費；其他情況不給予市內交通費。5.公務卡消費比對，比對刷卡人信息與系統中的公務卡信息一致后，刷卡金額大于或等于填寫支付金額的；6.完成出差事前審批，并在出差審批的期限內完成出差任務并返回福州的。其中，參加會議、培訓需要費用自理的，還須要有單位主要負責人的事前審批。第十一，人工審核模塊：對信息比對不通過的流程，將比對信息告知經辦人和財務處理專員，以便雙方進行溝通，出差人員修改補充后，可再次提交審核比對有關信息。財務處理專員審核無誤后，也可以直接提交通過信息，直接生成報銷金額。第十二，數據統計模塊（后臺）：對已審核無誤的流程，可根據出差人員、出差事由、車船票情況、公務卡支付等信息，自動分為“現金、轉賬、公務卡”等三種方式生成報銷金額和付款信息，并能根據需要匯總生成各類報銷金額，可用于報銷款項的批量支付。

七、結語

構建差旅單據填報與審核信息化流程，進一步明確報銷標準和程序，朝著“業財融合”的方向邁出堅實的一步，不僅能節約時間，降低出錯率，還能大大提高財務服務水平和效益。隨著信息化技術高速發展，會有越來越多的單位進行財務信息化建設。以福建省直×單位為例，設計的差旅單據填報與審核信息化流程，不僅可以作為財務信息化建設的一種參考，也可以給其他費用類報銷提供借鑒。面對事業不斷開拓的新局面，推進費用類單據的填報與審核信息化，才能更好地落實“三提三效”工作方案，推動財務處工作“快、優、實” 發展。