高校智能報銷財務體系研究

■高芳 趙敬予

（哈爾濱工業大學計劃財務處）

引 言

隨著人工智能、大數據、區塊鏈、云計算、網絡安全等新興數字產業的快速發展，高校財務信息化建設迎來重要發展期，尤其是我國“十四五”規劃和2035年遠景目標綱要等政策的出臺，“加快數字化發展，建設數字中國”已成為我國各行業信息化建設的目標和方向。財務信息化作為各行業信息化的先行者，更是迎來了新的發展機遇。提升高校財務智能化水平，為高校教育事業發展提供更優質有效的服務，成為高校財務管理工作改革的迫切需要。

結合突發事件給高校財務的傳統管理模式帶來的沖擊，財務信息化建設面臨巨大的挑戰，同時也蘊含著新的發展機遇。高校作為信息化領域研究和實施的主戰場，應及時響應突發事件的報銷需求，即要盡可能減少人員接觸,降低突發事件帶來的風險，又要保障財務工作有序開展。一種全新的智能報銷-零接觸報銷方式成為日常財務報銷的迫切需要，它最大限度減少突發事件對報銷的影響，同時也解決了報賬人耗費大量的時間往返各部門間找相關領導審批簽字的情況，極大地縮短了整個報銷過程的時間，極大地提高工作效率。

1 高校報銷財務體系存在的問題

目前國內多數高校財務報賬仍然采用傳統方式，報銷業務30%仍采用人工制單記賬，重點高校90%為被動的網上預約線下投遞方式，99%的高校依然是紙質彭正歸檔。傳統報銷方式最主要特點是：接觸性、紙質化。師生需要將紙質的發票及相關資料（包括報銷票據、所需合同、增值稅發票查驗單及科研部門要求的相關單據等），經過負責人、相關部門審批簽字后遞交到財務部門。其面對突發安全事件時局限性如下：

1.1 存在面對面接觸、發生交叉感染的風險

傳統報銷必須接觸紙質票據，經項目負責人部門領導審批、簽字和財務報賬等環節，審核部門面對的是全校師生，財務部門面對的是全校報賬人員。紙質票據是病毒傳播的媒介，而師生服務大廳、報賬大廳是人員流動性大、相對密集封閉場所，密切的接觸增加了感染的風險。

1.2 投遞式報賬未實現報賬預審，問題單據高

現階段大部分高校實行的是投遞式報賬模式。投遞式報賬取消了預審模式，報銷人從財務系統網上預約后將打印出的報銷單投遞到投遞機中，由于沒有審核造成了大量有問題的單據，錯誤率高達20%，問題單據始終居高不下。很多高校有專車往返退回問題單據。

1.3 人工依賴性強，工作效率低

目前大部分高校實行的是網上預約、投遞機自助投遞的報賬模式。此模式解決了師生現場報賬、排隊等待的問題，但是報銷單仍需要線下審批，師生要在各部門之間跑審批，除了項目負責人簽字，各類不同經費支出還需要科研部門、教學部門、人事部門、國有資產管理部門等審批，一旦某個部門審批未通過，整個報銷周期延長。高校經費下撥額度日益增加，報銷業務量日益劇增，報銷單據量有增無減，財務人員忙于審核和制單環節，無暇顧及財務管理工作，如果遇到報銷旺季和項目驗收節點，只能通過加班加點來完成工作。

1.4 紙質媒介易丟失、難保存

現階段高校賬務媒介仍然是紙質票據，有的高校涉及到涉密項目，對涉密文件的保存性要求極高。根據規定，會計憑證的保管時間長達三十年，增值稅發票、合同等紙質資料，因保存時間長、空氣潮濕、水災火災等自然因素或人為因素，發生老化、發潮、損壞丟失或被盜，而紙質發票的唯一性、合同文件的保密性，一旦丟失或被盜將發生不可逆補的后果。

2 高校智能報銷流程設計

高校智能報銷是以信息技術為支撐條件，實現財務報銷所有環節均為網上辦理的無紙化報銷新模式，主要是在網上實現票據智能識別、報銷單智能填報、全流程線上審批、智能賬務處理、自動支付等全過程智能化報銷服務，實現“一網一門一次”的服務理念，實現師生報銷0跑腿。高校智能報銷流程如下圖所示。

圖1 高校智能報銷流程

教職工通過電腦網頁及手機微信端兩種方式登錄智能報銷系統，線上完成財務報銷各項業務工作。智能報銷系統應用了智能識別技術，通過票據識別及驗真、報銷單自動歸類匯總填寫、全過程線上審批、自動生成會計憑證、自動在線支付實現全過程線上智能報銷。

高校智能報銷中紙質發票和其他附件可通過手機拍照上傳，電子發票PDF文件上傳，實現了報銷票據全電子化存儲。智能識別票據系統實現了票據識別驗真及票據關鍵信息（包括金額、抬頭、發票號碼、稅務登記號、收款單位賬號、戶名、開戶銀行等）提取。智能報銷系統根據提取的發票信息依據系統設定的財務報銷規則填列費用類型、支付信息，通過項目預算審核后自動生成報銷申請單。審批權限進行線上審批。按照財務制度要求完成線上各級審批，生成報銷申請。會計接收該筆預約申請，系統自動生成報銷憑證，會計核對報銷金額、入賬科目及票據各類核對要素，全部符合報銷規定后確認財務憑證并打印憑證及上傳的全部電子附件，粘貼后轉給復核人員進行復核，復核完成后由出納人員完成無現金直接支付。

3 高校智能財務體系優勢

整體報銷流程均實現網上辦理，僅在開始由報銷人是網上提交報銷各種材料，極大方便師生。真正實現了財務報銷“0”跑腿。較以往的報銷具有明顯的優勢。

3.1 從多個層面方便報銷人員

高校智能報銷實現全流程網上辦理，取消了傳統報銷票據分類整理及粘貼、各類發票的金額統計、填制報銷單、相關負責人簽批、單據投遞到財務部門等主要程序，極大節省了教師的寶貴時間，保證將精力主要放在教學和科研上。

對報銷人員的財務專業知識要求降低。高校財務報銷特點是項目類別多，各類項目的經費支出要求各不相同，在傳統的報銷方式下，填制報銷單時還要根據會計科目對應匯總發票費用項的金額，這就要求報銷人熟悉財務專業知識。

3.2 方便各環節審批人員

由于各級審批領導往往比較忙，傳統的簽字方式下，由于不定時簽字，領導的工作不斷被迫打斷，降低工作效率。智能報銷的網上審批的短信提醒功能，領導能夠主動安排時間集中審批，也可隨時審批，時間靈活性大，提高工作效率，比線下審批更加簡便，時間上由被動變為自動，保證領導重要工作安排不被間斷。

3.3 減少會計人員工作量，減員增效

高校智能報銷系統財務憑證是由系統自動生成的，會計人員只需負責核對入賬信息及票據信息等是否正確，無需自己輸入憑證科目、項目、摘要的憑證信息，傳統的會計功能已經由智能報銷系統自動完成，會計前臺人員功能主要轉變為審核功能，目前有些高校設有的專職審核人員工作內容與之重復，建議可以取消。

3.4 方便查閱會計檔案

高校智能報銷系統所有報銷附件都是通過電子版上傳并存儲保留在專用的數據服務器上，可以隨時提供各類財務查詢。財務人員可以在財務專網的核算系統中進行各類報銷附件電子影像查閱。財務門戶及手機微信端為教師提供線上查詢，不用到檔案館翻閱紙質財務檔案，并在線生成項目預算執行進度表、項目結題財務收支明細等，方便項目結題驗收。智能報銷系統提供的線上電子影像檔案查詢方式，不僅方便教師查閱財務檔案，也減少檔案現場查閱量，對學校檔案工作也起到了減員增效的作用。

3.5 為財務分析及決策提供數據支持

高校智能報銷系統采集了更全面的財務數據，為大數據分析應用平臺提供充分的財務數據支持。應用第三方基于大數據基礎平臺之上的分析應用平臺，通過特定模型和先進算法，通過智能財務系統采集的全面報銷數據，進行更精細化的財務數據加工和整合，提供更高質量的各專項財務分析報告，為學校各重大決策提供財務支持。

3.6 完善內部控制制度

財務報銷的風險防范是高校財務內控的主要內容之一，完善財務報銷內部控制是內控建設的一個重要目標。智能報銷系統采集了全面的報銷數據，對報銷環節中的控制環境、控制活動、面臨的風險點等都提供了數據支持。以智能財務報銷系統為基礎，建立基于大數據的實時內控稽核管理系統，鏈接財務與稅務、工商等系統，互聯互通數據，實現財務報銷業務事前審核對方單位狀態，、事中防范、事后稽核等全程內控審核，有效地實施財會監督，確保智能財務報銷業務的質量和安全。

4 高校智能財務報銷保障措施

高校智能財務報銷是基于大數據、云計算、人工智能等新興技術為基礎的新的報銷方式，全部報銷流程均實現線上辦理，報銷流程全覆蓋梳理是最基本要求，同時對財務信息系統的數據安全、網絡安全提出了更高的要求，這也是各類信息系統應該考慮的首要問題。

4.1 報銷流程全覆蓋梳理

智能財務報銷系統中財務憑證自動生成及線上審批環節的順利流轉，財務報銷不退單，是保障智能財務報銷系統正常運行的基本條件之一。要充分做好這兩項工作，對進行各項財務報銷業務流程梳理，并清晰每一項報銷業務所需財務相關要求及每個環節的審批后，針對每一種業務類型流程在進行優化設計，使其盡可能簡潔又高效運行。

要實現會計憑證智能準確生成，必須制定全面的規則和標準，包括發票類型和會計科目的對應關系，會計科目、經濟科目、經費核算要求和內容，各類費用的包干標準等，才能將系統采集到的經濟業務信息與會計科目、經費項目等會計核算必須的要素相對應，系統才能根據相應的規則和標準自動進行報銷業務的處理。

由于高校經費類別多樣，不同類別的經費審批要求不同。因此，要依據經費類別對審批流程進行認真全面梳理，確保不落下任何環節，避免因審批不全會計進行退單處理。由于各級審批領導工作繁忙，審批的操作要最大程度簡潔方便。

4.2 數據安全

智能財務報銷實現了會計檔案的全電子化，包括電子發票、報銷單據、紙質發票電子影像、審批簽字、記賬憑證等，這些數據全部保存在財務存儲設備，為財務各類數據實時查詢提供方便。同時,如何保證這些財務電子會計檔案信息不被篡改、丟失、泄漏，是一個必要且迫切需要解決的難題問題。一定要設計好系統的數據安全策略，保證數據庫中每條財務數據安全。

建立財務數據備份制度，通過一定的安全設備和信息技術，實現雙機實時異地備份及每日異地備份，保障整體財務數據安全。

4.3 網絡安全

智能財務報銷系統不同于校內其它系統，大部分高校都具有獨立的財務專線網絡，而智能財務報銷系統需要與稅務、銀行、工商等校外系統互聯互通，網絡安全至關重要，設立必要的保障安全的軟件系統及硬件設備（如網閘等）等，確保財務網絡運行環境安全。

5 結 語

高校財務智能報銷系統實現了師生報銷一次不用跑的新的報銷方式，縮短報銷時間、隨時查詢報銷進度，通過網上預約智能生成報銷憑證，減少會計人員工作量，提高工作效率，完善保存財務報銷全部基礎數據，為各類財務分析提供基礎數據支持。高校財務智能報銷系統通過網上報銷票據驗證及實時聯通工商稅務等系統確認付款單位合法有效等措施，有效防范高校內部風險，提高高校的資金監管水平和財務管理能力，實現高校綜合治理體系現代化，將高校財務基本職能的發揮和延伸職能的拓展推向新的高度，有效提升高校財務治理效能，為信息化時代智能財務報銷體系在高校的廣泛應用提供參考。