優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)下差旅費(fèi)“報銷繁”思考*

曹 莉 王 霞

雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川 雅安

一、研究背景

近年來，隨著《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》實(shí)施，許多高校的差旅費(fèi)管理方法也日益完善。特別是2017年教育部等五部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號）的施行，原有的諸多問題得到有效的改善。相對于其他經(jīng)費(fèi)的使用，差旅費(fèi)具有發(fā)生最為頻繁、單次報銷金額較小、涉及教職工人數(shù)多而且貫穿整個建設(shè)項目這一特點(diǎn)。在專項經(jīng)費(fèi)建設(shè)下由于對資金的嚴(yán)格管理要求，冗繁的審批流程以及簽單退回率高等問題使得出差人員怨聲載道。整個出差的事前、事中和事后耗費(fèi)他們大量的時間和精力，甚至出現(xiàn)因?yàn)閳箐N繁而不愿出差的情況。“報銷繁”的問題逐漸成為關(guān)注的重點(diǎn)。本文直面當(dāng)前差旅費(fèi)報銷面臨的新問題，通過問題層層分解深挖原因。

二、差旅費(fèi)“報銷繁”的成因剖析——以P 大學(xué)為例

在優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)背景下，高職院校的各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)、院校交流、學(xué)生比賽、項目建設(shè)、招標(biāo)采購等資金的使用都列入相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)項目中，其中雙師型教師隊伍建設(shè)、提升國際交流與合作水平、深化產(chǎn)教融合校企合作等幾乎所有建設(shè)項目中都會涉及大量差旅費(fèi)的產(chǎn)生。近年來，隨著高校差旅費(fèi)管理辦法的逐漸規(guī)范和完善，原有的諸多問題已得到有效解決，但是在優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)背景下，需要對日常的差旅費(fèi)實(shí)行項目化管理，不管是經(jīng)費(fèi)歸口部門還是整個報銷流程都發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，再加上受報銷時間節(jié)點(diǎn)限制，教職工對財務(wù)知識的認(rèn)知水平不同以及時間和精力的影響，使得該問題異常凸顯。

1.優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)下差旅費(fèi)報銷的審批環(huán)節(jié)冗繁

在優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)以前，很多經(jīng)費(fèi)都是直接劃分到二級學(xué)院和職能部門，對于出差的審批和報銷只要二級學(xué)院或職能部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意即可，少數(shù)情況下預(yù)算經(jīng)費(fèi)超過規(guī)定權(quán)限的需要分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字，整個審批和報銷流程都比較簡單。但是在優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)下，每涉及一次出差業(yè)務(wù)，出差人員都需要提交事前審批單并且依次由二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人、項目牽頭院領(lǐng)導(dǎo)、項目分管院領(lǐng)導(dǎo)、優(yōu)質(zhì)辦項目負(fù)責(zé)人、財務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)（若經(jīng)費(fèi)超過規(guī)定限額則必須由分管財務(wù)的院領(lǐng)導(dǎo)審簽）簽字，報銷的時候又要將之前的簽字流程再重復(fù)一遍。整個審簽過程中涉及的領(lǐng)導(dǎo)多、簽字流程復(fù)雜、報賬周期長。很多教職工既要完成繁雜的教學(xué)任務(wù)，又要奔波于眾多部門和領(lǐng)導(dǎo)之間簽字審批，該過程很可能跨多個校區(qū)。目前基于信息化建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)安全的考慮，在高職院校中實(shí)行網(wǎng)簽審批的情況并不普遍，加之領(lǐng)導(dǎo)忙于公務(wù)導(dǎo)致經(jīng)辦人員很難通過一兩次就能完成審簽流程。這就使得很多教職工因?yàn)楹ε聢筚~而不愿意出差，或者將多次出差業(yè)務(wù)累積一起集中簽字、集中報銷。一方面教職工出差積極性受挫，不利于教育事業(yè)的開展；另一方面，導(dǎo)致財務(wù)部門年底工作量劇增，不利于財務(wù)核算和管理。

2.財務(wù)報銷票據(jù)審核要素過多，財務(wù)信息不對稱，審簽退回率高

對于每一筆出差業(yè)務(wù)，財務(wù)人員都要審核是否具有事前審批單，會議文件或者培訓(xùn)學(xué)習(xí)通知，然后依據(jù)文件要求審核差旅費(fèi)補(bǔ)助天數(shù)，車票、機(jī)票來回日期、起始點(diǎn)是否符合文件要求。對于機(jī)票、住宿費(fèi)等超出報銷標(biāo)準(zhǔn)部分及地點(diǎn)不符的則不予報銷。同時，基于業(yè)務(wù)真實(shí)性的需求，經(jīng)辦人員需要提供越來越多的佐證資料，如公務(wù)卡支付記錄，住宿費(fèi)清單、電子發(fā)票查驗(yàn)、承諾等，對于住宿費(fèi)等未采用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算的需要寫明原因并由財務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可報銷，往往這時出差人員會心生怨氣，認(rèn)為是財務(wù)人員對他們不信任或者是故意刁難這種矛盾出現(xiàn)。同時，在實(shí)際工作中能從原始憑證的整理，報銷單的準(zhǔn)確填制、票據(jù)的規(guī)范粘貼，并按業(yè)務(wù)需要完成所有審簽，到最后提交財務(wù)審核的人卻很少。很多學(xué)院及部門報銷人員不穩(wěn)定，而且部門一旦有新進(jìn)人員，那么報銷的任務(wù)往往就會落在這些新的教職工手上，他們很少主動學(xué)習(xí)報銷政策及相關(guān)文件，經(jīng)常拿著報銷票據(jù)到處碰壁，報銷退回率高，最后卻又把各種問題集中到財務(wù)部門，使財務(wù)人員和報銷人員之間的溝通和協(xié)調(diào)成本越來越高。往返奔波浪費(fèi)他們大量時間和精力，也讓財務(wù)信息得不到及時統(tǒng)計，最終導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)報銷低效率運(yùn)行。

3.信息化建設(shè)不健全，信息孤島明顯

在優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)下經(jīng)費(fèi)實(shí)行的是“雙預(yù)算”管理。以培訓(xùn)、學(xué)習(xí)費(fèi)用為例，首先基于整個優(yōu)質(zhì)高校項目建設(shè)周期將三年的預(yù)算全部下達(dá)到“雙師型教師隊伍建設(shè)”項目中，然后又將這些費(fèi)用按年度預(yù)算和部門預(yù)算劃分為三年分別下達(dá)給各二級學(xué)院和部門，所以在預(yù)算執(zhí)行的過程中每發(fā)生一筆業(yè)務(wù)需要同時減少二級學(xué)院及專項經(jīng)費(fèi)歸口職能部門的預(yù)算指標(biāo)，在項目建設(shè)的前期各項經(jīng)費(fèi)的支出執(zhí)行基本沒有問題，但是在項目建設(shè)后期各項目由于經(jīng)費(fèi)開支進(jìn)度不一，受高職院校管理理念及信息化程度影響使得出差人員、專項經(jīng)費(fèi)歸口職能部門、財務(wù)部門之間的信息是孤立的，預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行相脫節(jié)。如出差人在填寫事前審批單時往往自己根據(jù)業(yè)務(wù)類型確定優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)項目名稱，未與二級學(xué)院及項目歸口部門進(jìn)行預(yù)算核對，相關(guān)職能部門也未嚴(yán)格審核把關(guān)，只要事項屬實(shí)就簽字同意。但是在事后報銷的過程中，項目職能部門則要與預(yù)算進(jìn)行核對，一旦超出預(yù)算則不予報銷。此時項目負(fù)責(zé)人經(jīng)常會選擇頻繁調(diào)整項目之間的支出或者預(yù)算，很多簽字流程又要再來一遍，這給相關(guān)經(jīng)辦人員帶來大量重復(fù)性的工作，資金使用缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，使得賬務(wù)處理隨意，加大差旅費(fèi)的管理難度。

三、解決差旅費(fèi)“報銷繁”的總體思路及措施

基于上述分析，為有效解決出差人員在報銷差旅費(fèi)中面臨的“報銷繁”問題，簡化審批程序，優(yōu)化報銷流程，嚴(yán)格落實(shí)高校差旅費(fèi)管理辦法，又要順應(yīng)新時代“放管服”的號召，將高職院校已有的差旅費(fèi)報銷管理辦法與優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)下對專項經(jīng)費(fèi)的使用管理要求以及報銷流程的特殊性相結(jié)合，對共性的和特殊性的問題進(jìn)行研究分析并提出可行性建議。

1.減少財務(wù)信息不對稱、加強(qiáng)報銷政策宣傳

財務(wù)報銷是一項政策性很強(qiáng)的工作，報銷人員對信息和報銷政策的了解程度是提高報銷效率、加快報銷流程的關(guān)鍵因素。財務(wù)部門可以通過微信公眾號對各項報銷政策和文件進(jìn)行宣傳，通過各種圖表、動畫、問答的形式進(jìn)行普及和解讀。與此同時，會計人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，及時了解各項報銷新政策，定期到各二級學(xué)院及職能部門進(jìn)行政策宣講，解答報銷經(jīng)辦人員的各項疑慮。高校財務(wù)部門還應(yīng)建立常態(tài)化的研討機(jī)制，各財務(wù)人員在日常工作中形成統(tǒng)一判斷標(biāo)準(zhǔn)，避免因報銷流程不明、報銷標(biāo)準(zhǔn)不同等問題給報賬人員帶來困擾。在實(shí)際的報銷工作中分析總結(jié)各種退單的原因，然后將常見問題整理成文定期更新到微信公眾號，起到提示和幫助的作用，不斷推進(jìn)財務(wù)服務(wù)向更加優(yōu)質(zhì)和便捷的方向發(fā)展。

2.加強(qiáng)部門合作，打破“信息孤島”，提高管理效能

優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)下經(jīng)辦人員要完成一筆差旅費(fèi)業(yè)務(wù)的報銷需要往返于二級學(xué)院、職能部門、項目分管院領(lǐng)導(dǎo)、優(yōu)質(zhì)辦、計財處等部門之間，但目前高校各部門的協(xié)作還存在一些問題：一是在制度制定和實(shí)施方面，各部門對接合作不夠及時，工作流程不夠明確；二是很多高校上述部門使用不同公司開發(fā)的軟件系統(tǒng)，信息共享難以實(shí)現(xiàn)，造成“信息孤島”，致使經(jīng)辦人員需要多次奔波往返各部門，同樣的資料需要重復(fù)上傳不同部門或者復(fù)印備份，嚴(yán)重影響出差人員的辦事效率。因此，積極推進(jìn)各部門系統(tǒng)融合、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時共享非常必要。信息化建設(shè)的整體效能一定是大于各部分之和的，所以在購買和開發(fā)軟件時，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進(jìn)，以發(fā)揮其整體效能，防止出現(xiàn)信息孤島。

3.加快信息化建設(shè)、推行網(wǎng)上報銷、優(yōu)化報銷流程

推行網(wǎng)上報銷，變更原有的報賬模式，才能有效解決因簽字審批流程導(dǎo)致的“報銷繁”問題，很多高職院校由于受經(jīng)費(fèi)和管理水平的影響，在購買財務(wù)軟件時往往只選用會計核算模塊，但是該模塊僅僅是將財務(wù)人員從繁雜的會計核算工作中解放出來。對報銷人員直擊“報銷繁”的痛點(diǎn)和堵點(diǎn)尚未解決，還談不上真正意義上的會計電算化。所以，加快信息化建設(shè)，推行網(wǎng)上報銷不是簡單地在原有會計流程上增加一個網(wǎng)上填報和審核功能，而是應(yīng)該用信息化手段改造會計業(yè)務(wù)的整個流程。在整個流程中經(jīng)辦人員可以按照系統(tǒng)的設(shè)置填制報銷單，審核過關(guān)后系統(tǒng)會把資料傳遞到相關(guān)負(fù)責(zé)人的端口進(jìn)行審簽，通過自助投遞箱完成單據(jù)的交接，最后財務(wù)人員再進(jìn)行網(wǎng)銀支付，賬務(wù)處理。其實(shí)質(zhì)就是在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上明確各職能部門的責(zé)任清單、審批清單和服務(wù)清單，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的辦事流程和承諾時限。推進(jìn)跨部門網(wǎng)上聯(lián)審聯(lián)辦，實(shí)施一站式服務(wù)，不僅解決經(jīng)辦人員報銷難、報銷繁的問題，而且將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)會計報銷很好地融合在一起，也是順應(yīng)當(dāng)下財務(wù)管理的必然要求，該模式將全面提升會計工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

該課題以P大學(xué)作為研究對象，結(jié)合近年來差旅費(fèi)在專項經(jīng)費(fèi)管理過程中存在的困惑與問題進(jìn)行認(rèn)真梳理，準(zhǔn)確定位高職院校差旅費(fèi)“報銷繁”的難點(diǎn)、堵點(diǎn)，并提出建立高效、便捷的財務(wù)報銷管理機(jī)制的相關(guān)思考與建議。希望能將教職工從繁雜的報銷環(huán)節(jié)中解放出來，又能減少差旅費(fèi)支出亂象，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約風(fēng)氣，完善規(guī)章制度，建立節(jié)約長效機(jī)制，降低高校差旅費(fèi)的支出風(fēng)險，使專項經(jīng)費(fèi)更好地服務(wù)高校建設(shè)。