高校學生檔案管理存在的問題及對策研究

□付云金

為了讓學生的檔案在學生未來的職場就業上發揮更大的作用，學校和相關部分需要更加注重學生檔案管理的規章制度的制定，確保相關的規定更加的科學完善，同時也是讓學生更加注重檔案的重要性，在學校積極參與活動，讓檔案內容更加豐富多彩，從而讓學生就職道路在未來更加通暢。同時學校在招收檔案管理的工作人員時需要注重工作人員的工作能力和技巧，確保檔案管理工作可以順利進行，降低檔案因為管理人員的工作能力造成的損失，還可以建立一個檢查組織，加強檔案管理，降低檔案丟失的可能性，也是確保檔案的記錄是真實有效的有效措施。

一、高校學生檔案管理的作用和影響

我國的經濟水平經過人們的共同努力迅速提升，一開始人們認為經濟的提升和人口數量息息相關，同時受到傳統文化的影響認為多子多福，因此我國人口在過去很短的一段時間內得到了迅速的增長，即便后續出現獨生子女政策進行管理，基數人口的龐大使得我國出現人口增長一度過于迅速的局面。當這些學生成長到一定階段時高校學生的管理檔案的數量迅速增加，工作人員進行管理的難度也迅速提高，但是即便任務艱巨，學校也需要進行科學的管理，不能馬虎。學生的檔案資料被學校科學的管理，有利于學生在未來需要檔案的時候能更好的取用。高校學生檔案資料當中不僅具有學生的學籍信息，同時里面還會記錄學生在學校當中的各種表現，可以幫助教師更好地了解和管理學生，這是教師在未進行教學之前了解學生的一個重要途徑，同時教師也可以了解學生擅長的區域，在后期的教學當中幫助學生發展自身的特長。學校也可以利用當今的科學技術建立高校電子學生檔案進行管理，既可以讓教師通過更加迅捷的方式了解學生，也可以避免學生紙質檔案資料的丟失，方便學校對于學生在校表現進行記錄，這對于學生未來求職道路具有重要的影響，同時也是教師督促學生進步的一種重要方式。

二、高校學生檔案管理現狀與存在的問題

(一)高校學生檔案管理規章制度缺乏。人們經濟水平的提升使得人們有更多的注意力投入到學校的發展當中，學校也在各方的監督當中不斷地提升自身的能力，對于檔案管理的規章制度也有了一定的要求，但是因為規章制度不夠完善，在高校檔案管理時容易因為權責問題產生爭執。規章制度不夠完善導致檔案的管理人員并沒有專門聘請，而是選擇學校當中其他工作的教師進行兼職管理，并且所處的部門不清晰，當檔案管理出現問題時無法在第一時間尋找到相關負責人從而解決問題。

(二)學校對于檔案管理不重視。現在許多高校對于學生的管理更加注重的方面是學生的應試能力方面，因此對于學生其他的方面比較忽視，將注意力都投入到學生的應試技巧的提升當中，對于學生檔案管理比較忽視。這也導致了學校內對于學生檔案記錄時采用比較簡單的記錄方式，記錄不完整甚至缺失，檔案的整體質量下降，對于學生未來就職企業通過瀏覽學生檔案來了解學生能力所發揮的作用微乎其微。

(三)高校檔案管理人員能力不足。國家和學校的規章制度對高校檔案管理并不完善以及學校對于檔案管理工作的忽視導致學校安排教師進行高校檔案管理時選擇的教師并沒有經過專業的訓練，甚至本身對于檔案管理也不重視。這些都間接導致了學生的檔案本身材質質量不過關，無法長時間存放，檔案也沒有進行集中管理，而是由各專業院系的教師進行管理，記錄隨意，格式不規范，內容不詳實，在學生未來使用檔案時無法發揮其作用。

(四)高校檔案管理檢查組織混亂。學生的檔案是學生參與到學校教育開始的記錄，很多內容一旦丟失后期都很難尋找回來，因此高校檔案管理的檢查組織十分重要。既要確保學生的檔案有被科學的保管，同時還要求教師的記錄科學準確，不包含個人偏見，確保檔案沒有被其他教師經手更改，保證每一個學生的檔案都真實有效。但是因為對于高校檔案管理的忽視，檢查組織部分學校雖然有設立但是管理混亂，沒有起到其檢查監管的作用。

三、加強高校學生檔案管理的具體措施

(一)改善高校檔案管理的規章制度。學校對于高校檔案管理的規章制度有很大一部分都來源于國家對于高校檔案管理的規章制度，因此國家首先需要改良高校的檔案管理制度，從而促進高校改善檔案管理制度。相關部門規章制度的改善也是國家對于高校檔案管理制度的重視程度的表現，上級對于高校檔案管理制度的重視間接影響了學校對于檔案管理的重視程度。高校檔案管理規章制度的完善也是讓參與到檔案管理的教師遵守規則，重視高校檔案管理的工作，同時學校也需要根據相應的規章制度為檔案管理布置場所，所有的工作人員和設施都需要按照要求進行配制，確保高校檔案管理發生問題的時候可以迅速找到相應的負責人，并將問題迅速解決。這不僅可以讓學生的檔案內容有專業的管理人員進行編寫，并且內容可以更加的規范和準確。比如檔案中記錄的學生獲獎情況以及校內獲得獎學金情況都可以為學生未來的工作打下堅實的基礎，所以學校的相關規章制度一定要完善落實，以便更好地為學生就業服務。

(二)提升相關部門和學校的檔案管理重視程度。學生的檔案資料包含了學生在校就讀期間重要的相關信息，企業可以根據這些信息對學生的專業技能產生一定的了解，因此相關部門以及學校對于檔案管理的意識需要迅速提升，上級對于檔案管理的態度會間接影響檔案管理的工作人員對于檔案管理的態度。對此，相關部門和學校需要大力宣揚高校檔案管理的重要性，派遣專業的工作人員對學校的檔案管理形式進行檢查和指導，除了讓相關的工作人員提高對于檔案管理工作的積極性，也是讓學生提高對檔案的重視程度，積極參加活動，豐富檔案內容，一旦發現檔案出現問題及時尋找專業的工作人員解決問題，避免使用檔案時才發現檔案存在問題。同時也是讓教師鼓勵學生多多參與未來職業相關的競賽，這些都將記錄在檔案當中為未來的工作奠定基礎，幫助學生在職場當中工作更加順遂。

(三)提高檔案管理人員的工作能力。為了確保高校檔案管理的穩定運行，對于相關工作人員的能力需要進行判斷，在選擇高校檔案管理人員時首選具有檔案管理技能的教師，對于技能不熟練的教師學校可以安排培訓，提高檔案管理人員的工作能力，除了檔案整理的能力之外，工作人員的檔案記錄能力也需要進行一定的鍛煉，確保每一位學生的檔案記錄都符合要求，及時排查出記錄不符合要求的學生，通知其進行更改，提高學生未來在求職道路上檔案的作用程度。并且因為當今科學技術的發展，學校對于學生的檔案管理除了紙質檔案還有電子檔案和備份，這就要求了教師要具備一定的計算機操作能力，能夠熟練地記錄和檢查檔案，這些能力的培養和鍛煉有利于教師對于高校檔案管理工作的順利進行，保證學生的檔案內容準確，記錄詳實[1]。準確記錄的檔案信息是學生在校期間技能掌握程度的一個重要判斷依據，學生在學校獲得的獎項被詳細記錄在檔案當中，既可以讓學生有充足的資料展現自身的實力，同時也是鼓勵學生積極參加各類活動的一種重要方式，為未來的就業提供機遇。

(四)充分利用高新技術。現如今的科學技術已經融入到人們生活的各個方面，并且都產生了深刻的影響，互聯網一旦缺失將會對各個行業造成嚴重的打擊，對于人們的生活也會造成嚴重的影響，但是不可忽視計算機為人們帶來的便利的生活條件，資料的存儲是其中的一個方面，將相關資料存儲在計算機當中方便了人們資料的查詢，不需要花費過多的時間用于資料的尋找，可以利用計算機輸入關鍵詞進行查找，這極大地節約了人們在資料查詢上花費的時間，因此，學校也將檔案錄入計算機當中形成電子檔案。電子檔案不僅可以減少占地面積，還可以避免自然災害等對于電子檔案造成的影響，教師和學生家長都可以迅速地查找到相關的檔案資料，而不是通過教師的一個個排查進行尋找，這大大加強了檔案管理工作人員的工作效率。并且學生就職時的企業也可以通過互聯網及時的查看到學生的具體檔案信息，了解學生在學校當中的具體表現和活動參與情況，以及一些其他技能的掌握，幫助企業尋找一個最適合學生的工作崗位[2]。

(五)組建檔案管理檢查組織。學生的檔案記錄了學生在高校就讀期間的所有表現，出眾的表現和處分的記錄都在其中，是未來人們對于學生進行了解的一個重要方式。進行檔案管理的工作人員即便有國家和學校的規章制度管理，但是能否真正地按照要求進行檔案管理是不可知的，為此，需要保證工作人員在進行檔案記錄的時候是真實準確的，盡可能地避免個人觀點對于學生檔案產生的影響，因此需要一個檔案管理的檢查組織進行監督，確保進行檔案管理的工作人員其工作的真實性和有效性[3]。同時檢查組織也是為了保證紙質檔案在運輸和轉移的過程當中沒有缺失，因為過去的學生檔案都是用紙質檔案進行存放，這也就導致紙質檔案一旦丟失學生的所有的在校表現很難在重新制作的檔案當中完整的表現出來[4]。為了避免這種不可控情形的出現，設置相關的管理機構進行監管十分有必要。

四、結語

學生檔案記錄了學生從小學階段開始的所有的在校表現，無論是獲獎狀況還是學生在學校當中得到的處分在檔案當中都會被完整的記錄下來，可以看出高校檔案記錄對于學生的影響不只是在校期間行為的記錄，也是學校和教師了解學生能力的一個重要方式，同時也是學生未來進行就業相關的企業對學生進行了解的一個重要途徑，對此，學校需要加強檔案管理人員的工作能力，確保檔案中的文案記錄真實有效，同時也可以建立一個檢查組織，避免紙質檔案的丟失并監督工作人員進行科學準確的記錄。檔案管理制度還需要相關部門和企業的規章制度的完善，科學的規章制度可以促使檔案管理制度更加科學有效。