提升高職院校辦公室工作效能的路徑

文/常州紡織服裝職業技術學院 董棟

《國家職業教育改革實施方案》中明確了推進高等職業教育高質量發展等相關舉措，符合新時期社會對人才提出的各項要求。高職院校辦公室作為黨委、行政等綜合的辦事機構，對于各項工作的穩步運行發揮著重要作用。高職院校的辦公室工作效能直接關乎學校的整體運行和管理的質量，對高職院校辦公室工作人員能力提出了新要求，為此高職院校需建立一套新的工作方式、全面提升工作人員的工作能力，以全面推動高職院校辦公室工作水平的提升。

一、高職院校辦公室面臨的挑戰和機遇

（一）機遇。1.信息技術的發展。伴隨著網絡時代的到來，信息傳播、人員之間的溝通變得更加便捷，人們的溝通和交流等方式都發生了翻天覆地的變化。教育行業依托信息技術開展教學，工作管理和各部門之間的溝通，高職院校也應抓住信息技術改革的機會，全方位增強自身的教育水平。2.高職院校“雙高”計劃建設的主要內容。高職院校在新時期被賦予了更高的職能，擔負著培養人才的責任。高職院校在推進和開展“雙高”計劃時，提出完善學校治理體系、創新學校治理模式的任務。辦公室工作作為資源分配、教學開展、圖書管理、文件發放等各項工作運轉的主要機構，扮演著溝通左右、承上啟下的角色。為了提升學校治理的效果，各大高職院校加大了治理，這進一步推動辦公室工作管理不斷發展。

（二）挑戰。1.教育改革帶來的壓力。目前，國家為了培養更多技術型人才和應用型人才，進一步擴大了職業教育的規模，提升了高等教育的質量。高職學校作為職業教育的關鍵，一些傳統的教育理念和方法都發生了翻天覆地的變化。高職院校在擴張和加大生源的同時，辦公壓力倍增，例如：生源差、學習風氣較差、就業率不高等。2.辦公室管理相對薄弱。對于高職辦公室工作而言，管理人員的管理能力有待提升。管理人員出現能力不足，與崗位職責不明確、管理監督效果較差等有直接關系。現階段，一些高職院校在招聘環節中，沒有相應的選拔標準和考核標準，導致招聘的辦公室人員無法勝任崗位職責，造成工作效率下降。例如：辦公室會議管理過程中，辦公人員需要對學校整體事件進行掌握和觀察。由于辦公人員的專業素養和能力不足，導致一些工作不能及時落實，影響會議效率的提升。3.崗位設置不夠規范。高職院校辦公室經常出現的問題是“一些人員身兼數職，分工不明”，沒有設置專門的人員擔任相關工作，導致一些人員壓力過大，無法高質量完善相應的工作，出現了混亂的局面。

二、高職院校辦公室工作提升的路徑

基于高職院校辦公室工作面臨的挑戰和任務，以下針對辦公室工作效能提升途徑進行概述：

（一）強化師德培養，理論學習和實踐鍛煉方面下足功夫。結合高職院校教育發展的情況，應全面貫徹和落實習近平總書記不同階段提出的要求，讓辦公人員始終與黨中央保持高度一致，將黨中央對高職教育發展所提出的各項決策落實到具體的工作中。一方面，鼓勵員工主動學習《國家職業教育改革的實施方案》《中華人民共和國教師法》《高校教師職業道德規范》等，以增強辦公人員的理論基礎；教師在辦公室工作中更加愛崗敬業、淡泊名利。另一方面，組織辦公人員參與各種活動，如：讀書討論會、參觀學習和政治理論主題教育等，在實踐中提升辦公人員的道德素養和政治素養。

（二）明確職責標準，在提升服務能力和加強工作規范上下足功夫。當前，國家針對職業院校辦公人員提出了相應的工作標準，但是這一標準并不符合每一個學校的實際發展情況，經常出現“一些重要崗位沒有設定相應的標準”“一人身兼多職”“閑差較多”等問題。因此，針對這一問題，高職院校需結合自身實際情況和辦公室崗位特征，對辦公室工作人員的崗位職責進行明確，強化職責標準，如表1所示。崗位職責的劃分和明確，能夠讓辦公室人員深刻“認識自身的工作是什么”“應該達到哪種工作標準”“如何解決工作中存在的問題”，按照相應標準和流程開展各項工作，提升服務的質量。

表1 辦公室人員崗位職責劃分和明確

（三）做好考核測評工作，在工作監督上下足功夫。將辦公室工作人群納入組織共同體建設中，為構建組織中的命運共同體，高職院校在強化辦公室人員的權責時，應構建辦公人員績效考核系統。一方面，辦公室人員能夠深刻認識到自身的利益與學校發展、學生發展之間的聯系，讓他們了解到自身的工作對提升科研質量、教學質量和其他工作所給予的大力支持。另一方面，結合工作的實踐，高職院校為全面調動辦公室人員的工作積極性，需加大對辦公室工作的考核測評，做好頂層的設計，以將服務質量、工作執行情況、工作落實情況、工作積極性等全部納入考核體系中，以表2教務秘書崗位職責為例。結合對辦公崗位人員的工作情況進行考核和測評后，結合相關人員的評估數值，對相關人員給予獎勵和懲罰。同時，通過落實責任部門，及時開展監督和檢查，確保各項工作穩步進行。通過及時跟進、及時反饋、及時預警，以保障各項決策部署得以落實，第一時間發現問題，解決問題，從而全面調動辦公人員的工作積極性，提高工作人員的工作質量。

表2 教務秘書工作的監督

（四）制定人才選拔方案和培訓方案，在充實專業團隊力量方面下足功夫。建立一支德才兼備、素養較高的師資隊伍，高職院校應重視對辦公人員的選拔。首先，在確定好考核領導小組和招聘小組后，積極開展下一步工作。其次，嚴格把控關口，搞好選拔聘用的工作。完善招聘的條件，在選拔時，保證公開、公正、公平；全面考察辦公人員的專業素養和專業能力，保證在日后的工作中勝任相應的工作，更細心地完成自身的工作。最后，在各大平臺上發布相應的招聘信息，以拓展招聘的渠道，讓更多人才投身到高職院校辦公室工作中，從而充實辦公室團隊力量。高校還可以聯合上級組織制定更加完善的辦公室人員培養計劃，通過積極開展專題學習、在線學習等，在培訓中掌握更多經驗。結合日常的培訓和專題培訓等，將學習理論滲透到日常的實踐學習中，從而真正提升辦公室人員的能力。辦公室人員在參與活動過程中，不僅懂得管理知識，還能夠培養他們的參謀能力、創新能力等，以全面增強辦公室團隊的執行力。例如：處理公文、承辦會議等是辦公室的重點工作。在培訓過程中，由相關人員演示各個辦公流程，如會議記錄、會議通知、會場布置、擺放座牌、會議簽到、文件發放、會場秩序維護等培訓，以保障每一個環節落實到位。通過演示，讓相關人員找出每一項工作完成的情況和不足，從而讓每一位辦公人員了解工作的細微之處，從而高質量完成相應任務。詳見表3接待工作服務質量的測評。

表3 接待工作服務質量的測評

（五）提升業務水平和辦公能力，在保障各項工作順利開展方面下足功夫。高職院校辦公室工作的內容決定了辦公室人員應全方位增強自身的業務素質。辦公室人員不僅要具備較強的組織協調能力、文字處理能力、日常教學設計和輔助能力，還需要結合不同崗位人群履行自身的崗位任務，從而在實際工作中游刃有余。首先，樹立精細化管理的理念，列好詳細的工作計劃，從細節著眼，以保障工作任務能夠出色完成。例如：辦公室主任在布置師資引進工作時，將內部人員劃分為若干小組后，分配各小組的工作任務。嚴格按照工作內容和要求，在工作中做好選拔工作、招聘信息的發布工作、人才引進考核的流程工作，從而發揮自身的職責，提升師資引進工作的效能。尤其是結合實際工作的經驗，需對考核前一周的工作和考核前一天的工作進行細化，從而促進實施方案更加完善。另外，業務能力水平的提升還表現在辦公室人員應用信息化技術能力方面。現階段，高職院校在開展辦公室管理工作時，基本上實現了信息化辦公，其在增強工作效率和服務質量方面有很大的優勢。1.為了全面提升辦公室工作效能，相關人員可以借助微信或者QQ等開展日常的管理工作；結合微信群或者相關的平臺等，對服務的人群進行精準定位。通過線上的瀏覽、預約和信息展示等，以對分散的環節開展全面整合，以全面加強辦公室精細化管理。2.高職院校還可以設計教室查詢、安全查詢、會議簽到、在線監考報名、智慧圖書管理、檔案管理等小程序或者平臺，為辦公人員提供技術上的支撐。例如：教務管理部門采用“360企業云盤”作為開展檔案管理的主要軟件，在該軟件中設置不同的文件夾，如：崗位履職手冊、公共資料、重大專項工作等多個文件夾中的信息可以共享、備份等，為該部門開展工作提供了便利條件，使教務處各科室工作效能得到明顯提升。辦公室工作信息化已經成為未來的發展趨勢，在這種情況，高職院校應加大培訓力度，全方面增強辦公室人員的工作效率。

三、結語

高職院校“高質量發展”背景下，高職院校辦公室工作需結合自身的發展現狀和實際情況全方位增強自身的工作能力。不僅要創新思想意識，加強業務能力和科研管理、教學管理，還要有擔當意識和責任感等，高職院校辦公室人員應加強理論學習，通過完善辦公室人員的績效考核和招聘，明確各部門人員的工作職責，全面增強工作的積極性，為高職院校全面發展發揮重要作用。