數字出版產業內部控制風險及其防范對策

馬 威

（大象出版社有限公司，河南 鄭州 450046）

隨著互聯網的普及，紙質書籍已經不能滿足大眾的需求，以數字化媒體為載體的數字出版形式越來越受大眾喜愛，紙質書籍印刷環節從源頭紙張價格的上漲到印刷成本的提高，書號緊缺，所以各個出版社開始尋求多媒介的發展，越來越把重心偏向于數字出版產業。

一、數字出版產業特點及內部控制的必要性

數字出版是數字技術發展的必然趨勢，它是以計算機技術、通信技術、網絡技術、流媒體技術、存儲技術、顯示技術等為載體，在傳統出版的基礎上加以升級。數字出版在我國呈現出起步較晚發展快的特點，目前已經形成了電子圖書、數字報紙、數字期刊、網絡原創文學、網絡教育出版物、網絡地圖、數字音樂、網絡動漫、網絡游戲、數據庫出版物、手機出版物等新業態。數字化出版是在出版的整個過程中，將所有的信息都以統一的二進制代碼的數字化形式存儲于光盤、磁盤等介質中，信息的處理與接收則借助計算機或終端設備進行。其特點內容、生產模式和運作流程、傳播載體和閱讀消費、學習形態的數字化。數字出版大多出現在大中型企業當中，畢竟是新型產業，對其中會出現的技術問題和資金問題缺乏應對經驗，尤其是財務風險最大，所以加強內部控制尤其重要。

二、數字出版產業內部控制存在的問題

第一，環境不理想。首先是外部的大環境，5G的運用將極大提升信息的共享效率和傳遞能力，更將為出版傳媒行業帶來顛覆性變革，對出版業選題策劃、生產傳播、消費等各個環節都帶來深遠影響。隨著人工智能、大數據、物聯網等技術的高速發展，消費升級不斷催生新需求，不同領域之間的融合壁壘逐漸被打破，帶來的不僅僅是產業鏈條的重塑，也為數字內容產業開拓了更為廣闊的發展空間，業態復合化趨勢逐漸明顯；其次是經濟環境，我國經濟發展進入新常態，我國發展既面臨大有作為的重要戰略機遇，也面臨諸多矛盾疊加、風險隱患增多的嚴峻挑戰。黑客攻擊，數字出版依靠互聯網，現在都是電腦上做賬，網絡上病毒和黑客攻擊，利用網絡漏洞，會使企業財務系統受到侵害，使數字出版產業受到經濟損失。同時，網絡盜版現象也是非常嚴重的，企業的知識產權受到侵犯，無形中減少了企業的利潤。

第二，工作人員思想上不重視和人員配置不合理。業務人員不能了解，把審核權都寄托于財務人員上，造成溝通不暢，影響工作效率。若不在思想上高度重視，沒有做好保密措施，就可能泄露商業機密，造成不可挽回的損失。另外，人員的配置不合理，畢竟在傳統出版行業這個溫室待久了，新型的數字出版可能出現的一系列問題及應對措施不能了解，這就需要專業知識儲備的人才。未能細化各個環節的職責，對可能出現的風險評價不完善也是一方面問題。互聯網是個包羅萬象的世界，各種各樣干擾的因子較多，只能一味專注自己平臺，識別風險能力差，缺乏應對經驗。

第三，數字出版各個環節內控不合理

首先是數字出版預算不到位。信息時代的到來，出版社為了在數字出版領域搶占先機，會購買數字資源，如果預算不足，會造成企業錯失機會，運營缺乏動力，難以擴大規模。如果預算超標，就可能造成數字資源閑置，浪費資源。采購執行與審核未能嚴格具體按程序一一有效審核，容易侵犯知識產權，給企業造成損失。例如：作家畢淑敏得知她的小說《紅處方》被制作成PDF格式，在安徽省淮北市實驗高級中學的網站資源“數字圖書館”中供網絡用戶閱讀和下載，并且沒有標明作者。畢淑敏認為其作品的著作權受到侵害，遂將該校告上法院，要求學校停止侵權。經過多方調查舉證，安徽省高級人民法院對該案進行二審。法院審理認為，學校未經畢淑敏許可，在網絡上登載原告的涉案作品，而且未署名，其行為已對畢淑敏所享受的著作權中的署名權造成了侵害，應承擔賠禮道歉的民事責任，并應賠償2.6 萬元。這就是學校數字圖書館里的工作人員，面對大量的驗收工作，沒能一一進行有效的審核，只是歸納入檔，這給學校造成了不必要的損失。重大數字化產品處置時，沒有咨詢相關專家或者聘請專業中介機構，導致處置時高估或者低估資產價值，給企業造成不必要的損失。有些企業為了規避審批，化整為零，這是禁止的。

其次是對于數字化產品日常采購，沒有統一的管理模式，以及采購標準，各部門采購各部門的所需產品，然后報銷，導致魚龍混雜，辦事效率低，生產成本高。特別是有關數字類產品固定資產采購，沒有專門的管理部門，財務資產部只是負責固定資產卡片的錄入和計提折舊，沒有專門對固定資產進行定期的盤點和報廢清查，導致賬實不符。

再者，數字產品采購回來如果沒有及時驗收，容易造成資產損失，給公司帶來不必要的虧損。

最后信息溝通不及時，不通暢。在部分企業里，思想還停留在內控屬于財務部門的職責范圍里，從思想上對內控不重視，銷售、數字出版、采購運營等部門參與程度較低，部門間溝通信息交流不順，缺乏配合。

三、數字出版產業防范內部控制財務風險的對策

第一，增強財務人員的風險控制意識。增強內控企業文化，帶動部門成員提高內控意識。在強調企業利潤最大化的同時，出版社企業文化建設意義尤為重要，企業文化建設迫在眉睫，擔負社會責任，提高企業知名度，打造品牌形象。內控企業文化建設，首先領導們自身要提高風險控制意識，在商討、審核、建議時，從最大限度降低財務風險入手，財務領導是企業管理層，對企業發展起著重要作用；其次，財務部門成員要提高財務素養與職業道德素養，在招聘員工時，為實現企業經營管理目標，招聘職業能力、職業道德各方面都合格的人才。同時，要側重于懂得信息管理與信息技術的，加強部門成員培訓，特別是數字出版方面的，增強財務風險憂患意識，把數字出版的崗位職責細化到每一個會計成員職責上，并與平時的績效、年終獎金掛鉤。出版企業要想達到目標利潤，需要全出版人的共同努力，這就要求管理層建立合理、科學、公平的薪酬分配制度，調動員工的工作積極性，消除不必要的負面情緒，激發潛在能力，實現員工和公司共同進步的目標。加強信息技術人才的培養與挖掘大數據時代的核心價值在于預測能力。預測結果越準確，越能幫助組織未雨綢繆，搶先抓住先機，準確把握市場，有的放矢地規劃經營。

第二，數字類采購業務管理模式。首先，對于數字類采購業務，要以集中采購為主，成立專門的管理部門，有專業的人員進行采購，不應該分頭采購和分散采購，避免了辦事效率低，業務成本高。特別是有關數字類產品固定資產，購入時應建立固定資產卡片臺賬，錄入資產名稱、銷售廠商、使用部門、購入時間以及產品的規格型號等，同時，制作產品卡片標簽；其次，對于采購數字產品應該輪崗輪責制。對于供應商要建立準入機制，通過競爭性談判、公開招標、詢價等確定供應商，簽署質量保證協議，建立供應商信息檔案。確保企業利益不受損害；再次，驗收部門要有明確的驗收制度，制定驗收報告，發現異常，要及時報告處理，查明原因。投資規模應該量力而行，不要超出單位可利用有效資金范圍，同時，可以制定有效的融資方案，確保企業資金來源合法合理，償還有能力，讓企業“活”起來。在優化組織結構的同時，嚴格按照“不相容職務相分離”的原則完善各部門的崗位設置，加強業務流程中各風險關鍵點的審批制度，充分發揮出各部門、各崗位之間的相互監督作用。與此同時，日常使用由專人負責，由辦公室、財務部、后勤管理部門抽調員工進行定期盤點清查報廢，記錄盤虧盤盈原因，事后報告，做到賬實相符。

第三、軟件和硬件系統識別規避風險。其一，及時識別風險。面對變化莫測的網絡風險，企業必須提高自身的風險管控意識，應該建立健全風險報警機制，分析各種風險發生原因，搞清楚各種風險和內控間關聯，隨外部環境的變化，及時發現影響風險出現的原因，時刻提高企業的內控風險意識；其二，加強對投資方案和可行性的論證，從政策、戰略、市場、財務、技術、管理和法律等方面充分論證項目實施的必要性，技術與經濟的可行性并進行風險分析，提出風險防控措施。數字出版企業需要對各個環節進行財務狀況評估，發現風險的苗頭。從產品的開發、市場的選擇、內容的塑造及售后服務都要分解，可以結合定性和定量分析，切實做好風險評估工作；其三，設置防火墻增加風險評估系統，同時，建立網絡安全管理系統和網絡安全實施辦法，由數字網絡運營部負責對設備的安裝、調試、日常維護保養，監控出版社網絡信息系統，保證數字出版安全，及時處理出版網絡安全事件，按有關制度規章及時上報。