新形勢下加強企業檔案現代化管理的研究

國網河北省電力有限公司 陳穎，趙洋

隨著新時代的到來，科技的不斷進步，我國各領域都得到了前所未有的發展，企業也面臨著重大的改革與調整，可以說當前的企業步入了一個全新的發展階段。在新形勢下，企業的檔案管理工作必須具備較高的工作效率，檔案工作人員也要有較高的信息整合能力。傳統的檔案管理方式已經無法促進企業更好地發展，因此，企業必須要把檔案現代化管理工作作為重要內容，讓企業的現代化管理能夠與時俱進，跟上經濟發展的步伐，以此來促進企業的發展。

一、新形勢下加強企業檔案現代化管理的要求

隨著互聯網信息化時代的到來，信息化充斥人們生活的方方面面，無論是工作、學習，還是生活、生產都離不開信息化的支持，“一部手機走遍世界”也不再是一句傳說。企業始終都是我國經濟發展的重要基礎，企業的信息化占有率決定了企業未來的發展方向以及市場競爭力，同時，人工智能的出現代替了大量的人力勞動。正是因為企業是國家經濟發展的支柱，企業的檔案管理工作必須要作為一項重要內容來開展，實現企業檔案現代化管理的與時俱進。企業檔案管理應該朝著科學化、現代化、智能化、數字化方向發展。所謂的現代化，就是在企業檔案管理過程中提升檔案管理的效率，節約更多寶貴的時間和資源。筆者認為，加強企業檔案現代化管理一共有三點要求。第一，準確性。準確性可以說是企業檔案管理的基礎內容，決定著企業檔案資源的利用水平。第二，效率。企業檔案管理的效率是體現檔案管理人員專業水平的基礎，所以，檔案管理工作人員要嚴格要求自己。但在長期的工作過程中，可能會讓檔案管理工作人員失去工作的積極性和熱情，出現了工作效率低的問題，因此，企業需要為檔案管理工作人員創造一個輕松、和諧的工作環境，以此提升管理人員的綜合素養。第三，閉合性。閉合性的主要內容就是對后續工作的開展進行一系列的總結和檢查，這時可能需要監管部門的加入，監管部門不僅能夠檢查檔案管理工作人員的工作完成情況，還能幫助檔案管理工作人員提升工作效率。檔案管理工作人員還應該具備良好的職業操守，因為檔案中包含著企業的私密信息，管理人員要具備良好的安全意識，嚴禁外泄信息，保證信息數據的安全性和可靠性。

二、新形勢下企業檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度不夠完善

企業在開展檔案管理工作時，應該按照新形勢下企業發展趨勢和檔案資料內容完善相關制度，避免因為缺乏合理參考依據而出現問題。同時，有關部門規劃的各項制度與新形勢下企業實際發展要求之間也存在很大差距，多方面因素導致新形勢下企業檔案管理出現問題，各類檔案資料在企業實際工作中的作用也會受到很大影響。檔案管理工作人員在工作上沒有固定的節點、固定的工作目標以及閉環式的工作模式，很多企業就算有相關的管理制度，也只是“掛在墻上”，沒有定時講解、落實，只是在應付上級部門時才會拿出來，管理制度形同虛設。

（二）工作人員的專業素養有待提升

當前，在人員培訓和招聘過程中，沒有給予檔案管理部門太多的關注。長此以往，部門員工會認為企業放棄了該部門，逐漸失去了工作積極性和主動性，只能保持以往的水平和能力，無法符合新時代的檔案管理要求，與企業檔案管理的實際要求還有一定的提升空間。當前，人工智能時代已經來臨，企業的資源業務越來越多，檔案管理工作量也越來越大，工作人員每天需要消耗大量的時間和精力，很難抽出業余時間來提升自身的專業水平，若是企業內部不組織現代化檔案管理培訓工作，那么工作人員的整體水平難以提升，工作效率和質量只能維持原有水平。

（三）管理水平不一

當前，企業的檔案種類增加，內容也比以往復雜，在這種情況下，檔案管理人員很難在最短的時間內找到檔案管理工作的要點，導致企業的檔案管理效率不高，檔案服務水平不理想，檔案工作無法實現與信息的有效結合和合理利用，檔案甚至沒有嚴格的編碼，例如，內部員工和外部員工的檔案全都放置在一個文檔中，三年前的檔案和五年前的檔案放置在一起，導致有的時候尋找相關檔案時，工作人員沒有目標，耗時耗力。同時，檔案管理人員專業化程度不高，或者沒有經過專門的檔案管理培訓，也是造成檔案管理水平不一的重要原因。

（四）管理人員缺乏監督

隨著社會文明的不斷發展，我國近年來相繼出臺了完善企業檔案管理的政策方針，這些政策極大程度上推動了企業對檔案管理工作的重視，但是由于不同企業管理者的思想觀念存在一定的差異，導致很多具體工作無法科學地解決。在日常工作中沒有過多關注，導致整體計劃中并沒有太多的實質內容，檔案工作權責不夠明確，沒有具體的管理規則，逐漸出現了工作人員積極性不高、檔案管理工作停滯不前的問題。

檔案管理人員長期處于一個環境中，會失去工作積極性和工作熱情，造成檔案管理人員工作散漫、工作態度不端正。同時，企業的檔案管理經常出現問題還有一部分原因在于，企業沒有配備相關的行政部門，對檔案部門進行監督管理。對任何工作來說，監管工作都是對工作最為科學、公正的總結，也是對部門工作人員工作質量和工作態度的考核，是所有工作最后的閉環。也就是說，檔案管理部門的領導應該向上級部門反饋，行政部門也應該加強與檔案管理部門的互動，監管其工作效率，對一些工作出現問題、態度不端正的人員進行處罰。針對企業工作人員進行有效監督，可以降低相關人員在檔案管理過程中出現錯誤的概率，逐步增強相關人員自身專業素養，確保管理人員和企業基礎工作人員在相互配合的情況下管控各類檔案資料，發揮各類檔案資料在企業基礎工作和實際發展中的作用。

三、加強企業檔案現代化管理的策略

（一）提高管理水平

企業應該加強對檔案管理人員綜合素質的培訓，不斷引進具備新思維的檔案管理人才，對部門工作人員進行定期的培訓、考核、測試，不斷提升管理人員的工作水平，定期對檔案管理人員進行職位調整，調動檔案管理人員的積極性和工作熱情。另外，企業應該要求每一位檔案管理人員在每月或者每季度進行一次工作總結、工作計劃、工作報告，幫助檔案管理人員找到發展方向，實現自我提升。同時，檔案管理部門的領導要結合企業的實際情況以及未來的發展方向制定檔案管理工作內容，根據社會環境的變化進行調整。同時，企業檔案管理人員必須具備較強的信息素養，掌握、熟悉現代化檔案管理方式，使電子檔案代替紙質檔案，用計算機對不同檔案進行分類，并對檔案進行掃描、存檔，利用信息技術對相關信息進行搜索。定期對計算機中的檔案數據庫進行備份，防止計算機儲存容量不夠，或者發揮泄露、病毒等安全問題，備份可以選擇硬盤或者云存儲的方式。企業還可以利用大數據技術，實現對檔案的管理工作，不斷鼓勵員工轉變思維，思考如何提升企業檔案管理工作的科學性和有效性。新員工入職的第一個月，可以采用學徒制模式，讓老員工帶領新員工快速進入工作狀態。

（二）完善相關管理制度

企業需要根據檔案管理工作的內容與內部結構，在順應時代趨勢的過程中不斷修編完善，制定出加強企業檔案管理現代化的措施，對以往的檔案進行快速整改和完善。企業應該針對不同部門制定工作章程，例如，規范檔案填寫要求、字跡清晰、歸檔應有封面序號、同一類型檔案需要按照時間存放等，明確檔案管理工作人員的工作范圍，不斷提升管理人員的工作質量和工作效率，固定檔案管理人員的檔案類型等。總的來說，企業需要科學地針對檔案管理人員制定一系列制度，不能照搬別的企業的案例，始終秉承以人為本的原則，使制度得以到落實，在會上明確公布制度內容，打印管理制度或者微信群發給檔案管理人員。

（三）對檔案管理工作人員進行監督

企業需要設立專門監督檔案管理部門的機構。監督能夠讓檔案管理工作人員規范自身行為，不斷提升工作效率和工作質量，可以說監督工作是企業日常管理中必不可少的環節，也是實現檔案現代化管理的必經之路。在當前現代化辦公的形式下，監督部門要保證監督管理人員對檔案信息的保密性，提升安全意識，對計算機檔案管理平臺設置防火墻，計算機最好不要插入U盤，進入檔案室最好不要帶手機。監督人員若是發現電子檔案存在安全問題，要在第一時間找到原因并進行整改，對負責相關工作的工作人員進行警告或者處罰，若是出現了損害企業利益的問題，那么要把工作人員及時交到行政部門來處理。企業檔案管理在實際開展過程中面臨的影響因素比較多，需要對企業檔案管理做好監督控制工作，通過監督可以對企業檔案管理面臨的影響因素進行有效處理，借此維持企業檔案管理的安全性和相關工作開展的效果，方便相關人員準確查找各項檔案資料，并在各項標準化檔案資料支持下實現企業實際管理水平提高的目標。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質

引進新的檔案管理方法能夠進一步提高企業檔案管理的現代化水平率。但是在實際工作中，還需要全體檔案管理工作人員的努力，不斷提升工作效率。企業要從檔案管理人員的工作能力和綜合素養入手，打造高水平的檔案管理團隊。在具體的實施過程中，可以通過激勵等方式，由有經驗的老員工帶領新員工，并讓老員工之間進行能力比拼，不斷提高企業內部的檔案管理效率。當前，企業檔案管理人員年齡偏大，相對來說經驗比較豐富，能夠帶領新員工盡快投入工作中。另外，企業要加強對人員的培訓，制定完善的管理計劃，定期進行內部交流與學習，學習行業內的新知識和新技能，提升現有工作人員的綜合素養，為企業日后開展工作打好基礎。另外，在技能培訓后要進行理論與實踐結合的測試，提高工作人員的工作能力。在人才引進方面，要注重對高科技、綜合型人才的引進，以此來完善現有團隊的人員結構。

四、結語

為推進企業檔案管理工作順利開展，需要按照企業各項工作實際開展要求強化各時期檔案管理力度，并在提升相關人員自身專業素養的同時使得相關人員嚴格按照標準程序和現代化手段開展檔案管理工作，從而幫助企業穩定地發展。總的來說，要想實現檔案現代化管理，企業要制定工作制度、加強監督，不斷提升工作人員的綜合水平，從各方面入手，提升檔案管理現代化水平。