工程公司文書檔案收集存在的問題及對策建議

李應萍

(中國五環工程有限公司，湖北 武漢 430223)

文書檔案收集是檔案管理業務環節的基礎，是決定檔案存在和發放的前提條件。工程公司檔案管理人員要重視文書檔案的收集工作，提高文書檔案的利用率，促進單位的建設與穩定發展。

1 文書檔案收集概況

在維普(VIP)數據庫輸入關鍵詞或題名=“文書檔案收集”，共檢索得到103篇研究論文(檢索時間段：1989至今，檢索時間2021年3月20日)。論文的數量及被引用量的分布，如圖1所示。

文書檔案收集相關研究論文的數量以及論文被引用的次數能夠直觀反應文書檔案收集概況[1]。

從圖1可知發文量的增長趨勢自1989年至今分4個階段。第一階段為2010年前屬于萌芽期，這一時期我國文書檔案收集少有人研究，唯獨1999年有少量研究論文出現；第二階段為2010年-2019年，屬于相對快速增長階段，2019年文書檔案論文數量接近30篇；第三階段為2019年至今，文書檔案收集研究論文數量出現相對較大幅度下降，屬于快速下降階段。

如圖1論文被其他期刊引用的情況，可以直觀反映該領域研究是否活躍，從圖1可知，自2013年-2020年都屬于研究活躍時期，2016年達到高峰，被引用達50多次。

總體而言，自2013年以來文書檔案收集處在不斷活躍階段，2016年之后研究熱點為緩慢降溫階段。

2 工程公司文書檔案的收集存在的問題

2.1 文書檔案收集不及時、不全面，收集力度不夠

文書檔案的收集工作是文書檔案管理的基礎，但是收集難的問題一直存在。公司檔案室規定了文書檔案的歸檔范圍及歸檔時限，有些部門遲遲不能歸檔，這給文書檔案管理帶來困擾和障礙。文書檔案的收集缺乏相應的制度約束，歸與不歸全憑各部門自覺性[2]。

2.2 各部門無具體文書檔案管理的責任人，文書檔案收集工作無具體執行者

各部門文書檔案的收集工作至關重要，部門對文書檔案的重視工作力度不夠。無專門的文書檔案收集、管理責任人，這就導致文書檔案歸檔不及時或者根本不歸檔的后果，導致重要的檔案資料遺失散落于各部門，沒有發揮文書檔案的價值和利用工作。

2.3 已歸檔的文書檔案質量較差

文書檔案歸檔人員都是各部門兼職人員，客觀上沒有足夠的時間、精力。主觀上也有應付了事的心理，因為無責任人制度的原因。直接導致已歸檔的文書檔案存在收集不完整、紙質版電子版不一致，甚至干脆無電子版等情況。

2.4 工程公司重視科技檔案，輕視文書檔案的問題一直存在

以筆者所在的工程公司為例，從建國至今已有70余年的歷史，主要產生的科技檔案為圖紙、科研等成品文件，在70余年的時間里，建院之初的圖紙都保存完好，可查。但是相對于科技檔案，文書檔案的質量稍微遜色，據了解在以往人力緊張的情況下，文書檔案是沒有專人管理的，都是集中催繳、整理，對文書檔案的重視力度還需要加強。

2.5 現存雙套制模式加重了文書檔案收集難度

現存文書檔案的收集是雙套制，即紙質版和電子版同時存在，歸檔時紙質版和電子版需一一對應。毫無疑問這是信息技術對檔案收集的一個沖擊，按道理信息技術與網絡技術減輕了檔案人員的部分勞動與重復性工作?？墒怯捎跓o紙化辦公等要求，文書檔案自此開始了雙套制，即紙質版與電子版檔案同時歸檔與保存。這在無形中加重了檔案人員的工作負荷，也增加了文書檔案的收集難度。

2.6 文書檔案收集缺乏必要的量化指標

文書檔案的收集主要以各單位下發的歸檔范圍為準。但是收集到檔案室以后，對于歸檔的質量并無一個可評價的量化指標，例如歸檔率、完整性、正確率等均無反饋與評價。反饋與評價是一個肯定或者監督，可以每年公布一次，各部門文書檔案工作達標的部門給予積極表揚。這樣有利于提高各部門文書檔案管理工作的質量。

3 工程公司做好文書檔案收集工作的對策建議

3.1 利用信息技術，以新修訂的《檔案法》為契機，創新收集方法提高文書檔案收集率與質量

2020年新修訂的《檔案法》第五章三十七條明確指出，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。之前又要收集紙質版的文書檔案又要提交其對應的電子檔案，這就無形中增加了文書檔案收集的難度，加重了各科室收集人員的工作負擔。甚至偶爾在紙質、電子檔案無法一一對應的情況下，干脆不交了，無形中錯失了許多重要的文書檔案。

新檔案法頒布以后，利用信息技術與網絡技術，文書檔案從產生、扭轉、傳閱、再到收集，歸檔可以線上歸檔，實時歸檔。這樣不僅可以減少檔案人員的工作負荷，還可以解決文書檔案收集難得問題。

3.2 各部門指定兼職文書檔案管理人員，該兼職文書檔案管理人員為部門文書檔案責任人

涉及文書檔案歸檔的部門指定專人負責每年度文書檔案的收集，負責與公司檔案室移交。該部門文書檔案歸檔人員為部門兼職文書檔案管理人員，增強各部門文書檔案管理人員責任心，提高文書檔案歸檔率。在實際工作中，很多部門沒有專門的人員來負責文書檔案的收集，都是到了歸檔事件，大家一起收集整理，然后移交。這樣做的弊端是忽略工程文件的歸檔工作，忽略日常文書檔案的收集與整理，容易遺失重要的文書檔案。

3.3 把文書檔案的歸檔率納入績效考核

部門負責人在評定兼職文書檔案員年終績效的時候把文書檔案管理員的入庫歸檔率、完整性，準確率等定量評價指標納入考評指標中，督促兼職文書檔案管理人員做好文書檔案的管理。

3.4 提高文書檔案兼職管理員的主觀能動性，促進文書檔案歸檔率和歸檔質量

各部門文書檔案管理人員均為兼職人員，在人力資源緊張的情況下，文書檔案的歸檔率和管理質量很難有保障。況且歸檔率和歸檔質量和文書檔案兼職人員的職業素養有很大關系。公司檔案室要對其進行多培訓多鼓勵的策略，提高各部門文書檔案管理人員的思想覺悟。把各部門一年文書檔案歸檔做得好的單位和個人進行點名表揚，可以多渠道多平臺每年發布文書檔案歸檔率排行榜。起到激勵表揚的作用，從而調動員工工作的積極性。

3.5 利用OA，在公司OA上建立專門的文書檔案歸檔流程，突出各部門領導的管理職能，促進文書檔案歸檔率

公司可以開發一個文書檔案OA入庫流程，文書檔案OA系統的流程設計和審批環節要充分發揮部門負責人與分管領導的管理職責。由部門負責人督促文書檔案的歸檔，派發歸檔任務，充分發揮OA文書檔案的入庫流程的作用，促進文書檔案歸檔率與歸檔質量。

4 結束語

工程公司主要以項目科技檔案為主，重視生產、重視科技檔案的管理。但是文書檔案是公司黨政工團及公司辦公室等行政職能部門形成的重要文件。是公司大記事、發展歷程的歷史見證。在信息化時代，檔案管理人員要利用先進的信息與網絡技術，轉變傳統的工作方式與工作理念。以2020年新修訂的《檔案法》為契機，收集文書檔案的電子檔案。進行文書檔案線上扭轉、傳閱，收集與歸檔，提高工程公司文書檔案的收集質量與效率。