高校后勤管理內部控制存在的問題及應對措施

胡 敏，牛星星

(商洛職業技術學院，陜西 商洛 726000)

高校后勤管理工作涉及領域廣泛，包括校園綠化、餐飲住宿、基本建設等方面內容，其主要任務是服務高校師生，保證高校教科研工作的正常開展，具有一定的非營利性質。但是，在這些相關工作的處理過程中會有資金和財產的使用，且資金一般流動頻繁金額較大，經濟風險也相對較高。因此，對高校后勤管理工作建立和實施內部控制是十分有必要的。大到建設項目，小到具體崗位人員使用，都應有相關制度的規范和指引，只有這樣才能規范權力運行，使后勤管理工作更加規范，更加標準，更有章法，提高后勤服務的效益和效率。據調查，目前我國多數高校后勤內部控制體系不健全，規章制度有漏洞，導致工作流程出紕漏，部分工作人員脫離規章制度辦事，給后勤管理工作造成困難，所以查找問題研究對策完善高校后勤內部控制體系勢在必行。

1 高校后勤管理內部控制存在的問題

1.1 內部控制環境方面

1.1.1 從業人員素質偏低，內控意識急需提高。高校后勤人員一般數量較大，來源龐雜，文化水平和業務水平偏低，服務意識較差，自主學習能力不強，工作出錯概率本身偏高。相較于專業教師團隊，高校容易忽略對后勤部門人員的培訓，提供的發展機會少，致使他們學習態度消極，不利于整體素質的提高。高校后勤部門作為高校組成部分，也是一個非營利組織，沒有自負盈虧的責任，無須進行成本控制，在資源使用效率和資金使用規范等問題上都有隨意性[1]，致使后勤管理人員的經濟風險意識比較淡薄，內部控制得不到重視。

1.1.2 規章制度不健全，管理流于形式。根據國家相關文件要求，多數高校后勤部門都進行了后勤內控制度的建設，但是在制度的及時性、科學性、可執行性方面存在著一定的問題。比如，后勤部門運營業務已經變更，但是相應規章制度沒有及時更新，員工找不到參考標準；在內部控制制度的設計過程中，對事前審批、事中檢查、事后評估工作的流程不夠完善，致使事后控制普遍，事前和事中管理缺乏，容易造成無法挽回的事故和損失；還有的制度雖有建立但缺乏可操作性，增加員工執行隨意性，導致結果不盡如人意。

1.2 控制活動方面

1.2.1 崗位設置不科學，經濟風險偏高。目前，高校后勤崗位設置多有風險，具體表現為：①有些不相容的崗位未完全分離，如會計與出納、采購與驗收、物資保管與記錄、工程項目的計劃與實施等崗位設置和權限存在模糊不清的問題，提高營私舞弊風險出現的可能性。②很多高校由于便于管理或人手不夠等原因導致招標、采購、驗收、倉庫保管等重要崗位未定期輪崗，容易讓權力過于集中到某個人身上，形成脫離法律法規約束的利益圈。③崗位設置未結合現實需求，崗位之間權限不明，事務被多頭管理或處于真空之中，管理混亂。

1.2.2 年度預算編制不科學、執行不到位。一些高校后勤部門以為預算控制只與財務部門有關，對本部門預算編制不夠重視，僅僅簡單參照上年收入支出做簡單的加減確定本年預算收入支出情況，編制方法程序簡單，過程隨意，并且很不規范，缺乏對資金使用的科學性、長遠性的分析。預算執行過程中，由于預算制度不合理，多頭審批等原因，使預算對后勤經濟活動的約束力較弱，預算與執行常處于脫節狀態。

1.3 風險評估與信息溝通體系方面

1.3.1 風險管理意識淡薄，風險評估機制不健全。目前很多高校后勤部門對風險管理的重要性認識不到位，風險意識淡薄，在日常管理中不做風險評估，缺乏科學的風險評估機制。有的雖有風險評估機制，但其標準多直接從國內外風險評估組織引入，較少與高校后勤實踐相結合，不具有實際指導意義，而且只側重于事后控制，對風險的反應相對滯后，也沒有完善的配套措施處理風險事件。

1.3.2 信息交流溝通不暢，資源配置效益低。目前很多高校后勤部門由于經費條件限制，信息化水平偏低，信息交流平臺建設滯后，不利于信息縱向和橫向的及時、準確、全面的傳遞，影響了其與學校其他部門的交流溝通和后勤部門內部信息資源共享，導致其無法在信息全面有效情況下做出決策，影響資源有效配置。

1.4 監督與自我評價

1.4.1監督力度待增強，權力運行缺乏約束。高校后勤內部控制監督主要分為內部監督和外部監督。內部監督是后勤部門設置專門機構對各個相關科室人員的監督，因其受后勤部門統一管轄，缺乏獨立性，監督作用難以有效發揮。外部監督主要有高校監督、社會監督和政府監督，但是三者的監督標準不同，相互之間沒有協調溝通機制，監督容易流于形式，很難真正落到實處。

1.4.2 自我評價缺失，缺乏內控自我完善機制。后勤部門內部控制自我評價是部門定期或不定期地對內部控制系統運行有效性進行評價形成評價結論并出具評價結果的過程。內部控制自我評價非常重要，有效的自我評價可以發現內部控制薄弱環節，完善內部控制機制。但目前高校內控自我評價存在諸多問題：①管理者不重視，很多內控評價工作浮于表面，流于形式。②只注重對評價報告的撰寫，對評價過程中形成的工作底稿未能如實填寫，報告缺乏有效證據支撐，嚴重影響內部控制缺陷的分析。③沒有根據實際情況制定詳細整改計劃，致使后期整改措施與內部控制自我評價脫節。

2 完善高校后勤管理內部控制的措施

2.1 優化內部控制環境

2.1.1 提高人員素質，增強內控意識。注重培訓，全面提高從業人員素質。制定合理培訓計劃，定期對后勤員工進行培訓。針對不同崗位員工要有不同的培訓方式和內容，不僅關注其專業技能，還對其職業道德、服務態度等多方面進行要求，使員工能熱愛工作，樹立服務師生意識，工作能力水平適應崗位需求。加強管理，提高員工內部控制意識。定期舉辦培訓會，學習相關財經法規和后勤內部控制制度，明確各自權限責任，提高員工經濟風險意識。建立績效考核機制，用量化指標考核個人業績，將業績與個人待遇、福利掛鉤，迫使員工樹立成本意識效益意識，有效避免資源資金隨意濫用。

2.1.2 建立完善內部控制制度。設計科學合理、切實可行的內部控制制度是非常有必要的。具體要做到以下兩點：①建立及時科學的溝通和信息反饋機制，部署好每一個工作的所有重要步驟和要注意的細節點，明確義務辨析責任，據此制定完善規章制度并保證其隨著業務發展動態更迭，保障所有規章制度科學有效并能順利執行，落實后勤部門內部控制。②貫徹執行互相牽制約束的原則，特別是涉及大量資金和利益的關鍵崗位要做好不相容職務相分離，做好崗位之間的相互監督工作。

2.2 合理設置控制活動

2.2.1 合理設置崗位，實行崗位責任制。充分考慮各部門各業務之間的橫向和縱向聯系并結合實際業務需求來設置崗位，貫徹執行好不相容職務相分離原則，會計與出納、采購與驗收、物資保管與記錄等崗位要分開設立，明確規定各自權限責任并由不同人員擔任，形成崗位間的內部牽制。根據員工在不同崗位的表現和崗位特點實行輪崗制度，讓員工之間、崗位之間能相互監督相互牽制，讓員工更好地了解不同崗位職責規范和業務范圍，更好地服務高校后勤。實行崗位責任制，明確員工在自己工作中要承擔的責任、擁有的權限，對于責任意識不強影響團隊目標實現的員工要追究其責任，對于能完成崗位所需有助于后勤內控目標實現的員工要給予表彰獎勵。

2.2.2 加強預算內部控制。預算編制要有科學性，堅持“量入為出、收支平衡”[2]總原則，將后勤部門預算與學校總預算相結合，參照部門3年～5年收支狀況，考慮各部門人員變動和其他各項增減因素，采用科學方法合理測算預算數據，力求預算數據準確、穩妥、全面、能綜合平衡各方面發展需要和科學使用經費的可能性。預算編制后，要提交教代會審批，預算方案一經批準，未經規定程序不得隨意調整，各部門實行“經濟責任制”，嚴格執行“一支筆”審批制度，后勤部門負責人對本部門經濟活動負責，并可通過財務系統實時查詢了解本部門預算執行情況，保證預算合理有效實行。

2.3 完善風險評估機制，建設信息化溝通系統

2.3.1 尋找關鍵風險點，完善風險評估機制。高校后勤活動面臨校內外多種環境變化，存在各種未知風險，只有在前期做好風險評估工作，才能有效應對風險。建立風險評估控制機制是完善高校后勤內部控制的必要環節。完善高校風險評估體系，重點是找到關鍵風險點，識別其風險的高低，采取有效的風險應對策略。具體可從三方面著手：①建立風險數據庫[3]。將高校后勤在經濟活動中可能會產生的所有數據搜集整理分析，為后期風險管理體系構建優化提供數據支持。②梳理風險控制流程。將風險數據庫中各個風險點的管理和控制貫穿于業務流程設計中，建立覆蓋單位層面和業務層面的風險管理標準化流程體系。③建立風險準備基金。后勤部門可以在日常經營活動中按照一定方法提取適當金額的風險準備基金，當遭遇風險蒙受損失時，就能從風險準備基金里提取一定金額彌補損失，保證高校后勤活動正常運行。

2.3.2 建設信息化后勤，保證信息的有效流通。高校后勤平時可通過設立交流平臺、座談會、調查問卷等方式了解教職工和學生需求，及時改進不足之處，提高后勤服務水平。最重要的是建設信息化后勤[4]，應該結合內部控制需求建立一個優質的信息化交流平臺，這可使管理人員及時、全面、準確地掌握各種信息，動態監控部門運營狀況，有助于及時發現問題并采取措施以降低風險，提高后勤內部控制的有效性。

2.4 加強監督與完善自我評價機制

2.4.1 完善內外部監督機制，提高監督力度。高校后勤應采取內外部監督相結合的方式，在橫向和縱向兩個面上對后勤內部控制制度進行優化，并對其執行情況進行檢查，及時發現內控薄弱環節和潛在風險并采取措施進行補救。監督應該常態化，貫穿于日常經濟活動中，不拘泥于某一特定時間或特定項目。內部要建立以防為主的內部監督機制，注重考評日常內部控制制度的完善性及執行的有效性；監督人員實行高校委派制，工資福利直接由高校負責，接受高校領導直接領導，不受后勤領導管轄，保證監督人員獨立性，保障其能公平公正行使監督權力。外部要密切配合政府部門檢查，聘請會計師事務所對高校后勤會計資料進行審計，嚴防管理人員弄虛作假；設立信息交流平臺，后勤賬務定期公開公示，鼓勵師生監督，據此對不足之處積極改進。

2.4.2 重視內部控制自我評價，建立內控自我完善長效機制。完善內部控制自我評價機制：①需要領導的重視。領導帶頭，定期不定期地組織全員采取調查問卷、個別訪談、專題討論等多種方法，搜集單位后勤內部控制設計和運行是否有效的證據，評價內控運行結果。②重視自我評價過程。自我評價過程就是調查取證發現內部控制薄弱點過程，只有重視對評價過程工作底稿的記錄和檢查，才能發現內部控制缺陷，完善內控機制。③應加強整改監督。對于在自我評價中出現的內控缺陷，要及時認定是設計缺陷還是運行缺陷，是一般缺陷還是重大缺陷，及時準確分析缺陷產生的原因和性質，提出整改方案。后期還要對整改情況進行持續監控，確保內控缺陷都得到整改，使后勤內部控制制度日趨完善，建立內部控制自我完善長效機制[5]。