醫療衛生檔案管理水平的提升對策

劉 佳

（大慶市讓胡路區衛生計生綜合監督執法局 黑龍江大慶 163000）

醫療衛生檔案是醫學科技檔案中重要的組成部分。醫療衛生檔案屬于科學技術材料，主要內容是對防病治病及醫療衛生監督中形成的資料進行歸檔。醫療衛生檔案分為兩個部分，一類是疫病防治檔案，另一類是衛生監督管理檔案。其中，疫病防治檔案包括的類型有：患者病歷及病歷分析等；衛生監督管理檔案包括很多的類型，如勞動衛生監督檔案、環境衛生監督檔案等。醫療衛生事業的發展離不開醫療衛生檔案的幫助，其可以為醫療衛生事業發展打下堅實的基礎，提供重要的信息。目前，我國醫療衛生檔案管理中仍存在一些不足。這不利于我國今后的醫療事業發展。因此，我們需要加強醫療衛生檔案管理，提高管理水平。[1]

一、醫療機構檔案的收集和管理

（一）醫療機構檔案的收集

醫療機構在收集檔案相關資料信息時，一般包括醫療機構檔案及技術檔案等。在檔案收集過程中，不同部門的檔案收集都具有各自的特點。這就增加了收集的難度，相關人員在收集時需要進行科學的分類和整理。檔案收集的內容包括：醫療廢物處理、人員管理、傳染病防控等。管理人員只有在檔案收集過程中盡可能地整理完整的信息，才能在需求或出現問題時找到相關的依據。

（二）醫療機構檔案的管理

對于醫療檔案的管理來說，檔案管理過程受很多因素的影響。檔案作為醫療機構運行的重要依據，如果不能進行科學的管理，則容易造成醫療機構出現問題。醫療機構檔案管理不僅包括醫療相關的內容，還包括人員的信息。比如，職稱評審等，對人員進行檔案管理，可以促進人員工作能力的提高，促進醫療機構的穩定發展。

二、醫療衛生檔案管理的現狀

檔案材料的特殊性與其他方面的因素決定了傳統醫療衛生檔案的管理模式。隨著社會的不斷發展，科學技術的不斷進步，我國醫療衛生檔案管理存在不符合時代發展需求等問題。其主要原因是技術方法落后、管理意識缺乏、裝備技術缺乏先進性等。這就造成了醫療衛生檔案管理仍采用傳統的模式，基本依靠人工管理及經驗，使醫療衛生檔案管理工作效率較低，不能充分發揮其作用。目前，我國醫療衛生檔案管理主要存在的問題包括：一是醫療衛生檔案管理人員的專業性不強；二是醫療衛生檔案管理的責任劃分不清，缺乏系統的管理機制和完善的組織機構，不符合現今醫療機構管理體制的改革；三是醫療衛生檔案管理缺乏規范性，管理制度尚未健全；四是醫療衛生檔案管理人員部分為編外人員，工作積極性不高；五是醫療機構缺乏對醫療檔案信息的利用。

三、提升醫療衛生檔案管理的對策

（一）完善檔案管理網絡

傳統的手動檔案管理的效率較為低下，容易出現錯誤。這就會為今后檔案的調取和利用帶來極大的阻礙，甚至部分十分有價值的資料由于收集不完整或丟失，給醫療機構造成較大的損失。因此，醫療衛生部門在檔案建立時需要保證檔案的完整性和安全性，提高檔案管理效率，建立完善的檔案管理體系，逐步完善檔案管理網絡。目前，檔案管理工作都普及了計算機，管理人員通過應用專業的檔案管理軟件，可以對檔案匯編及檢索進行管理，以便于隨時調取。在檔案管理方面，管理人員可以按照職能的不同，進行分類管理。醫療衛生部門可以在單位的不同部門安排有責任心的人員進行協助管理，實現檔案的統一，不斷優化檔案管理網絡。[2]

（二）加強管理者對檔案管理的重視

對于醫療工作者來說，他們普遍存在對檔案管理缺乏重視的問題，認為檔案管理就是保存和收集資料，是一種機械式的工作，并不能為單位創造效益或提高工作效率。部分單位在管理檔案時只關注檔案是否泄密、丟失等。這種傳統的檔案管理模式早已不能滿足檔案管理的新要求了。隨著不斷深入的醫療體制改革，醫療衛生的各項工作都在發生變化。傳統的檔案管理模式不利于檔案工作的發展。醫療機構檔案管理的重點是建立科學、完整的檔案管理體系，以滿足醫院檔案信息的利用和需求。想要改變目前檔案管理的不足，單位領導者首先就需要加強重視，從而引導檔案人員積極地投身工作。對于醫療機構來說，管理者需要重視檔案管理工作，推動單位改革檔案管理方式。因此，醫療衛生檔案管理工作順利開展的前提就是領導層的重視。[3]

（三）建立新型電子化檔案

隨著科學技術的高速發展，計算機技術在各行各業都普遍應用。計算機技術在醫療衛生檔案管理中也是不可或缺的。管理人員需要用專業的技術實現檔案一體化管理，建立電子版文件，使檔案的歸檔和建檔應用更加便利。這樣可以供其他單位及個人隨時調取，實現資源的共享。在檔案信息的錄入時，單位可以安排臨時人員，協助電子檔案的建立，對信息進行逐一錄入，并要求管理人員對錄入后的電子檔案進行校核，核對通過后即可生成檔案信息。管理人員如果發現在建檔過程中存在問題，就需要及時進行解決。電子檔案需要定期更新，應與文字化檔案同時錄入和應用。[4]

（四）提高檔案管理人員的綜合能力

醫療衛生檔案管理工作需要檔案管理人員來落實。因此，檔案管理人員對檔案管理質量有較大的影響。醫療檔案管理的質量直接取決于檔案管理人員的水平。因此，醫療衛生部門需要不斷提高醫療檔案管理人員的專業水平和管理水平。其主要可以采取以下措施：

1.在當今社會中，各行各業都重視人才的引進，社會的進步也離不開人才的助力。對于醫療衛生檔案管理方面也是如此，人才往往可以發揮極大的作用。因此，醫療衛生部門需要不斷提升醫療衛生檔案人員的綜合素質，從而保證醫療衛生檔案管理的質量。首先，單位要對檔案管理人員加強業務培訓。隨著社會的快速發展和技術進步，檔案管理工作內容也趨向復雜化。因此，單位需要組織檔案管理人員進行定期培訓，提高業務人員的工作能力和質量。其次，醫療衛生部門要對兼職的檔案管理人員加強管理，保證檔案的利用和借閱。兼職檔案管理人員需要及時將相關內容轉交到專職檔案員處，使各部門的檔案都能符合統一的要求。[5]

2.醫療檔案管理人員需要對醫療衛生技術人員的檔案進行管理。醫療衛生人員的檔案十分重要。做好醫療衛生技術人員檔案的管理是提升醫療衛生檔案管理的基礎。醫療衛生檔案管理人員需要明確技術人員哪些資料需要歸檔，然后收集相應完整的資料。醫療衛生技術人員檔案也應依據實際情況進行歸檔。其主要包括：個人信息、專業培訓、業務考核資料等；業務技術工作總結、發表的論文及專著等。在檔案管理過程中，檔案管理者首先應完整地收集醫療衛生技術人員的相關檔案資料，收集的方式通常是以專業技術職稱為基礎，建立醫療衛生技術人員的檔案，通過發布信息讓技術人員將自身資料匯總后發送到檔案管理部門。[6]

四、結束語

總之，醫療衛生檔案管理在醫療機構管理中十分重要。目前，醫院的發展目標之一就是提升醫療衛生檔案管理工作的質量。為了滿足醫療衛生檔案的科學管理，醫療衛生部門需要加強醫療衛生檔案的管理。隨著科學的不斷發展，人們對醫療衛生檔案的要求也會提高。因此，我們未來需要進一步努力，加強對醫療衛生檔案的管理，提高管理水平。