大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

馮華

摘要：創(chuàng)新管理理念，提升管理模式，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的智能升級(jí)，已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作面臨的重要課題和時(shí)代選擇。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息技術(shù)

在新時(shí)代背景下，信息化技術(shù)已駛上高速路，傳統(tǒng)創(chuàng)新模式正以迅捷的速度向大數(shù)據(jù)時(shí)代加速轉(zhuǎn)變。如何創(chuàng)新管理理念，提升管理模式，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的智能升級(jí)，已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作面臨的重要課題和時(shí)代選擇。

一、打破“壁壘”，提升檔案管理人員素質(zhì)

面對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理要通過管理的提升，來實(shí)現(xiàn)海量檔案資源數(shù)據(jù)和檔案應(yīng)用系統(tǒng)的整合，開展檔案信息資源的有效配置，不斷發(fā)揮檔案集合效應(yīng)，從而適應(yīng)檔案資源利用共享的需要。縱向加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，打破“壁壘”，加強(qiáng)與其他職能部門溝通協(xié)調(diào)，尋求工作上相互支持配合，加強(qiáng)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，充分開發(fā)利用，明確檔案信息資源整合的主體。

數(shù)據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵是無限的再利用，發(fā)揮其潛在價(jià)值，這從技術(shù)層面對(duì)人才提出了較高要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的能力培訓(xùn)，使其具備信息化專業(yè)能力、專業(yè)知識(shí)分析能力及綜合管理素質(zhì)等，才能使大數(shù)據(jù)下的檔案管理發(fā)揮最大效能。

加強(qiáng)人才培訓(xùn)，除了提高專業(yè)技能外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人才的管理激勵(lì)，才能不斷吸納優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)。一應(yīng)注重專業(yè)崗位的動(dòng)態(tài)管理，讓人才和崗位匹配；二要?jiǎng)?chuàng)建人才服務(wù)平臺(tái)，為吸收引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)人才創(chuàng)造條件。

二、統(tǒng)一“門檻”，提升管理檔次

面對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理切實(shí)履行檔案事業(yè)行政管理部門的行政職能，以加強(qiáng)檔案館/室建設(shè)為基礎(chǔ)，突出檔案館在我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)地位，制定和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度。企業(yè)應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、十號(hào)令等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善和強(qiáng)化，保證檔案管理制度能夠符合國(guó)家相關(guān)要求，確保檔案管理制度能夠達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理有統(tǒng)一“門檻”。

目前我國(guó)檔案工作的內(nèi)容、手段和水平日趨完善，這對(duì)促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)。盡管如此，檔案服務(wù)工作規(guī)范制度的缺失，讓各檔案館及檔案管理者更多的是憑著工作責(zé)任感，加上自身對(duì)業(yè)務(wù)的理解，經(jīng)驗(yàn)性地開展檔案服務(wù)工作。統(tǒng)一管理規(guī)范的缺失，使檔案管理工作缺乏科學(xué)的引導(dǎo)與規(guī)范，阻礙了當(dāng)前環(huán)境需求下檔案館管理水平的進(jìn)一步提升，因此，在新時(shí)期制定統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)規(guī)范對(duì)于全面提升檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)能力具有積極的作用。

檔案管理制度應(yīng)由企業(yè)內(nèi)部對(duì)其制定有效的、科學(xué)的企業(yè)檔案管理制度，比如針對(duì)企業(yè)在生產(chǎn)以及服務(wù)方面的要求不同，與企業(yè)各個(gè)部門的責(zé)任人以及企業(yè)的檔案資料管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度與注意事項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的討論，形成企業(yè)檔案管理辦法，并通過試用與針對(duì)性改進(jìn)逐步進(jìn)行完善。通過這些措施，滿足企業(yè)的發(fā)展任務(wù)的需求，讓檔案管理工作符合企業(yè)的發(fā)展需求。

三、挑戰(zhàn)“趨勢(shì)”，快速智能升級(jí)

面對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的“大趨勢(shì)”，檔案管理加快智能升級(jí)的，必須加快管理的質(zhì)量提升、信息技術(shù)應(yīng)用的速度提升。現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)多數(shù)是基于單機(jī)或局域網(wǎng)建立的，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以實(shí)現(xiàn)基于云計(jì)算的大數(shù)據(jù)檔案管理。隨著大數(shù)據(jù)的來臨，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)也順勢(shì)而生，其依托各行業(yè)不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建的海量存儲(chǔ)，進(jìn)行計(jì)算和管理，并能夠自動(dòng)調(diào)取利用，具備多樣性、可擴(kuò)展性、經(jīng)濟(jì)性、可定制性等特點(diǎn)，加大對(duì)中小微企業(yè)在檔案管理工作中的服務(wù)，也可以構(gòu)建方便靈活的具有大容量的智能數(shù)據(jù)平臺(tái)，滿足個(gè)人服務(wù)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子文件來源日益復(fù)雜，種類繁多，企業(yè)產(chǎn)出的電子文件越來越多，電子文件歸檔與保存的具體要求，直接影響了文件的歸檔過程。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，技術(shù)的不斷革新，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，保證電子文件的長(zhǎng)久保存與利用，有著技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用上難題，尤其是對(duì)于專業(yè)軟件形成的特殊文件。當(dāng)前環(huán)境下，因?yàn)楦鳈C(jī)構(gòu)、組織存在不同程度的電子文件管理方法不科學(xué)、歸檔方法不恰當(dāng)、管理系統(tǒng)功能不完善、管理制度不健全等問題，直接影響著信息資源的整合與利用，威脅著電子文件檔案信息的長(zhǎng)期留存、有效收集，給歸檔管理電子文件帶來了嚴(yán)重隱患和風(fēng)險(xiǎn)。因此，應(yīng)使電子文件歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)，從而保證電子檔案信息的有效性、準(zhǔn)確性、可利用性、可靠性等。

四、優(yōu)化“手段”，實(shí)行資源整合

面對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理必須從管理方式、管理結(jié)構(gòu)、管理渠道等多方面入手，全面提升檔案管理的綜合能力，使檔案管理的方式更優(yōu)化，管理“手段”更豐富。

重點(diǎn)放在以下幾個(gè)方面：一是在對(duì)檔案資料的占有程度上；二是確立檔案工作的主體地位上，對(duì)各級(jí)各部門的檔案信息能否實(shí)行有效的調(diào)配和管理；三是在系統(tǒng)性檔案資料的研究開發(fā)方法手段和前沿水平上。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，有必要進(jìn)行檔案資源的整合，將各級(jí)各部門的有保存價(jià)值的檔案信息做到由分散到集中、由無序到有序，為適應(yīng)新形勢(shì)下各級(jí)各部門對(duì)檔案館服務(wù)功能的要求，通過對(duì)檔案資源的整理、組合和合理分工，使檔案機(jī)構(gòu)和檔案資源結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化，進(jìn)而提升服務(wù)功能、形成服務(wù)體系。一方面按照能夠最大限度地對(duì)全員開放和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求進(jìn)行檔案資源的優(yōu)化配備和整理加工，另一方面要完善各級(jí)檔案館實(shí)現(xiàn)基本功能的基礎(chǔ)條件，將分散在各個(gè)部門檔案資源進(jìn)行集中。通過對(duì)檔案資源的有效整合，才能真正地把檔案館及檔案機(jī)構(gòu)建成能夠向各級(jí)各部門提供及時(shí)、有效的信息利用中心和檔案資源服務(wù)中心。

五、深化“加工”，提升服務(wù)水準(zhǔn)

面對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理在信息化技術(shù)應(yīng)用上要開動(dòng)腦筋，多想辦法，提升管理水平，進(jìn)而提高服務(wù)水平的檔案。檔案管理部門除了傳統(tǒng)的檔案接收、整理與發(fā)放等被動(dòng)職能外，還應(yīng)進(jìn)行大量的檔案“深加工”處理，開展檔案知識(shí)服務(wù)等主動(dòng)管理服務(wù)。檔案管理部門在收集到海量檔案數(shù)據(jù)后，可通過開展對(duì)檔案借閱者的深入了解，開展利用需求分析，建立相關(guān)數(shù)據(jù)模型，提高檔案價(jià)值，進(jìn)而對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目分類、相關(guān)性分析，從而推算出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，將積累的檔案變成有用的信息情報(bào)，讓“檔案數(shù)據(jù)庫”變成“戰(zhàn)略論證庫”，為檔案利用者提供有價(jià)值的知識(shí)服務(wù)，為科學(xué)決策提供參考。

六、管控“風(fēng)險(xiǎn)”，確保信息安全

面對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理的工作重點(diǎn)應(yīng)放在管控“風(fēng)險(xiǎn)”上。大數(shù)據(jù)應(yīng)用的最大風(fēng)險(xiǎn)，是檔案數(shù)據(jù)安全管理問題。海量數(shù)據(jù)盡管集中存儲(chǔ)，方便了數(shù)據(jù)分析和處理，但這種環(huán)境下，數(shù)據(jù)的安全管理、數(shù)據(jù)的管理備份不當(dāng)?shù)龋苋菀自斐蓴?shù)據(jù)的永久丟失和損壞，這一風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案來說，將是毀滅性的災(zāi)難。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案風(fēng)險(xiǎn)管理需要做好以下幾個(gè)方面：一是數(shù)據(jù)保護(hù)。由于大數(shù)據(jù)采用云計(jì)算的方式進(jìn)行，這種服務(wù)方式使用戶失去了對(duì)物理資源的直接控制，從而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在不知情的情況下可能被竊，因此，在建立大數(shù)據(jù)檔案管理的同時(shí)，需要建立有效的安全機(jī)制，盡量減少數(shù)據(jù)失竊的概率。二是數(shù)據(jù)備份。建立合理有效的數(shù)據(jù)備份與歸檔機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)在安全機(jī)制失效導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，可通過備份或歸檔的數(shù)據(jù)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)，避免大數(shù)據(jù)檔案發(fā)生不可恢復(fù)的危機(jī)。