關于加快檔案信息資源開發利用的幾點思考

大慶油田有限責任公司第二采油廠信息中心檔案室 黑龍江 大慶 163400

當今社會是信息技術高速發展的社會，建立與完善檔案工作的信息化，應用計算機技術管理檔案工作，是提高檔案部門信息工作的有效途徑，是適應新時代發展的必然趨勢，是步入信息現代化的必經之路。

1 認清檔案信息化管理在檔案事業發展中的重要作用

要使檔案現代化管理走向科學化、標準化、規范化軌道，就要認識到信息工作之于檔案工作的重要性，認識到現代化發展趨勢，才能真正重視檔案工作信息化的建設與完善。隨著時間的推移，檔案工作者已經開始利用新的理念、新的技術、新的方法來管理檔案工作[1]。

2 建立科學的檔案信息管理系統

縱觀檔案管理的全過程，其管理的主要內容是對檔案信息資源的收集、整理、保管、編研、開發和利用。所謂檔案信息管理系統，它是由檔案信息管理組織機構，檔案信息傳遞程序和管理標準等組成。為了建立起科學的檔案信息管理體系，我們對檔案管理的現狀從宏觀和微觀兩個角度進行了分析。從宏觀的角度出發，設立了“檔案信息傳遞中心”，通過信息傳遞中心的建立，檢查信息渠道是否暢通，信息中心是否起到協調、監督、控制作用，使檔案信息工作始終處于良性循環；同時，又從微觀的角度建立機關管理類檔案、會計檔案及科技檔案（基建、科研、地質、設備）和其他不同載體形式的檔案，使檔案信息即能做到統一歸口，又能做到分級管理，從而使檔案信息系統既達到了適用性和科學性的要求，同時也使建立起的檔案信息系統環節少，流程短，速度快[2]。

3 檔案信息化基礎工作取得了突破性進展

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎工程和核心任務。①完成了各類檔案的目錄進機工作。我廠檔案目錄數據庫建設得到進一步加強，在新的檔案數據庫管理平臺上，建成了一定規模的檔案數據庫。目前，檔案系統數據庫目錄信息量案卷級達14萬余條，文件級達60萬余條，實現了全部館藏檔案目錄機檢。②地質大隊研制的檔案單井資料管理軟件技術和應用水平進一步提高。建成了具有國內先進水平且獨具特色的檔案單井資料管理應用系統，在網絡系統管理、數據庫日常維護、數據轉換等方面積累了豐富的經驗。目前已將掃描的完井資料、射孔和補孔資料、錄入的誘噴資料、掃描的施工總結類所有數字化信息維護到此系統中，通過IE瀏覽器實現了完井數據表、射孔通知單和射孔誘噴資料的網上查詢服務，提高油田開發檔案的利用效率，在我廠油田開發系統建立起了一個高效、規范、開放的檔案信息利用平臺。③完成了前磁測井曲線圖紙資料數字矢量化反演系統。我們與工程技術大隊科技人員配合，采用國際上最為先進的圖形識別技術理論，經過一年攻關，研發出前磁測井曲線圖紙資料數字矢量化反演系統，實現了圖形數字化永久存儲管理模式，改變了大慶油田油水井的前磁資料文本管理模式，實現了該類圖紙資料的數字化永久性應用。④利用網絡平臺進行深入宣傳。為方便全廠檔案人員及時了解檔案工作動態，掌握相關檔案信息，通過自建網站，更新欄目，完善內容，充分利用和發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。

4 應用現代化管理手段，提高檔案信息資源利用的準確性、及時性、適用性和經濟性

（1）應用現代化管理手段，提高工作效率?，F在我們應用推廣的檔案管理信息系統，實現了全文檢索、借閱、歸還、銷檔、批量歸檔等功能，對目錄輸入、查找、檢索節省了大量的時間，提供了方便?，F就檢索功能來談一談應用現代化管理手段的好處。應用計算機檢索與人工檢索速度比較，由原來的人工檢索幾分鐘一卷，只能到案卷級，而利用計算機檢索，只用十幾秒鐘，而且直接檢索到文件級，比原來提高功效幾十倍，誤差率由人工檢索的10%下降到機檢的1%，誤檢率降低了10倍。降低了檔案人員的勞動強度，節省了檔案人員和利用者的時間，提高了雙方工作效率。

（2）應用現代化管理手段，為企業創造經濟效益。應用前磁曲線信息網上查詢系統，能夠直接從網絡化標準數據庫中提取前磁測井曲線信息，以原風貌圖紙格式在網頁上顯示前磁曲線并標識節箍點數據值，并可導出和下載節箍點數據值。其經濟效益推算如下：①前磁圖紙資料矢量化處理軟件的推廣應用，有效地減少了無效措施井數。②前磁圖紙資料數字化管理模式取代文本化管理模式，每年可間接節省費用達300余萬元。③軟件的使用，消除了前磁曲線圖紙的損壞及丟失給企業帶來的損失。

5 完善檔案工作信息化應注意的幾個問題

（1）建立一支穩定的高素質的信息工作人員隊伍。知識經濟把科技知識和人才教育作為支撐其發展的兩大支柱，知識經濟的核心在于能否擁有掌握現代化的科技人才。這就要求檔案系統必須建立一支具有穩定的高素質的信息工作人員隊伍。因此，要求檔案工作者提高自身能力：一是掌握運用計算機的能力；二是要具有一定的外語水平；三是使自己成為信息服務員；四是要具有檔案專業知識和相關專業知識。

（2）建立和完善各項信息工作制度，建立信息工作激勵機制。為加強各單位應用現代化的管理手段，我們制定了相關的信息工作制度 。為促動信息資源的開發與利用，我們制定了獎金考核管理辦法，對信息工作做得好的單位給予獎勵。

（3）加強信息建設的防盜、保密、安全措施。有了現代化的信息管理，就要做好保密工作。保密就是保安全，保發展。加強保密工作，提高涉密人員的思想覺悟，使他們能夠更加自覺地履行好保密的責任和義務。還要求涉密人員掌握一定的保密知識和技能，更好地運用到檔案信息的管理工作中。綜上所述，只有加快檔案信息資源的開發利用，檔案工作才能有高度、有特色，才能適應時代的發展，才能使檔案工作立于不衰之地。