共建共享電子檔案平臺(tái) 推進(jìn)學(xué)校管理提質(zhì)增效

李正兵

歷史學(xué)家稱檔案是“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”，是歷史發(fā)展的足跡。學(xué)校檔案亦是如此，它真實(shí)記錄了一所學(xué)校的發(fā)展軌跡，是學(xué)校教育教學(xué)、科研創(chuàng)新、過(guò)程管理等活動(dòng)中形成的信息集合體。在現(xiàn)代學(xué)校管理中，檔案不僅是學(xué)校特有的重要信息資源、文化資源和寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，還是各級(jí)各類檢查、考核評(píng)估的主要痕跡佐證材料，更是學(xué)校提高管理質(zhì)量的重要依據(jù)和未來(lái)發(fā)展的決策基礎(chǔ)，即重要的管理資源。從科學(xué)的角度看，檔案管理過(guò)程實(shí)質(zhì)上是對(duì)各類信息吸收、加工、處理、反饋的過(guò)程，是對(duì)歷史和現(xiàn)實(shí)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)多方面情報(bào)進(jìn)行綜合、再生的過(guò)程。通過(guò)檔案，我們的管理得以借鑒、傳承和發(fā)展，少走彎路。高質(zhì)量的學(xué)校管理需要高質(zhì)量的檔案管理，如何提高檔案管理質(zhì)量呢？這就需要先找到主要問(wèn)題的切入點(diǎn)，然后借助學(xué)?，F(xiàn)有資源來(lái)解決。

一、學(xué)校檔案管理的主要問(wèn)題及原因分析

俗語(yǔ)說(shuō)“鐵打的衙門流水的官”，用在學(xué)校檔案管理上也很貼切，結(jié)合學(xué)校檔案管理“流動(dòng)大”“人治為主”“雞肋”“歸檔隨心”“管檔隨意”“查檔不易”等特點(diǎn)分析，主要問(wèn)題如下：第一，檔案管理工作基本由年紀(jì)大或承擔(dān)學(xué)科教學(xué)效果不太好的教師兼任，業(yè)務(wù)水平不高。第二，隨著辦學(xué)時(shí)間的推移，內(nèi)容越來(lái)越多，收集、整理難度越來(lái)越大，管理負(fù)擔(dān)越來(lái)越重。第三，檔案臺(tái)賬是上級(jí)評(píng)估檢查學(xué)校的必查佐證材料和依據(jù)，評(píng)估檢查不僅種類繁多，且各類評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)差異大，每次迎檢都需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理歸檔成冊(cè)成盒，耗時(shí)耗力不說(shuō)，多次迎檢后，東拉西扯，檔案丟失嚴(yán)重。第四，隨著無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，紙質(zhì)檔案逐漸無(wú)人問(wèn)津，占絕大比例的電子檔案零散分布在各科室各部門甚至個(gè)人手中，檔案成為私有財(cái)產(chǎn)，檔案隨人走，調(diào)用時(shí)靠“刷臉卡”成為管理中的一大痼疾，不僅檔案格式不規(guī)范、延續(xù)性差、容易流失，而且阻礙了學(xué)校管理工作的效率和延續(xù)性。結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)現(xiàn)狀和學(xué)校管理需要，自2014年開(kāi)始，東川二小借助現(xiàn)代信息技術(shù)，大膽探索、反復(fù)實(shí)踐和不斷完善，搭建起“共建共享電子化檔案平臺(tái)”（后簡(jiǎn)稱“平臺(tái)”），基本解決了以上問(wèn)題，并促進(jìn)了學(xué)校管理提質(zhì)增效。

二、“平臺(tái)”建設(shè)的整體構(gòu)想

利用“紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、應(yīng)用軟件能對(duì)文檔進(jìn)行加密防編輯、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享”等功能，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，將學(xué)校所有檔案全部實(shí)行電子化管理。全體教職工共用一個(gè)容量足夠大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器，每位教職工都能按照崗位職責(zé)要求，使用個(gè)人電腦或手機(jī)作為收集和備份的終端，隨時(shí)隨地將原始的第一手資料放入指定的檔案庫(kù)，及時(shí)建檔歸檔。需要時(shí)，無(wú)論何時(shí)何地，都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快捷方便地調(diào)閱所需檔案。該“平臺(tái)”主要由硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)體系、管理制度三個(gè)部分組成，檔案的維護(hù)更新、讀寫調(diào)閱、訪問(wèn)等都設(shè)有不同的權(quán)限。

三、“平臺(tái)”的特點(diǎn)和目標(biāo)要求

1.方便安全。這是“平臺(tái)”建設(shè)的核心問(wèn)題。首先，選派品行端正的專業(yè)人員維護(hù)局域網(wǎng)絡(luò)安全，為每位教職工設(shè)置登錄帳號(hào)和密碼、分配與崗位職責(zé)相匹配的讀寫權(quán)限。其次，定期不定期地做好備份。第三，建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，樹(shù)立“檔案是學(xué)校公共財(cái)產(chǎn)”的意識(shí)，形成涉檔人員之間相互合作又相互制約的監(jiān)督機(jī)制。

2.規(guī)范有序。檔案的規(guī)范性是指存檔項(xiàng)目、文檔格式、分類標(biāo)準(zhǔn)等有相對(duì)統(tǒng)一的要求，有規(guī)律可循，建檔目錄和框架一目了然，無(wú)論什么文件，全校教職工都能弄得清來(lái)龍去脈，取放自如。例如：存放的文檔必須以通用公務(wù)文書(shū)檔案格式為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編輯;諸如“制度”“會(huì)議決定”“年度考核成績(jī)”一類重要的檔案統(tǒng)一制作成PDF格式或加密存檔;簽字類文件掃描成圖片存檔，確保“原汁原味”;活動(dòng)類的檔案須有方案、剪影、總結(jié)或簡(jiǎn)訊等痕跡材料;目錄和文件名須翔實(shí)標(biāo)注“時(shí)間+事件概述+負(fù)責(zé)人”……

3.及時(shí)歸檔。堅(jiān)守“雁過(guò)留痕”“邊工作邊歸檔”原則，明確歸檔范圍，養(yǎng)成良好習(xí)慣，將工作過(guò)程中形成的文稿、圖片等痕跡文檔，及時(shí)放入“平臺(tái)”。

4.超前預(yù)設(shè)。學(xué)校文體活動(dòng)、教學(xué)、管理中許多常規(guī)工作有重復(fù)性和規(guī)律性，利用電子檔的可復(fù)制和可修改性提前建檔。每次活動(dòng)結(jié)束時(shí)及時(shí)總結(jié)反思，在最佳時(shí)機(jī)，針對(duì)遺憾或不足，在剛實(shí)施完成的《方案》上進(jìn)行修訂、增刪形成新《方案》，放入下一年的檔案夾，次年再次開(kāi)展同樣活動(dòng)時(shí)，結(jié)合實(shí)情微調(diào)就可以順利組織實(shí)施。這種“邊做邊總結(jié)邊修訂形成新方案”的超前建檔模式和工作模式，不僅能快速健全“痕跡檔案”，而且讓組織者省時(shí)省力，提高工作效率，工作質(zhì)量呈“螺旋式上升”，無(wú)論組織者是否變動(dòng)，工作都有延續(xù)性。

5.共建共享?！叭巳藚⑴c，共建共享”是“平臺(tái)”的核心優(yōu)勢(shì)，通過(guò)明確分工，責(zé)任到人，每個(gè)人都有職責(zé)范圍內(nèi)收集、整理檔案的義務(wù)，全體教職工不僅是檔案的建設(shè)者、管理者、維護(hù)者，還是受益者，檔案管理成本隨之大幅度降低，并提高檔案的使用價(jià)值。

6.彰顯個(gè)性。任何一所學(xué)校都有自己的管理模式和辦學(xué)風(fēng)格，學(xué)校不同，檔案管理的建模框架結(jié)構(gòu)不同。檔案建?？梢蛐Ｖ埔?，選取大家都容易接受，并體現(xiàn)辦學(xué)特色的指標(biāo)進(jìn)行建模。

7.服務(wù)全體。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)“平臺(tái)”隨時(shí)查閱相關(guān)工作痕跡材料，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)，既督導(dǎo)檢查檔案建設(shè)情況，又可督導(dǎo)檢查相關(guān)工作進(jìn)展情況，二者有機(jī)結(jié)合，“一舉兩得”，檔案管理隨之變成了提高管理效率的一種手段，這是“平臺(tái)”最有價(jià)值的亮點(diǎn)。

四、“平臺(tái)”建設(shè)的操作步驟

（一）平臺(tái)的前期建設(shè)

第一步，選拔管理人員。挑選一名愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的中青年骨干教師兼職做檔案管理員，并納入中層干部管理。

第二步，硬件準(zhǔn)備。購(gòu)置容量足夠大的NAS網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)服務(wù)器2份（其中1份做同步備份），借助Windows的“映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器”功能，安裝NAS網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)服務(wù)器。同時(shí)完善校園網(wǎng)，確保全校所有辦公室、教室、功能室都能實(shí)現(xiàn)共享。

第三步，遵循“實(shí)用簡(jiǎn)便”“個(gè)性化”原則建模。以昆明市東川區(qū)第二小學(xué)的“兩分區(qū)四目錄”檔案建模為例：首先，把NAS網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)服務(wù)器劃分為共享1和共享2兩大分區(qū)。共享2設(shè)“教學(xué)資源庫(kù)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)資源庫(kù)、學(xué)科教研組、教師個(gè)人檔案和臨時(shí)使用”五大目錄，主要為教師的教育教學(xué)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)服務(wù)。其次，共享1專門放置學(xué)校歷史檔案，選取“東川二小管理機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)示意圖”為建模指標(biāo)，對(duì)應(yīng)建立一級(jí)目錄，目錄名標(biāo)注出分管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人姓名，與學(xué)校管理機(jī)構(gòu)一一對(duì)應(yīng)，二者相輔相成，互相明晰，容易記憶。

再次，根據(jù)歷史檔案和現(xiàn)有工作情況深入細(xì)致梳理各部門的崗位職責(zé)，明確具體的崗位職責(zé)，根據(jù)崗位職責(zé)建立二級(jí)目錄。崗位職責(zé)分工和檔案目錄同樣一一對(duì)應(yīng)。以“教學(xué)副校長(zhǎng)分管的教導(dǎo)處”二級(jí)目錄為例，分管部門負(fù)責(zé)人通過(guò)該級(jí)目錄對(duì)自己和他人的崗位職責(zé)一目了然，避免工作安排推諉扯皮。最后，對(duì)應(yīng)“學(xué)年管理”的特點(diǎn)，分秋季和春季學(xué)期建立三級(jí)目錄，按實(shí)際活動(dòng)內(nèi)容和項(xiàng)目建立四級(jí)目錄。通過(guò)二、三、四級(jí)目錄，可以直觀清晰地反映出該部門責(zé)任人的工作情況，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能有針對(duì)性地指導(dǎo)相關(guān)工作。

第四步，初步歸檔并備份。按照“窮盡”和“分工合作”原則，由檔案管理員收集匯總檔案室、各部門和個(gè)人手中的全部歷史檔案，按照“平臺(tái)”搭建的四級(jí)目錄模塊，統(tǒng)一規(guī)范命名文件名和目錄名（部門領(lǐng)導(dǎo)不得私自修改文件內(nèi)容），分門別類歸檔。同時(shí)，要求每位教師收集整理個(gè)人檔案和任教學(xué)科教學(xué)資源。隨后安排專人負(fù)責(zé)，把紙質(zhì)歷史檔案全部掃描制作成電子檔，邊做邊歸檔，檔案室即可騰出另作他用。歷史檔案歸檔初步完成后，為了以防意外，用移動(dòng)盤做1至2份備份。

（二）“平臺(tái)”中期建設(shè)

第一步，權(quán)限分配。根據(jù)檔案的安全管理需要，按照“屬地管理”原則，為共享1、共享2的各級(jí)目錄設(shè)置分配讀寫管理權(quán)限。校長(zhǎng)、書(shū)記和管理員對(duì)所有檔案擁有最高權(quán)限，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己分管的部門擁有最高權(quán)限，部門責(zé)任人只對(duì)自己所管理的目錄檔案有“增刪、讀寫”的權(quán)限，全體教職工對(duì)可以公開(kāi)的所有文檔有瀏覽、下載、復(fù)制的權(quán)限。第二，為每位教職工登錄“平臺(tái)”設(shè)置不同權(quán)限的專屬登錄帳號(hào)和密碼。

第二步，完善制度。擬定《學(xué)校檔案管理制度》，征詢?nèi)w教職工意見(jiàn)，交由教代會(huì)通過(guò)執(zhí)行。

第三步，全員培訓(xùn)。一是組織“平臺(tái)”使用培訓(xùn)。讓全體職工熟悉“平臺(tái)”操作使用流程，明確各自的使用權(quán)限。二是組織“文檔格式規(guī)范”的培訓(xùn)，逐一過(guò)關(guān)考核，為規(guī)范建檔奠定基礎(chǔ)。三是組織對(duì)《檔案管理制度》的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，幫助教職工樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)歸檔管檔。

第四步，放權(quán)運(yùn)行。按分級(jí)管理權(quán)限，把所有檔案目錄分步放權(quán)給各部門和教師個(gè)人，要求大家結(jié)合自己手中的檔案材料對(duì)初建檔案進(jìn)行限時(shí)補(bǔ)充完善，學(xué)校審核達(dá)標(biāo)后，由檔案管理員再次刻盤備份。這時(shí)“平臺(tái)”就初具規(guī)模，完成中期建設(shè)了。

（三）“平臺(tái)”的后續(xù)建設(shè)——共建共享

“平臺(tái)”后續(xù)維護(hù)管理，實(shí)質(zhì)上是幫助全體教職工養(yǎng)成自覺(jué)主動(dòng)共建共享檔案習(xí)慣的管理過(guò)程。這是一個(gè)從被動(dòng)到主動(dòng)、從制度和紀(jì)律約束到積極主動(dòng)的艱辛的過(guò)程?！捌脚_(tái)”交付教職工使用前期，主要依賴校領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)的常抓常促、帶頭示范和隨時(shí)隨地的檢查督導(dǎo)。只有當(dāng)大家都享受到“平臺(tái)”的強(qiáng)大功能帶來(lái)的工作便捷感和成就感，開(kāi)始自覺(jué)主動(dòng)地維護(hù)補(bǔ)充檔案，并對(duì)其產(chǎn)生依賴時(shí)，共建共享電子化檔案平臺(tái)才算真正建立起來(lái)。所以，“平臺(tái)”的后續(xù)建設(shè)還需要我們不折不扣地堅(jiān)持做好以下幾點(diǎn)：

1.先強(qiáng)制，后依賴。校領(lǐng)導(dǎo)帶頭，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理制度》，用鐵的紀(jì)律加以約束和管制，加大獎(jiǎng)罰力度，幫助大家養(yǎng)成習(xí)慣。

2.每年對(duì)新進(jìn)教師進(jìn)行“平臺(tái)”培訓(xùn)和過(guò)關(guān)考核，確保建檔歸檔的規(guī)范性和高質(zhì)量。

3.建立考核評(píng)價(jià)機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，定期不定期地進(jìn)行歸檔建檔目標(biāo)考核，考核結(jié)果按學(xué)期納入教職工個(gè)人年度履職考核成績(jī)。

4.動(dòng)態(tài)管理每位教職工的檔案權(quán)限，崗位變化檔案權(quán)限隨之更改。

總之，學(xué)校檔案管理是現(xiàn)代學(xué)校管理的重要組成部分，它能讓后人“站在前人的肩膀上前行”，檔案管理水平在一定程度上奠定了學(xué)校管理水平，提質(zhì)增效的管理離不開(kāi)科學(xué)的檔案管理，二者相輔相成，相得益彰。我們只有與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)風(fēng)格和特點(diǎn)，才能真正發(fā)揮學(xué)校檔案的多元化服務(wù)功能，讓“檔案”這塊歷史鏡子照亮學(xué)校的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)。