紙質檔案管理與電子檔案管理融合的探析

摘要：在整個檔案管理工作活動開展的過程中，信息時代的快速發展，為整個工作的開展帶來了創新機遇，當前檔案管理工作也開始廣泛的應用電子信息管理技術。在管理活動開展的過程中，不管是紙質檔案還是電子檔案，兩者之間都存在著很明顯的不同，在管理中必須要有效地促進兩者之間的共同發展。所以促進兩者之間的有效融合是開展檔案管理工作的重要問題。這兩種不同的方式各具特點和優勢，必須要采取有效的措施進行有機融合，以此來提升檔案管理的意義。本文主要對紙質檔案管理與電子檔案管理的融合進行了討論，希望能夠有所幫助。

關鍵詞：紙質檔案 電子檔案 融合管理

一、紙質檔案管理的特點

在整個歷史長河發展的過程中，紙質檔案的發展歷史可以是說十分的悠久，有利于傳播明確的信息。在整個工作活動開展的過程中，工作人員通過人工的方式，有利于快速地進行資料，檔案方面內容的查詢。由于這一特點，紙質檔案的管理無需使用計算機等智能設備，檔案管理工作人員能夠更快地適應工作環境，受外部的干擾性相對較小。第二個特點是紙質檔案存放的時間相對較長，由于紙質檔案是以紙張作為載體的，而紙張的耐磨性和存儲性相對較久，所以紙質檔案在收納整理以后，在檔案室可以存儲很長一段時間。

二、電子檔案管理的特點

隨著時代的快速發展和信息技術的進步，電子檔案的出現讓整個檔案管理工作變得更加方便快捷。電子檔案的管理內容更加多樣化，可以通過圖片、音頻、視頻等不同的管理方式進行管理。這些形式是紙質檔案無法做到的，除了基本的文字之外，能夠讓管理的內容變得豐富多彩。電子檔案的第二個特點是載體較小，但是存儲量巨大。紙質檔案管理在管理的過程中需要耗費相對較多的紙張，而電子檔案管理的方式只需要將電子檔案信息通過壓縮的方式存儲在計算機中，以此來實現巨量信息檔案的管理。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理之間的差異性

當前檔案管理的主要方式是紙質檔案與電子檔案并存的方式，兩種截然不同的管理方式在共同發展的過程中，難免會出現一系列的問題，所以必須要認識兩者之間的差異性，以此來推動問題的解決。

1、檔案存儲管理環境具有明顯的差別

電子檔案在整個管理的過程中，對于電子設備的存儲空間要求相對較高。雖然整個存儲管理中占用的實體空間很小，但是對于虛擬空間的需求較高。電子設備在整個使用的過程中，必須要具備充足的使用空間，只有這樣才能夠保證檔案可以順利的保存和存儲。z與此同時，運行設備的流暢性也有利于電子檔案的發展，否則當電子設備出現問題之后，檔案信息容易丟失或遭到破壞。而紙質檔案對于設備要求并不高，只要保證檔案管理室陽光充足，蛀蟲防潮工作能夠得到控制即可，對于電子設備的需求較低。

2、信息查閱方式不同

在整個工作開展的過程中，檔案管理工作人員發揮著十分重要的作用，而紙質檔案和電子檔案在信息查閱方式方面存在著很大的不同。電子檔案主要是通過一系列的電子設備來進行查閱，而另一種方式則只能依靠人工檢索的方式，后者查閱速度相對較慢。

3、對管理者的素質要求不同

在工作活動開展的過程中，相關的檔案管理工作人員必須要不斷提升自己的素質，確保檔案擺放的有序性，但是電子檔案管理的方式要求工作人員必須熟悉操作電子信息，設備掌握系統的管理，能夠在有需要的時候快速地調出相關檔案信息進行輸送和管理。

四、紙質檔案與電子檔案管理融合的策略

無論是紙質檔案管理還是電子檔案管理，兩者各具自身的特點和特色，雖然兩種方式存在差異，但是必須要采取有效的措施，促進兩者之間的融合管理，以此來保證檔案管理工作的順利進行[1]。

1、加強兩者之間的共存性

在今后檔案管理發展的過程中，電子檔案和紙質檔案都是十分重要的，兩者都占有十分重要的地位，并且根據自己的特色和特點。兩者之間必須要緊跟時代發展的步伐共同融合，以此來完成檔案管理的任務。電子檔案與紙質檔案共同生存的原因，主要為幾以下幾個方面：首先，電子檔案的出現主要是在吸收借鑒紙質檔案的基礎上所形成的，有利于促進兩者的共同進步和發展。而為了能夠更好地保存檔案信息，通常是將紙質檔案與電子檔案共同留存的方式作為管理的基本形式。從另一個角度來看，在整個檔案任務分配的過程中，要根據檔案的類型來確定管理方式。電子檔案因為有信息技術的支撐和幫助作為基礎，所以在記錄和保存檔案信息的過程中，通常能夠更加快速和便捷的完成，保證高效率的同時也容易出現很多問題和缺陷，不利于信息更好地管理。所以相關的檔案管理工作者需要在審查電子檔案信息之后，轉換為紙質版的檔案進行保存和留檔，以此來更好地進行管理。在整個融合發展的過程中，要明確兩種不同管理方式的特色，更好地推動管理工作的開展。

2、加強兩種檔案管理方式的互動性

紙質檔案和電子檔案在整個檔案管理過程中，要有效地加強兩者之間的互動性，以此來推動兩者之間的融合。雖然紙質檔案管理和電子檔案管理具備兩種不同的管理系統，存在相對較大的差異。但是為了能夠更好地促進信息的管理和存儲，完成管理任務，兩者之間必須有加強互動和配合，以此來不斷提升檔案管理工作的開展。要清楚的認識到，電子檔案和紙質檔案管理方式，在整個管理的工作過程中是相互影響相互支持的。在今后工作開展的過程中，檔案管理的發展和進步有利于為今后的發展提供良好的前提，紙質檔案在創新的過程中，應當充分的學習電子檔案存在的特色以及相關的優勢特點，以此來更好地促進發展。兩者要相互吸取彼此的長處，以此來加速檔案管理的發展進程。由于電子檔案管理應用了相對先進的信息技術，所以電子檔案的管理模式存在很大的先進性，推動紙質檔案模式的創新和發展。相關管理工作人員必須要認識到融合發展的重要性和必要性，在實際的工作過程中，不能夠根據自己的偏好來著重的采用管理的方式，而是應當不同檔案管理的特點，有針對性地投入到實際的工作過程中去[2]。

總而言之，在今后檔案管理活動開展的過程中，必須要明確紙質檔案與電子檔案各自的特色，促進兩者之間的結合。有利于推動檔案管理工作的順利進行，確保檔案管理工作質量得到有效的提升，具有十分重要的意義和影響

參考文獻：

[1]馬麗華，崔艷平.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合 [J].黑龍江史志，2014（11）：224.

[2]鄧良城.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技 創新與應用，2017（6）：281

作者簡介：方立青，女，1977年11月，甘肅省民勤縣，漢族，本科，館員，檔案專業。