高校財務信息化建設面臨風險及應對

趙恒斌 袁霞 劉方 金春萍 張笑笑 張雙 上海民航職業技術學院

引言

隨著高等教育的普及和近年來對高校教育的深化改革，增加了各地區高校財務管理工作的內容，財務人員的管理壓力也在增加，管理難度也在上升。高校傳統的財務管理模式顯然已經無法適應當前的市場需要，所以必須要將信息化建設作為建設基礎，通過完善信息化平臺、信息系統的共享功能來解決財務管理信息的不對稱問題，進而保證高校財務管理工作的質量和效率。因此，高校領導班子應該積極從自身管理意識優化開始，完善制度措施，統籌規劃信息化建設方案。

一、財務信息化建設的意義及風險

適合企業自身發展的財務信息化建設往往都是一個系統化工程，而不只是簡單的將管理的方法、工具轉換成為計算機和財務軟件。從整體工程建設來看，大致可以分為規劃、決策、實施、使用、優化等階段。在全工程的建設中，需要投入較多的人力、技術、財力等，而且可能無法在短期內產生良好的效益。加之我國高校的財務信息化建設，總體還處于起步探索階段，缺乏政策制度的保障和實施的細則。因此，在高校全面信息化建設工程中，高校還承擔著較大的風險，信息化建設實施的各個環節當中，都會面臨諸多不確定因素。比如技術支持、人員管理、資金不足，信息系統上線使用后還可能面臨運行不暢、操作不符合實際需求、流程不完善等諸多問題，此類風險都為高校的信息化建設埋下了隱患[1]。所以，在推廣高校信息化建設中，只有充分地了解信息化建設的作用，評估預測可能出現的管理風險等因素，并且針對必要的應對措施，才能將信息化建設的優勢發揮出來。

不過，在互聯網時代，財務信息化建設是每一個企事業單位都必須經歷的路程。當前的市場中所需要的精細化、高效化、全過程化管理都需要依托于大數據、計算機、信息平臺等，傳統的會計做賬和管理辦法顯然已經無法跟上時代的腳步，最終還是會被信息化管理所替代。高校的財務信息化管理在考慮到外界環境變化和內容管理需求的基礎上，信息化建設是必然的趨勢。

二、財務信息化建設中的風險因素分析

（一）在規劃和決策階段所面臨的風險

（1）統籌規劃不力，資源整合不足。在推廣信息化建設的過程中，管理人員可能會忽視財務信息化是全面建設校園信息工程的重要組成內容，其不僅僅只是一個單獨的信息管理系統，因此在建設規劃中需要全盤考慮到校園整體的信息化建設狀況。如果只是單純從財務部門的需求角度出發，缺乏與其他部門和系統之間的聯系，勢必會形成信息孤島，導致財務信息系統無法發揮出有效的管理作用。而從財務部門內部建設來看，傳統的財務管理模塊由于業務需求的不同，常常也會出現各自為政的情況，各個業務子系統之間過于獨立，忽視了信息交流和系統之間的銜接。缺乏整體規劃的情況下，可能會導致子系統中的功能重疊、硬件浪費、信息交互轉換不暢等問題，形成了資源的浪費。

（2）需求不清晰、目標不明確。高校管理人員在制定信息化建設時，沒有統籌考慮到學校的戰略發展規劃和業務部門擴展需求，導致在信息平臺搭建中，要求不清晰，目標不明確。盲目地投入資金開始建設，結果花費大量資金技術建設的信息平臺卻未能發揮出應有的效果。主要問題體現在：沒有分析當前的業務流程，沒有考慮學校發展的需求，在沒有對信息化建設深入了解的情況下，只是劃撥預算購買先進的軟硬件設施。沒有完全考慮到購買的設施是否符合學校的財務管理需求，結果只是將現有的一些業務進行系統化，最常見的是以計算機和財務軟件來代替會計核算工作，忽視了財務信息化所蘊含的更大價值。當前管理會計和財務信息系統、大數據技術結合后，所開展的實時化、多元化的數據分析，通過建立信息模型來分析掌握更多有價值信息，從而來對經濟業務活動進行事前的預測、事中管控、事后的評價利用[2]，并且將這些分析報告作為后續完善財務管理工作的重要依據。但是目前來看，多數高校的財務信息化工程功能還過于單薄。

（二）在實施階段所面臨的風險

這里所提到的建設實施階段，主要是針對信息系統的開發建設，包括硬件設備的采購、搭建、安裝，軟件設施的引入、開發、調試、試運行、優化維護等。由于自主研發需要耗費的時間、技術、人力、資金等成本過于龐大，所以多數高校往往都是直接購買市場上較為成熟的財務軟件，或者直接將開發建設的工作外包出去。

在硬件設施的采購過程中可能產生的風險：沒有按照政府采購規定，來嚴格落實項目審批、集中采購和驗收的辦法；沒有根據業務和系統的開發需求，來選擇適當的功能設備，導致功能過剩或者功能不符合業務需求，使用率不高造成了資金浪費。

而軟件設施在開發建設中，由于專業技術限制，或者在認知不清晰的情況下，軟件開發方案無法對具體的技術標準、流程設計等作以嚴格說明。在開發過程中與承包商發生理念和技術分歧，進而影響了整體的工程建設。還有在軟件開發過程中，承包商團隊由于自身技術能力和開發經驗有限，或者是開發過程中經常受到高校方面的干涉，出現邊提要求邊開發、改了又改的情況，導致項目工程開發周期過長，功能模塊也達不到預期效果，系統模塊之間也缺乏兼容性，后期延展性不強，無法在進一步優化開發，進而導致二次優化或者開發的成本增高[3]。在軟件系統的驗收環節，高校方面由于缺乏專業技術人員驗收，沒有嚴格的把關，導致系統中的很多問題沒有被審核出來，在上線投入使用后，問題頻發，增加了時間成本、經濟維護成本等。

（三）高校管理人員缺乏對財務信息建設內涵的認知

雖然很多高校認為開展財務信息化建設，是順應市場發展要求，有其必要性，并且也同意高校開展信息化建設。但是在對于信息化平臺的內涵理解方面，還缺乏充足的認識。全面的認識財務信息化建設，會直接影響到高校信息工程的開發深度，建設發展方向是否正確，實施的方案是否具有可行性等。管理人員的認知不到位，最終可能會導致投入大量財務、物力，結構卻得不償失，達不到應有的效果。具體體現在以下方面：

人員對建設目標的整體認識不到位，僅僅認為要提高財務管理水平，就需要使用到信息系統，片面地將財務信息管理認為是會計電算化，缺乏對信息管理的深刻認知。高校所推行的信息化建設，應該是一個集中軟硬件設備、網絡技術、管理方法流程、數據庫等多種元素的有機整體，這樣才能全方位的對工作進行升級改造，拓寬財務管理的范圍，提高管理效率和質量，獲取更多有價值的財務數據，從而來完善財務管理工作。如果高效管理人員不能清晰地認識到信息化管理的優勢所在，可能會導致建設工程中盲目追求成本效益，或者單一化的功能，最終造成信息資源的浪費；此外，對于信息系統的開發建設過程認識不到位，還會存在購買一批計算機設備、使用一套財務軟件就行。但是全面有效的財務信息化建設，是需要涵蓋方案設計、軟件開發、硬件設施采購、平臺搭建、人員培訓、系統維護優化等多個環節，是一個長期的系統化工程，也是一個循序漸進的動態上升過程。

三、高校財務信息化建設的優化對策

（一）轉變觀念，優化建設

高校要實現信息化的轉變，決不能僅僅是傳統的財務管理模式和計算機系統的配合，而是需要對傳統財務管理理念的轉變，深入認識到信息化建設的內涵作用，革新財務管理的理念和方法。要進一步推進高校的財務信息化建設，需要先考慮到學校的戰略發展規劃，以全面提升高校的財務管理水平為目標，投入足夠的人力、技術、財力來作為支撐，同時在開發的過程中還需要領導的大力支持，并研究相應的管理對策、建立專項管理工作組來為后續的信息化管理打下基礎；而且為了避免后續財務信息化管理出現信息孤島問題，還需要進一步完善內部控制機制，落實好崗位責任的劃分，避免在后續工作中出現管理職責和任務混亂的問題。通過適當的培訓和業務學習來提升財務人員的專業能力。

（二）信息化建設需要立足于需求

充分發揮財務信息化平臺的作用，首先需要在前期的統籌規劃階段，明確建設工作的重點，分清其中的主次需要，作出適當的取舍，不能一味地追求“大而全”而忽視了實用性。建設工作要循序漸進，規劃好整體布局的基礎上，再開始分階段地進行，由淺入深一步步實現財務信息化發展的目標，同時還要滿足學校的長期發展目標，將信息化工程服務于學校發展的計劃當中。高校發展建設中，要明確信息技術只是一種手段而不是目的。在全面鋪設信息工程的同時，還要根據學校生存發展的基礎需要，滿足適用、適度的標準。信息系統不能盲目地追求高端、新奇，更加重要的是關注到信息技術和學校發展的融合銜接[4]，從實際的財務管理需要出發，考慮到現有的實際狀況以及學校資金實力的承受能力，考慮到學校現有的組織領導觀念、人才數量、基礎管理等方面是否可以滿足全面實現信息化的要求。促進高校的信息化建設，最主要的目的是提高學校的管理效率、優化管理水平，降低管理成本，而對信息化建設的技術追求必須要建立在滿足學校發展管理的效益需求之上。

（三）完善信息管理規范

管理部門應該加強信息化基礎工作的建設規范要求，統一規范信息化系統中的信息編碼和功能模塊，是保證高校財務信息化良好發展的基礎。統一信息系統的編碼、數據接口是為提升各個系統信息之間的互通和轉換，只有系統模塊可以相互兼容才能讓信息具有良好的交互性和可比性。比如以往各個業務部門所使用的財務軟件并不相同，錄入的信息無法轉化到財務部門所使用的財務軟件系統當中，而且系統之間的不暢通也無法讓各部門之間的信息數據進行互通傳輸，進而導致了信息壁壘的產生，單一的軟件系統只能作為一個數據錄入的工具，無法達到信息化工程的預期目標。而保證各個業務部門之間信息系統的交互性、可轉化功能，可以使得各個業務部門只需要錄入一次原始數據，就能做到各部門之間數據的相互傳輸和轉換，也更加方便了財務部門全方位地對各個業務部門的經濟業務活動進行統一化管理，減少了工作量，還能高校保證信息數據的共享互通。

當然在制定統一的規劃方案時，要保證科學合理性，要堅持統一化的開發、規劃、編制和實施，盡量在信息建設時做到從實際需求出發，可以適當地超前規劃，一方面后續的功能擴展和優化需要。另一方面，各個部門在建設過程當中，還需要樹立統一合作、資源數據共享的觀念[5]。部門之間要加強信息合作的服務意識，要確立信息系統是幫助部門與部門之間打破交流障礙和信息壁壘的思想觀念，而不是單純為了完成部門內部工作的工具。學校的管理系統要做到協調統籌，全面安排布局，部門的建設規劃也需要從全局角度來分析看待，支持校內的相關管理系統和公共服務平臺的互通，從而來達到信息規則、數據口徑之間的統一。促進部門之間的信息共享，不斷提高學校內部的管理水平和信息服務質量。

（四）要創新完善學校財務內部控制體系

完善財務內部控制體系，主要是為了進一步消除高校內部信息化管理中的隱患。因為在高校內部全面鋪開信息化之后，財務管理工作涉及方方面面，而信息化管理范圍廣，隱患埋藏深，因此必須要完善和革新高校的財務內部控制機制。

第一，管理人員要進一步規范好內部控制環境，營造良好的校園管理氛圍，加強員工對業務工作的管理意識，不斷優化管理流程。第二，根據高校的業務流程和各個環節工作的管理需要來不斷完善內部控制的細節措施，全面規劃財務內控體系。管理部門通過不斷的優化管理流程、工作流程等，并將這些控制活動的措施嵌入到信息系統當中，通過管理工作和信息系統的相互銜接配合，來實現更加高效的自動化業務管控。第三，健全高校的財務信息系統的安全管理制度，主要涉及崗位職責、財務網絡的操作權限、管理制度、數據庫信息管理權限、內部審計監督制度等。在明確了制度措施之后，要保證其可以有效地執行落實，發揮其對工作的監督制約和促進作用。

結語

信息化建設是未來高校發展和管理的必經之路，不斷推進新時期下高校的財務管理工作理念、技術、制度、組織等方面的革新，不斷優化管理的流程措施，進一步提升財務管理工作的質量。文章從信息系統的開發建設、人員管理的思想觀念轉變、制度規范等方面提出了優化建議。高校方面還需要進一步根據自身的經營管理需求，深入落實信息管理平臺的完善，進而促進高校的進步發展。