醫院物資采購內部控制的難點與措施

王翀 廈門市海滄醫院財務科

引言

在當前國民經濟水平不斷提高，全民醫療普及面擴大的情況下，醫療行業發展迅速，內部控制覆蓋了醫院各項經營活動，審計力度的加大，給醫院內部控制工作開展提出新的要求。內部控制是醫院經營管理中重要組成部分，通過內控體系建設，促使經濟活動合規合法，有效降低履職風險，是強化醫院管理、提高醫院經濟效益的關鍵。通過加強醫院物資采購內部控制，規范管理流程，可以幫助醫院實現精細化管理，降本增效，促進醫院持續健康發展。

一、醫院物資采購內部控制的意義

物資采購是醫院日常經濟工作中重要組成部分。一般情況下，醫院采購物資主要有藥品、衛生耗材、檢驗試劑、醫療設備、后勤物資、辦公用品等。通過加強物資采購管理，合理設定物資采購方案，完善管理體系，可以將物資采購功能全面發揮，以最少資金投放獲得最大經濟效益，并在滿足醫院提升服務能力要求的同時，節約成本，規范采購行為，避免經濟風險，實現醫院事業的良性發展。

二、醫院物資采購內部控制存在的難點問題

（一）物資采購控制流程不規范

因為醫院每年都要采購大量物資，并且物資種類繁雜，臨時應急物資采購時有發生，但是部分醫院沒有制定規范、詳細的物資采購管理制度，采購流程混亂，常見問題有以下幾點：首先，預算編制與執行脫節。財務部門、采購部門和臨床科室缺乏溝通，彼此之間對預算經費申請、使用及科室的需求等了解、溝通不全面、不透徹，臨床科室每年采購數額超出年初制定的預算計劃總額的情況時有發生，導致預算管理“兩張皮”，無法起到費用管控作用，預算管理形同虛設。其次，對物資采購的前期評估和后期質量驗收與績效評價環節不夠重視。對于醫院采購管理，目前許多醫院主要集中在采購環節，而對物資該不該買，買的物資對不對貨，物資投入使用后是否實現應有效益，缺乏有效的事前評估和事后追蹤，沒有有效發揮監管功能。最后，醫院采購全流程中各相關部門職責缺乏明確認定，不同的采購階段的工作“誰來做”“做什么”“怎么做”不甚明了，導致采購行為效率低下、采購風險暗流涌動。

（二）內部控制體系不完善

一方面，缺少專業采購機制。從目前情況來說，并不是每個醫院成立了專門的采購部門，并且缺少精準的物資采購管理機制，抑或即便建立了相關工作體系，但是整個管理流程比較粗放，沒有采取有效的管理對策，分工不具體，經辦人和審批人職責劃分不明確，無法對醫院物資采購各個環節進行有效監管。并且采購部門詢價、招投標和供應商確定、合同簽署、資金結算等環節，信息披露不及時，透明性不高，影響醫院物資采購管理工作開展，容易產生采購風險。另一方面，采購體系中決策權分配不合理。部分醫院對物資采購業務決策權分配不清晰，或是大包大攬集中在醫院最高領導者手中，采購行為無論金額巨細、重要性大小均需醫院領導層決策，導致決策效率低下，決策成本畸高；或是過度放權，采購科室或需求科室權力過大而缺乏上級監管導致廉政風險。此外，有些醫院因為采購部門與臨床科室人員并非專業的財務、審計人員，而專業的財務、審計人員沒有或較少參與到物資采購的決策、執行、監督過程中，導致“三權分立”不徹底，內部牽制與不兼容崗位分離目標不能有效實現，影響了內部控制職能的發揮。

（三）采購部門設置比較分散

在沒有成立專門采購部門的醫院，物資采購權常常分散在設備部門、總務部門、基建部門、信息部門、藥學部門等。醫院在物資采購內部控制時，采購部門設置分散，缺乏統一管理，容易出現多頭采購現象。此外，醫院物資采購機制一般由運營管理或財務部門牽頭負責，各采購部門主要負責本部門采購流程和機制，容易面臨采購標準不統一、采購鏈條不閉環、采購信息不通暢，出了問題互相推諉，影響采購效率，無法控制采購成本等情況。

（四）物資采購監管不嚴

因為當前醫院缺少充足的專業人員，運管、財務和審計部門無法按照全過程監管要求對醫院物資采購過程進行追蹤和監管。大部分醫院只是在采購過程中核查采購數額、采購合同和簽字手續，工作流程流于形式，對于供應商的遴選和招標活動合理性要求監管不嚴。并且，醫院成立的審計部門獨立性不強，存在職能科室內部控制活動在本部門中自行實現，審計部門只是在最后環節中審核簽字，缺少規范化監管流程和操作標準，沒有做到全過程審計監管，大大削弱了內部控制功能的發揮。

（五）信息化水平有待提高

隨著信息時代來臨，給醫院物資采購管理提出新的要求。當前，許多醫院仍沒有建立專業化的供應商管理系統，沒有積極引進信息化管理系統，缺少供應商評估系統，不能對供應商進行專業評估。在招標評標環節中，因為缺少供應商評估報告，部分情況下只能憑借采購人員或者使用科室主觀判斷進行，缺少客觀性和專業性，發生評標不科學、不嚴謹的狀況，甚至面臨舞弊風險。部分醫院缺少電子化合同，沒有做到合同數據的動態管理。即便當前各個行業已經引進 HRP系統，但是沒有將其覆蓋到合同數據管理中，比較依賴供應商對合同期限的提醒，特別是醫療耗材種類繁多，無法做到合同到期預提醒，導致合同逾期沒能及時啟動招標程序，影響臨床應用，或者合同重復簽訂，產生法律、經濟風險。

三、加強醫院物資采購內部控制的相關措施

（一）規范物資采購內部控制流程

首先，完善物資采購預算管理模式。為了提高醫院物資采購預算管理水平，需要強化各級領導思想意識，建立專業的預算管理體系，實現物資采購預算全過程管理。醫院應按照規范化、專業化、標準化原則進行預算管理，對采購預算細節進行思考，在滿足職能部門工作要求的同時，防止超出預算金額，保證采購預算管理工作的順利完成。根據醫院采購需求，分析采購成本與規模，結合實際需求，嚴格制定采購計劃，調整績效考核指標，適當刪減醫院在招標采購環節中的資金數量，以保證招標采購質量。其次，規范采購流程，加強內部控制。采購制度要從采購業務的事前評估環節、事中采購執行環節、事后驗收付款環節的全過程進行科學管控。在優化物資采購流程過程中，應有專業部門如運營管理部或財務部負責牽頭工作，幫助采購部門和其他部門建立聯系，讓與采購相關的各項工作融入紀檢、審計監管范疇內。最后，采購流程的內部控制要體現決策、執行、監督“三權分立”的原則。醫院在對重大決策問題處理過程中，需要遵從“三重一大”的相關規定，保證醫院物資采購決策過程的公開性和透明性。進入到采購環節后，采購部門遵照國家相關法律法規，嚴格按照醫院決策要求，完成物資采購工作，防止在物資采購管理環節中出現差漏，保證物資采購目標管理效果。運管、財務、審計部門要全程參與采購行為的監管，確保采購評估的合理，采購預算的準確和采購行為的合法合規。

（二）完善物資采購管理內部控制體系

醫院在物資采購管理時，應按照內部控制要求，在對市場發展情況綜合思考的環境下，制定完善的物資采購內部控制體系。醫院歸口管理職能部門要根據采購特點制定相應的采購管理制度，對物資采購業務進行監督管理，細化采購部門人員崗位職責和分工，確定工作權限，保證申購與審批、詢價和確定供應商、合同簽署和審核、物資采購和驗收等工作做到充分分離，杜絕發生不兼容崗位沒有充分分離的現象。把工作重心放在重大風險防范上，保證醫院資產的安全性和穩定性。醫院需要加強運管部門、財務部門、紀檢審計部門在決策中建議作用，保證采購管理體系的完整性。物資采購管理內部控制體系建設應做到與時俱進，根據時代發展要求進行調整，通過采購業務評估機制，及時綜合需求部門與相關職能部門工作意見，調整物資采購流程要求，刪除冗余環節，提高采購工作效率，保證管理體系滿足市場發展要求。除此之外，醫院還要明確計劃編制、審批、監管、驗收等工作的內容、標準及獎懲措施，設置相關憑證，完善請購手續，整理采購合同、采購發票等憑證，實施憑證核對，保證全過程管控工作的質量。

（三）建立專業的物資采購管理部門

建議醫院成立獨立的物資采購管理部門，并配有專業的工作人員，合理分工，其中包含財務人員、審計人員、信息技術人員、設備工程師、工程技術人員甚至臨床醫護人員等。并且，從采購負責人入手，向其貫徹內部控制理念。醫院應定期組織安排各種培訓活動，通過自我學習或者邀請專業人士進行知識講解，幫助物資采購人員掌握專業技能，提高人員專業水平。醫院在職責分工過程中，需要重新分配部門職責，如采購部門和監管部門重構。打破當前醫院物資采購管理部門條塊分割的格局，建立由醫院主要領導直接管理的物資采購管理部門，負責醫院醫療器械、醫療藥品、后勤保障等采購工作。同時成立物資監管部門，把原紀檢監察部門的采購流程監管職責和審計部門采購資金審計管理職責進行整合，主要負責對醫院物資采購過程進行追蹤和考察。在重構物資采購部門和物資采購監管部門的同時，對相關人員進行業務培訓，把原有物資采購人員進行重新調配，一分為二，一部分分配到物資采購部門，另一部分分配到物資監管部門，讓各類物資采購和監管工作人員進行定期輪崗、交流學習。通過全鏈條培訓，根據近幾年醫院各類物資采購情況，按照工程物資、醫療耗材、檢驗物資等對采購部門人員和采購監管部門人員進行專業培訓，讓物資采購部門人員對醫院每個采購清單內容有深入了解，打破之前部門之間信息壁壘，并做到監管部門至少由兩名以上的人員對某一類物資進行管理，實施動態監管。

（四）加大物資采購監管力度

對于醫院物資采購監管不嚴問題，具體展現在忽略內部審計價值發揮。內部審計能夠對醫院各項風險綜合評估，有效提高醫院管理水平，降低經濟風險。內部審計是醫院物資采購內部控制的重要部分，應全過程參與到物資采購管理活動中，從嚴要求相關人員嚴格落實國家、省市及行業的相關規定，確保采購行為合法合規。為了轉變當前內部審計在醫院物資采購管理中過于形式化的狀況，需要提高物資采購管理中內部審計的獨立性和威嚴性，醫院應將紀檢監察部門與內部審計部門的重要性提高到更高的位置，由單位一把手直接負責；嚴禁多崗位兼職，防止內部審計人員利用工作職責粗放工作，引發道德風險。醫院需要加強內部審計人才引進與儲備，通過外部招聘和內部學習等方式，提高內部審計人員職業素養，通過績效考核和獎罰措施，保證內部審計工作效率與質量，有效提高醫院內部審計工作水平。除此之外，醫院需要做好內部資源整合工作，加強內部審計監管體系建設，及時收集相關信息，實施內部控制信息化管理。通過完善內部審計監管機制，及時找出潛在風險，節約管理成本，增加物資采購業務信息披露公開性和透明性，最大限度發揮內部審計監管效果。

（五）建立物資采購信息化平臺

在信息化背景下，為了提高醫院物資采購管理水平，應加強物資采購信息化管理系統建設，利用信息一體化管理技術，保證醫院物資流動和信息傳遞的有效性和便捷性，確保醫院物資正常供應，節約醫院物資流動成本，提高醫院內部資源使用效率。在建立物資采購信息化平臺過程中，醫院管理者應該樹立正確的思想意識，大力支持，并要求實施部門在工作之前進行充分調查，相關人員接受專業培訓，掌握充足專業知識與技能，有效提高醫院物資采購信息化管理水平，實現對醫院物資流動過程的動態監管，減少問題出現。

結語

總而言之，物資采購作為醫院運營管理中重要組成部分，通過做好物資采購內部控制工作，完善物資采購管理體系，控制物資采購成本，對減少醫院運營費用，實現醫院穩定發展有著重要意義。所以，醫院領導應樹立正確的內部控制意識，結合物資采購管理要求，加強內部控制體系建設，定期對相關人員進行專業培訓，規范物資采購管理流程，加強信息化健身，從各個環節入手，對物資采購過程進行追蹤和監管，保證醫院內部控制工作有效性，減少物資采購環節中舞弊、腐敗行為的出現，給醫院穩定經營與健康發展提供制度保障。