RPA在企業財務數字化轉型中的應用研究

段建平 杭州中恒電氣股份有限公司

引言

在企業財務數字化轉型中使用RPA技術，可以發揮RPA技術的價值、優勢，轉變傳統的工作模式，不斷優化各項工作方式，增強會計核算、財務管理的數字化水平。

一、RPA分析

RPA屬于自動化的軟件系統程序，在正常運作的狀況下能夠全天候、不間歇性的工作，有助于減少人力資源的工作成本。并且該技術屬于先進的代碼程序，只需按照規則進行編碼處理之后就能夠精確、高效運行，大幅度提升運行效率，不會出現差錯、誤差，和人工操作相比效率提升明顯。與此同時，RPA技術還具有開發周期時間短的特點，設計簡單，可以獨立運行應用，不需要改變原有的架構模式，也不需要重新開發系統接口，可任意部署在任何正常運行的計算機系統、服務器系統與虛擬機設備中。另外RPA系統在運行操作的整個過程可以動態記錄所有步驟，實時進行系統監控，保證所有流程的安全、合法、合規，并且和分析工具之間、ERP系統之間相互互動，共同進行數據信息的讀取、計算、輸出處理等。

二、RPA在企業財務數字化轉型中的價值

（一）提升財務工作效率和安全性

從RPA技術的原理層面而言，可以應用在具有可標準化、重復性的工作中，簡而言之就是可以應用在具有既定規則的操作內。而企業的財務會計工作就屬于強規則操作，業務流程中有大量重復性的工作內容，此類特點和RPA技術的適用條件之間具有較高的匹配度，這也證明在企業財務數字化轉型中可以應用RPA技術提升工作效率。引入財務機器人，按照企業財務工作的內容、特點、流程情況等，模擬人工操作對具有明確規則、重復耗時的財務、業務進行處理，降低人工操作的誤差和錯誤問題發生概率。從目前許多財務機器人應用案例、場景而言，財務機器人能夠可以從企業的采購支付審核付款、訂單發貨、收款核對核銷、總賬到報表、資金管理等各個流程環節，都可以根據各個業務環節的要求自動完成操作，這樣不僅能夠提升財務機器人應用的場景，還可以節省人力資源、技術資源和時間資源，為財務數字化轉型升級、為業財融合、財務職能轉型提供了基礎性的保障。

（二）有助于減輕人員工作壓力，實現財務人員職能轉型

企業在財務數字化轉型過程中使用RPA技術，可通過財務機器人系統督促傳統的財務管理業務流程向自動化、智能化的方向演進。通過引入財務機器人節省成本和資源的同時，還能預防人為出錯，減小財務工作人員的日常工作壓力和工作量。RPA技術應用的目的在于簡化財務工作流程，替代傳統的手工操作，以成本效益為基礎最大程度發揮企業財務職能的作用，使得財務工作人員得到轉型發展。例如：企業應用RPA技術之后可以轉變傳統的財務費用報銷工作、采購付款審核支付工作、訂單收款核銷工作、資金管理工作，使得財務人員從之前簡單重復性操作、低附加值的工作中解脫出來。尤其是擁有綜合技能的財務人才還能在RPA技術的幫助下有更多時間參與到企業的業務分析活動、決策支持活動、未來發展趨勢預測活動中，體現財務人才的職能效用和價值，使得傳統財務管理人員從核算類型向管理類型、價值類型的工作模式轉變[1]。

（三）能夠增強財務職能作用

企業在財務數字化轉型升級期間使用現代化的RPA技術不僅可以降低工作人員日常工作壓力，還能提高財務工作的安全水平，保證數據信息的真實性、及時性、財務數據的準確性，提高財務工作質量和效果，使得企業的財務管理工作有效性快速提高。通過數字化技術，可以實現對業務的端到端的信息收集、比對，自動生成各類管理報表，通過報表自動分析異常數據和指標背后的業務動因，尋找風險點和問題點，從而為財務分析、業務提升提供數據支持。尤其是應用RPA技術屬于財務數字化的軟件平臺，可以實現跨多系統抓取數據，根據需求生成報表，進行財務報表智能分析，實現財務通過數字分析促進企業發展的效果，提升了財務的工作效果。企業的財務數字化轉型升級過程中采用RPA技術可以通過虛擬化勞動力提升各類財務管理工作的質量、業務處理的效果，從而保證整體業務的信息化發展水平。在一定程度上還能增強財務管理工作的規范化，使得各類財務業務數據信息的處理更加可靠、更加安全，改進傳統的財務業務流程，完善其中的業務模式體系。在實際工作中應用RPA技術還能增強各類業務系統的集成化程度，使得企業可以優化性配置各類資源，準確掌控財務管理風險問題、隱患問題，提高各項工作的信息調控性能，創造更多的財務管理數字化轉型升級價值。另外，企業在使用RPA技術期間還能轉變傳統的工作模式，無須人員重復、反復進行某些工作的作業，準確的進行決策分析，為企業的日常管理工作、決策工作等提供助力。

三、RPA在企業財務數字化轉型中的應用措施

（一）完善財務數字化組織結構

當前我國已經開始重點關注財務數字化人才隊伍建設。企業要想從真正意義上實現財務數字化轉型的目的，合理運用RPA技術提升財務管理工作水平，應重點關注數字化人才團隊的建設、完善，打造具有數字化技術能力、RPA技術能力的優秀財務人才隊伍。首先，以財務機器人為基礎的財務共享服務中心系統在企業中的運用，可以借助RPA技術提升不同業務流程的數字化水平，使得財務工作人員不再局限于傳統的工作模式，而是將工作重心轉移到經營管理層面、服務業務層面、決策支持層面等，在此情況下，要做好各項培訓工作，引導相關的財務工作人員積極學習RPA技術的應用知識與技能。可以將日常的財務工作業務和決策支持方面、IT技術方面深度整合，參與企業的決策和戰略制定工作，使得業務和財務能夠相互融合。有了人才的支持，企業財務工作才能更好地向數字化方向轉型。其次，建設人才隊伍的過程中要求財務人員要具有財務專業技能、IT技能和管理技能，把財務團隊建設成財務共享類型、業務財務融合類型、管理會計類型等綜合人才隊伍[2]。

（二）強化崗位職能升級

企業采用RPA技術進行財務數字化轉型升級的過程中應重點關注崗位職能的升級，保證崗位職能作用的發揮。其一，要求在使用RPA技術期間強調財務參與決策，凸顯財務工作在企業中的核心部門作用。要求財務工作人員在RPA系統中重點記錄企業交易數據信息、現金流數據信息與其他的數據信息，各種信息全面匯總之后形成數據庫系統。與此同時，要求在使用RPA軟件系統的過程中從原本的財務數據向著業務大數據方向轉變，使用先進的大數據技術，重點挖掘利用有價值的信息內容，為企業提供相應的決策支持。在此過程中可以使用財務機器人系統進行數據信息的記錄處理、加工處理、分析處理等，實現大數據技術的輔助決策作用。其二，按照財務循環、業務循環和管理循環特點，使用RPA技術在財務工作過程中高質量采集分析數據信息、做好加工和報告工作，提升效率的同時使得財務能夠和業務循環之間、管理循環之間有效融合，提供業務經營與決策管理方面的支持[3]。其三，利用RPA技術進行企業財務數字化轉型，還需重點增強風險的預防與控制能力。使用RPA技術可在財務數字化轉型期間分析各類數據信息與財務業務結果之間的相互關系，判斷財務風險與非財務風險，事前覺察企業在財務管理工作或是其他工作中存在的風險，提出相應的應對和解決措施。

（三）RPA技術在不同財務工作中的應用

1.資金管理業務

在資金管理的工作領域中使用RPA技術，主要涉及銀行對賬業務、現金管理業務、收付款業務、銀行回單業務等管理工作。RPA系統可以自動獲取銀行流水的數據信息、會計數據信息等，自動核對銀行賬目內容與會計賬目內容，自動出具銀行余額調節表等。并且系統還能自動登錄到企業的網銀賬戶，按照預先所設定的資金劃轉規則自動完成現金調撥、現金歸集工作。對資金收入情況與支出情況動態監控。同時還可以運用RPA系統匯總銀行資金支付狀況，發出相應的指令，快速登錄到網銀系統中獲得相關的銀行回單，與此同時還可以在影像系統中登錄，利用關鍵字查找相互匹配的信息，將所獲得的結果利用郵件的方式發送給財務工作人員[4]。

2.總賬到報表的業務

在總賬到報表的業務環節中，使用RPA技術，主要流程是關賬、賬務處理、對賬處理、報表出具等。在每個期末系統都可以自動完成每項關賬任務、準確盤點現金進行銀行的對賬處理、完成銷售收入的確認、執行應收賬款的對賬、核銷等，一旦發現存在差異就發送預警報告。如果沒有發現問題和誤差就可以自動進入到賬務處理環節。每天都能自動打印對賬與調節表格，自主執行數據匯總、合并操作、抵消操作與數據導出操作等，所出具的報表具備模塊化的特點[5]。

3.費用報銷業務

企業在費用報銷的過程中使用RPA技術，需要創建智能化的單據識別錄入、審核工作、付款工作、賬務處理與費用分析的工作模式。使用OCR技術識別發票與單據信息，分類作出匯總與傳遞，同時還能結合預先設置的審核邏輯、控制規則、標準自動核對報銷單據內容、匹配費控規則，做好報銷異常提醒的工作。完成報銷單的審核工作之后系統還可以自動傳遞到銀企直聯或財資平臺進行付款。付款之后按照記賬規則自動生成相應的憑證，智能化完成賬務處理。還可以利用系統對報銷費用數據信息做出動態分析，提出異常情況的預警[6]。

4.采購到付款的業務

該工作流程中使用RPA技術可以提升發票認證查驗工作、采購付款工作、賬務處理工作、供應商對賬工作。系統利用OCR技術方式進行請款單的掃描處理或系統自動接收來自OA等審核系統的付款審批信息，錄入到ERP系統內部，按照所設定的規則運作，自動完成發票、訂單和驗收入庫單的匹配。查驗供應商所開具的發票內容，完成發票的認證工作之后就可以自動審核處理、錄入信息并且付款。付款以后信息導入總賬開展相應的賬務處理。按照提前所規定的對賬時間操作系統查詢供應商范圍，導出之后發出對賬提醒郵件[7]。

5.訂單到收款的業務

該業務環節中使用RPA技術應重點提升銷售單錄入、變更等環節的智能化，增強發票開具、返利管理、收款到賬管理、訂單發貨、收款核銷等工作。根據預先設定的規則自動完成收款確認、核銷工作。訂單到收款的相關業務環節使用RPA技術還可以通過數字化系統自動收集各類訂單數據信息和訂單內容，以便于財務管理人員結合訂單的實際情況編制收款方案、完善收款報表，提升財務管理的數字化水平。

除了上述幾點，RPA技術在企業財務數字化轉型中的應用建議之外，還需要注意RPA機器人應用期間可能出現的問題，例如：可能會發生難以處理和應對的異常事件，主要是因為RPA財務機器人在運行操作期間都是以預先所設定的規則作為基礎，一旦業務場景和規則之間出現不符的現象，機器人就很難做出準確的判斷與分析出現的異常事件，在此情況下，財務部門和相關監管部門就應重點結合異常事件做出人工干預，對機器人使用的局限性問題做出應對。同時還需設置配套的跟蹤管控機制模式，不再依賴于固定的財務數據處理流程，而是設定非常明確、明晰的規則，結合業務流程變化重新進行RPA機器人的部署和設定，提升系統運行的穩定性與可靠度。

結語

綜上所述，企業在財務數字化轉型過程中使用RPA技術不僅能夠提升工作效率、降低人工成本，還能提升企業的財務分析水平、輸出更有利價值的建議，提升業務管理水平、防范風險。因此，企業應重點關注RPA技術在財務數字化轉型中的運用，打造專業的人才隊伍、改善財務工作組織架構，標準化財務處理流程，利用先進的RPA技術提升財務業務工作的數字化水平、智能化程度。