信訪檔案的來源和應用

竇希江

摘要：信訪程序、材料越來越規范化、程序化，信訪檔案也隨之多樣化。檔案的保存是檔案管理的重中之重。保存的質和量是關系檔案使用的重要環節，關系著檔案的利用。信訪檔案具有“證據提供者”的作用。作為一種檔案案卷，具有真實性和參考性。信訪檔案對于社會穩定和諧還有著“穩定劑”作用。檔案較好的記錄了信訪活動的過程，相關案卷材料對部分纏訪鬧訪、以訪謀利、息訴罷訪反悔的信訪人也有很好的約束作用。應利用成熟的電子檔案系統對信訪檔案進行升級改造，用現代化的管理方式便捷更高效的推動信訪檔案的使用和保存。

關鍵詞：來源和分類;保存;作用;發展方向

信訪是群眾為了維護自己和他人的合法權益，向有關國家機關反映情況、提出建議、意見或投訴請求的方式，一般是通過到各級信訪部門走訪、寫信、網上投訴的形式進行反映。近年來，隨著城鎮化進程加快、社會快速發展變化和群眾維權意識的增加，群眾信訪呈上升趨勢。信訪人、信訪部門、責任單位的相關材料作為信訪檔案案卷的組成在信訪活動中也呈現出越來越重要的實用價值。

一、信訪檔案的來源和分類

最初的信訪檔案只是由信訪人的相關材料、各級交辦函、答復意見書、匯報材料組成。2005年以來國家《信訪條例》頒布實施，其后，各省、自治區、直轄市相繼頒布實施各自《信訪條例》，并緊跟時代發展開始推行網上辦理，信訪程序、材料也越來越規范化、程序化，信訪檔案也隨之多樣化。

按照種類分，信訪檔案可分為：1.反映材料。包括信訪人填寫的信訪登記表、舉報或反映信，涉及相關材料，相關證據等;2.答復材料。各級政府和部門（單位）給信訪人出具的信訪事項答復、復查、復核意見;3.辦理材料。各級政府和部門（單位）的查處報告、匯報、信訪人息訪材料、相關記錄。

按照層級分，信訪檔案可分為：1.上級交辦件。包括到上級走訪案件、交辦的信訪積案、重復訪、督辦案件;2.到本級的信訪案件。本級出具的信訪告知書、答復意見、匯報等。3.信訪機構檔案。包括工機構、人事變動、報告、請示、總結等檔案。

二、信訪檔案的保存

檔案的保存是檔案管理的重中之重。保存的質和量是關系檔案使用的重要環節，關系著檔案的利用。要嚴格按照檔案整理要求和檔案形成的規律特點分門別類按照時間、層級、相互之間關系將相關信訪材料裝訂成卷。整理中不能“一鍋粥”，要將沒有使用和保存價值的材料剔除，有參考和使用價值的既要做好網上保存使用，也要注意紙質材料保存應用。一般要把上級交辦材料、下發文件、自發文件保存為長期，來訪登記表、答復意見、息訪協議、復查復核意見標注為永久。需要立卷存檔的材料要在次年初檔案存檔時統一一次性保存。

三、信訪檔案的使用

信訪檔案具有“證據提供者”的作用。作為一種檔案案卷，具有真實性和參考性。如，某縣屬物資公司90年代末倒閉，工人失業引發上訪。經查，該企業還有一塊國有土地沒有處置，處置后可對下崗工人進行相應補償，但需要等待地塊拍賣和法律確認每個下崗工人的社保、醫保、解除合同補償金、下崗生活補助金數額。經過接訪工作人員耐心細致的工作，下崗工人同意并通過起訴確定了需要補償的數額，并等待土地處置后進行補償。但沒想到一直拖到2020年該地塊才拆遷補償，期間部分下崗工人也多次上訪討要補償金。此時據公司倒閉已過去14年，由于領導調整，主管部門和人員歷經機構改革多次變更，現在的主管單位只找到當時的判決書，一直沒有找到需要補償的下崗工人名單，導致遲遲沒有兌付補償金，這也更激起了下崗工人的不滿，引發了圍堵縣政府等過激行為。經縣信訪局一位老同志提醒，從信訪局檔案中查找到了當時下崗工人上訪的檔案卷宗，找到了當年下崗工人聯名繳納起訴費的簽名和相關法律文書。于是工作人員按圖索驥挨個核實當年的當事人，最終全額兌付了補償金，化解了該起信訪案件。

信訪檔案對于社會穩定和諧還有著“穩定劑”作用。檔案較好的記錄了信訪活動的過程，相關案卷材料對部分纏訪鬧訪、以訪謀利、息訴罷訪反悔的信訪人也有很好的約束作用。如，張某秀，2009年反映拆遷安置補償問題。在上訪后，經過工作，信訪人簽訂拆遷補償協議并對其照顧性補償，信訪人息訴罷訪。2017年信訪人反悔，先后通過各種途徑上訪達581次，要求政府為其安置門頭房或按照別墅價格補償。通過查閱其檔案案卷，發現有其手寫《息訴罷訪協議書》，明確表示不再上訪。通過提供的材料，根據相關法律規定，其行為已涉嫌違法，被法院依法判處兩年有期徒刑，緩期四年執行。

四、信訪檔案的困境及發展方向

一是工作缺乏足夠重視。很多縣區市檔案室還達不到二類檔案室標準，檔案配置必需品配備不齊全;管理人員持證上崗比例較低，缺乏專業人員管理和維護，兼職比例較大。二是卷宗不夠精細化。對一些認為非重點的信訪案件材料保存簡單，檔案材料不齊全，很難形成完整的處理鏈條，導致若干年后該信訪案件重復發生時，不能形成有效的證據;有的為了減輕工作量，對單位的文件、紀要只保存自認為重要的，導致實用功能大大縮水。三是現代化水平有待提高。隨著信息時代升級，檔案電子化和網絡化逐漸代替傳統的紙質化管理，應利用成熟的電子檔案系統對信訪檔案進行升級改造，用現代化的管理方式便捷更高效的推動信訪檔案的使用和保存。