網絡環境下房地產檔案的管理創新應用探討

梁少慧

摘 要：社會經濟的發展，帶動了互聯網信息技術的發展，人們的生產生活中，互聯網所占比重也在逐漸加大。各種行業都在互聯網的作用下，有了新的工作方式，房地產檔案管理工作不例外。有了信息技術的加持，房地產檔案的管理效率有了極大提高，這也是未來房地產檔案管理的重要發展方向。因此相關單位和從業者一定要深刻認識到如今網絡環境下，檔案管理工作的不同，進而探索出創新之路。

關鍵詞：網絡環境;房地產檔案管理;創新

當今社會的房地產行業發展越來越快，除了相應的經營活動，房地產檔案管理工作的重要性同樣不可忽視。傳統需要耗費大量人力物力的檔案管理方式，已經逐漸落后于時代，沒法滿足如今信息水平發展的要求。因此相關從業者一定要重視信息技術，在網絡環境下，尋找到房地產檔案管理工作和互聯網的適應性，提升檔案管理準確性和安全性。

1 網絡環境下房地產檔案管理面臨的問題

1.1 存量檔案數字化難度過高

傳統的房地產檔案管理工作中，手工信息加工一直是主流的方式，其弊端不只體現在耗費時間長、存儲空間大，檢索查找耗時長，而且極其容易發霉受潮。新時代的檔案普遍是數字化傳輸的形式，但是對于這些傳統的房地產檔案，如果想將這些紙質檔案全部轉化為數字化檔案，無疑是一項曠日持久的巨大工程。所以當前環境下，這種以傳統方式存儲和傳輸的檔案信息，現在還沒辦法完全轉換成在網絡平臺可供查閱的信息，實用性不強[1]。

1.2 檔案屬性認定問題

目前房地產檔案定義中，電子文件已經列入其中，但是在實際工作中，仍然不能完全實現無紙化。很多時候要求提供相關憑證之時，往往也都會要求出示紙質原件或者復印件，而無視在網絡平臺上傳輸的電子信息，讓房地產檔案的電子化進一步被邊緣化，沒有獲得和紙質文件一樣的地位。這一問題存在，依然讓房地產檔案的信息化變革之路，停留在治標不治本的層面上。雖然可以相對減少檔案管理工作人員的任務量，提升工作效率，但是想要辦事的人們仍然不能輕松在家實現辦事目的，還是要在各種不同政府部門之間增加奔波的次數，沒有真正發揮信息化檔案管理工作的優勢。

1.3 檔案信息的共享限制問題

共享和限制問題并不是網絡環境下產生的新問題，這個問題一直都是檔案工作的重點矛盾。網絡平臺極大提升了人們檢索檔案的便捷程度，將各種信息呈現在人們的眼前，但同時信息的保護工作如何落實到位，就成了網絡環境的一個重點問題。

1.4 信息來源、格式多樣化

國家檔案局對電子文件的標準，早已做了明確規定。目前的房地產檔案信息化建設，在檔案軟件的使用問題上，沒有統一的標準，導致在實際應用層面，程序也是五花八門。網絡環境本來就是包羅萬象，如果標準不能統一，很容易淹沒在信息爆炸的環境下，更加阻礙房地產管理工作同網絡環境的融合[2]。

1.5 主體權責不明

信息的共享性，決定了同一條信息，可以被不同的單位和機構保存，這也造成了房地產檔案信息的混亂。而網絡空間下，對于這種混亂的狀況必須做出相應的規定，即同一個檔案或者同一條信息，哪些單位和機構可以儲存，對于相關的權責要明確劃分，防止出現責任不清，產生糾紛的狀況。

2 網絡環境下房地產檔案的管理創新探索

2.1 優化檔案查詢檢索功能

傳統檔案管理工作方式，需要耗費大量的人力物力，而有了信息技術的支持，就可以提升信息檢索的便捷性。而且這種信息檢索也不會受到空間時間的限制，可以在家隨時隨地查閱檔案信息，讓檔案信息的利用率更加高效[3]。可以更加充分利用計算機信息化處理技術，對紙質檔案的信息進行整理，利用數字掃描等技術，使電子檔案的信息和紙質檔案的信息保持一致，從而制作出大量的電子副本，構建出可以容納海量房地產電子檔案的數據庫。從而全面實現房地產檔案數字化，實現檔案信息和網絡環境的融合，從而為房地產檔案管理提供電子數據層面的參考，創造更為便捷的條件。

2.2 分項目管理，提升安全性

房地產檔案管理的專業性很強，管理活動中的資料往往能成為后續生成的資源。檔案資料的建立工作，要依據項目類型的不同分別進行，在管理上也需要對項目進行區分。房地產檔案的管理工作，分散性和集中性的特點都較為明顯，項目資料分散性較強，因此管理工作也應該分開管理。集中管理針對的是項目管理目標，而數字化技術更好實現了系統權限設置功能，既能更科學劃分各個管理工作的環節，又能讓數據信息的完整性和真實性得到保證，從而讓房地產檔案管理的工作更具條理，規范性和安全性直線上升[4]。

2.3 完善相關法律法規制度

房地產電子檔案的屬性，可以作為法律層面上的主要依據。在實際情況中，如果關于檔案屬性的討論僅僅停留在理論層面，是遠遠不能滿足要求的，也沒有發揮網絡環境下信息技術的最大優勢。因此，應當使行政訴訟、刑事訴訟法中相關的規定盡量完善，爭取最大程度讓網絡電子文件信息，提升至和紙質文件一樣的地位，列入合法證據的范圍，進而實現信息技術和房地產檔案管理的最佳融合。

2.4 構建房地產檔案信息標準

當前設備背景下，全國范圍內的很多房地產管理信息系統正在加緊建設，這對于促進房地產檔案信息標準化，同樣是一個難得的時代機遇。從事房地產檔案管理工作的人員，應當保證自身的積極性，主動投身系統建設中，為系統建設添磚加瓦。各級機構應當科學排序房地產檔案管理工作的各個環節，讓整個管理工作更加協調，更加整體，從而保證檔案管理的完整性和有效性。對于標準要進行統一的規范化管理，包括文件格式，分類編碼和信息交換形式等等[5]。

2.5 制定信息共享原則

目前，全國范圍內上沒有統一的，關于信息共享和限制方面的條款。因此，不同區域的主管部門，應當對網絡環境下，房地產信息共享原則和限制性的要求，做出統一的規定。對于房地產檔案中的各種信息，應當更加明確權責，在依法治國的社會背景下，讓房地產檔案的相關信息共享更加有法可依。

3 結束語

21世紀是互聯網時代，互聯網為生產生活帶來的巨大影響，是每個人都不容忽視的。房地產檔案管理工作亦是如此，相關部門和從業人員要深刻意識到，傳統的房地產檔案管理工作已經不適應這個時代的管理要求，只有積極和互聯網信息技術相結合，才能全面解決傳統管理方式的弊端。因此面對網絡環境下的新問題，從業者一定要引起高度重視，探索出適應網絡環境的創新之路，促進行業的長足發展。

參考文獻

[1]蔣素懷.關于房產權屬檔案數字化建設的思考[J].科技創新導報，2008（12）：148-148.

[2]孫振輝，于路生，等.淺談房地產檔案的特點及管理中必須注意的問題[J].中國房地產，2002（1）：47-48.

[3]陳明.市場經濟條件下房地產檔案工作的發展與隱憂[J].城建檔案，2003（2）：24-26.

[4]何莉玲.把院系資料室建成高校的專業文獻信息中心[J].湖南商學院學報，2006，13（1）：124-126.

[5]羅海榮.房地產檔案管理之我見.檔案與管理，2002，（3）：119-119.