淺談檔案電子化現狀分析與應用管理

摘要：電子檔案是個相對概念，它是相對于傳統的紙質檔案而言的。在檔案電子化管理實踐中，電子檔案與紙質檔案整合管理是關鍵。本文主要分析了電子檔案存在的意義、檔案電子化的管理現狀和優缺點，并結合其特點提出如何提高檔案電子化的應用管理和完善策略。

關鍵詞：檔案電子化;現狀分析;應用管理

檔案電子化也可以稱之為檔案以電子形式存在，產生的資料也就是我們俗稱的電子檔案。電子檔案是個相對概念，它是相對于傳統的紙質檔案而言的，即通過手機、照相機、掃描儀等電子設備進行采集，以電子圖文、影像形式存儲在計算機中，它與紙質檔案是相對應的。當前，在檔案電子化管理實踐中，電子檔案與紙質檔案整合管理是關鍵。在整合過程中，電子檔案與紙質檔案如何匹配保管，如何減少檔案電子化潛在的風險和提升檔案電子化的應用作用，是目前檔案管理亟待解決的課題。

一、電子檔案存在的意義

電子時代已經到來，人們記錄社會活動、工作實況往往通過照相、攝像等手段來完成，為此，照片、聲像、影像資料大量增加。所以人們利用這種科技手段，將有價值的資料進行電子存儲，制成電子文檔，這樣可以有效的減少存儲空間，快速的將文件資料進行分類存儲，不易受外界環境的影響，極大地方便了查找，也更加環保。檔案電子化具有提高檔案利用率、提高工作效率、增強安全管理水平、增強檔案信息時效性的現實意義。

二、檔案電子化的現狀分析

在機關事業單位中，檔案電子化這種新型手段，主要在文書檔案及人事檔案管理方面應用比較廣泛。一直以來，雖然大家在不斷完善檔案電子化這項工作，但生成高質量的電子檔案，還需要一個專業化的過程。當前，檔案電子化的現狀是有一少部分單位把工作資料有序存入計算機中，形成了所謂的檔案電子化，能把電子檔案類別、類型分清，但還有一大部分單位的工作人員分不清什么是電子檔案。大家總是誤以為只有通過公文傳輸系統傳輸的文件、上級部門郵寄的文件、紅頭文件才是檔案，或者認為人事任免手續、工資晉升表、年度考核材料等資料才是檔案，將它們分門別類存入電腦就能實現檔案電子化，殊不知，工作人員在工作過程中產生的影像資料也是檔案，它屬于電子檔案的重要組成部分。正是因為這些人認識上有誤區，造成了檔案管理的不規范。因此，保護檔案的完整性，能夠達到合理利用檔案資源，是當前檔案管理的一項緊迫任務，更是實現檔案電子化高標準發展的重要內容和前提條件。

三、檔案電子化的優缺點

檔案電子化的優缺點是相對于檔案紙質化的優缺點而言的，即電子檔案與紙質檔案進行對比來區分的。

建立電子檔案的優點。一是時效性強、周期短。建立電子檔案不同于建立紙質檔案，紙質檔案在檔案管理中需要耗費大量的人力物力，收集比較分散，周期較長。電子檔案的建立，滿足了人們對檔案時效性的追求。電子檔案采用科學技術手段，輕松拍攝，快速上傳，即減輕了勞動者的體力，又減少了收集的環節和時間。二是節約空間、成本低。電子檔案存檔過程都是通過計算機來完成的，存儲空間都在小小的計算機硬盤里，不占用自然空間，不浪費紙墨，使得存儲成本降低。三是便于登記、更智能。電子檔案登記快速，便于定稿排序，隨時修改訂正，登記方法科學，查詢便捷，體現了電子檔案的智能化。

檔案電子化的缺點。一是存儲硬件不穩定。目前計算機硬件系統更新換代較快，一旦與軟件不匹配，電子檔案就會丟失。二是外部條件需要不斷革新。檔案電子化的自然因素、內部因素和使用環境對其使用壽命都有影響，需要不斷進行革新，尤其是檔案管理軟件系統需要強大的科學技術支持來維持資料的穩定保存。三是檔案內容易被改動。電子檔案具有可改動性，真實可靠性不如紙質檔案。

四、檔案電子化的應用管理和完善策略

電子檔案的收集和管理在檔案實現電子化工作中占有重要地位，也是非常關鍵的基礎性環節。電子檔案與紙質檔案在自身特性、管理方法、保存環境等方面有較大不同，電子檔案若要長期應用，不僅要注重保存環境，更要以電子文件的邏輯特性和電子載體的物理特性為依據進行維護。檔案電子化的優點不容忽視，缺點亟待改進，如何做好檔案電子化管理工作？

一是加強宣傳引導，增強思想認知度。加大宣傳、有效引導、增強工作人員的思想認知度是提升檔案電子化管理水平的首要任務。我們要打破固有的思想和摒棄對數字檔案存在的諸多疑慮，充分認識檔案電子化存在的現實意義，深入了解檔案管理數字化和信息化建設對未來工作的影響，建立檔案電子化管理工作的信心。

二是定期技術培訓，增強檔案管理水平。檔案電子化工作的優點很多，它將紙質檔案電子化，使其接收便捷、歸檔及時，便于統一管理，能有效提高工作效率，但存儲介質容易被破壞、信息容易被更改、數據容易丟失。因此，對電腦軟硬件存在環境要求較強，對工作人員的技能水平要求較高，需要定期對工作人員進行技術培訓，包括業務培訓、素養培訓、安全防范培訓和軟硬件操作培訓。首先，管理人員要進行專業化培訓，學習檔案管理規章制度、法律法規，使用高效的電子檔案信息軟件管理系統，熟練軟件系統操作規程和方法，掌握硬件系統問題排查基本常識，以保證電子檔案的安全規范管理;其次，聘請專業的軟件和硬件系統維護專家，定期對系統軟件和硬件進行檢測維護，通過技能人才的技術手段對電子檔案的原始性進行鑒別，對檔案的穩定性進行防護，以防止電子文檔被隨意改動和丟失。

三是完善歸檔制度，明確檔案收集范圍。為提升檔案電子化的準確性、完整性和真實性，使電子檔案管理工作做到有章可循，步入制度化、規范化管理的軌道，需要建立合理的電子檔案歸檔制度。首先，要明確規定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔電子材料質量和數量;其次，要明確規定收集途徑、收集程序、收集方式和方法;最后，要明確規定如何進行分散管理和集中管理，以確保收集的價值。

四是注重檔案保管，做好電子文檔的安全防護。電子檔案的技術保管主要有兩方面組成，一個是對電子載體的保護，也就是保護電子檔案的存儲載體，即保護計算機的硬盤、可移動的硬盤、光盤、U盤等介質。另一個是對保存環境的保護，也就是保護電子檔案的存儲環境，即對各種電子檔案存儲載體的運行環境和保管環境進行保護。我們要定期對各種載體進行檢測、維護，并做好登記。同時，注意檔案保管室的防火、防盜、防潮。規范電子檔案的收集、歸檔、整理和利用過程，對其真實性和安全性進行全方位保障。

在電子信息化高速發展的今天，重視電子檔案管理的同時，也不能忽視紙質檔案的存在，若要實現檔案電子化的安全防護和管理工作，必須結合本地工作實際特點，利用科學的技術手段來為電子檔案和紙質檔案服務，只有合理地開發各類檔案資源，達到電子檔案與紙質材料的融會貫通，才能為檔案電子化管理工作順利開展奠定良好基礎，充分實現檔案管理工作的電子化、科學化、規范化，進而為社會提供更優質的服務。

作者簡介：姜雪，吉林省梅河口市就業服務局