基于管理流程的工程項(xiàng)目合同管理信息化建設(shè)

摘要：一個(gè)好的企業(yè)工程項(xiàng)目合同管理工作流程，需要充分利用各種現(xiàn)代化管理，將一個(gè)工程項(xiàng)目所有必需的各種管理材料和信息緊密結(jié)合到一起來(lái)，保證工程項(xiàng)目的順利組織、實(shí)施和工程項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。本文首先介紹了整個(gè)工程項(xiàng)目合同管理工作流程的基礎(chǔ)概念和基本特點(diǎn)，其次詳細(xì)闡述了整個(gè)工程項(xiàng)目合同管理工作流程的基本構(gòu)建以及控制。

關(guān)鍵詞：合同管理;管理流程;信息系統(tǒng);界面管理

我國(guó)各類大型建設(shè)項(xiàng)目合同流程種類多，傳統(tǒng)的人工信息管理合同方式往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以快速準(zhǔn)確提取各類合同流程信息，難以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤各類合同文件執(zhí)行流程狀態(tài)、提供處理合同訴訟索賠的實(shí)時(shí)信息技術(shù)支持。根據(jù)過(guò)去的工程計(jì)費(fèi)合同事件數(shù)據(jù)庫(kù)，為合同項(xiàng)目人員獲取工程計(jì)費(fèi)機(jī)會(huì)提供必要的信息技術(shù)支持，以便于比較和實(shí)時(shí)跟蹤工程合同項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)費(fèi)情況，作為合同成本管理的基礎(chǔ)。

近年來(lái)，信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的不斷進(jìn)步為企業(yè)項(xiàng)目管理工作執(zhí)行的不斷改進(jìn)以及變革發(fā)展提供了很大的技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新空間，有效推動(dòng)了企業(yè)項(xiàng)目管理流程系統(tǒng)管理和組織變革的順利完成。通過(guò)系統(tǒng)識(shí)別、分析、理解和確定項(xiàng)目管理流程、操作流程和任務(wù)之間的邏輯關(guān)系，提出和設(shè)計(jì)出并優(yōu)化一套整個(gè)企業(yè)項(xiàng)目管理流程任務(wù)操作，建立一套具體的、科學(xué)的和標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程。規(guī)范、科學(xué)、合理的確定項(xiàng)目管理流程工作任務(wù)，有利于整個(gè)項(xiàng)目通過(guò)管理流程形成系統(tǒng)或具體的操作流程，動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)地研究分析，并管理它們之間的相互作用，確保各項(xiàng)管理施工決策的有效性和準(zhǔn)確性。及時(shí)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)整個(gè)項(xiàng)目合同管理的結(jié)果，做到最快地準(zhǔn)確保證整個(gè)項(xiàng)目合同管理工作目標(biāo)的順利完成。

一、工程項(xiàng)目合同管理流程的概念及特點(diǎn)

1.1工程項(xiàng)目合同管理流程的概念

管理流程泛指存在管理組織活動(dòng)中一系列相互直接關(guān)聯(lián)的管理活動(dòng)的一個(gè)組織結(jié)構(gòu)，反映了這些序列活動(dòng)的先后順序、繼承延續(xù)關(guān)系，以及在一定量的活動(dòng)管理目標(biāo)體系指導(dǎo)下的活動(dòng)限制、發(fā)展、投入、產(chǎn)出的客觀規(guī)律。按其組織性質(zhì)和管理功能性又可以劃分為管理全過(guò)程、局部和細(xì)過(guò)程。每個(gè)主要環(huán)節(jié)、管理步驟、詳細(xì)操作流程直接反映了業(yè)務(wù)管理每一環(huán)節(jié)中各個(gè)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的各個(gè)相互關(guān)系和循環(huán)發(fā)展過(guò)程。

工程合同信息管理服務(wù)過(guò)程主要是充分反映我國(guó)建筑生產(chǎn)的基本客觀規(guī)律和工程管理流程的基本特點(diǎn)，將建設(shè)生產(chǎn)過(guò)程中所有必需的工程信息流和材料信息流有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，為建筑施工管理技術(shù)和工程管理服務(wù)人員提供生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和工程建設(shè)的總體行動(dòng)目標(biāo)、物質(zhì)條件和操作規(guī)則，促使產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果。

1.2建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的特點(diǎn)

管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性。

（1）管理流程目的性泛指工程合同管理流程完成一項(xiàng)新的管理流程任務(wù)的一個(gè)過(guò)程，即它最終應(yīng)以一項(xiàng)管理流程任務(wù)的最終實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)。

（2）必要性是指管理任務(wù)的完成必須經(jīng)過(guò)一定的過(guò)程。

（3）多樣性意味著許多管理服務(wù)完成的方式不是唯一的，換句話說(shuō)，一個(gè)管理系統(tǒng)中總是有幾個(gè)管理服務(wù)，所以就有許多進(jìn)程，而這些進(jìn)程是密切相關(guān)的，并且結(jié)構(gòu)緊密。管理系統(tǒng)中的流程是由各種流程組成的流程系統(tǒng)。

（4）層次性代表了管理系統(tǒng)功能的層級(jí)性質(zhì)，其管理業(yè)務(wù)和流程也是層級(jí)化的。換言之，一個(gè)綜合管理業(yè)務(wù)流程可以分解為多個(gè)管理業(yè)務(wù)流程的組合。

二、工程項(xiàng)目合同管理流程信息化建設(shè)以及控制

2.1工程項(xiàng)目合同管理流程的構(gòu)建步驟

為順利進(jìn)行建設(shè)工程合同管理，首先必須建立完整的管理流程建設(shè)體系，理想的建設(shè)合同管理流程體系結(jié)構(gòu)必須能夠滿足以下兩個(gè)基本條件：①準(zhǔn)確滿足建設(shè)項(xiàng)目在質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等方面的合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)能力。②流程效率高，計(jì)算出在整體項(xiàng)目流程中的成本，理想計(jì)算水平就是如何用最可能低的流程成本費(fèi)用來(lái)盡量保證整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)管理流程、資金流和項(xiàng)目物流的正常運(yùn)行。管理項(xiàng)目系統(tǒng)流程管理的主要研究?jī)?nèi)容一般包括如何分解項(xiàng)目管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)、分析相關(guān)項(xiàng)目管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)、構(gòu)建項(xiàng)目管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)責(zé)任制和分配管理矩陣、繪制各級(jí)項(xiàng)目管理系統(tǒng)流程圖等。

為進(jìn)一步優(yōu)化體系奠定了良好的基礎(chǔ)。項(xiàng)目合同管理的分解及其過(guò)程構(gòu)建通常經(jīng)過(guò)以下步驟：

（1）調(diào)查探索施工合同管理工作，確定合同管理分解標(biāo)準(zhǔn)，如按管理職能分類還是按項(xiàng)目執(zhí)行順序分類。

（2）確定特定管理任務(wù)的管理活動(dòng)組成，對(duì)管理活動(dòng)的各種管理過(guò)程進(jìn)行分類，初步制定完成特定管理任務(wù)的綜合過(guò)程及其子過(guò)程。

（3）在每個(gè)管理職能的過(guò)程中，我們可以淘汰不可行的解決方案或明顯劣于其他解決方案的解決方案，并保留更好的解決方案。

2.2工程項(xiàng)目合同管理流程的控制

大型建筑工程項(xiàng)目合同施工管理過(guò)程控制掌握現(xiàn)代大型工程項(xiàng)目合同管理中的相關(guān)基礎(chǔ)學(xué)科知識(shí)和科學(xué)技術(shù)研究方法，識(shí)別各種影響工程項(xiàng)目合同管理目標(biāo)的關(guān)鍵因素，分析施工環(huán)境，全面、系統(tǒng)地準(zhǔn)確計(jì)劃好工程項(xiàng)目合同施工管理流程控制的基本原則、理論、方法和實(shí)際行動(dòng)，然后實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督工程施工管理行動(dòng)和流程組織協(xié)調(diào)執(zhí)行狀態(tài)，以最終有效確保工程建設(shè)項(xiàng)目合同管理核心職能的順利履行，最終有效實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目合同管理目標(biāo)。

它主要涉及如何利用項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)提供的管理信息對(duì)管理活動(dòng)過(guò)程做出最佳化的決策和計(jì)劃指導(dǎo)，使每個(gè)項(xiàng)目管理活動(dòng)過(guò)程始終能夠接近整個(gè)項(xiàng)目中的目標(biāo)管理計(jì)劃。項(xiàng)目控制系統(tǒng)的項(xiàng)目決策、指導(dǎo)和計(jì)劃執(zhí)行主要是由作為項(xiàng)目目標(biāo)管理職能部門的三個(gè)最高層次人員來(lái)組織實(shí)現(xiàn)的，即高級(jí)、中級(jí)和專業(yè)技術(shù)管理，第三級(jí)直接可以影響整個(gè)目標(biāo)管理計(jì)劃的具體實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目信息系統(tǒng)的項(xiàng)目信息差異敏感性與項(xiàng)目控制管理系統(tǒng)的項(xiàng)目決策信息優(yōu)化能力水平提高有密切關(guān)系，控制管理系統(tǒng)的決策優(yōu)化能力直接可以影響目標(biāo)與實(shí)際管理情況的信息差異程度。因此，必須為控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)和項(xiàng)目控制管理系統(tǒng)。

結(jié)束語(yǔ)

構(gòu)建基于管理流程的信息系統(tǒng)是建設(shè)項(xiàng)目管理流程的實(shí)施，將其置于流程創(chuàng)新不斷變化的環(huán)境中。因此，我們面臨著一個(gè)整體的管理思維轉(zhuǎn)變，需要支持整個(gè)流程的轉(zhuǎn)變過(guò)程，將信息系統(tǒng)開發(fā)人員和項(xiàng)目經(jīng)理的運(yùn)作方式提升到一個(gè)新的高度，利用最新的信息，融合最新的技術(shù)應(yīng)用方法和管理理念。因此，未來(lái)的研究應(yīng)進(jìn)一步深化基于大型建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程的信息系統(tǒng)建設(shè)與優(yōu)化研究，從而對(duì)項(xiàng)目成本管理起到積極的作用。

作者簡(jiǎn)介：謝萬(wàn)朝，男，碩士，1977年1月出生，漢，河南孟津、東華大學(xué)、中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司，工程師，從事信息化項(xiàng)目管理研究工作

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