淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作

李軍軍

【摘要】辦公室的行政事務(wù)管理工作對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，是一個(gè)企業(yè)全面、綜合的辦事機(jī)構(gòu)，也是企業(yè)內(nèi)部其他部門活動(dòng)的基礎(chǔ)保障，起到承上啟下，協(xié)調(diào)溝通的作用。辦公室日常的行政事務(wù)管理工作好壞直接影響到一個(gè)企業(yè)工作效率及工作的質(zhì)量，甚至影響到一個(gè)企業(yè)的整體社會(huì)形象。為了提高企業(yè)管理的效率，就需要在辦公行政管理中將現(xiàn)代化的管理理念和模式充分融入管理過(guò)程中，不斷建立健全企業(yè)行政事務(wù)管理制度，進(jìn)一步加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新思維建設(shè)，有效夯實(shí)管理基礎(chǔ)，提升企業(yè)整體管理水平。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)辦公室;行政事務(wù);管理措施

一、概述

企業(yè)辦公室行政管理既承擔(dān)著執(zhí)行、調(diào)研等宏觀的管理職能，又承擔(dān)著業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)接待、文件起草督辦、收發(fā)通信等微觀服務(wù)的任務(wù)。他不僅是一個(gè)企業(yè)全面綜合的辦事機(jī)構(gòu)，具有參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等職能，也有著協(xié)調(diào)內(nèi)外、承上啟下的作用，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行重大決策時(shí)可以輔助參謀。新時(shí)代新形勢(shì)對(duì)辦公室行政事務(wù)管理提出了更高要求，結(jié)合實(shí)際工作，本文就現(xiàn)代企業(yè)辦公室普遍現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，促進(jìn)辦公室行政管理效率不斷提升，最終促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

二、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征

辦公室行政管理主要是為企業(yè)提供日常服務(wù)和綜合協(xié)調(diào)管理，要求各部門相互協(xié)調(diào)配合才能完成，還要努力把這些轉(zhuǎn)變成科學(xué)系統(tǒng)化的行政管理模式。同時(shí)，辦公室也是一個(gè)單位對(duì)外的重要“窗口”，起著保持單位正常運(yùn)作的“橋梁紐帶”作用，擔(dān)負(fù)著對(duì)外交往、上情下達(dá)、下情上報(bào)、后勤服務(wù)等眾多繁重工作，具有服務(wù)性、繁雜性和困難性的特點(diǎn)。

（一）服務(wù)性。辦公室行政事務(wù)管理工作是服務(wù)企業(yè)基層與高層領(lǐng)導(dǎo)間的機(jī)構(gòu)。所以最基本的特征就是服務(wù)性。其主要表現(xiàn)為：第一，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室行政主要工作是做領(lǐng)導(dǎo)的幫手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，并保證工作順利開展。第二，為各個(gè)部門服務(wù)。行政工作除了幫領(lǐng)導(dǎo)參謀外，還需要跟各部門間保持密切的聯(lián)系，相互溝通協(xié)調(diào)，完成工作內(nèi)的事務(wù)。行政管理工作在各部門間的協(xié)調(diào)起到重要作用，企業(yè)整體發(fā)展完全依靠行政管理高效的工作機(jī)制。第三，為員工服務(wù)。行政管理部門擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的職能，有責(zé)任和義務(wù)為企業(yè)員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。因此要盡力了解員工日常的需求，協(xié)助員工解決好在日常工作中的困難，激發(fā)員工工作的激情，提高工作效率，進(jìn)一步將辦公室的服務(wù)特點(diǎn)落實(shí)到位。

（二）繁雜性。辦公室行政事務(wù)管理工作另一特征是繁雜性，在日常工作中，企業(yè)大小事務(wù)都要經(jīng)過(guò)行政管理部門。表面看，辦公室工作做的都是些繁雜的小事，單這些瑣事如積少成多，如在細(xì)節(jié)上處理不好，就會(huì)直接影響到企業(yè)正常的工作秩序、效率和質(zhì)量，長(zhǎng)此以往會(huì)影響到企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展。因此，要求我們?cè)谛姓芾砉ぷ髦校仨氉⒅丶?xì)節(jié)，只有分工不同，沒(méi)有大小事之分。在處理好各種繁雜的問(wèn)題時(shí)，溝通上要講究方式方法，面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題時(shí)要以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，具體問(wèn)題具體分析，圍繞全局開展各項(xiàng)工作，確保各項(xiàng)工作有條不絮地進(jìn)行。

（三）困難性。對(duì)行政事務(wù)管理來(lái)說(shuō)，辦公室工作是全方位、開放型的。既要處理好各類關(guān)系，又要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的風(fēng)格和方法，存在任務(wù)多、時(shí)間緊、困難大等時(shí)效性和操作性方面問(wèn)題。應(yīng)對(duì)困難性的問(wèn)題，一是注重時(shí)效性，有些事刻不容緩，必須馬上落實(shí)，有些則要常抓不懈，適時(shí)督辦。二是溝通協(xié)調(diào)多。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，行政管理人員既要處理好上下級(jí)單位之間的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)好企業(yè)間、部門間的關(guān)系。簡(jiǎn)單說(shuō)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部，要處理上下層關(guān)系，增強(qiáng)企業(yè)向心力，對(duì)外，要樹立良好的企業(yè)形象。三是職責(zé)廣。行政管理工作職責(zé)上到領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議安排，下到必需品購(gòu)買、發(fā)放，這些都需要行政部門完成。為了順利完成各項(xiàng)工作，行政部門不管在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面還是對(duì)基礎(chǔ)員工服務(wù)方面都要全面考慮，事無(wú)巨細(xì)。

三、做好企業(yè)辦公行政事務(wù)管理的有效措施

（一）充分認(rèn)識(shí)行政管理工作的重要地位。作為行政人員要充分認(rèn)識(shí)辦公室的地位和作用，以便適應(yīng)新的形式和任務(wù)需要，努力提升自身綜合素質(zhì)。辦公室是綜合的辦事部門，擔(dān)負(fù)著日常的辦公事務(wù)，雖然都是些瑣事、重復(fù)的服務(wù)，但往往通過(guò)這些小事影響到企業(yè)的形象和發(fā)展。

（二）科學(xué)管理，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。在行政管理機(jī)構(gòu)中，作為關(guān)鍵一環(huán)的辦公室，一方面綜合了辦事機(jī)構(gòu)的事務(wù)，另一面還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀部門，具有辦事、咨詢服務(wù)的功能。辦公室行政管理任務(wù)繁重，如果沒(méi)有科學(xué)的管理，加上員工素質(zhì)低下或不合理配置，都會(huì)影響行政管理工作的有效發(fā)揮。因此要科學(xué)化管理，合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，建立健全管理制度，提高自動(dòng)化水平，打造高效管理部門。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于辦公室行政管理的工作者來(lái)說(shuō)，要有較高的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，要有站在全局的角度，用發(fā)展的眼光看問(wèn)題的能力。在辦公室行政事務(wù)管理中，要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，提升管理人員的綜合素質(zhì)，建立權(quán)威性，有效梳理各種復(fù)雜工作，保證企業(yè)自如運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，要增加辦公室工作人員之間的相互交流，通過(guò)交流和學(xué)習(xí)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，更好地為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的價(jià)值。

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