大數據背景下電子檔案管理工作探討

顧平

【摘要】大數據環境下，檔案工作發生了較大的變化。由于大數據技術能夠將大量的信息數據集中在一起，并通過應用云計算技術來對高度集成的數據進行篩選，全面提高數據信息的利用價值。相較于傳統的紙質檔案，電子檔案具有可復制性，檔案歸集整理更加方便，而且能夠借助于網絡技術來實現檔案資料的共享利用，在存儲方面具有較強的優勢。當前大部分部門以電子檔案作為檔案資料的主要載體形式，因此大數據環境下需做好電子檔案管理工作。

【關鍵詞】大數據;電子檔案;檔案管理;創新途徑

大數據時代為各行各業發展帶來了新的機遇和挑戰，特別是對于檔案管理工作，帶來了較大的沖擊。當前電子檔案管理模式成為檔案管理的主要形式，而且在辦公自動化廣泛應用的新形勢下，電子文件和電子檔案管理工作十分普遍，由于電子檔案在使用過程中具有更多的便捷性和優勢，因此大數據環境下，需要做好電子檔案管理工作，全面提高電子檔案管理水平，為檔案事業的健康發展奠定良好的基礎。

一、大數據背景下電子檔案管理的重要性

電子檔案信息包括了各部門的重要信息，而且部分信息還具有高度的法律效力，一旦出現丟失或是損壞的情況，則會對單位的正常運轉帶來較大的影響。因此需要強化電子檔案管理工作。通過做好電子檔案管理，可以實現對電子檔案信息的有效保存，為各行業的健康發展提供重要的信息支撐。當前公民大部分信息都是以電子信息檔案的形式在計算機中進行存儲，這些信息與公民的隱私息息相關，一旦出現外泄必然會給公民帶來較大的困擾，因此強化電子檔案管理工作十分必要，可以有效保護檔案信息的安全，為社會和經濟的健康發展起到積極的促進作用。

二、大數據背景下電子檔案管理工作的創新途徑

（一）優化檔案管理信息流程，提升檔案管理的服務水平。大數據背景下，需要以信息技術作為電子檔案管理工作的基礎，全面提高檔案管理工作的信息化水平，進一步對檔案管理流程進行優化，確保電子信息檔案整體質量的提升。在實際電子檔案管理工作中，需要加快建立健全電子檔案管理系統，實現對電子檔案的分類歸檔、共享和應用，而且在檔案管理工作中，通過將不同節點與信息技術進行融合，并對檔案管理流程進行優化，全面提高檔案管理工作的技術水準，通過對電子信息檔案進行篩選、整合、錄入、分類、提取和應用等，確保檔案利用率的提升，為電子檔案服務水平的提升奠定良好的基礎。

（二）強化電子檔案的日常管理工作。在電子檔案管理工作中，大部分檔案數據都是通過網絡進行傳輸的，因此要對關鍵性信息的保管給予充分重視，保證檔案信息的安全，避免出現檔案信息被竊取和篡改的情況。因此在實際工作中，需要建立專門的電子檔案管理和維護的技術部門，建立電子檔案歸檔機制，并且在電子文檔信息接收、處理和儲存過程中可以對格式進行適當修改，以此來保證電子檔案的真實性和便捷性。而且隨著電子檔案信息量的不斷增加，對于需要長期保管的信息，需要安排專業人員進行定期維護，并構建完善的數據庫，全面提高電子檔案日常管理工作水平。

（三）維護好電子檔案的真實性與安全性。為了確保電子檔案的真實性，需要制定嚴格的操作流程，并根據具體的流程進行操作。在對電子檔案儲存過程中，需要定期進行檢查和殺毒。為了保證電子檔案的安全性，需要制定完善的系統軟件來保障檔案信息安全。另外，檔案管理人員還需要樹立良好的安全意識，定期對電子檔案進行安全檢查，及時發現系統漏洞或是安全隱患，并加以解決。通過完善法律法規，為電子檔案管理工作提供重要的法律依據，以此來保證電子檔案的真實性和安全性。

（四）優化電子信息檔案的共享，搭建數字化平臺。基于大數據背景下，電子檔案管理工作需要構建數字化平臺，加快推動電子檔案的共享。在實際工作中需要優化檔案管理模式，進一步拓寬檔案利用渠道，并以統一的標準和完善的流程來加快推動電子檔案信息資源的共享。同時，還要造福一方檔案網站建設，明確對檔案類目進行分類，簡化具體操作和構建電子檔案網絡查詢平臺，設置查詢引導，通過檢索，快速對用戶所需要的檔案信息進行匹配，有效提高電子檔案服務的質量。

三、結束語

大數據背景下，電子檔案價值和工作效率大幅度提升，而且信息技術與檔案工作的有效結合，提高了檔案信息收集、整合、分析和存儲的便捷性，檔案信息安全度得以提升。但在實際工作中還需要繼續加大對電子檔案管理工作的力度，并對管理理念和管理模式進行不斷創新，從而更好地發揮出電子檔案信息的價值。

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