地勘單位文書檔案數字化建設的措施分析

陳宇琪

（黑龍江省有色金屬地質勘查七〇二隊，黑龍江 牡丹江 157000）

文書檔案作為地勘單位重要的信息資源，隨著信息技術在檔案工作中的廣泛應用，通過加強地勘單位文書檔案數字化建設工作，不僅能夠解決傳統文書檔案管理工作中的不足之處，還能夠有效的提高文書檔案管理工作的效率和質量，而且文書檔案數字化建設也是地勘單位文書檔案管理工作的必然發展趨勢。

一、文書檔案數字化建設的作用分析

地勘單位文書檔案作為地勘單位的重要信息資源，通過推進文書檔案數字化建設，其對于檔案各個環節工作的開展都具有極為重要的意義，能夠有效的促進檔案信息的高效利用共享。相較于紙質檔案，檔案數字化的建設，實現了檔案信息的網絡化共享，可以有效的提高檔案查詢利用率。檔案信息依賴于計算機、網絡和軟件系統進行存儲和傳遞，有效的節省了檔案信息存儲空間，檔案更易于保額和備份。檔案數字化的實現，有利于促進檔案信息的開發利用，檔案部門可以通過多種形式進行檔案編研工作，并借助于媒體信息推送等形式來檔案開發，提高檔案服務水平。而且在檔案信息利用過程中，利用者可以遠程調用數字化檔案信息，檔案利用方式的變化為檔案信息的提取提供了更多的便利性。并通過大數據挖掘技術來積極擴展檔案開發的深度，提高檔案利用效率，更好的發揮出檔案的實際價值。

在文書檔案數字化建設過程中，由于會根據單位自身的實際情況形成一套更具實用性的檔案數字化技術標準和操作標準，這樣有利于電子文件的直接歸檔，檔案數據在單位更具通用性和易遷移性，這對于地勘單位檔案標準化和規范化水平的提升具有積極的促進作用。再加之大數據技術和云計算技術等先進技術的應用，實現對檔案信息的有效整合和自動檢索，能夠使地勘單位文書檔案發揮出最大的效能。

二、地勘單位文書檔案數字化建設的措施

（一）建立完善的文書檔案管理系統

在地勘單位文書檔案數字化建設工作中，通過建立文書檔案管理系統，并構建更為完善的檔案管理體系，可以全面提高文書檔案管理工作的效率。因此要求單位領導要對地勘單位文書檔案管理系統的建立給予高度重視，并建立檔案數據為，針對于檔案管理人員實施有效的培訓，確保高效、準確的完成系統數據錄入工作，并針對系統操作等問題開展專業性的指導培訓，使檔案管理人員能夠更好的與檔案數字化建設工作相適應。在檔案信息錄入系統過程中，還需要借助于掃描系統，以此來保證檔案信息數據的錄入的準確性。

（二）建立獨立的網站系統

在檔案管理系統建立后，還需要進行網站系統的建立，為檔案信息的鑒定和查詢提供更多的便利。具體要求通過應用網絡信息技術，打造文書檔案共享模式，進一步提高地勘單位文書檔案數字化建設的水平。在具體網站系統建設過程中，還要重視資料查詢方式的不斷完善，為檔案信息查詢工作提供更多的便利。

（三）建立地勘單位的檔案數據庫

運用現階段新型的數據處理設備，有效提高檔案數據庫的先進性。數據庫管理人員首先應輸入文件級目錄，在建立數據庫的過程中實現文件資料打印與目錄文檔生成同時運作。同時，數據庫管理人員還應確切保證數據文件的安全性與有效性，通過對文件資料進行輸入檢驗，確保文件資料都能夠被數據庫準確錄入，避免在今后的實踐應用過程中出現文件資料損壞與錯誤的情況。最后，數據庫管理人員應當采用掃描儀與數碼相機等新型數字化設備，對文書檔案的原文件進行數字化處理，逐步完善數據庫內的文文書檔案內容。

（四）加強電子文件的收集和應用

文書檔案管理工作中的電子文件是檔案數字化建設的重要來源,因此地勘單位在當前文書檔案管理工作中需要實行電子文件和紙質文件雙檔雙軌制,并對電子文件進行異地保存,加快推動單位檔案的電子化進程。在檔案管理軟件選用上,盡可能的使用檔案系統統一的管理軟件及辦公自動化系統,通過對軟件和數據格式進行規范,有效的提高數據庫的準確性和有效性,為文書檔案數字化建設奠定良好的基礎。

（五）做好文書檔案信息的安全保密工作

在實際文書檔案數字化建設過程中，由于整個流程十分繁瑣，參與人員較多，這就導致易出現檔案信息泄密問題。因此地勘單位要建立健全信息安全管理制度，對于采用外包方式的琣，需要慎重選擇外包公司，并對外包公司的相關資質進行認真審查，對于參與數字化建設的人員逐一簽訂保密協議。而且在檔案數字化建設過程中，由于需要拆卷、掃描和再裝訂，這也易出現檔案丟失的問題，因此需要做好檔案原件的保管和保護工作，嚴格進行登記和清點。特別是對于涉密的檔案信息，在實現數字化過程中，由指派專人進行掃描，并單獨進行保密，對于計算機實施物理隔離。另外，為了確保檔案信息的安全，還需要重視防火墻和殺毒辣軟件的設置，并通過采取多種載體備份的形式，即使有突發事件，檔案信息也能夠第一時間恢復。

三、結束語

地勘單位文書檔案對于自身的發展具有極為重要的意義，通過強化文書檔案數字化建設，能夠充分的發揮出文書檔案的重要價值，實現文書檔案信息的高效利用，使文書檔案能夠更好的服務于地勘單位的發展。