信息時代企業檔案管理工作創新

李巧玲

（中石化地球物理有限公司華北分公司，河南 南陽 473132）

檔案管理工作是企業管理工作中的重要組成部分，檔案管理的科學性和規范性可以作為衡量企業管理水平的一項重要指標。高質量的檔案管理工作有助于企業經營者及時掌握企業整體運營狀況，適時調整經營策略，為企業決策提供支撐依據，也有利于企業經營成果通過數據及時展示，增強與企業有關合作方和地方政府的認可度。

一、檔案管理信息化建設的意義

（一）節約信息收集成本，提高管理效率

傳統的檔案搜集工作程序，從提交申請開始，經各部門的審批簽發到正式建檔需要經由多個環節，若某一環節因其他工作事由不能及時到場審批，就無法進入下一環節，從而導致周期較長。利用互聯網信息技術收集和填報檔案信息，通過無紙化辦公方式，檔案提交人員依照規范格式向檔案信息系統登記上傳信息，檔案管理人員向各部門報送審閱和簽發信息，各部門可以不受時間和地點的約束，隨時登錄進行審批簽發，極大程度地縮減收集信息的成本，提高企業管理效率。

（二）檔案管理更為便利

將檔案數字化后建成信息數據庫，將檔案信息進行整理、分類、整序和排列，通過搜索關鍵詞等信息，管理人員可以在信息化管理系統迅速查詢所需檔案信息，及時掌握檔案借閱和歸還狀態，極大地提高檔案管理效率。

（三）信息內容的長效保存

隨著信息的不斷更新和補充，受限于紙質檔案存儲對場地空間的容納率的客觀要求，檔案存儲用地逐漸增加，對年久的檔案進行定期銷毀。同時，由于紙質檔案不能受潮、近火等特點，極易老化、破損和丟失，對保存環境條件也提出較高的要求。不同于紙質檔案的保管，數字化檔案更加集成化，可以通過云存儲等現代技術，利用少量的設備和很小的空間存儲更多的信息內容，實現高密度收集，同時保障信息內容的永久保存，不易丟失和破損。

（四）有助于信息的交互共享

傳統的檔案管理方式基本是依靠人員走動進行手工操作來實現檔案信息的共享，煩瑣的程序以及異地的交接極大地影響了檔案信息共享的及時性，以至于因調閱信息的困難性導致檔案信息被閑置下來，沒有得到充分利用，失去了信息共享的效用。通過互聯網等信息化等技術手段，搭建檔案信息傳遞的交互平臺，可以有效實現與各級檔案中心的信息內容的交互傳遞，通過數據信息共享，保證信息更新的及時性，便于相關部門及時掌握信息，推進后續工作的開展。

二、檔案管理工作現狀

（一）缺乏檔案信息標準化和規范化

檔案信息的標準化和規范化是檔案信息化建設的重要前提。不少企業的檔案管理工作只對信息資料進行簡單收集、分類和整理，未按照國家相關規定和方法進行統一的檔案分類、編碼、歸檔及備案，同時也缺乏相應的檢索工具，相關使用人員無法有效利用檔案，導致檔案價值無法發揮。檔案不僅只局限于紙質類型，其還包括了其他材質，如絲帛等檔案類型。因此，在檔案管理運輸過程中，一旦出現管理不當的情況，極容易造成檔案的損毀，對其使用和開發價值造成不利影響。在傳統檔案管理工作中，針對信息資源的處理、存儲方面較為簡單，大多保存方式與紙質檔案保存方式相同，但在實際保存過程中，部分材質檔案資源對存放環境有著較高的要求，如存放在陽光直射的地方，容易出現氧化等問題，會導致信息資源無法發揮作用。因此，傳統檔案管理方式需要耗費大量的物力、人力，并且工作效率較低。

（二）檔案管理模式的不完善

隨著信息技術和計算機網絡的快速發展，人們獲取信息資源的渠道和途徑越來越廣，信息使用效率提高，而信息查詢費用減少。傳統的檔案管理模式的局限性，導致信息獲取難度相對較大，檔案信息資源利用價值降低，所以對檔案信息資源管理模式予以創新，使檔案信息資源實現共享勢在必行。但由于不少企業檔案管理工作中計算機技術以及信息化技術應用力度不足，缺乏相關管理標準和規范，信息資源開發利用滯后，服務方式靈活性不足等，對檔案信息資源的有效開發利用造成阻礙。

三、信息時代企業檔案管理工作措施

（一）完善管理制度

首先，在影響檔案信息資源開發利用的諸多因素當中，人是最重要因素，人的積極主動性的發揮關鍵在于制度，所以創新挖掘檔案管理人員潛力的制度非常關鍵。其次，對企業檔案文化建設進行優化。組織檔案工作人員參與到檔案論壇、檔案知識競賽等群眾性的文化活動當中，通過各種激勵方式，凝聚檔案人員的智慧，激發檔案人員的工作熱情，促使檔案人員將時間與精力投入到開發與利用檔案信息化資源當中去，更充分地發揮出自身的作用。最后，推行檔案工作目標考核制度。對檔案工作人員的專業知識理論定期進行考核，推廣年終測評制度，利用考試、考核的方法，敦促檔案工作人員不斷努力學習新知識。只有提高檔案工作人員專業素質，才能更好地適應企業檔案信息化資源開發利用的全新要求。

（二）增強檔案開發利用意識

為了保證企業檔案信息化資源高效開發和利用，需要讓企業人員充分認識到檔案信息化的重要意義。在經濟快速發展的時代，檔案信息化水平直接影響企業的市場競爭實力與企業發展速度。企業檔案管理人員要將宣傳工作做到位，讓全體人員真正意識到企業檔案信息資源是重要的企業財富，能夠給企業提供更多的有效幫助，明確企業檔案信息化資源給企業未來發展帶來的積極指導作用。充分調動起員工的工作積極性，要讓他們在工作出現困難時能積極利用檔案信息資源尋求解決方法，真正靈活運用檔案信息化資源。

（三）加快檔案信息數據標準化、規范化建設

加快檔案信息數據標準化、規范化建設工作是檔案信息化建設可持續發展的重要保障。檔案信息的標準化、規范化建設必須要貼合國家信息管理標準以及上級管理部門信息管理標準，同時要根據企業自身工作特點和未來的發展需要制定完善合理的檔案信息數據標準化、規范化制度，要確保信息數據格式與數據庫結構、檔案管理信息系統、查閱交互平臺等方面的統一設定，嚴格要求企業各部門人員數據按標準化格式進行采集和傳遞，加強標準化監督管理工作，防止數據采集途徑不一導致的數據不閉合或矛盾等問題，同時防止因為數據格式的差異所造成的數據傳輸失敗、解碼出錯等問題。保證各部門之間的數據共享，提高企業和各級部門管理工作的效率。

（四）促進檔案安全管理工作

“互聯網+”的時代加強檔案安全管理顯得尤為重要，由于信息的公開以及透明的特性，做好安全管理是時代的重要要求，這就需要從以下方面著手：一是要建立檔案安全管理體系，有效確保信息收集和使用的保密性；二是要加強檔案安全管理意識的樹立，在檔案管理過程中重視信息的安全，防治檔案信息的流失；三是要從用戶、系統、網絡和數據庫等方面出發，進行反復的確認，將檔案安全管理落到實處。

（五）建立檔案信息網絡

隨著社會經濟的不斷發展，對檔案提供服務的速度要求更快，對檔案信息量的需求也更大，對企業收集檔案信息資源的方式方法也出現了改變，利用計算機對檔案的信息進行管理成為不可或缺的重要措施。推行現代化檔案管理工作，計算機是必備的。檔案工作需要緊跟時代發展步伐，加快推進檔案網絡化建設進程，實現檔案資源共享是現代化檔案管理的目標，檔案管理現代化作為檔案事業發展的一個重要時期，我們應以檔案管理現代化為切入點，深入高效開發檔案信息資源，讓企業員工能夠利用企業局域網來查找檔案信息資源，利用企業局域網為企業各個部門提供及時精準的服務，檔案信息網絡的建立沖破時空和地域的限制，讓使用者更快捷地利用檔案信息資源，充分發揮現代信息技術的作用，促進檔案事業快速發展。

結束語：在信息時代背景下，企業應對檔案管理工作加強重視，對傳統的管理觀念予以轉變，積極接受現代技術和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強服務意識，對檔案管理工作進行改進和創新，在加強新技術應用的同時，加強檔案資源管理的規范化管理，不斷拓展檔案資源，強化檔案安全保障體系，促進檔案資源的共享，使檔案使用價值實現最大化。