如何做好醫(yī)院檔案現代化管理工作

文·王愛麗

隨著信息化時代的到來和國家醫(yī)改的深入推進，醫(yī)院面臨著高質量發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)。2021年初國家發(fā)布的《關于推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的意見》指出，推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展，要堅持以人民健康為中心，堅持基本醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的公益性，以健全現代醫(yī)院管理制度為目標，強化體系創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，這無疑給公立醫(yī)院的管理和發(fā)展提出了更高的要求。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在推進醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮著不可或缺的作用，提升醫(yī)院檔案管理的現代化水平，對于助力醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展有著重大的現實意義。

一、醫(yī)院檔案的重要作用

（一）醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院建設發(fā)展的重要憑證。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院發(fā)展建設的各個過程、各個環(huán)節(jié)、各個層面的信息，是醫(yī)院各個歷史時期的客觀記錄，是醫(yī)院最可靠、最真實、最重要的歷史憑證。

（二）醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理決策的重要參考。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展歷史過程中的重大信息，是醫(yī)院發(fā)展的寶貴財富，特別是會議紀要等重要文書檔案，都包含著歷屆醫(yī)院管理者們豐富的管理智慧和實踐經驗，這些都為醫(yī)院管理決策提供了重要參考。

（三）醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化的重要傳承。醫(yī)院文化建設是醫(yī)院發(fā)展的靈魂和品牌，需要醫(yī)院領導帶領廣大干部職工經年累月逐步養(yǎng)成。而醫(yī)院檔案作為醫(yī)院歷史資料的記錄，包含著醫(yī)院的歷史變遷、規(guī)章制度，記載著楷模先進、價值理念，既可用于幫助職工了解醫(yī)院歷史，又可以用于新員工培訓，培養(yǎng)新老員工的榮譽感，增強醫(yī)院的凝聚力，這都是醫(yī)院文化的重要傳承。

（四）醫(yī)院檔案是推進醫(yī)院高質量發(fā)展的重要基礎。醫(yī)院檔案涵蓋醫(yī)、教、研、管、藥、護等全方位醫(yī)院管理信息，各職能部門均可從歸檔整理的各類檔案資源中汲取管理經驗，共同推動醫(yī)院高質量發(fā)展。如醫(yī)療管理檔案對于醫(yī)療質量監(jiān)管、優(yōu)先級項目改進、醫(yī)療糾紛處理與化解是重要的參考，人事管理檔案記錄著醫(yī)院人力資源信息，是制定醫(yī)院人才規(guī)劃、引進和培養(yǎng)高層次人才的依據等。

二、提升醫(yī)院檔案現代化管理水平的舉措

（一）制度的規(guī)范化、標準化是提升檔案現代化管理水平的基礎。高質量發(fā)展要求醫(yī)院建立權責清晰、管理科學、治理完善、運行高效、監(jiān)督有力的現代醫(yī)院管理制度，檔案管理制度的規(guī)范標準正順應了這一要求。醫(yī)院應結合新修訂的《中華人民共和國檔案法》，及時修訂完善醫(yī)院目前的檔案制度，建立起規(guī)范標準的檔案收集、歸檔、保密、借閱制度體系，為檔案現代化管理工作的有序推進奠定基礎。

（二）管理人員專業(yè)化是提升檔案現代化管理水平的核心。不少醫(yī)院的檔案管理人員多為醫(yī)療護理人員轉崗，并非專業(yè)檔案管理人員，面對新的時代要求，各醫(yī)院應重視引進和培養(yǎng)具有檔案專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，組建一支專業(yè)化高素質的檔案管理隊伍，通過定期的業(yè)務培訓與管理培訓，切實提高其進行檔案管理的能力和水平。

（三）管理系統(tǒng)信息化是提升檔案現代化管理水平的關鍵。在信息化、大數據的大背景下，“手工操作”“實物借閱”已不能適應時代的發(fā)展，各醫(yī)院應將計算機技術和信息化手段充分應用在檔案管理的歸檔、保存、借閱和利用過程中，提高檔案管理的效率，獲取最大的經濟效益和社會效益，實現醫(yī)院檔案信息化管理的目標。

（四）管理模式精細化是提升檔案現代化管理水平的保障。傳統(tǒng)的“蹲點式”“等上門”的檔案管理方式過于粗放單一，既不利于檔案人員的管理考核，也不利于檔案資源有效開發(fā)利用。管理模式的精細化首先體現在檔案建設目標的精細化，即做好檔案建設的長期規(guī)劃和短期目標，依靠各個部門，分類歸集檔案，最大限度地調動大家對于檔案管理的積極性，逐步提高工作效率。其次要做到檔案服務的精細化，即借助信息系統(tǒng)，充分依靠或開發(fā)微信公眾號、微博、員工APP等方式主動推送檔案信息，提供更加精確、主動的服務，實現管理服務的精細化。

醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分，對推動醫(yī)院發(fā)展有著至關重要的作用。因此，只有做到制度規(guī)范標準化、管理人員專業(yè)化、管理系統(tǒng)信息化、管理模式精細化，才能更全面地提升醫(yī)院檔案現代化管理水平，以應對當前醫(yī)院高質量發(fā)展的要求，為推動醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展做出檔案工作應有的貢獻。