對縣級檔案征集工作的幾點思考

文·王海雷

檔案征集是指檔案局（館）按照國家相關法律要求、規定，通過正常渠道對機關、個人征集有保存價值的歷史檔案及相關資料。檔案館進行檔案征集工作通常是在與檔案持有人進行協商的基礎上，通過交換、復制、有償轉讓、無償捐贈等手段，對檔案進行征集入館。在特殊情況下，集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或需保密的檔案，當其保管條件惡劣或者由于其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全時，國家可將其收購或征購入館，也可代為保管。檔案征集工作是檔案工作生存與發展的基礎和前提，其重要意義不言而喻。加大檔案征集的工作力度，更好地保護和利用珍貴的檔案資源，滿足社會主義精神文明建設的需要，已成為檔案部門不可推脫的責任。“十三五“時期，萊陽市委市政府高度重視檔案征集工作，不斷豐富檔案館藏質量，逐步加大向民間征集歷史檔案史料的力度。萊陽市檔案館作為檔案征集工作的排頭兵，已經征集到黃崖底蔣氏家譜、日本制山東地圖等珍貴的歷史資料數千份，其中圖書資料500余冊，照片1000余張。這些歷史檔案大多由個人捐贈，很好地豐富了檔案館的館藏結構，為檔案工作的發展起到了積極作用。但目前縣級檔案征集工作仍存在些許問題，不得不引起人們的關注。

一、縣級檔案征集工作存在的問題

（一）檔案征集工作缺乏體制保障

目前，縣級檔案部門多數沒有設置專門的檔案征集機構，檔案征集工作多由其他部門代管，導致檔案征集的整體力量薄弱。部分單位雖然設置了檔案征集網絡，但檔案人員日常工作壓力大，沒有時間和精力對下進行聯系溝通，加之單位缺少征集工作的獎懲機制，最終導致檔案征集工作推進緩慢，發揮不出檔案征集工作的積極作用。檔案征集體制的不健全，也導致征集渠道的閉塞。一般來說檔案部門只是通過公文網下發公文來進行單一渠道的檔案征收工作，沒有必要的檔案價值鑒別機制進行把關，使得檔案征集的數量和質量都沒有保障，造成征集到的檔案質量參差不齊。

（二）檔案征集工作缺乏社會共識

檔案征集工作是新時期國家大力推進的重點工作。我國2020年頒布了新的《中華人民共和國檔案法》，對檔案征集做出了具體解讀。然而部分檔案館沒有對新檔案法進行深入研讀，對檔案征集工作理解不透徹，也沒有對檔案法中規定的檔案征集內容向公眾進行詳細說明，更沒有出臺相關的具體實踐措施，導致檔案征集工作缺乏社會共識。另外，各檔案館進行檔案征集工作宣傳的手段相對單一，大多宣傳只局限于發布公文、通知，宣傳目標也僅局限于檔案部門內部，導致檔案征集意識內緊外松，缺乏對民眾參與的吸引力。

（三）檔案征集工作缺乏實踐性

首先，從事檔案征集工作不僅需要有一定的檔案業務能力，還得有一定的歷史知識和文化水平。目前縣級檔案館人員的專業構成多與檔案學、歷史學不相關，導致檔案部門有能力承擔起檔案征集和價值鑒別任務的合適人選稀缺，使檔案征集工作的具體實施困難。其次，檔案征集經費投入不足。新《檔案法》第十七條規定：檔案館除按照國家有關規定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案。這使得檔案征集開始從從無償征用向有償使用轉變，而檔案館每年的經費又是不變的，導致各級檔案部門征集檔案的難度逐漸加大，具體實施也愈加困難。例如萊陽市檔案館在檔案征集的過程中就遇到檔案擁有者索要高額捐贈費的情況，讓經費匱乏的檔案館束手無策，導致征集工作受阻。

二、解決縣級檔案征集工作問題的措施

（一）建立健全檔案征集機構

縣級檔案部門應該完善檔案征集機構設置，配備檔案征集人員，專心從事檔案征集工作。萊陽市檔案館目前設置征管利用科、編研教育科、業務指導科、行政科四個科室。其中征管利用科主要負責檔案的征收與利用，其他三個部門負責對檔案征集工作進行外聯與內部保障，最大限度地提高了檔案征集的質量與利用率。各檔案征集機構要明確檔案征集方法，減少因征集方法不同造成的檔案質量差異。同時，檔案館應及時開展征集檔案的鑒定工作，對不涉及重大秘密的檔案應及時向民眾開放，使檔案取之于民、用之于民。對待民眾捐贈的檔案，應及時就檔案的所有權和使用權與捐贈者達成協議，避免因檔案歸屬不清而產生糾紛。要明確征集檔案的開放范圍與使用權利，實現“征管”與“利用”的良性循環，不斷擴大檔案事業在民眾中的社會影響力。

（二）加大檔案征集工作宣傳力度

首先，各檔案部門要仔細學習新《檔案法》的內容，加深對檔案征集工作的理解。主要領導要以身作則，加強對檔案征集工作的重視程度。檔案征集人員要通過學習不斷充實自己的專業技能，提高應對檔案征集工作復雜性的能力。其次，檔案部門要拓寬宣傳渠道，通過微信公眾號、抖音等平臺加大檔案征集工作宣傳力度，吸引民眾廣泛參與檔案征集工作，全面推動檔案征集工作發展。再次，各檔案部門還可以通過與檔案征集工作相關的業界進行合作的方式，擴大檔案征集的范圍，促進檔案征集工作共同發展。對于同一區域屬于同一結構的檔案征集機構，可以利用檔案征集范圍有交叉和重疊的特點，在合作的前提下減少檔案儲存的內耗和重復，實現檔案資源一方存儲、檔案信息共享使用的目標，以最少的精力投入博取最多檔案征集成果。對于統一區域下不同檔案征集機構，發現不屬于自己征集范圍的檔案可以推薦給適合的檔案征集機構，讓業界檔案征集合作形成良性循環，達到事半功倍的效果。

（三）加強檔案征集工作隊伍建設

各檔案部門應提升檔案征集工作的實踐能力，加大對檔案征集的重視程度。對于有條件的單位，在招聘時應向檔案學專業傾斜，必要時可通過外聘方式吸引檔案優秀人才，以增加檔案征集工作人員的數量和質量。對于人數相對固定的單位，應采取以老帶新等手段提升檔案征集人員業務能力。同時，檔案征集人員要結合自身工作性質，主動學習人文、歷史、地理、文物鑒定等多方面知識，增強自己的專業能力，提升內部競爭意識和工作的緊迫感。各檔案館要對征集到的珍貴檔案，及時通過內部或網絡平臺進行公示，增加檔案的透明度和實用價值。要創新檔案征集工作思路，面對檔案做到早發現早征集早利用，增加檔案征集工作的使命感。

（四）加大檔案征集工作經費的投入力度

檔案征集工作的開展不能只靠檔案部門自身，還要緊緊依靠縣委、縣政府的政策支持。縣委、縣政府要增加對檔案征集工作的重視程度，加大對檔案征集工作的經費投入，簡化經費申請流程，保障檔案征集工作有序開展。各檔案部門也需要提前做好檔案征集經費項目規劃，及時列入地方財政預算，用于采購檔案征集需要的專業攝影機、照相機、掃描儀等設備，以及購買、復制散存于民間的珍貴檔案，并適當獎勵那些將珍貴檔案資料捐獻給檔案館的捐贈者。要采取專款專用方式推動征集工作，減少經費的隨意挪動和無故浪費。