科研檔案的深層整理與高效利用探討

文·羅莎

科研檔案是指在科學調研、科學實驗、實驗數據分析、學術討論、科技論壇交流以及后期成果申報推廣等各階段產生的與科研項目密切相關的圖表、聲像、文字等不同載體的科研信息資料。這些科研檔案可以真實反映并準確揭示科研項目的全過程，是追溯和評價科研成果最真實的依據。但由于科研項目實施的前期階段跨職能、跨機構的工作較多，導致檔案收集困難，整理歸檔不及時，影響科研項目檔案的作用發揮。因此，應進一步分析科研檔案深層整理和高效利用的具體策略，為提高科研檔案管理使用效率提供一些借鑒。

一、科研檔案管理現狀分析

（一）科研檔案收集整理水平有待提高

現在企業普遍對科研項目實施、驗收階段的檔案資料比較重視，收集相對及時，整理也比較規范，但容易忽略前期及后期跨部門、跨機構協作階段產生的科研項目資料，加上一些檔案管理人員非專業出身，業務不熟練，又缺乏歸檔“齊全率、完整率”意識，不能及時跟進指導督促檔案資料的收集整理，導致科研項目檔案不完整、不系統，嚴重的會影響到后續成果申報，阻礙科研成果價值的有效體現。

（二）科研檔案歸檔機制有待完善

在科研項目檔案的形成積累、整理歸檔和開發利用等方面，目前還缺乏統一的完善的管理制度和考核機制。原有的科研檔案管理制度，在“歸檔流程、時間要求”等方面都基于傳統檔案管理模式，沒有考慮到科研檔案跨部門、跨機構的復雜性和電子檔案快速發展的新形勢，導致現有科研檔案歸檔率低、完整性差，歸檔工作滯后且缺少科學依據，不利于科研檔案的集中統一管理和后期的資源共享。

二、科研檔案實現深層整理與高效開發利用的具體策略

（一）規范科研檔案收集建檔流程

首先要參照國家檔案局發布的《科學技術檔案行業標準》，建立健全本單位《科研檔案建檔規范》，對科研項目檔案的全過程實施科學規劃和有效控制。其次要將檔案管理工作的介入節點前置到項目立項階段，實施全方位跟蹤監督。具體做法是，在科研項目各部門設立兼職檔案管理員，負責對本部門產生的文件、圖片、聲像等科研項目檔案及時收集、登記，注明文件的題名、來源、日期等信息，并參照《科研檔案建檔規范》，將屬于歸檔范圍內的科研檔案傳輸到數據庫中。檔案管理部門負責對兼職檔案員的工作進行監督、指導、檢查，以確保科研項目各階段檔案資料能夠收集齊全、完整、準確、系統，為科研檔案后期管理打好基礎。

（二）完善科研檔案歸檔機制

完善科研檔案歸檔機制，首先要明確科研檔案專兼職管理人員的職責和權限，做到權責分明，將責任落實到個人，以制度約束、規范每個檔案管理人員的行為，提升科研檔案人員的工作積極性及責任心，積極主動地進行科研檔案資料的歸檔整理工作。其次，要配套制定科研檔案收集、整理、歸檔獎懲機制，做到賞罰分明，以此確保科研檔案歸檔的數量及質量。再次，針對多部門協作開展的科研項目檔案，要遵循“逐級上報”的原則，采取統一歸檔和分部門歸檔相結合的方式，即由單位科研檔案管理人員對科研檔案進行統一歸檔，按照規范流程整理完畢之后，再由相關的分級分部門進行歸檔保存及管理，以確保科研項目檔案歸檔整理的系統性和科學性。

（三）實現科研檔案資源共享

科研檔案對于企業的科學技術發展有著重要的支撐作用。因此，為了提高科研檔案的開發利用價值，首先必須設置高效便捷的檔案查詢檢索方式，比如目前開發使用的“企業檔案管理系統軟件”，各部門都可登錄局域網網址進入系統，錄入科研項目的關鍵字，就可檢索到與之相關的“技術專利證書、生產、銷售、財務報表”等信息。利用者通過整合這些檔案資源，可以申報科研成果獎勵，可以爭取國家稅收、財政補貼方面的優惠政策等。其次，可以建立本單位的科研檔案數據庫，通過計算機、物聯網、大數據等技術，實現和其他單位科研檔案數據庫之間的有效聯結，并通過設置訪問權限等方式，讓有訪問權限的人員利用數據庫的科研檔案信息資料，為后續科研工作的開展提供便利的信息數據支持。再次，可以利用安全密鑰技術、權限等級加密技術，推進科研檔案在全社會更大范圍內利用的可行性，同時又確保科研檔案數據庫的整體安全性。

綜上所述，針對目前科研檔案管理不完善的問題，需規范科研檔案收集及建檔流程，完善科研檔案歸檔機制，構建完善的科研檔案數據庫，實現科研檔案資源共享，提升科研檔案的社會利用價值，為科研檔案管理工作的發展奠定基礎。