淺談辦公室行政管理工作“角色”效率提高

陳海濤

（山西省食品研究所（有限公司） 山西太原 030024）

辦公室不僅是企業(yè)單位日常運行的核心地帶，也是工作流程連接的紐帶。在工作中，辦公室起著承上啟下的作用，在上下級關(guān)系中，辦公室協(xié)調(diào)員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，除此之外，辦公室對各個部門之間的聯(lián)系以及施令的發(fā)號也有著一定的作用。現(xiàn)代社會對企業(yè)所提出的要求越來越高，而辦公室作為企業(yè)中的一個重要部分，需要不斷進行自我發(fā)展與革新。

辦公室行政管理精細化的意義

精細化管理作為一種理念、文化，包含關(guān)注細節(jié)、科學(xué)量化、立足專業(yè)三方面內(nèi)容，三個環(huán)節(jié)相互作用、缺一不可。將精細化管理用于高校辦公室行政管理具有重要意義。首先，精細化管理有助于辦公室職能的優(yōu)化。我國高校數(shù)量逐年增長，在發(fā)展中面臨的競爭壓力也在不斷加大，為了能夠順應(yīng)時代發(fā)展的要求，為社會提供更好的教育服務(wù)，必須在辦公室行政管理中實施精細化管理，為未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。精細化管理理念的融合，能夠使高校辦公室在服務(wù)、管理、信息等職能上得到優(yōu)化，滿足全校教職工的多元化需求，促進各項工作的順暢實施。其次，精細化管理也是實現(xiàn)信息化辦公的關(guān)鍵前提。由于辦公室行政工作較多，涉及學(xué)校各個部門及人員，因此必須以信息化辦公為目標(biāo)，減輕工作人員的負擔(dān)。針對大量的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)該實施精細化管理以確保其精確性、真實性與全面性，為高校領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供依據(jù)。最后，精細化管理也是增強高校辦公室行政管理規(guī)范性的關(guān)鍵。當(dāng)前高校辦公室行政工作任務(wù)較重，在管理中需要對各類資源進行有效利用，只有保障各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性，才能使資源得到最大限度的利用。

辦公室行政管理工作中出現(xiàn)的問題

辦公室管理模式粗放。目前部分辦公室行政管理浮于表面，停留在理論或制度層面，缺乏對具體管理方法和手段的研究，針對性、操作性和穩(wěn)定性不強，遠未達到科學(xué)管理的要求。主要表現(xiàn)為組織架構(gòu)和職能定位不夠合理清晰，存在部門職責(zé)交叉、權(quán)責(zé)脫節(jié)問題；崗位設(shè)置和職責(zé)劃分不夠科學(xué)，職責(zé)缺位和效能不高等問題突出；缺乏長遠規(guī)劃，管理思維因循守舊，習(xí)慣延續(xù)前人方法，滿足于“差不多”“過得去”的狀態(tài)，缺乏魄力，存在“老好人”現(xiàn)象，使各管理環(huán)節(jié)缺乏有效地控制。

人力資源配備模式不科學(xué)。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，辦公室行政管理人員在專業(yè)配備上一直是五花八門，一些行政管理員工缺乏系統(tǒng)的行政管理知識和專業(yè)背景支撐，導(dǎo)致行政管理工作效率低，增加了違規(guī)操作地風(fēng)險。產(chǎn)生這一問題的原因，主要是由于很多單位認為辦公室只是負責(zé)后勤和打雜的部門，缺乏對于辦公室行政管理工作的重要性認識及人員配備的重視，影響整個單位行政管理水平地提高。

領(lǐng)導(dǎo)者的戰(zhàn)略布局和管理能力未能相統(tǒng)一。辦公室行政管理工作具有原則性強、服務(wù)性強、突發(fā)性強、內(nèi)容繁瑣、工作影響面廣泛、責(zé)任大等特點，是一個單位的樞紐和核心部門，就目前而言，很多的領(lǐng)導(dǎo)者局限于行政管理事務(wù)性的小圈子，注重解決事務(wù)性的具體問題，不關(guān)注辦公室行政管理工作與單位整體的聯(lián)系，缺乏對整個單位人力資源規(guī)劃、行政管理體制、后備干部管理等的洞察力，導(dǎo)致行政管理工作亦步亦趨，創(chuàng)新能力欠佳。

針對辦公室行政事務(wù)管理工作中出現(xiàn)問題的對策

切實完善辦公室行政事務(wù)管理的工作制度。針對辦公室行政事務(wù)管理工作中各項問題的出現(xiàn)，究其原因是辦公室行政事務(wù)管理的工作制度不科學(xué)、不完善。因此在企業(yè)內(nèi)部，建立起一套完善且科學(xué)的辦公室行政事務(wù)管理制度，這對切實提高辦公室行政事務(wù)管理的工作水平與工作效率起到重要的促進作用。在新時期，辦公室行政事務(wù)管理部門要切實分析研究部門內(nèi)部的問題，針對部門內(nèi)部暴露出的問題進行行政事務(wù)管理制度的建立與完善。同時，在進行辦公室行政事務(wù)管理制度的制定時，也要對辦公室內(nèi)部的工作人員的具體需求做出充分的考慮。通過這一點可以切實增強員工對企業(yè)的認同感、歸屬感與責(zé)任感，有利于良好企業(yè)文化的建立。

定期對辦公室行政事務(wù)管理的工作人員開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)。定期組織辦公室行政事務(wù)管理的工作人員學(xué)習(xí)并掌握不斷發(fā)展的行政事務(wù)管理知識，有利于提升在行政事務(wù)管理中的工作能力，進而提高工作水平與工作效率。同時借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以隨時追蹤行政事務(wù)管理工作人員的學(xué)習(xí)情況，并對工作人員的學(xué)習(xí)情況進行及時的監(jiān)督與檢測。定期對辦公室行政事務(wù)管理的工作人員開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)是企業(yè)應(yīng)對新時期下社會對企業(yè)發(fā)展要求不斷變化的有效手段，有利于提高工作人員的素質(zhì)，從而在企業(yè)內(nèi)部建立一支高水平的優(yōu)秀管理團隊。

找重點。辦公室工作內(nèi)容要煩瑣得多，當(dāng)任務(wù)量大時，作為行政管理人員要抓大，避免盲目的工作狀態(tài)，在有限工作時間內(nèi)做到效率最大化。當(dāng)抓到工作重點后，要逐一完成，使得工作進展得有條有理。管理工作實質(zhì)面對的是各種各樣的人，所以要堅持“以人為本”的原則，進而來調(diào)動員工的積極性。控難點在工作中，對難點的掌控是至關(guān)重要的。社會中的任何一份工作都有一定的難點，包括辦公室工作本身。在辦公室工作中，最難的就是自身的服務(wù)屬性，其中不乏文件的收發(fā)，上傳下達以及出謀劃策。即使辦公室工作很基礎(chǔ)，但是仍需要工作人員具備一定的細心，合理掌控工作中的協(xié)調(diào)度和創(chuàng)新性。對辦公室難點的把握，是提高辦事效率的基礎(chǔ)。

強化管理者的領(lǐng)導(dǎo)能力。領(lǐng)導(dǎo)者對管理工作起著率領(lǐng)、引導(dǎo)、組織、指揮的作用。在行政管理工作管理中切實提升領(lǐng)導(dǎo)者的能力，為員工明確方向，提高凝聚合力起到了重要作用。因此，掌握以下一些原則，以提高領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)能力十分必要：一是領(lǐng)導(dǎo)者的戰(zhàn)略布局和管理能力應(yīng)并重。戰(zhàn)略布局是指行政管理領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位改革趨勢，結(jié)合本單位實際，采取的針對未來行政管理工作的改革方向、創(chuàng)新目標(biāo)、運行模式等的規(guī)劃性布局。作為領(lǐng)導(dǎo)者，不僅管理能力要更勝一籌，還需要較高的工作站位和戰(zhàn)略布局，這是與時俱進地進行行政管理工作的重要保證。

增強團隊精神。由于辦公室工作人員之間的職責(zé)劃分，某些任務(wù)可以由個人執(zhí)行，而某些任務(wù)必須通過人與人之間的協(xié)作來執(zhí)行。因此對于辦公室團隊精神觀念的形成非常重要。此外，辦公室的接待工作非常豐富，員工還面臨著執(zhí)行日常工作等任務(wù)。因此，事業(yè)單位的行政管理應(yīng)強調(diào)團隊合作能力，提高員工的團隊合作精神。事業(yè)單位應(yīng)建立基于團隊精神的辦公室管理制度，加大崗位管理力度，充分利用每個員工的優(yōu)勢，優(yōu)化辦公室管理管理任務(wù)的分配，實現(xiàn)內(nèi)部團隊的互補性和能力。首先，根據(jù)合理分配職責(zé)的原則，辦公室管理者必須充分了解員工的特點和優(yōu)點，為合適的職位分配合適的人員，實現(xiàn)辦公室管理工作的最佳組成，并最大程度地發(fā)揮激勵作用。其次，根據(jù)員工的性格特點，興趣愛好，制定專門的專項培訓(xùn)計劃，將全體員工培養(yǎng)為具有專業(yè)技能的人才。當(dāng)今迅速更新的科學(xué)知識加速了員工知識結(jié)構(gòu)的老化只有通過定期培訓(xùn)，才能培養(yǎng)滿足事業(yè)單位發(fā)展和工作需要的事業(yè)單位人才。

綜上所述，辦公室行政事務(wù)管理工作在一個企業(yè)的運行發(fā)展過程中起著重要作用，并對企業(yè)內(nèi)部各個部門之間以及各個部門與高層領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系起著重要的協(xié)調(diào)作用。在新時期，社會對企業(yè)中辦公室行政事務(wù)管理工作提出了更高的要求和更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。這就需要辦公室行政事務(wù)管理部門切實分析自身所存在的問題，并提出切實可行的發(fā)展方案，進而更好地促進企業(yè)的發(fā)展。