文件編碼規則在石化建設工程項目檔案中的應用及探討

何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

一、文件編碼的特性與應用

對文件進行科學編碼并進行信息化管理，是提升文檔管理效率的重要途經。文件編碼的特性主要有唯一性、定位性、內涵性、時間性、成套性、層級性、擴展性[1]。文件編碼體系應具有連續性和完整性。文件編碼是一個或一組易于計算機和人識別與處理的有序字符，有利于文件的分類組織、管理、查詢、檢索、和利用。2021 年1 月1 日實施的新修訂的檔案法明確了國有企業和非國有企業的歸檔范圍，要求文件歸檔應做到應歸盡歸，應收盡收[2]。實踐證明，給歸檔文件一個唯一且有定位性的文件編碼，是解決這個“應歸盡歸，應收盡收”的行之有效的主要方法之一，也是檔案數字化的必要條件之一。

大型石化建設工程項目，WBS 繁多，參與建設的設計單位、承包商、監理單位、檢測單位、服務單位非常多，形成的文件種類和數量也非常多，文控管理人員非常少，文件管理困難。所以統一、規范的項目文件編碼可以很好的解決文件管理上的混亂，使電子文件實現有序性，完整成套性。

二、三種典型石化系統編碼體系

國內石化業務主要集中在中石化、中海油、中石油、中國中化。本文選擇其中三個系統的文件編碼體系進行比較和分析，并結合實踐，總結出一套通用的項目文件編碼規則。本文并未涉及設計文件編碼。所選擇的三個系統以下簡稱A 系統、B 系統、C 系統。

（一）A 系統項目文件編碼

A 系統項目文件編碼分為二類，分別為建設單位、承包商管理類文件，承包商、監理現場交工技術類文件。

1.建設單位、承包商管理類文件。

項目號-編制公司-編制部門-文件類型-流水號

XXXXXX-XX-XXXX-XXX-NNNN

（1）項目號是在項目管理過程中給每個項目指定的唯一編號。（2）編制公司：使用3 到6 位企業英文名稱縮寫或漢語拼音縮寫。（3）流水號是文件的順序編號，文件編碼中通常采用四位阿拉伯數字組成。例如：0001。若主文件有附件的，該文件附件的編號為四位數字的流水號后加上一位大寫英文字母。例如：0001A。（4）典型管理文件類型例如MOM會議紀要。（5）項目管理文件類型較多，有些文件使用典型的文件編碼形式會造成文件無法有效區分和文件數量較大，不利于快速查找，比如在文件類型后加一個文件小類，即項目號-主項編號-編制公司-專業代碼-文件類型+文件小類-流水號。

2.承包商、監理現場交工技術類文件。

項目號-單項工程代碼-編制公司-專業代碼-文件類型-流水號XXXXXX-XXXX-XXX-XX-NN-NNNN

（1）單項工程代碼是指裝置編號或系統編號，用四位阿拉伯數字表示，采用業主主項號。（2）專業代碼：工藝管道PE，給排水WS 等指定代碼。（3）文件類型：報驗類型文件代碼例如01 施工組織設計；監理文件類型代碼例如01 監理規劃。

（二）B 系統項目文件編碼

B 系統項目文件編碼分為三類，分為部門級管理程序、規定類文件，業主、承包商、設計院、供貨商和第三方產生的所有技術類文件，業主、設計院、承包商和供貨商之間產生的非技術文件。

1.部門級管理程序、規定類文件。

項目代碼-專業代碼-文件類型代碼-序列號。

XXXXX-XXX-XXX-NNNN

這類編碼主要用于業主內部部門使用的規章制度類文件。這類文件無論紙版還是電子版都必須在文件中注明版本號Rev0.0。

2.業主、承包商、設計院、供貨商和第三方產生的所有技術類文件。

項目代碼-項目進度代碼-文件來源代碼-單項工程代碼-專業代碼-專業內目錄流水號-文件類型代碼-序列號

XXXXX-XX-XXXX-NNN-XXX-NNN-XXX-NNNN

（1）項目進度代碼：項目進度代碼由二個字符組成，第一個為數字0～9，代表工程建設各個階段；第二個為英文字母 A～Z，代表新建和改擴建。0A 整個項目階段、1A 工藝包、5A 施工等。（2）專業內目錄流水號：專業內目錄流水號由三位數字組成，為專業內部的分區或分項代碼。（3）文件來源代碼一般為公司名稱四位字母縮寫。（4）單項工程代碼三位數字，例如000 全廠。（5）專業代碼由三位字母組成，例如PRO 工藝專業。（6）B 系統未對報驗類和監理類文件類型做要求，由過程中按需求提起審批程序來確定。

3.業主、設計院、承包商和供貨商之間產生的非技術文件。

項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-文件來源代碼-接收方代碼-文件類型代碼-序列號 。

XXXXX-XX-NNN-XXXX-XXXX-XXX-NNNN

（1）接收方代碼為公司名稱四位字母縮寫。（2）文件類型代碼由三位字母組成，例如MOM 會議紀要。

（三）C 系統項目文件編碼

C 系統項目文件編碼分為三類，分別為業主、監理及承包商管理綜合類文件，承包商材料設備報驗文件，監理、承包商項目技術文件。

1.業主、監理及承包商管理綜合類文件。

項目代碼-單項工程代碼-文件來源_去向代碼-文件類型代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XXX_XXX-XXXX-NNNN

（1）對于同一文件類型文件可能涉及多專業時，在序列代碼前增加專業代碼以示區分。專業代碼為ZJ 樁基、TJ 土建等9 個專業。（2）單項工程代碼由四位數字組成，例如0000 全廠。涉及兩個或多個單項工程時,代碼標識為“UUUU”；適用于整個項目時，代碼標識為“0000”。（3）回復類文件編號在原文編號后加R 即可。（4）文件來源和去向代碼為大寫字母加3 位數字，數字即為先后進場單位序列號，例如C020 代表承包商十公司。（5）文件類型代碼一般為四位字母，例如HYJY 會議紀要。

2.承包商材料設備報驗文件。

項目代碼-單項工程代碼-細部工程代碼-來源代碼-文件類型代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-XXXX-NNNN

（1）細部工程代碼：為單位(子單位)工程、分部（子分部）工程、分項工程組合代碼，分別為2 位數字代碼（子單位，子分部為1 位數字起始，并與單位工程、分部工程之間用“_”相連）如文件無法對應到具體的單位、分部、分項工程中，則以XX 代替。（2）文件類型代碼由四位字母組成，例如TJCY 土建材料。

3.監理、承包商項目技術文件。

項目代碼-單項工程代碼-細部工程代碼-來源代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-NNNN

對比承包商材料設備報驗文件不體現文件類型代碼，因為此范圍文件均為現場施工報驗類技術文件。

三、編碼規則

（一）編碼規則的應用及通用編碼規則

文件編碼既要適用于全項目有機形成的所有文件，也必須具備唯一性。綜上分析，工程項目文件類別主要分為綜合管理文件類和交工技術文件類。

1.綜合管理文件類。

綜合管理文件類中項目（號）代碼，編制（公司）部門（文件來源代碼），文件類型，序列號是共有的，屬于編碼的必不可少的構成要素。文件小類，專業代碼、項目進度代碼，單項工程代碼，去向代碼是改進構成要素。A 系統中的專業代碼并不常用，而文件小類并不是必要的，可以細化文件類型解決，比如會議紀要分為ZHJY 專題會議紀要，ZLJY 周例會紀要等。B 系統引入的項目進度代碼使編碼規則適配到整個項目全過程，涵蓋從立項到竣工后評估的各個階段。B、C 系統單項工程代碼的引入可以將代碼細化到各單項工程層次下，明確歸屬案卷，易于過程控制管理。去向代碼指向此單項下多責任部門/承包單位的哪個。

所以，對于整個項目的綜合管理文件類的通用性編碼規則為項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-文件來源_文件去向-文件類型-序列號。其中文件去向可缺省。此編碼規則可滿足B 系統部門級管理程序、規定類文件編碼需求，所以不必另外編碼規則。注意建設單位需對綜合管理文件類型進行確定并發布實施，進而來確定應用此編碼規則的綜合管理文件類范圍。

2.交工技術文件類。

交工技術文件類分為檢驗批類技術文件、綜合報審類文件和材料設備報審類文件。

檢驗批類技術文件中，項目（號）代碼，單項工程代碼，編制單位（公司）代碼，序列號為共有的。區別主要在于專業代碼的呈現上，C 系統利用單位分部分項代碼可以取代專業代碼和分區代碼。所以檢驗批類技術文件的通用編碼規則為項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-單位分部分項代碼-編制單位代碼-序列號。

綜合報審類文件，比如開工報告，人員資質報審，HSE 方案這些文件經過實踐，推薦A 系統中的交工技術文件的文件類型，即項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-單位分部分項代碼-編制單位代碼（_去向代碼）-文件類型（A 系統）-序列號。去向代碼可缺省，圖紙會審、設計交底類文件應將文件去向明確，可以解決斷號、追溯問題，比如一個單項工程同一個監理單位不同施工單位的圖紙會審記錄。

材料設備報審類文件與綜合報審類文件類似，同樣適用項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-單位分部分項代碼-編制單位代碼（_去向代碼）-文件類型（C 系統）-序列號，這里去向代碼省略，文件類型選擇C 系統編碼，按專業將材料和設備分類。

（二）文件編碼規則應用亮點

1.材料、設備報驗文件編碼。

材料設備報審類文件編碼的文件類型代碼（TJCY 土建材驗/JSBY 靜設備報驗）區別了材料和設備報驗。單位分部分項代碼明確材料或設備歸屬工程。當施工單位收到材料和設備的質量證明文件時，需要給其分配一個證件自編號，證件自編號的編碼規則為單項工程代碼-編制單位代碼-材料類別代碼-專業代碼-序列號，然后錄入材料或設備質量證明文件一覽表。這里的專業代碼不可缺省，解決了各專業同類材料證件自編號重復和斷號問題。

2.文件類型的定義。

將交工技術文件綜合卷歸檔范圍中的文件類型逐個按組卷順序編號，此編號直接作為文件類型代碼帶入文件編碼中，既解決了各承包商綜合卷文件排序問題，也解決了文件缺項審查問題，歸檔完整度得到有效控制。

3.細部代碼。

細部代碼的引入使檢驗批類技術文件與單位工程劃分一一對應，徹底解決文件的缺項問題，使專業技術文件形成有機的整體，歸檔完整度得到有效控制。

4.石化配套碼頭、道路文件編碼。

經過C 系統的實踐證明，C 系統的編碼規則可以在配套碼頭、電力、道路工程文件中得到很好的應用，可以依據其對應的規范表格來擴展文件類型即可解決。則通用編碼同樣適用。

四、總結

本文主要分析了石化行業主要的三個系統的編碼體系并總結出一套通用石化行業的項目文件編碼規則。通用編碼規則主要從單位工程劃分、立卷歸檔要求為切入點，非常好地解決石化項目建設中產生的各類文件繁雜無序，歸檔難，歸檔不全以及無效編碼問題。在實際應用中既保證了過程中文件的有序整理、收集，數字化、再利用，也簡化了歸檔時的完整度審查。