信息技術服務于人事檔案管理工作的研究

孫炤華

（赤峰市紅山區人力資源和社會保障局，內蒙古 赤峰 024000）

近年來，我國企業和單位的人事檔案管理水平穩步提升，其原因是運用了信息技術，然而在運用信息技術的過程中，人事檔案管理工作出現問題，導致人事檔案在管理過程中遭遇障礙。要想真正發揮出信息技術對于人事檔案管理的服務功能，就需要對新時期的人事檔案管理工作進行研究，從而使人事檔案的管理在信息技術服務下發展更為完善，獲得更大的成效。

一、人事檔案管理在信息技術影響下產生的新變化

（一）人事檔案獲得更高的價值

我國企業或者單位在運用現代化的信息技術之后，可以在短時間內分類、分析和歸納人事檔案之中的信息，使得管理工作能夠增加人事檔案的整體價值，而且使人事檔案的各項管理工作提升效率。伴隨著信息技術的不斷更新換代，我國企業以及單位增強了對人事檔案管理工作的重視，在信息技術得到科學運用之后，人事檔案的管理工作能夠擁有更強的系統性以及準確性。

在我國企業或者單位之中，以往所運用的紙質檔案，在信息技術影響下逐漸轉變為數字化檔案，而且人事檔案相關的數據庫也得到建立，人事檔案的管理工作與信息技術之間能夠得到有效整合。通過對信息技術的大力運用，企業或者單位的人事檔案管理工作開始進行改革，為企業或者單位的發展開辟了全新的途徑，人事檔案所擁有的價值不僅可以獲得提升，還能夠最大限度地發揮出來，并且為數字化檔案的建設提供更多支持。

（二）人事檔案通過信息技術得到整合

信息技術已經對人們的工作與日常生活產生十分深遠的影響，企業或者單位在對人事檔案進行管理的過程中，通常依賴于信息技術手段，同時與相關工作人員的記錄相結合，創建數字檔案庫，結合人才的分布特點對人事檔案進行分類管理。在管理過程中，數字化的檔案不僅能夠得到有效存儲，避免人事檔案出現丟失、損壞等情況，還能夠使檔案資源得到有效節省，使人事檔案管理工作高效化開展，人事檔案內部的信息也變得更加準確。

（三）人事檔案能夠實現信息共享

盡管信息技術已經在我國各行各業得到普及，但是在我國部分企業以及單位之中，依舊存在“信息孤島”現象。“信息孤島”現象在于每個部門都有自己的工作與檔案，導致一些部門對于人事檔案信息的公開沒有產生足夠的重視。我國企業以及單位要想在新時代運用自身的人事檔案，必須重視交換人事檔案信息的過程。因此，企業或者單位可以建設統一的處理標準以及信息技術管理標準，從而保證人事檔案的存儲、管理、查詢、運用以及傳播等，而且人事檔案的共享活動可以促進管理工作的進步。

二、信息技術服務于人事檔案管理的意義

現如今，以互聯網技術為核心的信息技術在我國的運用十分廣泛，而且我國各個行業領域的工作效率也在信息技術的作用下而得到提升。在以往開展的人事檔案管理工作之中，所有人事檔案的存儲依賴于紙質介質，然而紙質介質在存儲過程中可能會出現安全問題，如果紙質檔案受到外界環境的影響，人事檔案就可能出現損壞或遺失，因此而丟失的信息也難以找回。

在運用先進的信息技術之后，紙質檔案的安全問題能夠得到有效解決，通過運用信息技術相關的管理軟件，可以將原本記載于紙質檔案內部的信息錄入至數據庫內部，從而保證人事檔案的信息能夠長久儲存，且不會出現丟失問題。對人事檔案進行信息化管理的過程，就是通過對信息管理相關技術和系統的運用，對人事檔案內部的信息進行分類、儲存以及管理，在實際的儲存過程中，需要將我國檔案管理工作的相關要求作為開展工作的基礎，使人事檔案在整理、查閱和使用的過程中，為人們提供更多便利。

三、現階段人事檔案管理存在的問題

（一）負責管理人事檔案的人員水平有待提升

運用信息技術管理人事檔案，能夠極大提升管理工作的效率，以往所運用的紙質檔案難以獲得較高的管理效率，而且不利于人事檔案的長期儲存。然而信息技術在人事檔案管理之中得到運用之后，負責管理檔案的工作人員也面臨著更大的挑戰。在部分企業或者單位內部，管理人事檔案的工作人員并非“科班出身”，對于檔案管理相關的專業知識了解較少，在運用計算機以及信息技術方面也缺乏應有的能力。管理人員應當掌握檔案管理系統的操作流程，同時了解數據庫等信息技術層面的知識，這顯然與傳統的檔案管理工作有很大差別，如果管理檔案的工作人員的信息技術能力存在欠缺，人事檔案的管理工作將難以開展。

（二）人事檔案管理的信息系統存在安全隱患

其一，在綁定主機和端口的過程中，相關工作人員需要設置每一臺電腦，導致工作難度和強度大大增加，而且設置過程十分復雜，稍有遺漏就可能引發嚴重后果。其二，隨著時間的推移，黑客入侵的手段也在“更新換代”，黑客在入侵的過程中，可能會輕易地做到對電腦的實際MAC 和IP 地址進行修改，或者直接運用其他地址進行偽裝后入侵檔案數據系統，導致數據外泄，企業或者單位因此而蒙受巨大損失。

建設信息系統之中的安全系統，主要目的在于提升檔案數據系統對于外部惡意攻擊的抵御能力，從而有效攔截入侵者。但是，當前所運用的攔截技術依舊存在局限，在攔截的可靠性和成功概率方面，依舊存在需要及時解決的問題。我國大部分企業或者單位當前主要運用IDS 入侵檢測系統，該系統的優勢更大，而且能夠將一般入侵直接“拒之門外”。

（三）部分單位或企業缺乏對人事檔案管理的重視

當前我國的企業以及單位雖然已經重視對信息技術的運用，而且已經通過信息技術促進自身發展，成功地改善了自身的管理工作。但是在實際情況之中，一部分企業以及單位在人事檔案管理方面，依舊存在重視度不夠的問題，出現該問題的原因有以下兩點。

首先，此類企業或者單位錯誤地認為，對人事檔案的管理工作只是對人事檔案進行簡單的存儲以及分類，并沒有意識到人事檔案在促進企業或者單位發展方面，能夠產生十分積極的作用，因此企業或者單位更愿意將時間、金錢和精力等，投入到業務工作的開展之中。其次，此類企業或者單位不重視人事檔案管理過程中的信息技術應用，在管理人事檔案的過程中依舊使用人工管理方式，導致整個管理工作的成效長時間得不到提升。

（四）缺少人事檔案管理相關機制和基礎設施

我國部分企業以及單位的人事檔案管理工作之中，出現基礎設施匱乏、相關機制不完善的現象。該現象產生的根本原因，就是企業或單位的領導者沒有真正重視人事檔案的管理工作，由于人事檔案管理所獲得的資金十分有限，因此在管理過程中出現設備陳舊等問題，難以支撐信息化人事檔案管理模式的變革。

四、通過信息技術服務于人事檔案管理的策略

（一）企業或單位應當充分重視人事檔案管理工作

我國企業或者單位的領導者應當及時產生對人事檔案管理的重視，意識到對人事檔案進行管理，能夠有效促進企業的長遠發展，同時積極地將信息技術融入人事檔案管理之中。在開展實際管理工作的時候，企業或者單位的領導者需要強化對工作人員的思想教育，使負責管理人事檔案的工作人員產生責任感，進而使工作人員做到主動提升自身的工作能力，為人事檔案管理的進步貢獻力量。

（二）強化建設人事檔案相關信息技術管理系統

當前我國已經進入互聯網時代，因此，負責管理人事檔案的部門應當強化自身的業務能力，并且提升自身的服務能力以及溝通交流能力。除此之外，相關工作人員需要具備運用信息技術軟件的經驗，企業或者單位應當在日常工作中，加入信息技術培訓的內容，其重點在于培訓工作人員使用信息管理系統的能力。

在建設檔案信息管理系統的過程中，企業或者單位應當立足于自身對于信息技術的需求，根據實際的發展情況進行各項建設活動，從而使得信息系統更好地服務于單位的檔案管理工作。除此之外，要想使相關管理人員在崗位上順利開展工作，必須保證其熟練掌握各種信息管理軟件和信息管理系統的操作流程，同時重視信息技術更新換代的情況，對自身的信息技術進行及時更新。

（三）制定并落實科學合理的人才培養機制與考核機制

企業或者單位應當立足于時代發展的要求，制定全新的考核機制，以保證負責管理人事檔案的工作人員產生工作積極性。因此，在制定績效考核機制的過程中，企業或者單位可以選擇運用信息技術特征，對所有工作人員進行考核，對于還沒有熟練掌握管理系統運用方法的工作人員，企業應當進行督促。在具體考核指標量化的過程中，需要考慮企業在未來的發展路徑，通過考核幫助工作人員了解自身的不足，同時明確自身所具備的優勢，達到提升工作人員綜合工作水平的目標。與此同時，企業或者單位應當在內部普及信息管理系統相關的知識，并且在制定工作人員培訓計劃的過程中，充分結合自身的人事檔案建設方向，促進所有工作人員掌握檔案管理相關的技能。

（四）重視人事檔案管理過程中的信息技術安全

人事檔案的管理離不開信息技術所提供的服務，所以企業或者單位需要關注信息系統的安全性。人事檔案屬于一種機密資料，如果外泄就會導致企業或者單位蒙受嚴重的損失，因此在強化建設信息系統之中的安全系統過程中，企業必須落實整個安全防護建設過程，不僅要做到抵御入侵，還要做到對系統進行實時安全監測，做到防患于未然。在建設安全防護系統的過程中，企業或者單位需要重視以下三個方面。

其一，科學合理地對企業或者單位的防護系統能力以及登記狀態進行評估，全面排查系統內部可能存在的安全漏洞，進而出臺更為完善的解決方案，同時建設不同類型的權限，保護人事檔案之中的核心數據。其二，建設入侵檢測相關系統，防止黑客非法入侵或者病毒攻擊，采用現階段最為先進的殺毒軟件，為信息系統的防護提供可靠保障，使企業人事檔案數據的穩定和安全得到維護。企業的領導者需要提醒相關工作人員升級殺毒軟件以及系統補丁，提高相關工作人員的信息安全意識，使企業或單位所面臨的信息安全風險大大降低。其三，完善自身的信息服務管理機制，并設置緊急狀態下開啟的服務系統，備份人事檔案之中的關鍵數據，并在特殊情況下運用數據恢復技術，通過完善管理來提高信息管理的質量，提升人事檔案管理的整體服務質量。

五、結論

綜上所述，對于我國各類企業以及單位而言，人事檔案的管理必不可少，而且在所有管理工作之中占據關鍵地位。隨著新時期的到來，我國企業以及單位應當對人事檔案管理進行信息化建設，使信息技術真正服務于人事檔案的各項管理工作，主動尋找人事檔案管理過程中存在的問題并加以解決，從而真正發揮出人事檔案在促進企業發展之中的積極作用。