淺析新常態下企業辦公室管理的問題與對策

張瓊瓊

（山西焦化集團有限公司黨政辦公室，山西 臨汾 041606）

隨著當前社會經濟的進步發展，市場經濟條件下對企業的要求也在不斷提高。這就要求企業必須采取有效的企業管理措施來提高自身的管理水平。新常態下，辦公室管理工作作為企業發展的關鍵內容，應當加強對企業辦公室管理工作的重視程度，明確辦公室工作人員的工作職責，使其對自身崗位職責產生較深的認識，并且能夠肩負起應負的責任，保持積極的工作態度，使自身的工作效率與質量有顯現的提升。傳統的辦公室管理手段已經無法滿足當前社會的發展趨勢，從而限制了企業的持續穩定健康發展。因此，應當摒棄傳統的管理理念，對辦公室管理手段進行改革與創新，使辦公室管理水平有明顯的進步，為企業持續穩定健康發展奠定堅實的基礎。

一、新常態下企業辦公室管理的重要性

根據目前社會信息化的發展背景，促進我國行業內部也不斷進行創新與改革。辦公室管理作為企業發展的一項重點內容，該項工作的順利開展，能夠有效促進企業持續穩定健康發展。下面將針對新常態發展背景，對辦公室管理的重要性進行深入的研究與探討[1]。

（一）促進企業員工工作效率與質量的提升

根據目前社會經濟的飛速發展，促使企業不斷提升員工個人發展水平，導致目前市面上企業之間存在著激烈的競爭關系。而如何在這樣的狀態下脫穎而出，促進企業更為長遠的發展，是企業目前所面臨的難題。為了優化這一問題，企業應當充分發揮出自身的優勢與價值。從本質上進行分析，企業之間的競爭就是人才的競爭以及技術的競爭，所以企業內部的工作人員是核心。在這樣的背景下，充分認識到了辦公室管理的重要性，將其有效的落實在企業中，可以幫助企業工作人員能夠對自身的工作產生更為深刻的認識，同時在未來的工作過程中能夠端正自己的工作態度，提升自身工作質量和效率，進而提升企業整體的工作質量與效率[2]。

（二）幫助企業樹立良好的形象

在企業內部落實辦公室管理工作，從某種角度來看，可以幫助企業在社會市場中樹立良好的形象。從企業的辦公室管理水平就可以看出一個企業的實際發展水平。因此，為了促進企業更好的發展，需要企業內部各項工作的有效配合與銜接。在辦公室管理工作的開展過程中，可以及時發現辦公室工作中存在的問題與不足，然后找出針對性的解決措施，促進企業內部各項工作的順利開展。企業能夠正常運作，可以實現在社會市場中樹立良好的形象，那么企業所經營的產品也將會獲得更多的關注度，可以得到廣泛的重視，從而使得企業可以創作更多的經濟效益與社會效益[3]。

二、新常態下企業辦公室管理存在的問題

（一）企業辦公室管理制度有待完善

在一般情況下，企業辦公室管理工作需要在完整的工作制度支持下，使工作能夠有序的開展。在科學工作制度的引導下，能夠幫助管理人員正確認識自身的崗位職責，并且在日常工作中充分發揮個人專業能力與素質。所以從這一內容進行分析，如果企業內部制度存在漏洞，將會致使工作人員對辦公室管理工作以及自身的工作重要性沒有正確的認識，管理工作出現低效甚至混亂的現象，對應的辦公室部門并不能夠及時給出對應的解決措施，導致問題得不到解決，影響范圍也將逐漸的擴大，導致企業的發展受到嚴重的局限性[4]。

（二）企業管理人員能力有待提升

在企業辦公室管理工作中，管理人員起著至關重要的作用，應當充分發揮自身的引領作用，對自身的工作內容進行深入的了解，并且影響帶動周圍同事，不斷的提升自身的管理能力與綜合素質，從而保證管理工作可以高效的進行。但是在實際工作中，企業有很大一部分管理人員，由于不注重業務學習，不注重提升自身業務能力水平，并沒有發揮出辦公室管理人員的作用，導致自身的價值沒有得到有效的體現。由此看來，辦公室忽視管理人員業務能力提升，使辦公室甚至企業內部的運轉一直處在落后的狀態，對當前廣泛使用的大數據技術以及云計算技術等缺少合理的應用，導致企業的管理水平一直停滯不前[5]。

三、新常態下企業辦公室管理的有效策略

（一）構建完善的管理制度

基于新常態發展背景下，為了促使企業辦公室管理工作可以有效的落實在企業內部，企業應當優化目前管理制度上存在的問題，提高管理制度的重視與關注度。通過科學完善的管理制度可以為企業辦公室管理工作提供主要依據，使企業辦公室管理工作能夠有序的進行。在管理制度的優化過程中，可以從以下幾個方面進行著手：

1.在原基礎上進行優化

在傳統的企業辦公室管理中，也具備對應的管理制度，從目前企業以及社會的發展來看，傳統的管理制度模式已經滿足不了當前企業辦公室發展的要求，但是從以往的管理效果來看，其中還是具備許多可操作性的制度，為企業的發展水平做出了一定的貢獻。所以，在目前新常態的發展背景下，可以在原管理制度的基礎上進行不斷的完善，可以將其中的內容變得更加細節化，結合目前企業的發展情況，增添一些新的內容，促進企業辦公室管理水平的提升。

2.管理制度的民主化

實現管理制度的民主化，企業管理人員應當倡導全體員工一起參與到辦公室管理制度的構建中，鼓勵員工積極發表自己的言論與見解，借鑒每個員工的意見和建議，可以從不同角度看到企業發展中存在的問題，實現對企業全方位的考察。企業的領導者與管理人員將員工所提出的建議詳細的記錄下來，作為管理制度制定過程中的重要依據，保證企業的辦公室管理制度充分尊重員工的個人權益，通過這樣的方式，將會直接提升制度的合理性與可行性。

3.管理制度的有效落實

在管理制度完善后，需要保證其能夠有效的落實在辦公室管理工作中，使企業管理人員嚴格按照該項內容開展工作，在實踐過程中，不斷發現其中存在的不足，并做出針對性的調整，確保管理制度能夠充分發揮出自身的優勢與價值，為企業的持續發展保駕護航[6]。

（二）提升管理人員素養

從實際工作中不難發現，管理人員在企業辦公室管理中所占據的地位與價值。因此，要充分保證管理人員個人素養以及管理能力的提升，靈活的運用管理技巧，發揮自己的關鍵性作用，促進企業管理水平的持續提升。因此在提升企業管理人員素養的過程中，可以從以下內容著手：

1.人才招聘

在企業的管理過程中，為了順應當前新常態的發展背景，可以擴展官辦公室管理的隊伍，結合企業內部的崗位實際情況，注入一些新鮮血液，引進更多的管理人才。在人才招聘過程中，可以針對企業內部實際，對招聘時間以及崗位等進行詳細的部署，對于工作內容以及薪資待遇等設置明確的規定。這樣才能保證招聘到的人才，符合企業崗位工作內容，并且在實際投入工作中后可以更快的適應當前崗位，發揮出自身優勢，以免企業再對企業員工進行崗位培訓，在一定程度上縮短了企業時間與成本上的消耗。

2.管理人員的培訓

在企業內部運營的過程中，可以定期開展管理人員的教育培訓工作，在實際教育培訓過程中，可以將工作重點放在管理能力的培養與提升上，進而可以保證管理人員能夠在此過程中不斷的提升自己的管理能力，掌握目前比較先進的常見的管理技巧與管理知識，實現對企業內部辦公室管理工作的全面把控，了解其中的實質性內容，提高對該項工作的重視程度，使管理人員在工作中不斷的發揮自身能力水平[7]。

3.員工績效考核

在接受了一定時期的培訓后，企業可以對教育培訓的內容進行檢驗，可以通過考核的形式，了解當前企業管理人員的學習狀態以及個人能力。在考核過后，可以將成績列到績效考核中，并且與薪資待遇掛鉤，作為激勵管理人員端正學習態度的主要手段，激發出管理人員的潛能，不斷的實現自我提升，同時為企業帶來高效的運行狀態。

績效考核的制定在整個績效考核當中有著關鍵性的作用，會有效提升績效考核的激勵作用，促進企業員工與企業之間的緊密聯系，保證企業自身可以實現健康穩定可持續發展。相關工作人員在實際工作當中應當清楚的熟知運營理念對企業自身發展的影響，從而明確企業的發展目標，結合相關數據制定合理的績效考核標準，進一步促進績效考核的科學性，保證績效考核工作可以幫助企業明確自身的發展方向，進而拓展企業自身的優勢，保證在行業當中得到穩定發展[8]。

4.獎懲機制的設定

為了能夠激發管理人員時刻保持著對工作的熱情，可以制定對應的獎懲機制，在辦公室管理工作中對于一些表現好的工作人員，企業可以適當的給予一些獎勵。獎勵的主要形式是能夠激勵員工工作的動力，比如，最常見的物質獎勵，或者為其提供升職機會等，使公司內部形成一個良性的競爭，讓員工處在緊張、活躍的工作氛圍之下，調動起員工的積極性嗎，進而提升整個辦公室的管理水平。

（三）充分起到企業協調工作

辦公室管理是促進當前企業經濟發展的關鍵，企業辦公室管理水平直接影響著自身的發展。企業日常管理非常復雜，若辦公室管理不順暢，會導致信息交流、信息傳遞等不夠順暢，進而導致企業內部行政管理體系產生諸多問題。企業相關管理人員如果想要對企業內部實施有效的辦公室管理，可以采用信息化的工作方式。在企業內部創建開放化的行政管理模式，可以使企業內部的信息創新更加具有時效性，并且可以促進企業的工作人員對相關規章制度更加了解，更加充分的掌握規章制度之間的關聯性。其次，企業的辦公室管理人員在創建開放化制度的過程中，應當牢牢掌握工作人員之間信息傳遞的動態性，以免出現工作秩序混亂的現象，促進企業的長遠發展[9]。

四、結語

根據上述文章的敘述，辦公室管理是企業在社會上能夠持續穩定健康發展的關鍵因素。所以企業應當加強對該項內容的重視程度。根據目前社會經濟的進步，一起探索新常態下企業辦公室管理的有效手段，全面提升企業的社會效益，加強職工之間的良好溝通關系，創建良好的工作和學習氛圍，從而保證企業能夠科學穩定健康發展，促進企業各項發展目標的實現。