公安檔案數字化建設分析

龔妃秀

（寧德市公安局，福建 寧德 352100）

引言：數字化處理檔案資料，是借助掃描設備收集轉化紙質檔案內容，使其以電子文檔形式存儲在數據庫中。利用信息技術、大數據等科技，合理劃分檔案類別，加強檔案編整，構建出類目清晰、檔案調取順利的信息資料存儲單元。在數字化處理公安檔案時，能夠提升公安檔案的存儲質量，便于高速查閱檔案資料，確保檔案完整規范，助力各部門工作有序進行。

一、現階段公安數字檔案使用的問題

（一）管理思想陳舊

公安單位擁有多種政策職能，作為國家行政、執法的基層單位[1]。在單位內部運行的管理體系，沿用著傳統行政單位的管理方式。管理人員對于現代科技的使用未給予較高重視。在管理公安檔案資料時，管理人員尚未形成數字化操作意識，引起公安檔案在科技轉化時，電子檔案轉化效率不高，難以確保各類檔案資料的調取便利性，形成了紙質與電子未協同的混亂檔案局面，降低了公安檔案使用效率。

（二）技術先進性不強

公安檔案資料編整、存儲、檢索各環節中，融合的數字技術較少，難以發揮數據科技價值。在各類因素共同作用下，多數公安單位在進行數字科技融合時，存在設備裝置使用不完善、技術人才缺失等問題，無法保障公安檔案管理質量。

（三）數字人才開發力度不足

公安檔案管理時，存在數字人才培養力度不充足的問題，由此無法發揮數字科技的管理優勢。一般情況下，檔案人員不具備專業性數字科技操作技能。復合型人才缺失問題，增加了公安數字檔案流通難度。因此，加強人才建設，提升先進科技利用率，或成為公安檔案高效利用、智能調取的關鍵路徑。

二、公安數字檔案體系的構建建議

（一）融合全新的管理思想

在公安部門中，完善公安工作體系、加強社會服務、全面開展法治建設工作時，以公安檔案為參考依據。在公安檔案指導下，能夠顯著提升公安部門的整體工作能力，為社會給出更優質的服務。因此，公安部門需要積極轉變檔案管理人員思想，使其形成數字檔案思想，以數字科技為起點，高效開展檔案管理工作，及時發現檔案工作的缺陷，提升數字檔案體系的構建速度。與此同時，以檔案人員為切入點，加強人才檔案意識建設，使其充分認知公安檔案對于法律完善、社會服務各項工作的重要指導價值，提升數字檔案管理效果。

（二）構建先進性的數字管理體系

信息科技在各行業有效融合時，公安機關需要加強自身科技建設，積極使用各項安全防護技術，確保公安保密資料的存儲完整，減少檔案丟失、重要內容泄露等問題。因此，公安單位需要構建智能資料管理平臺，配置相應防火墻、局域網等安全防護技術。與此同時，建設專用紙質檔案存儲室，從溫度、光照、防潮等視角，提升檔案存儲質量，防止紙質檔案受損，順應數字檔案管理的各項要求。在檔案室與智能科技相互聯合時，形成數字檔案館。在調取資料時，可查看電子版內容，可獲取檔案室紙質版的存儲編碼，提升數字檔案資料的調取與流通速度，減少查找檔案增加辦案時間問題，助力公安工作高效完成。

（三）加強人才開發力度

其一，全面進行檔案人員技能建設，使其擁有數字科技的操作能力，確保數字檔案體系運行順暢。其二，積極引入信息系統開發人才，加強數字管理系統功能設計、系統運維，切實保障檔案體系運行平穩性。其三，明確檔案管理各崗位權責，建立人才階梯化晉升機制。應針對公安機關檔案工作的混亂性，加強檔案工作劃分，結合工作量設定人才，關注人崗匹配，最大化發揮數字檔案的應用價值。其四，構建數字檔案應急防護機制，切實維護數字檔案保密性，降低不法分子竊取機密文件的可能性，提升智能檔案管理防護效果[2]。

三、N 市公安檔案實例分析

（一）檔案類型

公安檔案是公安機關在履行國家法律賦予公安機關的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料，包括犯罪整治、治安維持、群眾服務等各項工作中形成的文字、圖表、聲像等資料，按照不同的性質、特點可分為公安文書檔案、公安業務檔案、公安科技檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安干部死亡檔案六大類，具有案件紀實功能，能夠為后續服務體系完善、治安管理規范、犯罪問題分析提供參考依據。與此同時，公安單位在履職時，以社會服務、經濟平穩為基礎，在工作中會形成較多的檔案資料，用于反饋社會經濟情況、犯罪事實證據、審判結果、群眾服務方案等內容。

公安檔案按照保存周期的差異性，可將檔案劃分為長期保存、階段性保存兩種類型。階段性存儲的檔案資料，會設定檔案的存儲有效期，比如30 年、10 年等。公安檔案具有較強的保密性，對于調檔身份具有嚴格要求，以防止保密資料泄漏問題。比如戶籍檔案資料，包括區域戶籍人員的各項資料、家族成員相關信息等，此類材料在群眾申請行政類事務時，需要在公安部門進行調取用，作為人員信息的憑證。

（二）檔案利用現狀

N 市公安檔案在進行整編與存儲時，運行的管理平臺，連通于省公安廳。在系統最初構建時以檔案共享為出發點，在2012 年正式開展運行。管理系統經歷多年運行，具有數據交互、高效存儲等功能。典型的系統有OA 平臺，實行“隨辦結隨歸檔”機制，有效便利了檔案的傳輸與接收，確保了檔案資料的傳輸質量和收集效率。然而，系統在構建時，以公安內網為主要運行平臺，檔案資料僅能在省內本系統各部門進行傳輸與交互，無法在各省各部門中進行交互使用。

根據國家數字化技術規范和《檔案數字化外包安全管理規范》以及上級有關文件精神，N市采取業務外包的方式，嚴格遵循“安全第一、預防為主”的原則，公開向社會招標，選擇有一定資質和經驗的檔案數字化加工服務機構，按照相關保密要求和技術標準，承包檔案數字化加工任務。N 市在檔案管理體系融合數字化科技后，已完成了一定數量檔案資料的數字轉化，便利了檔案的查詢與調取，有效縮短了紙質檔案的調取與流動時間。然而，在縮短公眾“證明材料”開具時間的同時，仍然需要經過嚴格的流程方能取得材料；各部門之間的材料打印與紙質版遞送依然耗時，并未全面發揮數字科技的檔案傳輸價值，無法有效提升辦公效率。

（三）跨部門共享機制

1.數字化管理公安檔案的必要性

其一，提高經濟效益和辦公效率需要。傳統的檔案模式為粗放型模式，需要較高的管理成本，包括人工成本、存儲空間成本、保管運維成本、時間成本等。數字化管理檔案把紙質為載體的檔案對象轉化為機讀電子檔案，有效節約了管理費用，還有益于減少紙張和人力的浪費，這也是對國家提倡節能環保政策的有效落實。同時，數字化檔案使檔案庫從文件實體的保管變成提供利用方便的信息控制中心，極大便利了檔案歸檔和利用，滿足了信息化條件下高效便捷的查檔需求，促進了辦公效率的提高。

其二，順應電子政務發展需求。公安部門作為基層政府服務單位，單位屬性逐漸側重于社會服務[3]。為推進服務型政府體系建設進程，建設智慧型政務平臺，以群眾需求為驅動，在線辦理群眾政務，形成一網通政務辦理機制。在一體化系統建設工程中，需要堅持各部門資料協同，確保檔案共享質量，加強各地區、各部門、多項業務的協同辦理效果。一網通平臺的建設，為跨部門數字檔案交互與共享奠定了基礎條件。因此，網上辦公、無紙化檔案生成與存儲，加強政務服務，順應群眾政務辦理需求，是提升政府服務層次的關鍵途徑。

其三，公安檔案資料嚴密性使用需求。群眾申辦政務時，需要調取相應的檔案資料，由辦理部門接收檔案資料。在此期間，檔案傳送經歷了人工轉手過程，給予了人們較大的信息篡改機會。現階段，證明類資料多表現為紙質版，而紙質版材料具有科技竄改的可能性。數字化處理后，對紙質檔案尤其是歷史久遠的檔案資料是更好的保護，通過數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。由此可見：證明材料在各部門之間有效傳送，能夠降低人為篡改的可能性，確保資料內容準確。

2.建立數字化跨部門檔案共享機制的思路

其一，公安檔案的共享體系構建理念。一是以群眾調檔需求為出發點，增強數字化檔案體系的社會服務效益。二是健全檔案管理的相關規定，明確各方公安檔案共享權責。三是加強檔案共享安全，減少資料篡改、隱私信息泄露等風險，提升檔案共享服務性。

其二，公安數字化檔案跨區域、跨部門的協同應用策略。一是合理轉變檔案管理思想[4]。公安檔案使用的最終目標是加強檔案流通與使用，因此，檔案人員需明確自身工作職責，提升檔案資料的流通性，服務群眾，積極貫徹檔案管理的各項規定。在檔案管理期間，側重于檔案流通與共享，將檔案人員角色由“館藏人”轉變成“信息服務者”，以此發揮公安檔案的使用價值。與此同時，加強各部門協同效果，筑牢辦公協同意識，切實增強檔案服務性。二是構建完整的數字檔案管理規范。結合各部門、各項業務對公安檔案的調取需求，確保數字檔案管理有據可依，提升檔案調用的安全性與合法性，給予必要的法律監管。三是搭建數字檔案平臺系統。借助頂層設計方法，逐一梳理檔案管理項目，構建明確的管理規范，從檔案采集、鑒別、整理、保管、轉遞、查詢、流通等環節，分別建立數字檔案的管理標準，回避信息孤島問題，加強各部門信息聯通性。四是加強安全技術融合，比如防火墻、病毒防護等，切實保護公安檔案存儲系統安全，減少病毒與黑客的攻擊。積極引入數字簽名、文件加密、身份認證等技術，積極防控檔案傳輸中可能面臨的風險，維護公安檔案的安全與完整。積極跟蹤異常檔案傳輸情況，結合查閱記錄，進行異常問題監控、資料傳輸方向監管，核實調取資料人員身份，確保資料安全。五是執行檔案雙軌機制。對于檔案實際接收存儲的資料，進行數字化加工與保護。對于已完成存儲的公安檔案資料，進行數字加工，提升文件保密性。

結論：綜上所述，以數據管理視角，轉化與收集公安各項檔案資料，作為加強公安工作質量、有效提升民生服務效果的關鍵措施，具有較高的社會效益。在建設智能性公安檔案體系時，需要從數字檔案認知、管理系統等多個角度，給出管理支持。與此同時，進行技術革新、人才建設等工作，有效發揮數字檔案的跨部門交互、協同辦公的應用優勢。