淺談村級立檔單位全宗號的設置問題

文·王小朋

2018年1月1日起正式實施的《村級檔案管理辦法》，對村級檔案的管理機制、收集整理、歸檔范圍、保管期限等作出規定，具有普遍性的指導性和可行性。2020年以來，臨沂市檔案局和市檔案館在全市范圍內大力實施村級檔案規范化建設“221工程”，讓我縣村級檔案工作水平得到了有效的規范和很大的提升。筆者下面就村級立檔單位全宗號的設置談談自己的見解。

一、村級立檔單位具備作為獨立全宗管理的條件

過去由于村級立檔單位形成的檔案較少，加上在《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局9號令）中村級檔案不在縣級綜合檔案館接收范圍的規定，導致村級立檔單位一直沒有明確的全宗號。那么行政村究竟能不能作為“全宗構成者”，即立檔單位呢？答案是肯定的。

在《檔號編制規則》（DA/13-1994）中明確將全宗號定義為“檔案館（室）給定每個全宗的代碼”。2012版《全宗指南編制規范》中對全宗的定義是，“一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體”，對于全宗構成者的定義是“具有社會獨立性的社會成員（組織與個人）在其社會活動中所形成的全部檔案”。顯而易見，獨立性是檔案全宗構成者的最重要因素。目前，檔案界公認的判定是否屬于全宗構成者的條件有三個：一是可以獨立履行職能，主要指可以對外行文；二是可以作為獨立的預算會計單位或經濟核算單位，指具備獨立的財務權；三是具有一定的人事任免權。根據《村民委員會組織法》《中國共產黨農村基層組織工作條例》等法律、規定，行政村基本能夠滿足這三個條件，所以可以作為全宗構成者（立檔單位）進行管理。

二、村級立檔單位全宗號的缺失給檔案工作帶來的不便

近年來，隨著國家對“三農”工作的日益重視，村級層面產生的檔案越來越多，既有常規的黨群類、村務管理類、經營管理類等文書檔案，也有豐富的會計、基建等其他門類檔案，還有在農村土地承包經營權確權登記頒證、農村集體產權制度改革、脫貧攻堅、鄉村振興、美麗鄉村建設等工作中形成的大量專項檔案。但由于村級全宗號設置的缺失，給村級檔案管理工作帶來諸多不便。

（一）影響了歸檔質量。2015年新的《歸檔文件整理規則》出臺后，文書檔案整理需要編制“檔號”，檔號由全宗號、類別號、年度、保管期限、件號等組成，村級檔案全宗號的不確定，造成了檔案編號的不完整，在檔案盒脊背和卷皮封面填寫及檢索工具編制等方面出現缺項、漏項，影響了歸檔整理的質量。

（二）各地村級檔案編號不統一，難以整合利用。由于村級立檔單位檔案不移交縣級檔案館，國家檔案局對其全宗號設置又沒有明確規定，一般是到了需要升級達標時候才會匆匆確定全宗號，其中有的用鄉鎮檔案全宗號、有的臨時用鉛筆寫一個、有的空著不填，導致村級檔案全宗號五花八門，給村級檔案整合利用帶來難處。

（三）阻礙檔案信息化建設的步伐。《村級檔案管理辦法》提出“村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫”。因此近年來，檔案信息化建設逐漸向村級延伸，多數行政村都配備了計算機設備，建立了電子檔案目錄數據庫，有條件的村居甚至已經實現了全文數據庫。但在信息化建設中，全宗號的不明確形成了一定的阻礙，亟需對村級檔案全宗號進行明確，以規范的村級檔案檔號編制助推村級檔案信息化建設。

三、如何設置村級立檔單位的全宗號

為村級立檔單位設置全宗號，基層主要有由縣級綜合檔案館統一設置和由鄉鎮（街道）檔案管理部門統一設置兩種選擇。

（一）由縣檔案館統一設置。為區別于縣直部門、鄉鎮的全宗，可以另起一個全宗代碼，比如用“C”來代指村級檔案，從C001、C002……依次編制。這種方式的優點是，由縣檔案館在全縣范圍內對村級立檔單位統籌編號，避免出現重號現象，為未來村級檔案移交進館打下基礎。其缺點是，由于村級檔案不屬于縣級綜合檔案館的接收范圍，所以由縣檔案館來分配不屬于自己接收范圍的立檔單位的全宗號在邏輯關系上不理順。

（二）由各鄉鎮（街道）檔案管理部門統一設置。也就是將鄉鎮（街道）一級的綜合檔案室作為一個全宗管理機構，由鄉鎮（街道）檔案室統籌分配轄區內村居的全宗號，采取純數字或者“字母C+三位數字”的格式編制，例如0001、0002、0003……；C001、C002、C003……。這種方式的優點是各鄉鎮自行分配全宗號，簡單易行，方便管理，并為下一步“村檔鎮管”的檔案管理方式打下基礎。缺點是由于各鄉鎮自行編號，在全縣范圍內容易出現重號現象。

綜上所述，無論選擇誰來制定村級檔案全宗號，都各有利弊。我們應打破“誰接收檔案誰分配全宗號”的常規思維，將全宗號只看做是立檔單位全部檔案的一個代號，作用是為了方便對立檔單位檔案進行科學統籌管理，問題就簡單多了。無論由縣檔案館進行統一分配，還是由各鄉鎮（街道）自行進行統一分配，都是較為容易操作的事情了。