企業(yè)職工檔案不完整問題的解決對策

文·逄煜

企業(yè)職工檔案是企業(yè)人力資源和組織人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的反映職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、技術水平、工作表現(xiàn)及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。企業(yè)職工檔案的健全完整，對職工的職稱評審、職級晉升、薪酬及福利待遇、勞動合同訂立或解除、“五險一金”的接續(xù)及待遇獲得、退休手續(xù)辦理等影響極大，需要檔案部門對其足夠重視并認真對待。

一、企業(yè)職工檔案不健全的表現(xiàn)

（一）增量的職工檔案中存在的問題

增量的職工檔案是指那些因企業(yè)招聘錄用或接收國家安置分配而新入企業(yè)的人員檔案。這些增量的職工檔案分別來源于學校、人才交流中心、就業(yè)服務中心、政府人事部門或民政部門、其他企事業(yè)單位和被并購的企業(yè)以及退役軍人復轉(zhuǎn)前的部隊。增量職工檔案不健全的主要問題表現(xiàn)在以下幾個方面。

一是大中專畢業(yè)生就業(yè)后，有的學校未將學生檔案及時轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生就業(yè)單位。有的學校采用平信郵寄方式轉(zhuǎn)遞檔案，造成學生檔案丟失或錯領。有的學校將學生的學籍檔案和黨員關系檔案分開轉(zhuǎn)遞，導致上述檔案二缺一，查詢找齊很困難。

二是企業(yè)面向社會新招聘的城鎮(zhèn)職工檔案，有的存放在人才交流中心或就業(yè)服務中心，有的存放在原工作單位，如果職工調(diào)換過多個單位，而檔案未及時轉(zhuǎn)入就業(yè)服務中心，就容易造成職工檔案內(nèi)容不完整。也有的單位因職工檔案管理不嚴謹、不規(guī)范，讓職工檔案滯留在個人手中，再就業(yè)時職工自己拿著檔案到新單位應聘或報到，其檔案的完整齊全和真實準確都難以保證。

三是被并購企業(yè)的職工檔案在交接過程缺乏逐項驗收的環(huán)節(jié)，導致有些缺失的職工檔案材料未能在“入口關”上加以界定或解決，“帶病”進入新的單位。因為無論企業(yè)并購過程的論證與決策過程時間長短，一旦并購決策實施，其交接過程都比較急促，加之有的企業(yè)領導在組織接收被并購企業(yè)的工作中，采取“速戰(zhàn)速決”、遺留問題以后再說的方針，并購之后企業(yè)職工檔案材料不齊全的問題自然在所難免。

（二）存量的職工檔案中存在的問題

存量的職工檔案是指那些已在企業(yè)中保存的職工檔案。這些檔案有的企業(yè)統(tǒng)一存放于檔案管理部門，有的企業(yè)是按照職工身份或其他類別劃分，分別存放在人力資源部門、組織人事部門和檔案管理部門。存量職工檔案存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾個方面。

一是職工檔案收集不齊全。從每一份存量職工檔案形成的時間上看，短則只有幾年，長則始于新中國建立之初。由于我國對企業(yè)職工檔案的管理要求是逐步科學規(guī)范起來的，因此相比較而言，部分歷經(jīng)年代久遠的職工檔案不規(guī)范不齊全的問題比較多，比如因歷史原因造成檔案中某一類文件資料缺失，像職工崗位變動表、最初學歷與最高學歷、工資福利待遇與職級晉升、干部任用、獎懲、勞動保險金繳納與繳納銜接、失業(yè)再就業(yè)資料等；有的職工檔案填寫的不規(guī)范、不認真，像招錄職工登記表無照片、登記事項不完整，參加工作時間前后不一致，用人單位意見、勞動部門意見只加蓋公章未填寫辦理日期。

二是有的企業(yè)對存量職工檔案未進行規(guī)范整理或整理的不科學，沒有按照《職工檔案整理規(guī)范》來區(qū)分類別，沒有編頁、加蓋檔號、沒有紙質(zhì)卷內(nèi)目錄，只是按照時間順序把材料排序起來放進檔案袋。

三是有的企業(yè)對職工檔案分散管理，不符合集中統(tǒng)一管理的要求。特別是那些進入企業(yè)時的“帶病”職工檔案，長期存放在企業(yè)人力資源部門，而沒有實行專人專管，造成職工檔案不完整問題長期存在。有的企業(yè)在使用職工檔案時，人力資源部門的每位工作人員都可以經(jīng)手，一旦職工檔案出現(xiàn)新問題，無法追究責任、查明原因，增加了后續(xù)解決問題的難度。

二、確保企業(yè)職工檔案完整齊全的對策

（一）把職工檔案健全完整作為檔案接收的前置程序

人力資源部門負責檔案接收的工作人員在接觸到新入職職工檔案時，一定要開檔驗收，對符合接收條件的，辦理存檔手續(xù)；不完整不齊全的職工檔案，視情況提出拒收和整改意見。

開檔驗收，一是查看職工檔案中的文件材料是否齊全。二是查看職工檔案中的文件材料是否規(guī)范，如應由本人簽字的文件是否簽字，應張貼照片的地方是否貼了照片，應加蓋公章處是否蓋了公章，應填寫成文日期處是否填寫了日期。三是凡不符合歸檔要求的、內(nèi)容不完整、手續(xù)不完備的檔案材料，人力資源部門要通過與本人聯(lián)系、與上一家用人單位或存檔單位協(xié)商的方式進行查遺補缺，待問題解決后再接收。四是職工檔案中缺少的必備文件材料，職工本人或上一家用人單位或存檔單位均無法再補充提供時，為了防范將來可能由此引發(fā)責任不清或勞動糾紛，應與職工本人簽署其檔案遞交時的內(nèi)存文件資料備忘證明。

（二）有序開展常態(tài)化的職工檔案整理工作

一是健全檔案管理機制，實行檔案專人專管制度。在職工檔案管理部門設專職檔案管理人員，在部分職工檔案暫時或長期在人力資源部門或組織人事部門代管的設置兼職檔案管理人員。專兼職人員按照職責分工，做好職工檔案的接收、移交、轉(zhuǎn)遞、歸檔工作，嚴防管而不嚴或兼而不管的現(xiàn)象發(fā)生。

二是實施常態(tài)化的職工檔案整理工作。要及時將職工在職務晉升、考察考核、培訓、獎懲、任免等工作中新形成的材料整理歸檔；要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，在一定期限后，組織職工填寫新一輪的《職工登記表》，補充完善職工相關信息；對需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的歸檔材料，核實其蓋章簽字有效、準確、無誤后歸入職工檔案；發(fā)現(xiàn)職工檔案所缺的文件材料后，要逐項進行登記、索要。嚴防違規(guī)泄露職工檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造職工檔案材料。

三是對職工檔案實行集中統(tǒng)一管理。具備條件的一定要將職工檔案集中統(tǒng)一到企業(yè)綜合檔案室進行管理。不具備條件的，可委托有保管檔案資質(zhì)的檔案代理服務機構(gòu)代為保管職工檔案，并設專人與代管單位進行對接、溝通、檢查。

（三）明確相關涉檔部門在職工檔案管理工作中的職責

職工檔案的齊全完整規(guī)范，需要檔案管理部門與其他涉檔部門如人力資源部門和組織人事部門的密切配合。因為職工檔案的形成、整理、歸檔中很多事項是由人力資源部門或組織人事部門操作的，因此人力資源部門和組織人事部門在接收增量檔案過程中，一定要把好檔案入口關，及時收集、整理、補充欠缺的或不規(guī)范的文件材料，同時要加強保密意識，嚴守保密紀律，嚴防失密泄密現(xiàn)象發(fā)生。