醫(yī)院干部人事檔案管理工作存在的問題及對策

文·王曉亮 宋紅真

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作的體制機制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理等加以規(guī)范完善，是今后一個時期干部人事檔案工作的基本遵循。目前，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，用人崗位越來越多，為崗位選拔合適的人才日顯重要，這就需要借助于能夠準確反映干部綜合品質(zhì)、技術(shù)才能的干部人事檔案，以確保人事選拔工作的正確性。由此可見，干部人事檔案管理工作在提升醫(yī)院經(jīng)營管理水平上有著舉足輕重的作用，迫切需要引起醫(yī)院管理層、人事部門、檔案部門的高度重視。

一、干部檔案管理工作存在的問題

（一）干部檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不夠、專業(yè)技能欠缺

干部人事檔案管理工作有著較強的專業(yè)性，不僅要求干部檔案管理人員熟悉干部人事管理政策法規(guī)和醫(yī)院的崗位職責(zé)要求，還要掌握熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能。以醫(yī)院干部人事檔案專項清理工作為例，專項清理涉及的面比較廣泛，工作量比較大，尤其是涉及一些歷史問題，要求檔案管理人員必須有豐富的知識儲備。但在實際工作中，干部人事檔案管理人員并不能完全達到這種要求。一是檔案管理人員不熟悉相關(guān)政策，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)失誤。例如在“三齡兩歷一身份認定”中，部分檔案管理人員不能正確領(lǐng)會相關(guān)政策精神，導(dǎo)致在檔案管理中操作不嚴謹，甚至出現(xiàn)侵犯干部個人權(quán)益的行為；二是檔案人員持續(xù)學(xué)習(xí)的動力不足。雖然醫(yī)院從事干部檔案管理工作的人員基本都是檔案專業(yè)畢業(yè)的高材生，但是由于繁瑣工作的制約和自主學(xué)習(xí)的能動性欠缺，醫(yī)院干部檔案管理人員難以騰出時間持續(xù)學(xué)習(xí)知識和技能，導(dǎo)致知識含量和專業(yè)技能停滯不前，不能有效推動醫(yī)院干部人事檔案工作推陳出新、可持續(xù)發(fā)展。

（二）干部人事檔案開發(fā)利用效能不高

檔案保存的目的就是使用，而目前醫(yī)院干部人事檔案的利用率不高，效益不足。一是忽視干部檔案信息的利用率。醫(yī)院干部人事檔案管理工作通常將重點放在干部檔案信息的整理、管理上，而對于利用常顯被動。例如，醫(yī)院很重視記錄、收集干部的各種信息，卻不將干部檔案工作納入工作實績考核中，導(dǎo)致干部檔案信息常束之高閣；二是對干部檔案信息二次開發(fā)的積極性不高。目前，醫(yī)院干部人事檔案管理工作只滿足于對檔案信息原始性的維護和常規(guī)性的利用上，對再度開發(fā)挖掘利用沒有規(guī)劃和意識，導(dǎo)致難以建立差異化的干部人事管理制度。

（三）干部人事檔案材料不完整、管理手段滯后

目前，醫(yī)院干部人事檔案管理仍然以傳統(tǒng)的人工管理模式為主，嚴重制約干部人事檔案管理工作效率。一是醫(yī)院干部人事檔案管理工作缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用，雖然醫(yī)院已建立了檔案管理系統(tǒng)，但是人事檔案人員仍習(xí)慣于依據(jù)傳統(tǒng)經(jīng)驗開展檔案管理工作，不能及時分析匯總干部檔案信息；二是在干部檔案傳統(tǒng)接收、整理過程中，由于質(zhì)量控制意識欠缺或技術(shù)手段落后等原因，會導(dǎo)致一些材料無法及時收集，后期補缺難度又大，造成檔案資料的不齊全、不完整。

二、解決干部人事檔案管理工作問題的對策

（一）提升干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)技能

基于新時代干部人事檔案管理工作的新要求，醫(yī)院必須從提升干部人事檔案管理人員專業(yè)技能入手，為干部人事檔案管理工作提供高素質(zhì)的團隊。一是要加強教育培訓(xùn)，構(gòu)建一支政治素養(yǎng)過硬、業(yè)務(wù)能力強的隊伍。例如，醫(yī)院在進行干部專項清理工作前，就要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的政策法規(guī)，使其能熟練掌握上級部門的文件精神；二是要加強思想政治教育工作，增強干部檔案管理人員的政治素養(yǎng)，以便于在日益復(fù)雜的市場環(huán)境下能夠堅持原則、敢于擔(dān)當，盡職盡責(zé)地管好檔案、用好檔案。例如醫(yī)院可以在黨史學(xué)習(xí)教育中，聘請從事干部人事檔案工作的離退休人員到醫(yī)院講黨課，通過了解老一輩的事跡，推動檔案人員職業(yè)素養(yǎng)的提升。

（二）提高干部人事檔案利用效能，發(fā)揮應(yīng)有價值

要以著力服務(wù)建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍為己任，緊緊圍繞建立素質(zhì)培養(yǎng)、知事識人、選拔任用、從嚴管理、正向激勵的干部工作體系，明確檔案所包括的重點內(nèi)容，將干部人事檔案運用于組織選人用人、教育培訓(xùn)、任免調(diào)配、考察考核、懲罰獎勵等各個方面、各個階段。要及時更新檔案內(nèi)容，讓檔案在記錄干部成長的同時督促干部向前發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案的憑證價值和參考作用。

（三）創(chuàng)新干部人事檔案管理手段，提高檔案信息質(zhì)量

醫(yī)院要不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理手段。一是要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，利用干部檔案管理信息平臺提高工作效率。例如，要構(gòu)建干部檔案數(shù)字化管理體系，實現(xiàn)對干部檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理；二是要提高檔案信息質(zhì)量。即從材料源頭入手，做好干部材料接收工作。檔案管理人員要加大對收集材料的檢查與鑒別，發(fā)現(xiàn)遺漏或者真實性有待檢驗的資料要及時與干部進行溝通，避免問題遺留；從工作入手把好“更新關(guān)”，根據(jù)干部成長歷程及時進行信息更新。例如當干部職務(wù)出現(xiàn)變動時，干部人事檔案管理人員要及時就其變化進行信息記錄。