街道辦事處檔案管理創新性探析

靳迎紅

(山東省鄒平市黃山街道辦事處,山東 鄒平 256200)

引言：街道辦事處作為基層的組織結構，在城市的建設過程中，在城市與居民之間發揮著重要的銜接和聯系作用，維護著社會的穩定。在街道辦事處的管理工作中，檔案管理屬于其中的一項關鍵內容，街道辦事處的檔案涉及到居民各項生活和工作保障，因此必須要加大重視力度。為了在新時代背景之下，促進基層檔案工作的高效進展，就要進行工作模式的創新，提高檔案管理工作的實效性。

一、街道辦事處檔案管理工作的現狀

（一）基礎設施有待完善

城市中所設立的街道辦事處相比較其他政府機關和機構，在經濟方面具有一定的約束和限制條件。而且，很多領導層的人員也并未對于檔案管理工作，加大重視力度。因此，在街道辦事處中，針對檔案管理所建設的工作環境，往往較為簡陋，各項工作設施不齊全，而且型號落后、老舊。當前，隨著經濟水平的提升，在城市發展的過程中，也帶來了更加膨脹的信息容量。所以這也對于檔案管理工作，提出了更高的要求。但是由于設施條件等硬件水平的限制，都會導致檔案管理工作的效率難以提升，無法取得良好的工作效果。

（二）不健全的規章制度

當前，很多街道辦事處的管理人員，都并未多于檔案管理工作的重要性，有一個明確的認知，重視程度不足，所以在具體的檔案工作中，對于檔案信息的整合、收集和歸納等工作流程，不具備完善的制度規范，因此也就導致檔案管理工作逐漸趨于表面化和形式化，難以取得實際的管理成效。而且，在檔案管理部門的各項工作中，人員的工作態度不積極，整體的工作狀態較為松懈、散漫，同時也沒有明確且清晰地進行權責的劃分，這也會降低實際的工作效率。

（三）整體人員素質水平不高

在街道辦事處的檔案管理工作中，具有較高的復雜性，因此也要求管理人員具有較高的素質能力。另外，在檔案工作中，各項內容并不是獨立完成的，往往需要團隊協作和配合，也因此必須要能夠確保建立一個高效率的管理隊伍。但是當前街道辦事處在檔案部門進行人員設置時，往往選派的都是一些臨近退休的人員，并未重視起檔案工作，因此這就導致管理人員所具備的專業水平和業務能力，無法滿足檔案管理的實際需要。另外，在檔案管理人員招聘時，會在全社會范圍內采取公開招聘的形式，所以人員也具有較大的流動性，不利于一支穩定的管理隊伍的建設。

二、街道辦事處檔案管理工作的重要性

首先，通過檔案管理工作的落實，能夠提高街道的公共服務水平。街道辦事處在社會的穩定發展中，發揮著重要的作用，因此對于其中的檔案管理來說，也涉及到很多基層的信息內容，關乎到民生問題。因此，做好檔案管理，能夠有效地解決基層問題，減少糾紛問題的出現，化解街道的矛盾，為居民提供更好地公共服務。通過檔案管理，能夠全面的記錄街道辦事處的工作日程和各項活動的進展，通過檔案內容，能夠對于街道的工作真實情況，做出具體的體現，從而提高街道工作的規范化、制度化水平，加強文明建設。在街道辦事處所開展的檔案管理工作中，所涵蓋的內容眾多，所以為了確保高質量的工作，就要獲得各個部門人員的支持和配合。通過宣傳教育，增強街道辦事處工作人員的管理意識和法制意識，認識到檔案管理的重要性，這樣才能夠積極地配合檔案管理工作，為居民帶來更加優質的公共服務[1]。

其次，街道辦事處的檔案管理工作的落實，也是政府行使管理權力和職能的一個重要的環節體現。作為一項基礎工作，檔案管理工作的效果直接影響到街道辦事處的運行與建設效果，關乎到街道文明的發展水平。在這一過程中，會出現大量的檔案信息，通過對于這些資料內容的整理和收集，也能夠對于街道的工作情況，作出直接反映。因此為了切實維護基層群眾的利益，就要加強檔案信息的管理，不斷提高管理水平，全面的進行檔案的收集和整理，做好工作內容的總結，對于各個工作環節和流程，不斷進行完善與優化，高效率的開展各項街道工作。另外，對于街道辦事處的各項日常工作而言，都需要檔案作為數據支持。因此，通過推進檔案管理工作的優化和完善，也能夠提高街道辦事處的整體的業務處理能力和水平。

最后，通過檔案管理工作的開展，也能夠增強人們的檔案管理意識。在信息化的背景之下，檔案作為一種信息資源，具有重要的應用價值。對于檔案信息內容展開針對性的管理，能夠讓人們對于檔案的重要性，產生基本的認知，從而增強人們的檔案管理意識。通過有關的宣傳教育工作，能夠幫助人們樹立一個完善的法律觀念，在檔案管理工作中，不僅要嚴格按照《檔案法》的工作要求，開展各項工作，同時還要充分符合街道的建設需要，這樣才能夠在日常工作中，獲得更多的支持和理解[2]。

三、街道辦事處檔案管理的創新策略

（一）強化基礎設施建設

在社區的發展過程中，街道辦事處發揮著重要作用。所以，必須要確保檔案管理工作的效果和水平。隨著社會的發展和科技的進步，對于檔案管理工作也要與時俱進，在軟硬件設施上，不斷地做出升級和革新。有效地利用信息技術和智能技術，提高檔案管理效率，這樣才能夠順應當前檔案工作的需求。另外，有關政府部門也要對于檔案管理工作，加大資金的支持力度，在街道辦事處添置具有良好性能的打印機和計算機，通過這些先進設備的使用，也能夠提高檔案管理效率。另外，對于街道辦事處的檔案管理部門，也要對工作環境進行清理和科學的布置，確保紙質文件能夠處于一個通風、干燥的環境中，進行儲存和放置，保障檔案的完整性。

（二）完善有關的規章制度

為了進一步提升檔案管理效率，就要科學的規劃管理流程，確立一個明確的制度規范。首先，在進行檔案信息的收集時，也要能夠確保檔案部門與其他部門之間，保持密切的聯系和溝通，開展協調和配合。另外，在收集信息的過程中，對于流程、制度和具體的范圍，也要做到具體的規定。同時為了在檔案工作中，明確具體的職責和業務，也要確立相關的制度，這樣在實際工作中出現問題，也更加便于追責，針對整體的檔案工作，展開系統的管理。最后，也要對于檔案管理任務下達和材料歸檔，做到同步性的保障，這樣就能夠確保檔案工作和其他工作的高效銜接與緊密的配合，從而提高街道辦事處的運行水平，增強服務能力[3]。

（三）提高檔案管理人員的素質水平

在街道辦事處的檔案工作中，由管理人員進行檔案信息的整合和管理，所以具體的管理工作的效率，受到工作人員素質能力的直接影響。因此，為了促進檔案管理工作的創新發展，就要促進管理人員素質能力的提升。街道辦事處可以定期邀請一些檔案管理的專家和經驗豐富的人員，進行講座的舉辦，并鼓勵員工積極地參與講座，從而獲得檔案工作的經驗積累，提升自身能力。要想推進檔案管理形式的創新，就必須要不斷地進行深入的思考和學習，在繼續教育、培訓的基礎上，幫助人員在日常管理工作中，進行知識和經驗的積累，提高創新意識。另外，在人才招聘時，也要做到公平、公正、公開，以人員的專業能力和素養，作為主要的衡量指標，防止受到裙帶關系的影響。另外，為了增強人員的工作熱情，提高他們參與檔案工作的積極性，也要合理地進行福利待遇的提升，并確立一個科學的人才招聘制度，優化人員配置，從而組建一支高素質的檔案管理人才隊伍，在很大程度上，讓街道辦事處的檔案管理工作，具有更強的辦事能力和檔案處理效率，促進管理工作朝創新方向不斷發展。

（四）創新和優化服務方式

首先，在檔案管理工作中，可以以思想政治素質作為標桿，進行志愿者的選拔，從而組建志愿者團隊，對于街道的居民，提供相應的服務。同時還要積極進行人才的吸納，通過這些具備檔案、法律等相關知識的相關人員，也能夠對于檔案管理工作的開展，起到重要的支撐作用。對于具有開放性質的檔案而言，也要科學的進行管理和應用，在基層的檔案管理工作中，通過志愿者團隊的組建，能夠打造一個全新的工作格局，從而減輕街道工作的壓力和負擔。其次，也要促進檔案管理工作的創新，開辟全新的工作模式。要善于在日常的街道工作中，明確重心和熱點問題，提高管理水平。充分把握街道辦事處工作多具有的綜合性特點，將其多樣化的功能發揮出來，促進檔案室和街道工作之間的聯系。在不會泄露檔案機密的前提之下，也要發揮出整體性優勢，通過各部門的聯系，確立一個檔案檢索目錄，通過這種方式，能夠簡化檢索流程。除了機密性、保密性的檔案文件之外，能夠促進其他資源的共享，這樣就能夠在街道工作的區間，進行一個覆蓋整體范圍的聯動機制的打造，符合當前居民的服務需求，幫助居民解決街道問題，提高服務能力。另外，還要確立一個創新型的服務模式，推進街道工作的特色化、專業化、均等化，在檔案的查詢和應用的過程中，可以有效地運用計算機等信息技術，實現自動化、智能化的借閱和搜索，保障基本檔案活動的有序進行[4]。

（五）創新工作理念

首先，可以積極地引入二維條形碼技術，這樣就能夠利用條形碼表示信息，在掃描條形碼以后，就可以直接進行信息資源的讀取和處理。在檔案管理工作中引進二維條形碼的應用，能夠在檔案的歸檔和移交等環節，防止出現信息重復錄入的問題，降低錄入信息錯誤的幾率，同時還能夠延長檔案的保存周期，促進資源共享的實現，從而提高檔案管理的水平。在二維條形碼的使用之下，能夠從橫縱兩個方向，確保需求信息能夠實現同步的表達，而且在小面積內，就能夠完成大量的信息達標，也能夠確保信息的準確性。另外，要在街道辦事處的檔案管理部門內部，堅持教育培訓工作的開展，主要針對工作態度積極、業務能力強的人員，展開再培訓教育，這樣也能夠對于檔案管理工作的創新，從軟實力的角度，提供基本的保障，確保檔案工作的持續性開展。

（六）促進技術革新

首先，要在街道辦事處，推進檔案管理和電子文件的信息一體化建設，并按照具體的部門類別和標準，確立一個健全的歸檔流程。另外，還要應用電子與紙質文件并行的方式，盡可能的減少歸檔與流轉，從而防止出現重復錄入的問題。而且在一個常規的檔案工作中，也要積極進行思考，能夠按照具體操作中的習慣和規律，在遵守檔案制度規范的基礎上，適當地做出創新性的調整，不僅能夠突出工作能力，還能夠提高工作效率。其次，也要善于應用先進的技術，比如通過二維碼的掃描，能夠有效替代原有的人工檔案檢索與定位，通過機器設備操作，不僅速度較快，而且還具有較高的精準性，能夠全面的進行檢索，降低出錯率。

總結：綜上所述，現階段，在街道辦事處的日常工作中，檔案管理發揮著越來越重要的作用，所以就要加強對于日常工作的總結和分析，推動檔案管理的創新實踐，不斷的提高檔案服務的水平，促進街道辦事處工作的持續性進展。