中小企業勞動合同的法律風險揭示及管控

段 明

（順德職業技術學院，廣東 佛山 528000）

中小企業在我國經濟中占有重要地位，是解決勞動就業問題的主體。中小企業應積極應對勞動合同法律風險，構建符合法律規定的內部規章制度，在保護中小企業和勞動者權益的基礎上，控制與防范勞動用工風險，確保中小企業健康運行。

一、中小企業在簽訂勞動合同前的法律風險及防范

（一）不簽訂書面勞動合同風險

合同法規定，用人單位若不與員工簽訂書面勞動合同，將面臨賠償等民事責任風險。員工在企業工作過，其工作成果、工作證、出勤表、工資條、同事證言、監控錄像等證據都可以為其證明，而企業不與員工簽訂書面勞動合同則被認定為企業沒有履行基本義務，從而導致企業不能夠與員工書面確認其與企業存在勞動關系。一旦員工去相關機構維護自身合法權益，企業面臨雙倍賠償風險。

（二）未建立職工名冊風險

《勞動合同法》第七條明確規定，企業應當在員工入職之日起，就為其建立員工名冊備查，否則將面臨相應的行政處罰。職工名冊的內容應當包括員工的姓名、住址、聯系電話、身份證號碼、戶籍地地址、用工始末時間和合同期限。如果企業違法了這條規定，勞動行政部門將責令其限期改正；逾期不改的，會被行政部門處以兩萬元以下的罰款［1］。

（三）企業未履行告知義務風險

根據《勞動合同法》第八條的規定，用人單位在招聘員工和與員工簽訂合同時，應當告知員工企業的勞動性質、工作具體內容、工作中可能遇到的問題、職業安全性、職業健康性、工作條件、工作地點、勞動報酬和其他在工作中將要遇到的問題。因此，用人單位必須主動將情況完全告知勞動者，以給予勞動者更多權衡與選擇的時間和空間，避免因為不了解情況而導致員工安全性、兼容性和勞動積極性受到影響，甚至耽誤其自身和企業的正常運行。如果是因企業告知沒有履行而導致的用工問題，企業將面臨處罰；由此引發的對勞動者產生的損失，由企業承擔責任。

（四）扣證或擔保風險

《勞動合同法》第84條明確規定，企業不得以扣押員工證件或令其繳納保證金作為要求來進行對員工的限制，違反相關規定的，將處以2000元以下的罰款。在與員工簽署勞動合同之前，企業人力資源部門應當對員工與崗位的匹配度進行綜合分析判斷，最終決定是否錄用該勞動者作為企業的員工，一旦錄用，則意味著企業與勞動者形成了勞動關系，則應當保障員工的基本權益不受侵害，因此企業應當杜絕扣證或要求擔保金等行為的發生。

二、企業勞動合同簽訂過程中應該注意的事項

（一）審查勞動者的主體資格

企業在勞動合同簽訂過程中，應當對勞動者的身份、年齡、學歷、工作經歷等基礎信息內容進行綜合性審查，以確定勞動者所填信息的真實性，并且應當要求勞動者對證明其身份的證件進行復印上交，以作為備份和備查使用［2］。如果勞動者所提供的證件和信息經準確驗證后判定為虛假，企業可以要求勞動者承擔相應的法律責任，并且應當收集相關證據作為備用，以防止勞動者與企業產生糾紛時無證可用。另外，由于可能涉及員工身體健康對工作的重要影響，以及存在職業病的可能性，企業應當定期對員工身體進行體檢，幫助員工更好地了解自己的情況，應當讓員工展示定點醫院出示的健康證明。

（二）勞動合同的訂立、履行、變更及解除

企業應當在符合平等、等價有償的基本前提下，與勞動者簽訂勞動合同?！秳趧臃ā芬幎?，企業從用工之日開始一個月內必須要和員工簽訂勞動合同。并且，員工在試用期期間，企業如果沒有及時支付相應的工資，那么企業也要承擔一定的風險，因此應當及時支付。企業在和員工簽訂了勞動合同之后，這份合同也就具備了法律效力，雙方應該嚴格遵照合同內容來履行義務和行使權利。如果企業需要變更合同的內容或者細分條款，應當提前與員工協商并獲得員工的認可方能進行變更，否則不能進行變更［3］。此外，企業若因員工的身體、心理等變化而認定員工不再滿足符合該工作崗位的條件，需要解雇員工，若是企業單方面的意愿，則必須滿足合同中的必要條件方能夠執行，否則應當支付一定的賠償金，并且有需要承擔一定法律責任的風險。

（三）處理勞動爭議和糾紛時

在面臨勞動爭議和勞動糾紛時，企業如果處理不當，也很容易發生法律風險。以企業裁員為例，如果企業需要裁員，則應當先進行備案，使得裁員的過程能夠為勞動局和工商局所知悉，并能夠作為審核的對象來進行才能夠正常開始裁員程序。對于員工并無過錯和不適宜崗位的情況，企業要進行裁員則必須給員工支付經濟補償金或是失業保障金。如果企業拒絕進行補償或賠償，那么容易引發員工的不滿而投訴，這就導致容易引發法律風險。

三、中小企業勞動合同的法律風險管控措施

（一）完善組織機構的保障機制

中小企業可以采用外包法律顧問的方法來對企業可能面臨的法律風險進行管控，或者在企業當中設置法務機構、配備相應的法務專員來負責解決法律風險問題。在面臨復雜法律問題時，則可以聘請具有實戰經驗和專攻法律訴訟類型問題的律師來進行問題解決和調控。企業應當設立相應的人力資源機構和勞動關系管理機構，使其專業處理勞動合同問題，不隸屬于人事部，而直接對企業的決策機構負責，中小企業適合設立專職法務崗位。實施依法管理，確保企業各組織勞動關系的合法化、規范化、制度化。

（二）制定規章制度的規范機制

一般認為，企業的規章制度是企業制定的為促進企業高效有序運營而對員工行為進行約束的條例，它既具有普遍性，又具有特殊性，企業應當具體問題具體分析，在滿足基本勞動法規定的前提下，有針對性地制定出適合自身企業發展的規章制度。企業的規章制度作為企業與員工雙方互相契合的保障，可以對法律未寫明的事項進行相應的規定，從而更好地促進員工與企業的適應性，促進員工的發展和企業的正常運轉。當前企業的勞動規章制度容易引發的法律風險，主要是因勞動規章制度不具有法律效力而發生的爭議案例，以及企業的規章制度不符合法律規范要求而所要面臨的賠償風險［4］。因此，企業在制定或修改有關勞動時間、報酬、安全衛生、職工培訓等項目條款時應當經職工代表大會、多數管理層或者全體職工共同討論這一環節，來進行協商決定，以滿足絕大多數員工的共同要求，實現“求同存異”。企業管理者在提出相關的意見和建議時，應當參考企業的整體工作氛圍、企業文化和職工心理與其職業發展要求的關系，進行綜合性合理決策，并及時將涉及勞動者切身利益關系的規章制度和重要事項進行通知和公布，以防止員工因沒有及時溝通而產生的違反企業條例的問題，從而對企業的利益造成影響或發生新的勞動糾紛。

（三）搭建勞資矛盾的溝通機制

制度化的溝通協商機制可以緩解矛盾，匹配企業和勞動者雙方的需求，盡可能避免發生法律糾紛。中小企業應當制定出一個高效率的內部溝通機制，積極拓展溝通渠道，摒棄傳統的命令式溝通機制，逐漸轉變為多向溝通機制，把勞動者的所思所想更好地集中起來，便于決策者歸納和運用這些信息并根據這些信息得到更加準確地判斷，優化企業的決策機制和矛盾解決機制，從而給企業決策提供更多的實際性依據。

企業還應當重視非正式溝通的作用，對員工的潛在性需求和建議進行互動和引導，使得能夠從非正式渠道熟悉員工可能觸發的潛在性問題，并給出相應的解決措施，從而將法律風險扼殺在搖籃之中［5］。企業還應當建立多樣化的溝通渠道，例如意見收集箱、信訪接待制度、定期對話制度和公司內部網站論壇等等，方便企業及時了解形勢，在法律風險發生之前就提前做好預備，或進行提前解決，降低風險，化解勞資矛盾。

四、結語

在當前企業競爭愈加激烈的形勢下，勞動合同管理中的法律風險管控顯得越來越重要。企業應當針對在員工管理和運營管理中可能出現的法律問題，制定符合自身需求和企業員工核心利益的規章制度，遵循依法治企、以人為本的原則，優化企業各項機制，營造和諧的企業和員工關系，對法律風險問題進行有效規避。