新形勢下設備采供管理方式方法的探索與嘗試

張雋

摘要：在企業的生產經營中，物資設備的管理已經是現代企業管理的重要組成部分，是企業生產的基礎。如何提高設備的采購效率、降低采購成本、保證設備供應？企業通過加強管理創新及風險控制，采取強化采購管理、優化采購流程、防范采購風險、降低采購成本等措施，為企業采購到性價比最高的產品，保證設備供應。

關鍵詞：新形勢;設備物資;采供管理模式

當今企業中，物資設備不僅僅是低值易耗物品，還是大型生產機械設備，物資設備在企業的生產經營過程中發揮著非常重要的作用，要求采購人員嚴格遵守企業采購相關的管理制度，在設備采供的過程中，制約采購效率的難點主要有：使用單位上報計劃不規范，比如規格型號不準確、技術要求中重要指標參數不明確、對采購物資所需資質證件要求不明確等;物資價格的搜集不容易、不準確或對市場行情掌握不準，在評審過程中不具備指導意義;供應商的參與度不高、不廣泛，尤其是生產廠家的參與度不踴躍，每次采購信息發布后，業務人員都要做大量的準備工作，電話通知各個供應商參加報價，或者通過網絡查詢相關廠家，邀請其參與報價，即使如此有的供應商還因為各種原因不參與報價;供應商對設備報價的重視程度不高，表現在制作報價文件的非常簡單，甚至缺少重要的資質證件及對報價產品的詳細描述，評審專家無法評定是否滿足技術要求，對這些報價文件在評審過程中只能按廢標處理。這些情況在采供過程中嚴重影響采購的效率。如何提高采購效率、降低采購成本、保證設備供應？針對這些情況，企業可以通過加強管理創新及風險控制，采取強化采購管理、優化采購流程、防范采購風險、降低采購成本等措施，為企業采購到性價比最高的產品，保證設備供應。

一、對采購的物資品種建檔立卡

對物資品種、價格及供應商建檔立卡，建立數據庫，對要采購物資開展物資供求形勢，價格走勢和商情分析調研，掌握最源頭市場信息，對采購決策有一定的指導意義，實現對重要物資品種價格的跟蹤監控，杜絕價格不合理現象，避免資金損失。

1. 對物資品種建檔立卡的重要性

對物資建檔立卡就是建立以物資品種為索引的物資分布、使用情況、價格趨勢及供應商的目錄。通過查詢該卡片，可以一目了然地了解該物資的名稱、規格型號、采購的價格、供應商、潛在供應商、使用單位及數量、所需資質證件等情況，為以后采購同類物資提供信息支撐。為了能直觀的了解每種物資在各礦的使用情況、價格、供貨廠家等信息，對物資品種建檔立卡很有必要。

2. 物資品種建檔立卡的主要內容

該檔案主要包括以下內容：物資編碼、物資名稱、規格型號、主機型號、主機廠、使用地點、數量、單價、供貨廠家、品牌、采購時間、所需證件情況、其他能供貨的廠家、潛在供應商等內容。相同物資排列在一起，以便查找同類物資的價格在不同時間、不同供貨廠家的價格趨勢及供應商規律。

通過該目錄，能夠一目了然的了解同類物資價格趨勢，掌握價格區間，對評審過程有一定的參考性，極大的降低采購成本;通過該目錄，可以快速的查找物資的消耗情況，價格變化情況，掌握價格區間，供應渠道，所需證件情況，為同類物資的采購具有指導意義，能有效提高采購效率。

3. 物資品種建檔立卡的方法

企業以近1～2年內采購過的物資品種為基礎，物資品種順序以物資編碼排序為準（每個業務員對自己錄入的品種排序），按目錄索引模板內容填寫，每個業務員負責完善分管業務范圍內物資品種信息情況錄入，在2年內完成已采購的70%～80%物資品種的錄入工作;新發生的物資品種，隨采購業務進度隨時填寫。對已經填寫的物資品種，發現新內容及時補充，不斷完善該目錄內容。

4. 檔案目錄索引模板

檔案目錄索引模板包括：序號、物資編碼、物資名稱、規格型號、單位、采購量、使用單位、所需證件情況、中標單價（元）、中標金額（元）、供貨廠家、品牌、中標供應商性質（生產、授權代理、經銷）、中標日期、其他能供貨的廠家、潛在供應商、主機廠、主機型號、備注、主管業務員。

5. 建檔立卡的基本要求

該目錄是一項長期持續的工作，是由全體業務員不斷完善形成的，不要求一蹴而就，但是要求信息準確。業務員根據自己分管業務情況，不斷總結、隨時補充，按要求逐筆填寫，自行按編碼排序（臨時編碼的物資按評審后準確的物資名稱及規格型號填寫），在2年時間內盡量多的完善該目錄。在錄入過程中，發現已經錄入的信息需要完善或補充，應按要求盡量完善。為采購決策提供依據，以提升采購質量。

6. 建檔立卡后檔案的應用

隨著該目錄建立后及不斷完善，遇到采購業務，可以首先查詢該目錄，按查詢情況，應清楚需采購物資所需資質證件情況，清楚潛在供應商情況，對該物資供需市場情況、供應商資質做到心中有數，可以快速并有針對性的做出采購方案。通過該目錄可以了解該物資的采購的價格趨勢，掌握價格區間，對要采購物資充分的了解，在評審過程中才能做到采購質優價廉的產品。即保證使用單位的安全生產，又能有效的降低采購成本，降低采購風險。

二、廣泛進行市場調研

設備的供應商數量龐大，情況參差不齊，企業采購設備所需要的資質情況，尤其是有關安全生產的設備，這些都要求采購人員準確的掌握供應商的相關資質和所需設備的具體要求，通過對設備使用單位、供應商及潛在供應商進行深入、細致地調研，了解企業采購的各種設備所需資質證件、設備的結構、功能、特點、使用條件及使用情況，掌握各個生產廠家、經銷商的企業概況、生產經營資質、生產（經營）能力、產品質量、履約能力，挖掘潛在供應商，形成有效的競爭機制，進一步降低采購成本;有效的規避采購風險。

廣泛的調研包括對設備使用單位的調研和對供應商的調研。

1. 對設備使用單位的調研

通過對設備使用單位的調研，走訪用戶，可以了解使用單位的真正需求，包括對設備交貨期、使用數量、在用設備的供貨渠道的情況。了解所需采購設備的資質證件、價格區間、結構特點、功能、特點、材質、使用條件、在用設備供應商情況及使用情況。只有掌握要采購設備的詳細情況，才能按時采購到質優價廉的產品，做好保供應工作，有效的提升了采購質量及提高采購效率。

2. 對供應商的調研

通過實地考察供應商，可以直觀、全面地了解供應商的生產能力及狀況，履行合同的能力，經營狀況，學習所要采購物資的資質證件、使用特點、生產工藝等情況，供應商對自己生產、供應的產品最了解，最有發言權，多與供應商溝通、學習，了解要采購物資的資質證件、性能、特性、價格、消耗規律等，才能更全面的了解所購買的物資的情況。通過對供應商的實地調研，建立考察供應商檔案，對提高采購效率，降低采購成本，更好的完成保供應工作打下了基礎。

通過對供應商的調研，可以直觀了解供應商的情況，包括供應商是否通過了質量體系認證，供應商當前供貨質量是否能滿足企業要求、是否有監測檢驗設備及手段、供應商生產能力、生產工藝是否能滿足企業要求、供應商的財務狀況是否良好、供應商是否設有最低庫存、供應商能否接受采購方的交貨方式和付款方式等;通過到供應商的調研，可以直觀的了解要采購物資的情況，包括物資的資質證件、結構特點、材質、生產工藝及工序、重量、價格、了解供應商銷售情況等。通過調研學習，可以對要采購的物資及供應商做到心中有數，對物資采購決策有指導意義;通過對供應商的調研挖掘潛在供應商，形成有效競爭機制。爭取生產廠家直供，減少中間環節。在深入挖潛生產廠的基礎上，加大了對中間商參與報價的限制，除經調研生產廠不愿直接參與的物資外，首次發布詢價公告均要求僅限生產廠參與報價。此外，對采購過程中中間商提供的生產廠信息進行收集，和生產廠直接對接，減少中間環節，降低采購成本。

調研方式主要有：電話調研、文案調研、實地調研。調研后要對所調研的供應商填寫調研卡片，對調研情況進行總結，對優秀供應商和不合格供應商進行區分，不合格供應商及時匯報并備案。

三、強化采購風險控制

1. 采購風險的含義

采購活動是企業生產運作的起點，是企業降低成本、增加利潤、保證安全生產的重要環節。受到內部及外部環境不可控因素的影響，在采購活動的各個環節中都存在不同程度的風險。

2. 防范采購風險的措施

（1）制定科學合理的供應商評估、準入和淘汰制度，建立并定期更新供應商管理系統。企業應建立科學的供應商評估、準入和淘汰體制，由相關部門牽頭組織公司相關部門根據公平、公正和競爭的原則，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，對其履約能力及財務狀況進行評估，擇優選定供應商;新增供應商由采購部門根據采購需要提出申請，采購部門以國家企業信用信息公示系統、天眼查、安標國家礦用產品安全標志中心網站（煤安網）等為依托，多渠道查詢供應商相關信息，對于初審合格的供應商，報質量價格管理部備案，按規定的權限和程序審批合格后，納入供應商管理系統。只有資質齊全、具備一定競爭力的合格供應商才能供貨，杜絕由空殼公司供貨。每年對供應商進行一次復審評定，淘汰復審不合格的供應商。建立供應商管理信息系統，將合格供應商劃分等級，采取靈活的等級升降機制進行動態管理，定期從提供物資的質量、價格、供貨及時性、資信、售后服務及經營狀況等方面對供應商進行考核評價，根據考評結果適時更新和淘汰供應商。

（2）評審過程中審核報價供應商的經營范圍，對沒有經營范圍的供應商報價作廢標處理。對發現投標人以他人的名義投標、串通投標、圍標、以行賄手段謀取中標或者以其他弄虛作假方式投標的，該報價文件作廢標處理。對需要煤安證等有關證件的，報價供應商所投產品沒有相關證件或證件過期的，該報價文件也直接作廢標處理。發現有的供應商的報價文件不符合要求，如在報價文件上沒有按規定加蓋公章，該報價文件按廢標處理。

（3）總結評審過程中的風險點，進一步規避采購風險及資金風險。對每批評審的情況總結匯總，總結評審過程中的情況及風險點，進行采購數據的總結、分類、匯總，總結不同物資的采購特點，為后續工作打下基礎。 總結評審過程中的風險點，進一步規避采購風險及資金風險，提高采購效率。

評審總結是對評審過程中的工作進行總結、分析、研究、分類、匯總，肯定成績，找出問題，得出經驗教訓，摸索物資采購規律，用于指導以后的物資采購工作。評審總結是對評審過程的理性認識。通過總結，可以全面系統的了解評審情況，正確認識評審過程的優缺點，避免采購風險，少走彎路，提高采購工作效率。通過總結，可以使零星、膚淺的認識上升到全面、系統、本質的理性認識上來。提煉和升華尋找出物資采購的規律，形成理論。從而掌握和運用這種規律。通過總結可以慢慢積累財富，豐富自己的知識儲備，更好地提升自己。 評審總結是對評審工作情況進行回顧和評價。 可以起到信息作用、借鑒作用、監督作用、提高作用。

四、結語

面對錯綜復雜的采購業務，在總結以往好的采購管理經驗的基礎上，積極探索新的方式方法，強化采購管理、優化采購流程、防范采購風險，為企業采購到性價比最高的產品，保證了設備供應。

（作者單位：開灤集團有限責任公司物資分公司）