淺議高職院校教學秘書工作的內容

文/四川藝術職業學院 盧麗

秘書種類繁多，教學秘書是其中的一種。據相關文獻介紹，教學秘書指在學校里協助領導實施教學管理、做好教學計劃、教學通知的上傳下達、成績管理、課程綜合考核等工作的人員。“教學是立校之本，科研乃強校之路”，可見教學工作在學校工作中占據著首要地位，做好這個工作離不開教學秘書，其扮演著基層管理者和執行者的角色。當然，教學秘書的崗位職責在不同的高職院校內會存在一定的差別，但從整體上看，大體是相通的。

一、高職院校教學秘書的工作職責

據《2019高等職業教育質量年度報告》的數據顯示，我國普通高職院校共有1430余所。近年來，隨著中高職銜接，高職單招等政策的推行，高職院校規模的不斷擴大，數量也逐年遞增。學生人數不斷增多，教學秘書工作量也會呈遞增趨勢，現將秘書工作內容及職責歸納如下：

（一）依據學院校歷提前落實并做好開學前和學期末的教學準備工作。目前，我國高職院校一年有兩個學期，分為春季學期和秋季學期，各大院校均會在學期末下發新校歷，教學秘書拿到校歷后應及時上報負責領導，協助領導做好新學期的相關教學工作安排。及時下發新校歷給院系教職員工，按照教務處的進一步通知，做好新學期教學管理的工作規劃。

（二）學生學籍與日常教學管理。高職院校教學秘書在教學管理中擔任著重要的角色，需要協助輔導員建立和保管學生的學籍檔案，辦理學生的專升本、休學和退學、轉學和留學、留級和違反校規校紀處分的各種手續。匯總各專業人才培養方案、課程標準、校內專兼職教師課時量、課時津貼的統計；落實學生和教師學期課程安排、下發課表定稿、教師調停課的備案；上報各專業學生和教師教材用書統計表、教學日志和教案的匯總與歸檔等工作。

（三）負責學生考務管理、成績管理及畢業生管理工作。學生的考務管理、成績管理及畢業就業管理是高職院校教學秘書的重要工作任務之一。在學院教務處的安排下，根據文件要求負責學生的期末考試、補緩考、各類等級考試的報名與統計匯總、畢業生清考，落實校內考試的時間、地點、安排監考和巡考教師，并及時向相關部門上報安排表。協助各專業安排落實畢業環節、負責通知畢業生人像采集、下發畢業生的專升本相關通知和學生畢業證等工作。

除了以上工作內容外，教學秘書還需擔任領導安排的常務事務工作，如收發通知、負責教學相關會議會前準備工作、會議的考勤和記錄、會后總結和新聞宣傳、協助領導組織召開教學研討會等。

二、高職院校教學秘書的作用

高水平高職院校的建設，離不開高水平的師資團隊建設，也離不開高素質高技能教學服務團隊的建設，教學秘書正是服務團隊中的關鍵崗位，肩負著重要任務。

（一）上傳下達及時溝通管理教學信息。溝通是指信息的交流，教學秘書負責高職院校教學管理信息的上傳下達，扮演著溝通和協調的角色。如教學考試信息的通知、專升本信息通知、突發事件引起的調停課、期末考試通知等，都需要教學秘書及時與相關領導、專任教師、輔導員進行溝通交流，確保工作有序開展。溝通過程中，教學秘書需要養成良好的習慣，要及時匯總歸檔教學信息資料，為日后教學檢查和教學評估奠定基礎。

（二）善于總結，提供教學參謀。教學秘書工作范圍廣，涉及教學運行的各個方面，很多教學信息也是第一時間掌握，比較了解學院整體的教學現狀，所提建議和意見具有較強的參考價值。對此，教學秘書需要在工作中日積月累，善于總結分析，將所見、所聞、所聽轉換成自己的經驗，為所屬領導排憂解難，為雙高背景下高職院校的教學改革、課程改革提供一定的建議和意見。

（三）創新管理方式，提升教學管理水平。高職院校教學管理工作中，教學秘書也是基層管理者，具有領導、控制、計劃、組織和創新的職能。日常教學管理中，教學秘書需要負責所有教學相關的日常事務，如教學計劃的落實，教學任務的下達，教研活動的開展，教學秩序的維護等相關工作。為保證高職院校教學管理穩步高校推進，教學秘書應是專職的，具有一定工作經驗且責任心強的人擔任，同時，需要熟悉院校教學管理規章制度，掌握教學最新動態，研究教學規律，整合教學資源信息，創新教學管理方式，提升教學管理水平。

三、高職院校教學秘書教學工作中存在的問題

通過走訪調研發現，各大高職院校明確表示認可教學秘書在教學管理過程中的重要性，但是由于高校自身各方面的實際原因，導致教學秘書在實際的教學工作中仍存在很多問題。主要表現在以下三個方面：

（一）工作任務繁重，壓力大且歸屬感不強。教學秘書作為高職院校的協調者、溝通者和管理者，所負責的事務性工作較多，且繁雜瑣碎，經常同一時間需要完成和處理多項工作，但由于人手不夠，許多事項不能及時完成和提交，這時還要面臨領導和上級部門的催交壓力。據調查數據顯示，近70%的院校專職教學秘書崗僅有1人，需要負責所有相關的教學工作，工作任務重、壓力大、工資水平低、歸屬感不強，不利于高職院校建立穩定的教學秘書隊伍。

（二）學歷層次結構參差不齊，人才來源復雜。現今進入高職院校的工作人員最低學歷為本科，教學秘書作為行政人員，學歷要求為本科及以上學歷。由于人才競爭激勵，學院招聘人才時受到總體數量的限制，往往制定人才招聘計劃時專職秘書數量較少，很多部門人數緊缺，在引進的人才中大部分為碩士及以上學歷的專任教師，為了解決用人困難的問題，缺教學秘書崗的部門一般由專任教師或者其他行政人員兼任。據調查顯示，目前高職院校的教學秘書女性居多，學歷主要為本科或者碩士學歷的專任教師兼任，且專業不對口。由于教學秘書崗工作量大、穩定性差，換人比較頻繁，很多人剛適應工作便轉崗或者離職，這時又會臨時找人兼任，嚴重影響各項教學工作的高效完成。

（三）領導缺乏對教學秘書崗的全面認識，尚未建立健全的培訓機制。教學秘書是學校基層管理工作的踐行者，是高職院校教學工作中不可缺少的崗位，需要領導的重視和提供培訓機會。但很多院校領導忽視其重要性，認為教學秘書是技術含量較低的崗位，任何人都可以做好，由于重視程度不夠高，加之經費短缺等因素，團隊穩定性極差。以筆者所在高校為例，近80%系部在教學秘書人員選拔、配備、薪資待遇、考核管理、晉升培訓等方面重視度不夠，嚴重影響教學秘書崗位的人員工作積極性和主動性。

四、高職院校教學秘書工作問題及應對策略

針對以上普遍存在的問題，如果不及時糾正，學校的教學管理工作將受到一定影響。鑒于此，改變現今高職院校教學秘書的現狀顯得尤為重要。

（一）量化工作內容，制定有效的薪酬標準。根據教學秘書的工作內容我們可以明確，該崗位工作內容眾多，事務繁雜。為了更好地使教學工作順利有序開展，應在高職院校各系部設置專職的教學秘書，對其工作進行量化，凡學生和教師人多的系別應該按比例配備合適的專職教學秘書人數。同時，建立和健全教學秘書崗的薪資配備方案，使其崗位貢獻和薪資水平趨于平衡，降低教學秘書崗位的轉崗率，提高教學秘書的崗位歸屬感和穩定性。

（二）優化高職院校教學秘書的選聘制度。教學秘書的選聘在很多高職院校沒有完善的聘用制度，絕大部分是兼職的，所以不管是學歷層次還是素質層次都參差不齊，對學院教學管理工作的順利開展帶來一定的阻礙。教學秘書工作其實需要專業且具有一定管理基礎知識的人擔任，高職院校要想組建一支專業技能強、素質高的秘書團隊，應從源頭做起。我們要積極去改善這種現狀，要及時優化教學秘書的選聘制度，可以是校內選聘，也可以是校外招聘，且要有專業限定，特別應傾向于招聘具有教育學管理基礎知識的人員。

（三）提升高職院校領導對院系教學秘書的認可度和重視度。要想保證高職院校教學管理的正常運行，創建一支穩定的高素質秘書隊伍至關重要，要實現這個目標，歸根結底，要從領導層面引起重視，優化并完善院校教學秘書崗的培訓機制和晉升體系，有計劃地開展教學秘書的業務能力提升培訓，增強業務技能，協調好不同崗位教職人員的職業發展前景規劃，為教學秘書提供良好的晉升渠道。建立合理的考核獎勵機制，根據工作量的縮小與其他教師的工資收入差距，調動教學秘書工作的主動性和積極性，提升職業認同感和歸屬感。

五、結語

綜上所述，高職院校教學秘書的團隊人員數量雖少，但這支團隊所承擔的工作對學院發展來講至關重要，隨著國家對職業教育發展越發重視，高職院校學生規模也在不斷擴大，教學管理任務也日漸繁重。在信息化時代背景下，我們要重視教學秘書崗位的職能作用，對教學秘書的工作內容進行量化，建立和健全教學秘書崗位制度，優化薪酬體系、晉升體系以及培訓機制。學校層面需要注重這支隊伍的團隊建設，為其提供良好的平臺，創造更多的機會，增強教學秘書的專業技能和創新服務意識，提升其綜合素質，力爭建立一支穩定且高素質的教學秘書隊伍。