智能技術(shù)與高校檔案管理范式的轉(zhuǎn)變

文/海南師范大學檔案館 馮四清

高校檔案管理范式包含在檔案管理的基本范式之中，特指高校檔案管理共同體在相同工作環(huán)境中相互影響并緩慢形成的關(guān)于檔案工作、檔案事業(yè)發(fā)展的理念、規(guī)則、理論、手段、方法、思維方式和價值取向的總稱，是一個集合概念。而在智能技術(shù)的作用下，以前固有的工作模式被推翻，原有的知識結(jié)構(gòu)被重建，舊的管理制度無法適用于新情況、新發(fā)展，導致傳統(tǒng)的高校檔案管理范式發(fā)生轉(zhuǎn)變。

2015年國務院印發(fā)了《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》明確指出，在智能技術(shù)時代，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為“國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源”“堅持創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，加快大數(shù)據(jù)部署，深化大數(shù)據(jù)應用，已成為穩(wěn)增長、促改革、調(diào)結(jié)構(gòu)、惠民生和推動政府治理能力現(xiàn)代化的內(nèi)在需要和必然選擇。”眾所周知，在高校，人事檔案和學籍檔案與師生的生活學習和工作密切相關(guān)，師生對檔案的利用率非常高，這也說明，檔案在高校的使用價值有大幅度的提升空間。于此，根據(jù)《綱要》要求和檔案發(fā)展趨勢，將智能技術(shù)運用到高校檔案管理工作上，重視高校檔案建設(shè)，為師生提供優(yōu)質(zhì)貼心的服務勢在必行。可以說，對高校檔案管理范式轉(zhuǎn)變的內(nèi)涵和表現(xiàn)方式進行深入研究具有重要意義。

一、智能技術(shù)影響下的高校檔案管理現(xiàn)狀

在檔案工作發(fā)展的各個階段，人們都會有不同的思路與認識，為此，檔案工作研究者將檔案管理工作的發(fā)展階段進行了不同的劃分，學界有三個發(fā)展階段和四個發(fā)展階段兩種說法。三階段分法是：檔案史料管理階段、檔案實體管理階段以及檔案信息資源管理階段。四階段分法是：檔案的物理控制階段、檔案信息的技術(shù)管理階段、檔案信息資源管理階段、檔案知識管理階段。實際上，通過對以上兩種劃分方式的對比我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案信息資源管理、檔案信息技術(shù)管理、檔案知識管理都屬于信息管理。可以預見，檔案管理工作從實體管理向數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變，其中的信息資源管理方式必然會成為現(xiàn)代檔案管理的主要方式。這一結(jié)論并非無根之木、無源之水，早在20世紀80年代西方檔案理論中的信息論、系統(tǒng)論和控制論傳入我國時，檔案研究工作者就通過研習，形成理論共識，指導我們的檔案實踐工作，并逐步用數(shù)據(jù)管理思維來進行檔案管理，即把檔案信息與檔案載體分開，謀求儲存信息數(shù)據(jù)化，載體輕便化，并對檔案中的信息進行提煉、加工和利用。不過，雖說轉(zhuǎn)變趨勢早已形成，但是目前高校檔案管理存在的問題也不容忽視，主要表現(xiàn)為以下三個方面：

（一）檔案實體管理仍占據(jù)主導地位，發(fā)展進程緩慢。當前，我國高校檔案工作大都還是采用傳統(tǒng)經(jīng)驗管理為主，創(chuàng)新性理論和方法研究不夠深入。不少學校領(lǐng)導忽略檔案在學校發(fā)展中的獨特作用，對檔案管理工作重視不夠，師生員工也大都缺乏檔案意識，對檔案的重要性認識不足，如此，導致高校檔案工作一直處于邊緣地位。而高校檔案工作人員不少是非專業(yè)人員，知識儲備不夠，管理觀念落后，一般來說，重視對檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定，但對檔案的開發(fā)利用不太重視，這樣，必然導致檔案管理工作的封閉或半封閉性，完全不符合現(xiàn)代信息技術(shù)的共享和開放要求，延緩了新技術(shù)的開發(fā)與利用，導致高校檔案工作的發(fā)展進程緩慢落后，跟不上新時代的發(fā)展要求。

（二）檔案利用服務簡單化，開創(chuàng)意識不強。高校檔案利用服務的根本目的是滿足師生對檔案信息的需求，只有檔案資源發(fā)揮了利用價值，才能發(fā)揮檔案為師生提供更好的服務作用和價值。但是，我們高校還有不少檔案工作者缺乏積極主動的服務意識，檔案制度執(zhí)行力度不強，檔案借閱手續(xù)頗為復雜，信息化程度低，無法充分滿足師生的需求。同時，不少高校電子文件數(shù)量較少，大量紙質(zhì)文檔導致檔案檢索速度緩慢，無法滿足廣大師生和檔案用戶快速便捷查找檔案的需求。目前，高校檔案的服務對象主要限于學校師生員工，社會化程度非常低，服務項目也沒有得到充分開發(fā)，遠遠不能符合智慧檔案發(fā)展的共享要求，導致學校檔案的社會價值難以有效實現(xiàn)。

（三）忽視對檔案管理人才的培養(yǎng)，專業(yè)人才匱乏。目前，我國高校檔案工作人員理論水平和業(yè)務能力都有待提升，整體素質(zhì)偏低。檔案工作者對檔案學最前沿的發(fā)展動態(tài)和檔案學發(fā)展方向并不了解，外出調(diào)研學習，參加業(yè)務和理論知識培訓的機會也較少，無法有效發(fā)揮檔案管理隊伍的創(chuàng)新能力。鑒此，高校檔案隊伍需要創(chuàng)新人才體制機制，引進和培養(yǎng)一批具有創(chuàng)新意識、業(yè)務能力突出，理論知識豐富，懂得現(xiàn)代化技術(shù)的專業(yè)人才，已成為高校檔案隊伍建設(shè)的急迫任務。

二、大數(shù)據(jù)驅(qū)動下的高校檔案管理范式轉(zhuǎn)變的必要性

檔案是文件的存儲形式，它主要記錄著人們生產(chǎn)和生活的流程及產(chǎn)出的各種成果。檔案與每個社會個體相伴一生，記錄了人生的各種數(shù)據(jù)，相當于一個人的“傳記書”。檔案不用時只是無用的廢紙，但使用時卻是獨一無二的珍寶。可以說，在高校，檔案是最能充分保障教職員工權(quán)益的憑據(jù)，在法治社會，有且只有檔案能有效維護當事人權(quán)利，保護當事人利益，所以，安全長久地保存檔案、有條有序地整理檔案和快速便捷地查找檔案，成為檔案工作中的重中之重。現(xiàn)代技術(shù)成為普遍的、對人與自然和世界的關(guān)系加以規(guī)定的力量。任何一種新的智能技術(shù)在高校檔案管理實踐中得到應用，都會不同程度地帶來檔案管理的理念、制度、流程與方式的改變，這種變化主要體現(xiàn)為三個方面：

（一）紙質(zhì)化保存向信息化保存轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案是由社會個體從小到大所填寫的一份份表格組成的，紙質(zhì)化的文件在保存上十分不易。在保管紙質(zhì)檔案時，必須要做到防潮、防濕、防火、防蟲，要有充足的擺放空間，確保整理歸檔時無漏無錯，這對于檔案管理人員來說是極為嚴峻的考驗。但是，將信息化技術(shù)運用到檔案保存上，就能輕松解決上述問題。智能掃描技術(shù)能將紙質(zhì)化文件全部處理成圖像信息，無紙化檔案的保存只需要一個電腦硬盤。同時為防止檔案文件的遺失，可建立云檔案與數(shù)據(jù)庫，將檔案儲存到云盤中備份，避免檔案文件因損壞而無法調(diào)取使用的情況出現(xiàn)。

（二）手寫整理向智能整理轉(zhuǎn)變。高校檔案的整理在信息化之前，采取的是檔案工作人員手工謄抄的方式進行，這種方式會造成檔案記錄字跡不一，難以辨認，檔案整理有缺失遺漏，難以尋回等諸多問題。而智能技術(shù)可以做到錄入檔案時統(tǒng)一格式，輸出檔案時自動編號、分類，不僅提高了檔案工作人員的工作效率，也使得檔案的整理工作更有條理，更具效率。

（三）人工查找向信息查找轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案查找，往往依靠檔案工作人員在分類后的紙質(zhì)檔案中查找，這種查找方式效率低下，也容易出現(xiàn)紕漏。把檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)的計算查找，精確定位，可以更為及時有效地找到所需要的檔案，這種轉(zhuǎn)變節(jié)省人力，高效便捷。

三、職能時代對高校檔案管理范式創(chuàng)新的要求

高校教職員工一生的記錄，人事檔案是主要載體，我們知道，人事檔案“是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位整理、集中保存。”人事檔案是高校工作能否順利開展的基礎(chǔ)性保障。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化既是嚴峻的挑戰(zhàn)也是發(fā)展的機遇，高校檔案管理部門要面向新時代的需求，在學習中提升，在提升中發(fā)展，建立適應時代要求的檔案管理新范式。

（一）以謹慎嚴肅的態(tài)度有效把握檔案管理工作的發(fā)展趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案管理工作的快速提升提供了千載難逢的機遇，但是，由于地區(qū)差異性和經(jīng)濟發(fā)展的不平衡性，高校檔案管理的發(fā)展也具有差異性和不平衡性。目前，高校檔案管理主要采用電子檔案和紙質(zhì)檔案雙軌并存的管理方式，且紙質(zhì)檔案的數(shù)量龐大，完全電子化、無紙化的難度不小，可以說，紙質(zhì)化管理未來是否完全擯棄，誰也不能妄下定論，也許，信息化管理為主、紙質(zhì)化管理為輔將成為未來檔案管理的常態(tài)，這一點我們要有清醒的認知。

（二）以積極進取的開拓精神有效創(chuàng)新檔案管理基礎(chǔ)理論。我們知道，理論研究是指導實踐的重要基礎(chǔ)，檔案管理者的理論水平的高低決定了檔案管理實際效果的好壞。在大數(shù)據(jù)背景下，我們要積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，去改變我們的管理方式，有效提高檔案資源的智能化水平；同時，要學會運用現(xiàn)代信息技術(shù)，去搭建能為各個部門提供服務利用的共享平臺，在此基礎(chǔ)上，加強技術(shù)推廣，擬定培訓計劃，面向全校師生開展有效培訓；在開展學校工作的基礎(chǔ)上，要學會“走出去，請進來”，加強與政府、社會組織、兄弟院校的共聯(lián)互享，努力嘗試和探索，創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化時代數(shù)據(jù)價值的新思路、新方法，形成全社會良性互動，良性發(fā)展的新局面。

（三）以積極求知的態(tài)度明確檔案管理職能的基本定位。信息時代，檔案管理部門在高校數(shù)據(jù)管理工作中具有不可替代的地位，其基本職能與管理方式隨著信息化技術(shù)的廣泛運用也發(fā)生了根本性變化。檔案管理工作的角色與職責也需作出相應的改變。一般來說，單一的檔案實體保管員的角色將不復存在，檔案數(shù)據(jù)管理員的身份應運而生，與此相適應，檔案管理部門的管理方式要切合信息技術(shù)的要求，特別要建立起與各部門的溝通合作機制，發(fā)動相關(guān)管理部門和檔案資料管理員加入檔案管理的聯(lián)動機制中來，從而使檔案數(shù)據(jù)管理與各個職能領(lǐng)域的業(yè)務實踐緊密結(jié)合起來，充分發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

四、結(jié)語

在智能技術(shù)大背景下，高校檔案管理范式轉(zhuǎn)型勢在必行，但是高校檔案管理工作在本質(zhì)上并沒有出現(xiàn)重心上的轉(zhuǎn)移，傳統(tǒng)管理方式仍占主導，這就亟待檔案工作人員根據(jù)高校檔案管理創(chuàng)新思路的引導，以“大數(shù)據(jù)時代”的視角審視檔案管理工作，對已經(jīng)完成與正在進行的各項檔案工作重新調(diào)整，厘清思路，做好適應于新時代發(fā)展需要的范式轉(zhuǎn)變。