企業檔案數字化建設路徑探析

文/中國石油冀東油田公司 楊海玲

檔案數據是企業最核心最有價值的資源，對企業經營決策、信息查詢與服務、提升核心競爭力有著重要的作用。企業面對“互聯網+”與大數據時代，紙質檔案的傳統服務模式顯然已經難以滿足自身發展的需求。因此，檔案工作面臨著諸多挑戰。在挑戰面前，企業必須擺脫低效的、傳統的管理模式，樹立綠色發展的理念，堅持可持續發展的檔案觀，主動創新，積極探索企業檔案數字化建設路徑，真正實現現代化。

一、夯實檔案數字化建設基礎

數字信息資源在傳播與利用上有著傳統載體不可比擬的優勢。變“變動提供”為“主動挖掘”是開展數字檔案資源建設的關鍵，只有打破時空限制，才能真正提高數字檔案資源利用效率。企業也可以將“館藏檔案數字化”工作與增量檔案電子化工作同步推進，以實現數字檔案資源建設的高效率。

（一）確定數字檔案資源采集范圍。建成優質的館藏數字資源庫需要從源頭上明確檔案數字化的范圍。現今常用的采集范圍包括本館傳統館藏檔案、各立檔單位檔案、具有檔案性質的行業、專題信息資源庫、互聯網上具有檔案價值的信息。企業可以根據所屬各歸檔單位的基本職能、主要業務流程和歷年歸檔情況，以及大事記、各項工作計劃與工作實際情況，確定增量數字檔案資源采集范圍。

（二）實施檔案增量電子化。數字化檔案資源是數字檔案館建設的核心。如果沒有數字檔案資源，再好的檔案管理系統也是“無源之水，無本之木”。隨著科技發展和辦公自動化的日益普及，絕大多數檔案形成單位的文件都有電子文件，新形成的檔案都有電子檔案。因此，多數新增檔案已經是數字檔案，實施檔案增量電子化勢在必行。隨著檔案制度的日益完善，電子文件管理的標準、規范日漸完備，企業數字檔案資源建設的首要任務是依據相關標準把新形成的電子文件及時歸檔保存，從源頭抓起。一是避免新形成的電子文件散失無存；二是避免新增檔案再次數字化，杜絕館藏傳統載體檔案數字化工作的永無止境以及造成人、財、物的重復浪費。因此，在企業數字化建設伊始，需要將服務器和管理軟件的更換迭代造成的傳輸與轉換格式不匹配等影響因素考慮進去，特別是將檔案編碼和檔案歸類方面有較為規范的體系作為設計支撐，減少因為硬件設備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉換的壁壘，企業在推廣應用檔案管理系統之初，應設定各類別檔案既定歸檔流程，電子文件審核標準與要點，從系統源頭保證電子文件的全面收集，實現檔案增量電子化，為建設數字檔案室提供實時的數字檔案信息資源。

（三）推進館藏檔案數字化。館藏檔案數字化，是指對傳統紙質檔案通過掃描、數碼相機或錄入等手段轉換為計算機可以識別和處理的數字化信息，存儲在計算機存儲設備里。隨著移動互聯網的廣泛應用，檔案數字化加工業務應運而生。根據檔案工作的實際情況，有條件的企業可以采取數字化業務外包方式。這種方式能節省自身的管理精力，也有利于提升檔案數字化建設的質量和效果。企業檔案部門可以嘗試在館藏檔案數字化各環節中運用PDCA循環管理理念，將其置于檔案數字化質量管理體系中，促進檔案數字化工作的科學化與規范化，全面提升檔案數字化工作的質量。

二、優化檔案數字化建設的策略

（一）建立數字檔案資源建設統一標準體系。資源建設從數字檔案資源的收集開始，經過存儲、管理、利用，全程使用統一的管理標準與體系，以便更好地實現檔案資源系統化管理。數據庫建設要從長遠考慮，具備標準性和規范性、綜合性與平臺性、可行性與安全性、先進性與開放性、實用性與經濟性、可擴展性與靈活性、易維護性與易操作性等特點。

（二）培養數字化檔案管理人才。“互聯網+”時代，檔案工作者的知識結構、信息素養要同步提高。因此，企業要高度重視檔案培訓工作，注重檔案業務基礎知識、多媒體知識、網絡信息技術能力以及檔案責任意識的培養，打造一支高素質的數字化檔案管理隊伍，為檔案信息化建設、數字檔案館建設以及互聯網新思維的有效落實提供人才保障。企業可以考慮將信息與檔案部門合并，實現信息與檔案的融合發展，通過扁平化的組織體系，減少管理層級與歸檔環節，縮短檔案資料上交時間，提升檔案管理效率，或調動企業檔案人員積極參與當下急需攻關的檔案課題研究，提升檔案人員的科研攻關創新能力，切實提高員工為企業檔案工作高質量發展貢獻力量的本領，或考慮與高校合作，培養專業的檔案數字化管理人員。

（三）規范數字化檔案管理制度。開展檔案數字化工作，包括實時歸檔、技術鑒定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數據遷移、實時發布等大量新型業務內容均需檔案管理和電子文件管理標準體系的支撐。我國先后出臺了《電子文件管理系統通用功能要求（GB/T 29194-2012）》《電子文件管理系統建設指南（GB/T 31914-2015）》《信息與文獻（GB/T 34840-2017）》等電子文件與檔案管理系統標準，這為制定企業級的數字化檔案管理制度提供了依據。企業結合未來檔案發展模式與自身檔案管理特點，應制定出具有高度融合性和包容性的數字化標準體系，這種標準規程既能涵蓋當前的檔案，又具有可變更性，保證數字化檔案管理高速有效，實現良性可持續性發展。

三、提升檔案數字化服務能力

（一）依托數字化檔案系統提升檔案服務能力。首先，選用穩定性、開放性的應用軟件，以用戶中心為原則，在企業范圍內實現數字化檔案信息的開放利用。其次，檔案部門為檔案利用創造便利條件，降低利用門檻，簡化利用手續，利用現代化技術手段，不斷創新服務方式，主動開展檔案利用活動，營造良好的檔案利用氛圍。再次，根據第一手跟蹤掌握的檔案利用效果反饋信息分析檔案信息資源需求特點，明確檔案利用工作重點，借助檔案云服務平臺創新服務模式，努力拓寬利用檔案網站與移動終端開展檔案服務的渠道，積極探索助力數字經濟和企業創新的檔案信息服務，提升檔案利用實效，提高檔案服務能力。

（二）應用條形碼技術提升檔案管理效率。條形碼技術最早出現在20世紀40年代，但得到實際應用和發展是在70年代左右。條碼是由一組規則排列的條、空及其對應字符組成的標記，用以表示一定的信息，具有可靠準確、數據輸入速度快、經濟便捷、靈活實用、易于制作等特點。與條形碼相比，二維條形碼具有存儲容量大、抗損毀能力強、空間利用率高、耐用持久且可引入加密措施等優點。在檔案資料封面粘貼二維碼，通過掃描條碼，可直接獲取檔案的相關信息。此外，應用二維碼技術可優化檔案查借閱工作流程、庫房清點與檔案統計，工作效率可得到極大提升，條形碼技術的應用可以改變傳統管理方式下高勞動強度、低效率、高誤差率的工作狀況，有效解決檔案數量增加導致的漏登、錯登、錯位、甚至丟失的管理問題，是提高現代化與科學化管理水平的有效途徑之一。

（三）強化檔案科技支撐，提高檔案信息化水平。國家檔案局局長陸國強指出：“檔案科技與信息化是推動檔案事業轉型發展的重要驅動力，要充分發揮科技創新在檔案事業發展中的支撐作用，加快實現以檔案信息化為核心的檔案管理現代化。”企業結合自身檔案工作實際情況，根據檔案發展趨勢，組織內部檔案科研人員確定如電子檔案單套制、檔案數字化建設實際效果的評價標準等課題進行攻關，為檔案數字化成果的有效利用提供科技支撐，發揮數字經濟價值，提高檔案信息化水平。

（四）完善軟硬件，提高檔案現代化水平。使用安全可控的軟件和硬件、存儲備份設備、安全設備、應用軟件和系統軟件。庫房按照國家建設標準配備煙霧傳感器、視頻監控系統、門禁系統以及紅外線監控系統、除濕與加濕一體機、中央空調等消防、安防、溫濕度控制以及智能密集架等設備設施，機房依據相關標準規范建設，確保供電、消防、安防、監控等設施設備完善，以規范配置信息化基礎設施為保障，采取專業技術團隊負責設備運行與維護模式，加強檔案安全保密體系建設，為檔案物理壽命的延長與檔案的保存質量提供物質保障，安全高效運行檔案系統數據庫，實現網絡環境下檔案的實體與信息安全。

四、結語

智能化是依托數字化和網絡化，更充分地、智慧地利用計算機技術的必然結果。企業結合檔案管理的發展趨勢，要積極變革思想理念、業務模式與管理方式，在法規遵從、資產化、標準化、組織記憶、知識管理、集成管理、風險管理以及云計算和大數據等方面加強檔案管理，實現檔案行業真正的轉型，發揮數字化檔案價值，創造檔案工作的新局面，全面助力企業高質量發展。