醫(yī)院干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化的思考

文/江蘇省人民醫(yī)院 古淑婷

人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎。醫(yī)院人事檔案的保管對象主要由醫(yī)務、行政、工人等人員構成，由于機構的特殊性，醫(yī)務人員檔案占主要部分，其檔案反映了醫(yī)務人員個人的全部履歷信息，是醫(yī)院選拔人才的重要依據(jù)。計算機網(wǎng)絡技術的興起帶領各行各業(yè)走進了信息化時代，檔案管理的信息化也在這樣的背景下逐步推進。目前國內大型三甲醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)率普遍較低，絕大部分醫(yī)院開始意識到檔案數(shù)字化的重要性，并開始有計劃、有步驟地推進本單位的人事檔案數(shù)字化進程。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理方法落后。醫(yī)院人事檔案主要記載著醫(yī)院工作人員的履歷、學歷、工作經(jīng)歷、社會關系、業(yè)務能力、考察考核、職務晉升、工資工齡以及獎勵處罰等多方面的原始記錄，是個人自然情況的真實記錄和反映。現(xiàn)在許多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式進行管理，沒有運用計算機軟件等信息化的方法，技術手段較為落后，工作效率低下，容易帶來許多問題，導致檔案的機密性和專業(yè)性方面存在較多隱患。

（二）管理方式不當。很多醫(yī)院由于資金或者技術方面的短缺，無法完全實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設，導致在建立索引數(shù)據(jù)時，只能采用手工的方式對大量的紙質檔案資料進行記錄、建卡和查閱。同時，在檔案出入庫時也無法進行自動記錄，也是依靠人工手段查找和分析，這種方式不僅增加了工作量，而且會降低數(shù)據(jù)的準確性，導致檔案管理工作效率大大下降，不僅影響醫(yī)院的人才管理和選拔，也嚴重影響了醫(yī)院的進一步改革和發(fā)展。

（三）相關硬件設備落后。人事檔案工作不受醫(yī)院管理層重視，資金投入少，許多硬件設備是多年前購入，一直得不到更新?lián)Q代，老化嚴重，嚴重影響工作效率，而且對檔案管理方面的經(jīng)費投入不足，造成檔案信息化、數(shù)字化進展緩慢，相關硬件設備落后，存在許多隱患。

（四）管理人員的意識落后。目前，有相當比例的醫(yī)院聘用的檔案管理人員專業(yè)背景與醫(yī)療衛(wèi)生相關，并非檔案專業(yè)出身，由于醫(yī)療機構的特殊性，雖然這些非檔案專業(yè)的人員在醫(yī)務人員檔案材料收集、鑒別和歸檔等方面有一定程度的幫助，但是畢竟沒有受過專業(yè)培訓，檔案管理意識和保密意識有時較為淡薄，還有部分檔案管理人員仍然固守傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗和模式，對醫(yī)院人事檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性的思考。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的意義

（一）有利于提高本單位的人事檔案信息化、數(shù)字化水平，提升工作效率。通過推動醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設，幫助檔案工作人員擺脫以往低效率的手工工作方式，提升工作效率，更好地為識別和選拔醫(yī)院臨床人才服務，同時也能幫助領導者全面了解和把握醫(yī)院人員構成情況，在干部提拔等人事調動環(huán)節(jié)可以快速篩選出符合條件的人選，從而能夠建立一支符合本單位實際情況的人才庫，對于加強醫(yī)院人才隊伍建設具有重大意義。

（二）有利于擴大存儲空間，提高干部人事檔案利用價值。在數(shù)字化管理的模式下，可以在物理上大大擴展檔案的存儲空間。同時，利用先進的信息技術增強檔案的安全性和保密性。工作人員可以通過網(wǎng)絡對檔案信息進行查閱，從而減少紙質檔案翻閱次數(shù)，延長檔案壽命，有利于提高醫(yī)院干部人事檔案的利用率，對于加強人事檔案保護和開發(fā)利用具有十分重要的作用。

（三）有利于降低干部人事檔案的管理成本，促進本單位檔案信息化水平的提高。對于大型三甲醫(yī)院來說，干部隊伍龐大，干部人事檔案管理工作非常繁重，檔案管理人員短缺，積極開展干部人事檔案數(shù)字化工作，借助于計算機信息技術，可以對大批量的人事檔案信息進行高效、快速、準確的分類提取和加工處理，并通過網(wǎng)絡進行快速傳遞、存儲，一系列的信息化流程在很大程度上降低了人事檔案的管理成本。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)策略

（一）理論層面。1.因地制宜，建立并完善符合本單位實際情況的人事檔案數(shù)字化制度。第一，要根據(jù)國家相關法律、地方法規(guī)，并結合醫(yī)院自身實際情況，建立一套科學、合理、明確、可行的標準規(guī)范，使醫(yī)院人事檔案數(shù)字化有規(guī)可循、有法可依；第二，要配備一批既熟悉信息化、計算機網(wǎng)絡知識，又懂得檔案管理知識、具有檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)化的管理人員，明確相關責任和職能；第三，制度的建立要與實踐密切結合，避免流于形式，通過舉辦宣講會、定期課程培訓、內容考核等形式，組織相關管理人員對人事檔案數(shù)字化建設規(guī)范進行學習，使數(shù)字化制度的內容和流程深入人心，為醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設建立堅實的制度基礎。2.管理入手，提高本單位檔案管理人員對干部人事檔案數(shù)字化的認識。首先，從醫(yī)院領導者層面來說，如果平時忽視人事檔案工作，但是在需要提拔干部時卻要求人事檔案部門高效、準確、迅速地提供人才信息，這就與人事管理理念背道而馳，人事檔案工作離不開管理者的重視、鼓勵和投入，人事檔案工作的水平與醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展息息相關。其次，無論醫(yī)院人事檔案部門聘用何種專業(yè)背景的檔案工作者，都要使其充分認識到干部人事檔案的特殊性、政治性和保密性，了解人事檔案數(shù)字化的優(yōu)勢和未來發(fā)展趨勢，去除思維模式中陳舊的管理理念，廣泛涉獵檔案數(shù)字化的相關知識，重新樹立現(xiàn)代化的管理意識，建立與信息化時代接軌的管理理念，為本單位人事檔案數(shù)字化的開展做好理念轉變和知識儲備。

（二）實踐層面。1.加強人事檔案管理人員的業(yè)務技能培訓。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和數(shù)字化技能水平直接關系到人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的工作效率，因此，有必要提升檔案管理人員的專業(yè)素質。第一，對于未來新進的人員，醫(yī)院應當提高人事檔案管理人員的報考門檻，對報考者的學歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗等方面進行嚴格把關，篩選出一批綜合素質高、業(yè)務能力強，有利于人事檔案數(shù)字化建設工作的高素質人才；第二，對于現(xiàn)有的檔案管理人員，一方面是鼓勵他們主動學習檔案和信息化相關知識，如今互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)達，各省、市的檔案局（館）都有自己的官方網(wǎng)站，其中絕大部分的檔案局（館）在官網(wǎng)上設有繼續(xù)教育欄目，通過視頻、課件講解等方式為各行各業(yè)的檔案從業(yè)人員提供免費的專業(yè)知識培訓，內容非常豐富；另一方面，醫(yī)院可以和高校、上級檔案管理部門、數(shù)字化專業(yè)公司合作，邀請檔案行業(yè)的專家、教授、檔案數(shù)字化的精英人才等，以檔案管理沙龍、座談會或研討會等形式，向本院的檔案管理人員介紹行業(yè)先進的技術、管理理念和工作經(jīng)驗，切實提升本單位的數(shù)字化工作意識和工作能力。2.尋找專業(yè)的第三方公司完成人事檔案數(shù)字化的初始化進程。醫(yī)院大多對臨床業(yè)績指標較為重視，對人事檔案管理方面則重視不夠，導致醫(yī)院在人事檔案管理方面的人力、物力等投入非常少，各方面資源短缺，因此，嚴重影響了人事檔案數(shù)字化建設的開展。基于此類現(xiàn)實情況，醫(yī)院可以積極尋求與外部專業(yè)的第三方公司合作，購買數(shù)字化服務，借助其先進的技術、設備以及人才等優(yōu)勢完成人事檔案數(shù)字化的初始化進程。首先，要認真梳理招投標條件，醫(yī)院應該從企業(yè)性質、企業(yè)規(guī)模、注冊資金、人員構成、安全保密、過往業(yè)績等方面入手，按照國家、地方法規(guī)以及行業(yè)標準等相關規(guī)章制度嚴格審查數(shù)字化服務企業(yè)的相關資質，篩選出符合條件的數(shù)字化加工公司。其次，醫(yī)院人事檔案部門應當成立由組織人事處主要領導或分管領導參加的檔案數(shù)字化外包工作組，制定符合本單位實際的人事檔案數(shù)字化總體規(guī)劃和工作細則，并明確相關人員和職責分工。再次，數(shù)字化建設是一項計劃性、技術性、保密性非常嚴格的工作，不是一蹴而就的，需要建立檔案數(shù)字化外包保密制度以及監(jiān)管機制，與數(shù)字化服務機構簽訂保密協(xié)議，對數(shù)字化服務機構保密安全措施的落實情況進行常態(tài)化的監(jiān)督、檢查，在數(shù)字化的每一個階段及時做好總結、復盤，主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而杜絕損害、復制、違規(guī)使用檔案信息等行為發(fā)生。

四、結語

在當前信息化浪潮的背景下，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化有利于提高人事檔案的利用效率和利用價值，提升本單位人事檔案管理水平；有利于擴大檔案存儲空間，提高干部人事檔案利用價值；有利于降低干部人事檔案的管理成本，促進本單位檔案信息化水平的提高。因此我們應當積極樹立人事檔案信息化管理意識，在管理理念上不斷去陳革新，努力做好檔案管理人員的培訓工作，積極尋找專業(yè)的數(shù)字化服務機構，借助先進的技術、設備和人員優(yōu)勢，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的良好開端。只有這樣，才能真正實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化和信息化，提高醫(yī)院人事檔案管理的質量，促進醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。