高校智庫構(gòu)建語境下檔案文獻資源管理路徑研究

文/廣州美術(shù)學(xué)院 周賢慧

“高校智庫是隸屬于大學(xué)，利用大學(xué)學(xué)科與人才優(yōu)勢、綜合開展戰(zhàn)略研究、政策咨詢、人才培養(yǎng)、輿論導(dǎo)引、公共外交獲得的科研組織機構(gòu)”，是我國智庫建設(shè)的重要集群。高校智庫檔案建設(shè)亟須與智庫建設(shè)同步，從理論、方法、技術(shù)、路徑進行具象語言研究。

一、新問題的提出

2013年，習(xí)近平總書記首次提及智庫?！盀橥七M中國特色新型高校智庫建設(shè)，教育部早在2014年2月就制定了《中國特色新型高校智庫建設(shè)推進計劃》，旨在為黨和政府科學(xué)決策提供高水平智力支持?！苯刂?020年4月20日，中國智庫索引(CTTI)共收錄836家來源智庫，其中高校智庫560家，占比高達67%。高校智庫建設(shè)的同時，突顯一個新問題：高校智庫檔案文獻的流向與管理。檔案的長久安全保存是一項社會記憶托底工作，但這個問題顯然在高校智庫構(gòu)建實踐與研究中被忽略或擱置觀望。

二、高校智庫檔案文獻理論研究現(xiàn)狀

通過對中國期刊全文數(shù)據(jù)庫CNKI平臺進行檢索，以“智庫、檔案”為關(guān)鍵詞共檢出18個實際內(nèi)容相關(guān)成果。專文探討智庫檔案文獻管理的只有1篇且是譯文：Raymond J.Struyk在《智庫研究項目文件與數(shù)據(jù)的歸檔問題》提出智庫人員要樹立歸檔意識，這些實物資料在開發(fā)階段就開始收集的觀點；國內(nèi)1篇針對智庫內(nèi)部檔案資料研究：代俊紅的《我國智庫建設(shè)中的內(nèi)部檔案鑒定與保管》從內(nèi)部檔案角度提出智庫必須提供相應(yīng)的空間，明確保管主體職責(zé)；呂元智《面向新型智庫建設(shè)的檔案知識服務(wù)工作發(fā)展對策研究》認為，在面向新型智庫建設(shè)服務(wù)工作中，檔案部門可以采取“邊實踐、邊探索、邊完善”的策略來開展相關(guān)知識服務(wù)工作，選擇與之相適應(yīng)的參與機制。

三、高校智庫檔案文獻管理實踐現(xiàn)狀

通過對國內(nèi)外多所知名高校圖情檔部門及智庫主管人員的調(diào)研訪談，凸顯圖情檔人員不了解智庫，智庫不了解圖情檔的狀況，缺乏相互交流與溝通。大多數(shù)高校智庫管理者并不清楚檔案流向與保管主體問題，重視不夠。目前高校智庫檔案文獻的流向大體上有3種模式：一是向檔案館歸檔，如浙江大學(xué)（由智庫保管一段時間后向檔案館歸檔）、中山大學(xué)（文獻與文化遺產(chǎn)管理部統(tǒng)管圖書館、檔案館、博物館，智庫檔案文獻向檔案館歸檔）、廣東財經(jīng)大學(xué)等；二是交由圖書館保管，如美國伯克利大學(xué)（智庫檔案文獻由圖書館管理，美國大學(xué)大多在圖書館內(nèi)設(shè)檔案部，單獨設(shè)立檔案館的甚少）、美國哈佛大學(xué)（機構(gòu)分散，資源共享）、南京師范大學(xué)（智庫檔案文獻由圖書館機構(gòu)典藏庫保管）等；三是由高校智庫自行管理，如南京大學(xué)（同時建有智庫管理平臺CTTI）、武漢大學(xué)（智庫自管，建有數(shù)字人文中心）、中國人民大學(xué)、華南理工大學(xué)、暨南大學(xué)、華南師范大學(xué)等。

四、高校智庫檔案文獻解構(gòu)及全宗屬性界定

導(dǎo)致高校智庫檔案文獻流向不統(tǒng)一、管理主體多元化的主要原因：一是高校智庫檔案文獻管理是全新課題，尚未形成系統(tǒng)的理論框架與成熟的實踐路徑；二是高校智庫管理模式多樣化，智庫檔案文獻構(gòu)成復(fù)雜，歸屬不明確導(dǎo)致校內(nèi)各部門或爭相保存，或相互推諉；三是圖書、檔案及智庫本身管理平臺的強弱也會影響檔案文獻的管理流向。為改變高校智庫檔案文獻分散管理、存在安全隱患、不便利用的現(xiàn)狀，有必要對其全宗屬性和內(nèi)容構(gòu)成進行研究和厘清。

（一）高校智庫檔案文獻的全宗屬性。大多數(shù)高校智庫并非獨立法人，且經(jīng)費預(yù)算、人事任免從屬于學(xué)校，其形成的檔案文獻理應(yīng)歸屬于學(xué)校全宗，脫密后須依規(guī)向?qū)W校檔案部門移交。對于國家級、省級及部分合作型校級智庫，需具體情況具體分析，根據(jù)全宗屬性界定其檔案文獻是否屬于學(xué)校檔案全宗；對于其中不屬于高校檔案全宗的智庫檔案文獻可由智庫自行管理，但檔案部門仍負有不可推卸的業(yè)務(wù)指導(dǎo)義務(wù)，應(yīng)從建章立制到歸檔流程等多方面對智庫有關(guān)人員進行指導(dǎo)，以防散亂流失。界定清楚了全宗屬性，就厘清了高校智庫檔案文獻的管理主體和各方職責(zé)。

（二）高校智庫檔案文獻內(nèi)容構(gòu)成。高校智庫檔案文獻包括實體檔案、實物檔案、數(shù)字檔案、數(shù)據(jù)庫等各種載體文獻類型。其中數(shù)據(jù)庫占比最大，《中國智庫索引（CTTI）研制報告》將數(shù)據(jù)庫精準劃分為機構(gòu)數(shù)據(jù)庫、專家數(shù)據(jù)庫、機構(gòu)產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫和機構(gòu)活動數(shù)據(jù)庫四個數(shù)據(jù)庫子集。其中產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫子集進一步細分為報告、電子出版物、論文、內(nèi)參、期刊、其他出版物、時事通訊、視頻資料、圖書、項目10個大類。在智庫研討推廣活動中直接形成的具有長期查考利用價值的各類數(shù)據(jù)、文件材料等，按照檔案法規(guī)定只要定義為檔案的，都應(yīng)歸盡歸。厘清了高校智庫檔案文獻的構(gòu)成，就找準了管理對象。

五、探索高校智庫檔案文獻管理新路徑

目前的檔案館、圖書館或者智庫機構(gòu)自行保管三維模式并不理想。我們需要重新思考和調(diào)整組織方式。在實踐中趨向于整合、融合的新模式。通過全球性與區(qū)域性、社會視角和專業(yè)視角、傳統(tǒng)理論和創(chuàng)新思維等多維視閾打破線性思維，重新審視并構(gòu)建智庫檔案文獻管理新模式。

（一）構(gòu)建高校數(shù)字人文中心。高校應(yīng)抓住智庫建設(shè)的機遇，推動數(shù)字時代檔案文獻管理的轉(zhuǎn)型升級。具有條件的先行規(guī)劃和建設(shè)數(shù)字人文中心，條件不成熟的也要明晰資源共享是趨勢。辨清檔案館的底層邏輯是記憶，圖書館的底層邏輯是知識，博物館校史館的底層邏輯是展示，各院系的底層邏輯是教研，智庫的底層邏輯是學(xué)理研究。突破零和思維，以納什均衡為目標。將諸塊以整體性原則納入同一思維框架下協(xié)同管理，共享數(shù)據(jù)，互利共贏，力求實現(xiàn)高校各類信息資源整合價值的最大化。在組織方式上以管控結(jié)合賦能的方式，從外部驅(qū)動變?yōu)樽晕夜芾砼c自我驅(qū)動，打造數(shù)字人文中心和智庫檔案文獻資源管理的新模式。

（二）構(gòu)建高校智庫檔案文獻合作管理項目平臺。尚不具備建設(shè)數(shù)字人文中心條件的高校，需精準認知并為智庫的良性發(fā)展掃清道路?？赏ㄟ^項目合作的形式搭建智庫檔案文獻合作管理平臺。高校智庫不僅需要及時收集、分析各類信息，還需追根溯源，把握社會問題的來龍去脈，總結(jié)以往的實踐經(jīng)驗和教訓(xùn)，這些都離不開檔案資源的支持。高校檔案部門面對智庫檔案文獻管理的新語境、新內(nèi)容，應(yīng)主動參與本校智庫建設(shè)活動，及時提供符合決策咨詢分析要求的檔案資源，幫助決策咨詢?nèi)藛T發(fā)掘檔案資源之間的內(nèi)在聯(lián)系。同時，提供專業(yè)化的指導(dǎo)意見，助其制定智庫檔案管理辦法、歸檔業(yè)務(wù)規(guī)范、利用制度等，實現(xiàn)實質(zhì)性可操作性指導(dǎo)和有標準可依的指導(dǎo)文件。確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整。以項目形式參與到以智庫構(gòu)建為目的一系列活動中。

（三）切實保障高校智庫檔案文獻的保密需求。部分智庫涉密檔案文獻具有政治性、敏感性，在保密期內(nèi)必須嚴格按國家保密法及保密規(guī)定進行管理。但不應(yīng)以此為借口疏于管理，否則極易出現(xiàn)沉淀在智庫內(nèi)部甚至導(dǎo)致項目結(jié)束、人走材料散失或隨智庫消亡的狀況。現(xiàn)實中由于保密性要求，智庫傾向于自己保管，但除了一些知名大型智庫外，大部分智庫未配專兼職檔案文獻管理員，因而有歸檔價值的智庫內(nèi)部涉密文獻可按照保密管理要求暫緩歸檔，但脫密后應(yīng)第一時間經(jīng)整理后向?qū)W校檔案部門移交。

“風(fēng)物長宜放眼量”，做好高校智庫檔案文獻資源的管理，不僅有助于更好地發(fā)揮智庫的戰(zhàn)略研究、政策建言、人才培養(yǎng)、輿論引導(dǎo)、公共外交等功能，也可為檔案部門構(gòu)建綜合性文獻資源信息庫、利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進行知識再開發(fā)創(chuàng)造有利條件，具有十分重要的現(xiàn)實意義。