基層檔案管理工作問(wèn)題與對(duì)策

文/新密市檔案局 郭麗娜

基層檔案是保證單位穩(wěn)定發(fā)展的基石，檔案管理工作是否正常，與管理人員能否正常工作有直接關(guān)系。針對(duì)基層檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)制定解決措施，有效保證管理工作順利開(kāi)展，這是提升基層檔案管理整體水平的前提條件。

一、基層檔案管理工作在單位發(fā)展中的意義

要想在檔案管理工作中保持正確的工作態(tài)度，需要樹(shù)立正確的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視和理解。基層檔案是單位日常管理發(fā)展的如實(shí)記錄，是單位不斷發(fā)展的歷史憑證，也是單位難以估量的資本。基層檔案有多種存檔方式，有文書(shū)和業(yè)務(wù)形式，還有人事及財(cái)務(wù)形式，安全類檔案也是其中的一種。不同的檔案資料記錄著單位不同發(fā)展階段的軌跡，對(duì)基層單位的管理工作及未來(lái)發(fā)展有非常重要的歷史意義和借鑒價(jià)值。

二、分析基層檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）未引起檔案管理人員的足夠重視。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前發(fā)展情形，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作被個(gè)別基層單位忽視，他們對(duì)管理檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。因此某些基層單位認(rèn)為管理檔案簡(jiǎn)單易上手，需要的技術(shù)含量不高，對(duì)大多數(shù)人稍加培訓(xùn)，做到歸整、排放或者修補(bǔ)檔案就可以；再加上這項(xiàng)工作缺乏完善的評(píng)估體制，相對(duì)于其他工作穩(wěn)固性高，導(dǎo)致一些工作人員態(tài)度敷衍，假如這種不良風(fēng)氣蔓延，不僅嚴(yán)重影響基層單位檔案管理質(zhì)量，還會(huì)因不當(dāng)管理造成重要資料的丟失。因此，基層單位務(wù)必要強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。縱觀我國(guó)目前檔案管理的實(shí)際情況，檔案管理未引起足夠重視是普遍存在的現(xiàn)象，再加上專業(yè)的管理人才比較缺乏，而現(xiàn)有檔案人員工作能力較差或職業(yè)素質(zhì)低下，個(gè)別單位甚至把其他工作崗位的人員調(diào)過(guò)來(lái)管理基層檔案，所謂“拆東墻補(bǔ)西墻”，調(diào)劑人員無(wú)法全面了解和掌握檔案管理的工作內(nèi)容，也不具備分析檔案的能力。更有甚者，對(duì)檔案的整理、歸檔、查找和維護(hù)這些基本工作都不清楚，因此，難以放心將這些珍貴的國(guó)家資源交給專業(yè)能力不足或不對(duì)口人員進(jìn)行保管。基于此，加大對(duì)基層單位建設(shè)的重視力度是目前檔案管理的重中之重，這也是有效避免基層檔案被管理人員當(dāng)作廢舊資料銷毀的重要防護(hù)手段，提升檔案人員綜合能力，使檔案管理工作符合新時(shí)代人們的期望，為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

（三）硬件設(shè)施不完善且檔案管理混亂。對(duì)基層檔案進(jìn)行管理需要結(jié)合硬件設(shè)施來(lái)進(jìn)行，一般情況下，檔案應(yīng)用價(jià)值較大，尤其是紙質(zhì)檔案，其價(jià)值更是難以估量，單位通常將這類檔案存放于鋼質(zhì)且防御性較好的存儲(chǔ)柜中，這種存儲(chǔ)方式雖然能保護(hù)紙質(zhì)檔案免受外來(lái)不利因素的破壞，但無(wú)法抵擋自然環(huán)境所帶來(lái)的不利影響。另外，部分單位當(dāng)?shù)丨h(huán)境比較惡劣，自然災(zāi)害較為嚴(yán)重，紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存質(zhì)量難以保障。雖然部分單位采用了電子檔案管理模式，但仍舊需要借助硬件設(shè)施的支持才行，實(shí)際情況是，檔案管理部門(mén)所配備的計(jì)算機(jī)設(shè)備型號(hào)比較老舊，內(nèi)存運(yùn)行受限，對(duì)檔案管理工作的順利實(shí)施造成嚴(yán)重影響。部分基層單位，尤其是人流量相對(duì)較小的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)，其工作量和員工人數(shù)、檔案存放規(guī)模遠(yuǎn)沒(méi)有市區(qū)以上單位多，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位，檔案柜中通常存放的都是鄉(xiāng)鎮(zhèn)村民的個(gè)人參保信息，對(duì)其進(jìn)行分村或分盒整理存儲(chǔ)進(jìn)入檔案柜實(shí)行專管，除了上述類型的檔案信息相對(duì)管理比較規(guī)范，其他類檔案信息通常都是工作人員個(gè)人管理，并沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行細(xì)致分類，更沒(méi)有固定的存儲(chǔ)位置，經(jīng)常容易發(fā)生檔案資料本該歸檔卻未歸檔的混亂現(xiàn)象。

（四）基層檔案人員信息化管理意識(shí)較差，且信息化管理程度偏低。部分單位仍舊沿用傳統(tǒng)的手工方式來(lái)查找所需的檔案資料，雖然有計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，但檔案工作人員信息化管理意識(shí)缺乏，未將科技信息的優(yōu)勢(shì)充分利用起來(lái)，手工方式管理檔案，不僅影響工作效率，還容易因個(gè)人原因等出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。信息化管理只局限于對(duì)參保人員實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查找對(duì)應(yīng)檔案編號(hào)信息，然后工作人員再去找對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并未將參保人員的檔案資料進(jìn)行集中化信息管理，其他類型的檔案資料更未納入信息化管理范圍，這對(duì)基層檔案管理的質(zhì)量和效率造成非常不利的影響。

三、加強(qiáng)基層檔案管理工作的相關(guān)措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作的重視，積極宣傳檔案管理的意義。強(qiáng)化檔案管理人員的相關(guān)意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要意義。未對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視是我國(guó)檔案管理普遍存在的現(xiàn)象，要保證檔案管理工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，可以從以下兩方面來(lái)著手：一方面，加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，積極宣講檔案管理對(duì)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要性，同時(shí)對(duì)宣傳工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，以保證檔案宣傳的有效性。借助目前宣傳的不同形式，加大宣傳范圍和力度，比如將宣傳彩頁(yè)刊登在報(bào)刊上，或者利用廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等多媒體形式進(jìn)行宣傳，也可以利用微信公眾號(hào)等不同形式進(jìn)行大范圍宣講，提升基層檔案管理人員對(duì)工作的重視程度，這是避免重要檔案被損壞的重要手段。另一方面，除了上述宣傳方式外，政府部門(mén)需配合出臺(tái)相關(guān)的行政性文件，進(jìn)一步加大宣傳力度，同時(shí)也體現(xiàn)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，并全面監(jiān)管基層檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行情況，使基層單位充分意識(shí)到檔案管理的真正意義。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理人員個(gè)人水平是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍預(yù)期的建設(shè)水平，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的重視和提升，單位可以根據(jù)自身實(shí)際為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。同時(shí)，注重對(duì)檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)和重用，杜絕使用其他部門(mén)工作人員來(lái)管理檔案，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和責(zé)任心，將檔案管理人員的薪資福利和個(gè)人績(jī)效掛鉤，并實(shí)行獎(jiǎng)罰措施，對(duì)優(yōu)秀的檔案管理人員給予合理的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作散漫、不負(fù)責(zé)或發(fā)生重大錯(cuò)誤的檔案人員給予嚴(yán)厲懲罰，必要時(shí)予以開(kāi)除等。通過(guò)不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理隊(duì)伍，達(dá)到提升檔案管理工作效率及質(zhì)量的最終目的。

（三）完善硬件設(shè)施并對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理。根據(jù)基層單位的實(shí)際存檔條件，實(shí)施完善的電子檔案管理模式。除重要檔案進(jìn)行專人專管外，還要進(jìn)行電子存檔保管，通過(guò)雙重保險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)基層檔案資料的完善管理。及時(shí)更新硬件設(shè)施的型號(hào)和內(nèi)存，以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。不管是鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位還是市區(qū)以上單位，都需做好基層檔案資料的規(guī)范管理，將所有檔案分門(mén)別類進(jìn)行全面存檔保管，對(duì)特殊、重要的檔案除了紙質(zhì)存檔外，還要進(jìn)行電子檔案的專門(mén)保管，以防丟失或損壞，對(duì)單位造成不可估量的損失。務(wù)必保證所有檔案的全部歸檔，對(duì)應(yīng)歸未歸的問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理人員進(jìn)行批評(píng)或處罰，使其認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員信息化意識(shí)，提升檔案信息化管理程度。強(qiáng)化檔案管理人員信息化管理意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的信息管理模式替代傳統(tǒng)的手工管理模式，使計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)所有檔案資料實(shí)行信息化管理，以此來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。不斷提升基層檔案管理信息化建設(shè)水平，加大對(duì)檔案信息化管理的投入力度。針對(duì)信息化管理實(shí)施過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題，工作人員要積極同技術(shù)人員共同分析和研究應(yīng)對(duì)措施，引入先進(jìn)的檔案信息管理軟件，建立基層檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，將參保檔案信息及其他檔案信息統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行安全保存，制定檔案信息化管理制度，并根據(jù)單位實(shí)際不斷優(yōu)化和改進(jìn)制度內(nèi)容，為基層檔案管理工作的有效落實(shí)提供重要保障，這也是提升檔案管理水平的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層檔案管理是單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展不可或缺的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層及檔案管理人員應(yīng)引起足夠的重視。強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要性。制定完善的檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理軟硬件方面的投入力度，對(duì)基層檔案實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的雙重管理模式，同時(shí)，提升檔案管理人員的綜合能力，以此來(lái)推動(dòng)基層單位檔案管理工作健康發(fā)展。