模式改革在檔案管理中的合理應用

文/楊凌職業技術學院 金文靜

檔案以實質載體的形式記錄和永久保存信息資源，檔案不僅可以成為我們日常工作中需要的憑證和依據，從某種意義上來說，也能造福我們的子孫后代，若干年后，可以成為他們學習歷史的重要保障。目前我國檔案管理工作并沒有緊跟社會發展的腳步，無論是從機制、政策還是設備方面，其結果都導致社會對檔案工作的需求與實際檔案工作能力相悖。針對目前我國的社會發展和新的市場經濟的形勢下所產生的與檔案管理工作相矛盾的地方，我們需要具體問題具體分析。簡言之就是，就目前不斷增加和形成的檔案而言，我們需要加強收集力度，提高檔案收集管理工作的效率。而對于正在損毀的檔案資源，我們則需要加大保護力度。

檔案的增加或減少并不是目前檔案管理工作存在的唯一問題，從整體上來說，檔案工作面臨挑戰。因此，致力于解決目前檔案管理工作所面臨的問題，不僅需要檔案管理工作者增強工作意識，提高專業技能，更需要我們所有人對檔案工作的支持，例如及時提供如實的檔案資源。盡管檔案管理工作在新的市場經濟和開放式的管理形勢下正面臨著巨大的挑戰，但是檔案管理工作仍舊是我們無論在何種情況下都不應該落下的重要工作，所以我們必須致力于解決問題。檔案管理必然存在且對社會有著極其重要的作用，對其改革的探討對于我們每個人而言，都是不可推卸且任重而道遠的工作。

一、檔案管理工作的內容以及特點

檔案管理工作所具備的四個特點如下：專業性、服務性、及時性、保密性。

（一）檔案管理必須是專業的。檔案工作人員必須嚴格按照國家相關規定對檔案進行合法合規的收集和整理。檔案工作人員不僅要對檔案信息進行管理，還需要考慮到后期單位對檔案的查閱作用。作為一名檔案管理工作人員，不僅要擁有牢固的檔案管理的理論知識，更需要一直以專業的心態認真仔細地對檔案進行妥善收集和保管工作。

（二）服務性也是檔案管理工作的特點。由于檔案收集范圍十分廣泛，檔案收集不僅僅是收集人員的基本信息，還要包括人員的主要工作經歷、政治面貌等等，這為工作人員以后無論是對職業的需求還是生活的需要，都會起到重要的憑證作用。

（三）檔案管理工作的及時與否跟檔案管理工作的效率緊密相關。檔案管理工作者所收集的資料屬于原始資料，在鑒別、整理、歸檔后，由于每個人的工作經歷和個人信息等都會有所變動，所以對于檔案工作者而言，及時更新檔案信息，做好新舊檔案的交替，防止檔案信息的陳舊和遺漏是非常重要的，必須保證檔案信息和個人現實狀態是一致的。

二、檔案管理工作改革所面臨的挑戰和問題

檔案管理工作改革過程中會遇到很多挑戰和問題，下面具體以社區和高校的改革工作為例，詳細分析檔案管理模式改革在檔案管理中遇到的問題和挑戰。

（一）社區人事檔案管理工作所面臨的挑戰。社區檔案管理存在以下幾個問題：1.管理方式滯后。社會大眾對社區要求越來越高，但是有關社區的檔案管理卻沒有跟上發展的步伐。許多社區檔案管理仍然是以紙質文件存檔為主，對所需檔案進行檢索和查閱的時候，耗費的人力、物力較多，并且效率不高。再者，由于紙質檔案資料經過多次查找翻閱之后會出現損壞，不利于長久保存，管理方式的滯后是檔案管理工作停滯不前的重要因素。2.人們對檔案管理工作的認識較為淺顯，重視力度不足。由于檔案工作相對于其他一線工作而言屬于幕后工作，由于不能帶來明顯的經濟效益，所以在日常生活中并不為人們熟知，很少有人知道檔案管理工作的重要性和艱難性。3.如果在檔案管理過程中，出現軟件或者硬件方面的缺失，也會對檔案管理工作的順利開展產生影響。在管理檔案的工作過程中，管理檔案的系統遲遲不到位。

（二）高校人事檔案管理工作所面臨的挑戰。對于高校來說，檔案是真實全面反映教職工教學水平和發展潛力的基礎資料，這是高校高層檢驗教職工工作能力的重要渠道，高校的檔案是準確如實記錄學校教職工在學校的工作表現、科研成果以及社會實踐情況，如實反映教職工的教學水平、專業技能、思想認識等等方面。目前高校的檔案管理機制有以下幾個問題：1.缺乏上層領導的重視，出現支持不到位的現象。首先，我們必須意識到領導是否支持、重視學校的檔案管理工作是檔案管理工作順利開展的重要條件，在檔案管理的過程中，學校的領導層忽視了檔案管理的重要性，那么處于檔案管理工作崗位的工作人員會出現工作散漫，沒有目的的狀態，因此會導致檔案管理工作處于不知道該往哪個方向進行的狀態，這將會給學校的檔案管理工作帶來十分惡劣的影響。當各行各業競爭日益激烈的時候，領導層應該重視檔案管理工作，合理發揮檔案的人才儲備作用，一定要穩住學校在市場競爭中的地位，說白了，就是保證學校在教育界的地位；2.檔案管理工作人員的檔案管理能力是決定檔案工作是否有質量的直接因素，檔案工作看似一成不變有點枯燥，但是實際操作中需要非常牢固的理論基礎知識和豐富的實踐經驗。

三、改革檔案管理模式的基本策略

（一）改革社區檔案管理模式的基本策略。1.加強上層領導對檔案管理工作的支持。檔案管理工作首先是要得到社區領導的重視，認真把檔案管理工作作為日常工作中的重中之重來做，提倡工作人員學習《檔案法》的工作內容。倡導大家對檔案進行學習和宣傳，加大社會大眾對檔案的了解程度，讓社區員工明白檔案的重要性，同時增強檔案意識，形成人人忠實檔案、支持檔案并自覺地配合檔案管理的局面。2.在倡導全民樹立檔案意識的前提下，要全面改革檔案管理方式，促進檔案管理系統的信息化進展。利用計算機技術進行檔案管理，可以進一步簡化檔案管理工作，避免出現紙質檔案的損毀丟失狀況。在需要查閱借鑒檔案信息資源的時候，可以通過計算機檢索，方便快捷地查詢所需要的資料。這就對檔案工作人員能否熟練使用計算機和互聯網技術提出了要求，檔案工作人員必須掌握計算機技術，利用檔案的信息化管理提高工作效率，促進社區的全面發展，包括市場競爭力。

（二）改革高校檔案管理模式的基本策略。1.我們不得不承認科學性的管理遠比古老的人工管理更加精密和便捷，所以在高校檔案管理過程中，我們要改變傳統的紙質檔案和手動記錄檔案，轉化為利用計算機和互聯網信息系統來記錄檔案信息資源，采用紙質檔案與電子檔案的結合，促進高校檔案管理工作的全面性和有效性。2.硬件設施，例如空調、除濕器、防火系統等的完善，可以降低我們檔案管理工作的風險性，是對我們檔案管理工作的尊重與負責。學校領導加強對檔案工作的支持，不僅會促進檔案管理工作順利開展，還會從側面提高檔案管理工作人員的積極性，形成良性健康循環。

四、結論

經過不斷實地調查和查閱資料，將整合的信息資源進行整理分析，我們可以看出，目前我國的檔案管理工作存在的問題包括：1.領導的重視程度不夠；2.沒有建立完善的檔案管理機制；3.缺乏有經驗有意識的檔案管理團隊；4.檔案管理缺乏一定的科學原則；5.檔案管理硬件設備不完善。

檔案管理工作是經濟建設和社會發展的重要組成部分，更是我國人才流動的重要依托。為了提高檔案管理工作對社會發展的促進作用，各級領導應該提高對檔案工作的大力支持和重視，檔案工作人員需要在鞏固專業知識的同時，樹立良好的職業道德操守和檔案服務意識，做到人服務于檔案、檔案服務于人的良好“合作”關系，提高檔案資源利用率，加快檔案資源利用信息化進程。最重要的是，我們人人都必須做到心中有檔案，積極配合檔案管理工作，在提交檔案時要抱有如實及時的態度。希望所有人將檔案視為我們工作生活中的一部分，為了促進檔案管理事業的發展而共同努力，促進檔案信息資源發揮應有的作用，這對社會發展和人才管理具有極其重要的作用。