新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

文/山東傳媒職業(yè)學(xué)院 馮月

數(shù)字化檔案管理是利用計(jì)算機(jī)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，可通過(guò)掃描儀或者數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，將其存入磁盤或光盤等載體上，方便計(jì)算機(jī)識(shí)別。積極推行數(shù)字化檔案管理，充分滿足時(shí)代需求，是保障檔案管理工作開(kāi)展的前提條件。目前，就檔案數(shù)字化管理服務(wù)而言，其需求量持續(xù)增加，且操作步驟和方法較為簡(jiǎn)便。分析其管理特征，制定創(chuàng)新性策略，可進(jìn)一步提升管理成效。本研究就此展開(kāi)探討，現(xiàn)總結(jié)結(jié)果如下。

一、檔案數(shù)字化管理所涉內(nèi)容及具體實(shí)施方法

（一）檔案數(shù)字化管理所設(shè)內(nèi)容。在檔案管理中，數(shù)字化作用日趨顯著，引起檔案管理相關(guān)從業(yè)人員的充分重視，是新形勢(shì)下數(shù)字化管理的核心要?jiǎng)?wù)。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)中最重要最基礎(chǔ)的工作，它通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)檔案歸納為數(shù)字檔案，然后通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)形成龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字依托計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)的進(jìn)步、多媒體的多元化演變而形成的極具時(shí)代特征的檔案管理新模式。其完全打破傳統(tǒng)模式，改變?cè)堎|(zhì)檔案文件管理形式，經(jīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，對(duì)文字、數(shù)據(jù)、表格、圖畫(huà)進(jìn)行存儲(chǔ)。不管是查找或是記錄，均極具便捷性。在節(jié)約管理時(shí)間的同時(shí)，也進(jìn)一步優(yōu)化了人力資源。檔案數(shù)字化管理建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展，對(duì)檔案資源與利用都有著重要作用。

（二）檔案數(shù)字化具體實(shí)施方法。所謂檔案數(shù)字化，在具體實(shí)施時(shí)，是自實(shí)體檔案庫(kù)中，將檔案提檔。首先，有效完成拆卷操作，然后展開(kāi)細(xì)致的校對(duì)，并經(jīng)系列高掃、平掃，完成對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)采集。不管是數(shù)字化檔案或?qū)嶓w檔案，均會(huì)有相關(guān)圖表附帶。其次，將與檔案存在緊密關(guān)聯(lián)性的圖表在數(shù)字化檔案中精準(zhǔn)導(dǎo)入，對(duì)于檔案數(shù)字化而言，是依托互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)施，采用服務(wù)器或?yàn)g覽器進(jìn)行遠(yuǎn)程操控操作，無(wú)地域上的限制，對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，不會(huì)受運(yùn)輸、人工、時(shí)間等問(wèn)題的干擾。同時(shí)，在安全性上，數(shù)字化檔案也更趨完善，可經(jīng)檔案性質(zhì)、大小、時(shí)間軸等予以劃分，以方便精準(zhǔn)查閱，對(duì)信息保護(hù)發(fā)揮作用。

二、對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行創(chuàng)新的意義

（一）與時(shí)代發(fā)展要求相符合。目前，在檔案管理活動(dòng)中，廣泛引入了掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，對(duì)檔案管理科學(xué)、創(chuàng)新發(fā)展具推動(dòng)作用，也利于檔案管理質(zhì)量水平進(jìn)一步提升。以此為背景，不斷對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)管理規(guī)章制度進(jìn)行建立健全，積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化體現(xiàn)，可與時(shí)代發(fā)展需要契合，為推進(jìn)檔案管理工作的有序完成提供了保障。

（二）不斷增強(qiáng)檔案管理方面的水平。當(dāng)前，掃描和信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域逐漸擴(kuò)大，加之檔案管理人員重視不斷提升自身綜合技能，故檔案管理數(shù)字化成為發(fā)展的必然。實(shí)踐也表明，積極促進(jìn)管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，除可為與檔案相關(guān)的信息資源歸檔和整理提供便利外，也可為查詢打下良好基礎(chǔ)，最大限度滿足使用者的需要，并可促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提升。積極開(kāi)展數(shù)字化管理，在一定程度上還可縮短檔案資料在存放時(shí)的占地面積，增強(qiáng)檔案資料所必需的防水、防火能力，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理水平，并可對(duì)公眾利用檔案信息資源的實(shí)際需要予以滿足。

（三）持續(xù)增強(qiáng)檔案工作服務(wù)水準(zhǔn)。以檔案管理數(shù)字化為背景，經(jīng)對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，并積極對(duì)檔案相關(guān)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，數(shù)字化完成檔案資料的處理，后精準(zhǔn)編號(hào)并有序存儲(chǔ)。使用者在日常工作中需對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，僅需將編號(hào)和目錄輸入，即可對(duì)所需資料達(dá)到快速查詢目的。此項(xiàng)作用，在增強(qiáng)檔案信息服務(wù)水準(zhǔn)、對(duì)公眾日趨增高的物質(zhì)和精神需求滿足方面作用卓著。

三、檔案采用數(shù)字化管理模式的創(chuàng)新性舉措

（一）加大宣傳工作開(kāi)展力度。在新形勢(shì)下，需對(duì)檔案管理數(shù)字化價(jià)值引起充分重視，不斷對(duì)思維進(jìn)行創(chuàng)新，并持續(xù)對(duì)管理理念進(jìn)行革新，以滿足時(shí)代發(fā)展需要，加快提高檔案管理水平的進(jìn)程。另外，可在專業(yè)人才、資金、制度等方面提供全面的支持，不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，并重視資金的投入，為相關(guān)工作的開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理人員需具備崇高的使命感，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展所需，滿足檔案管理數(shù)字化方面的要求，并不斷增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)能力，掌握檔案管理專業(yè)技能和基礎(chǔ)知識(shí)，不斷豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，努力滿足新形勢(shì)下的多元化需要，進(jìn)而保障檔案管理工作高效進(jìn)行，持續(xù)改善檔案管理水平。

（二）建立健全數(shù)字化管理相關(guān)規(guī)章制度。持續(xù)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，積極開(kāi)展整理、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)的有效管理工作，進(jìn)而保障規(guī)范化開(kāi)展管理工作。積極開(kāi)設(shè)獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)服務(wù)質(zhì)量高、管理工作到位的個(gè)人和部門予以獎(jiǎng)勵(lì)。進(jìn)而使其主動(dòng)性不斷被激發(fā)，與檔案管理在數(shù)字化方向發(fā)展的趨勢(shì)契合，最終達(dá)到增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

（三）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度。積極對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的針對(duì)檔案信息資源的管理工作。完成針對(duì)檔案資料的掃描、業(yè)務(wù)管理、信息查詢以及數(shù)據(jù)分析等內(nèi)容，并持續(xù)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善。另外，還需對(duì)檔案信息資源進(jìn)行不斷采集，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。可運(yùn)用數(shù)據(jù)壓縮、掃描儀等技術(shù)，為數(shù)據(jù)信息查閱提供便利，達(dá)到持續(xù)增強(qiáng)檔案管理水平的目的。

（四）積極對(duì)安全保障體系予以構(gòu)建。重視對(duì)數(shù)字化檔案加強(qiáng)安全管理，對(duì)安全保障體系進(jìn)行構(gòu)建，為開(kāi)展檔案管理，需加大與檔案管理相關(guān)的安全保障技術(shù)的引入力度，可對(duì)密鑰技術(shù)、加密轉(zhuǎn)輸技術(shù)、加密存儲(chǔ)技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等充分運(yùn)用，以增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)信息安全相關(guān)的工作，防范檔案信息出現(xiàn)泄露，并可規(guī)避檔案資料丟失現(xiàn)象，進(jìn)而為檔案信息資料安全提供保障。針對(duì)紙質(zhì)檔案，需加強(qiáng)歸檔和整理工作，注意構(gòu)建良好的環(huán)境，加強(qiáng)鼠害、防火、防水等工作力度，以防檔案信息資料出現(xiàn)損害。

四、檔案數(shù)字化的重要作用

檔案數(shù)字化具有重要的作用，首先能夠方便用戶的查詢和利用數(shù)字形式的信息，可以幫助用戶快速查閱，并且實(shí)時(shí)異地傳輸和遠(yuǎn)程利用，利于復(fù)制和共享。檔案數(shù)字化能夠支持電子化業(yè)務(wù)的開(kāi)展，隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，越來(lái)越多的業(yè)務(wù)依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能大幅度提高工作效率。并且電子檔案能有效保存檔案原件，減少因檔案查閱對(duì)檔案造成的物理?yè)p傷，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以匯聚分散存儲(chǔ)在各地的檔案信息庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享和綜合利用開(kāi)發(fā)。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，必須堅(jiān)持高效性、安全性、保密性和規(guī)范性的原則。加大保密性是工作的重點(diǎn)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，因工作失誤而導(dǎo)致的數(shù)字流失屢見(jiàn)不鮮。因此在檔案數(shù)字化過(guò)程中要細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)，使得流轉(zhuǎn)存儲(chǔ)與利用的安全性增加，要保護(hù)檔案，保護(hù)個(gè)人隱私，杜絕泄密現(xiàn)象發(fā)生。所謂檔案數(shù)字化，是改變既往保管檔案實(shí)體的形式，使其向數(shù)字化信息形式發(fā)展，以為公眾提供更高效的服務(wù)。數(shù)字化的過(guò)程，即是針對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用、推廣應(yīng)用的過(guò)程，同時(shí)也是促使社會(huì)生產(chǎn)加速，不斷促使管理水平、工作效率、經(jīng)濟(jì)效益增強(qiáng)、人員素質(zhì)提升的過(guò)程，也可促進(jìn)人才開(kāi)發(fā)、各地經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)。在新形勢(shì)下，數(shù)字化檔案管理成為綜合國(guó)力提升的重要標(biāo)準(zhǔn)，需引起充分重視，不斷創(chuàng)新。